La lettera di sollecito per la consegna di documenti contabili è una comunicazione formale spedita, normalmente da un’entità o da un professionista che si occupa di gestione amministrativa e finanziaria, come un commercialista, un revisore contabile o il responsabile amministrativo di un’azienda, a un individuo o a un ente che non ha fornito nei tempi previsti la documentazione necessaria per portare a termine specifici adempimenti contabili o fiscali.
Il tono di questa comunicazione è generalmente cortese ma fermo, perché tali documenti sono fondamentali per il rispetto delle scadenze imposte dalla legge per la tenuta della contabilità, la preparazione di bilanci, la dichiarazione dei redditi, o altri obblighi fiscali o di revisione. Il testo solitamente riporta il richiamo alle precedenti richieste di invio della documentazione che non hanno avuto seguito, sottolineando l’importanza e l’urgenza di ricevere tali documenti per soddisfare le scadenze legislative o contrattuali. La mancata consegna di questi documenti può avere ripercussioni legali e finanziarie gravi sia per l’entità che ha omesso l’invio sia per il richiedente, come ad esempio il pagamento di sanzioni, l’impossibilità di attestare la correttezza delle operazioni contabili o problemi con audit interni ed esterni.
Come scrivere Sollecito consegna documenti contabili
Il sollecito è una comunicazione formale che “cristallizza” il ritardo e mette la controparte nelle condizioni di adempiere entro un termine certo. È utile quando la data concordata è scaduta, quando la mancanza dei documenti ostacola adempimenti fiscali (liquidazioni IVA, dichiarazioni, bilancio), scadenze bancarie (affidamenti, revisione covenant) o verifiche interne (audit). Invia subito un primo richiamo tracciabile; se non sblocca la situazione, passa al sollecito formale con termine ultimativo.
Rendi la richiesta precisa e verificabile: identifica il rapporto (contratto, lettera d’incarico, ordine), indica periodo di competenza (es. 01/20XX–12/20XX), specifica quali documenti servono e in quale formato (originali cartacei, copie digitali, esportazioni strutturate: .xlsx, .csv, .xml), definisci luogo o canale di consegna (PEC, cartella condivisa, ritiro a mano con inventario), imponi un termine chiaro e annuncia i rimedi in difetto (diffida ad adempiere, azione di consegna, addebito dei costi/penali previsti). Se al termine di un incarico professionale (es. con il commercialista), richiama l’obbligo di restituzione del materiale del cliente e la continuità operativa; se il detentore è un fornitore/cliente, richiama gli obblighi contrattuali di archiviazione e messa a disposizione.
Per la massima efficacia usa PEC o raccomandata A/R (conserva ricevute e allegati). L’e-mail ordinaria può precedere la PEC per accelerare, ma non la sostituisce ai fini probatori. Numerare gli allegati e citare il contenuto in modo puntuale evita discussioni su “cosa” sia stato richiesto.
I documenti contabili contengono dati personali e talvolta dati riservati d’impresa. Chiedi modalità di trasferimento sicure (PEC, piattaforme con crittografia, consegna a mano sigillata), limita la richiesta allo stretto necessario, e domandi un inventario di consegna firmato. Per file digitali, prediligi formati portabili e non proprietari (oltre ai PDF, chiedi esportazioni .xlsx/.csv/.xml) così da poter migrare i dati senza perdite.
Se non ricevi riscontro entro il termine, invia una diffida ad adempiere con ultimo termine “ultimativo” e preannuncia le conseguenze (azione giudiziale di consegna, eventuali danni da ritardo, attivazione delle clausole contrattuali). Nei rapporti professionali puoi anche richiamare gli obblighi deontologici di correttezza e cooperazione nella riconsegna della documentazione del cliente alla cessazione dell’incarico. In situazioni critiche (chiusure fiscali imminenti), valuta di chiedere consegna parziale immediata dei documenti già pronti e calendario vincolante per i restanti.
Esempi di Sollecito consegna documenti contabili
Ecco alcuni modelli di Sollecito consegna documenti contabili da utilizzare come esempio.
Primo sollecito bonario
Oggetto: Sollecito consegna documenti contabili – periodo [________]
Spett.le [Destinatario],
con la presente richiedo la consegna dei documenti contabili relativi al periodo [________], necessari per gli adempimenti amministrativi e fiscali in scadenza. In particolare, si tratta di [breve elenco sintetico: fatture emesse/ricevute, registri IVA, DDT, prima nota, partitari, bilancio/mastri].
Vi invito a trasmettere i materiali entro e non oltre ____________ tramite [PEC/portale sicuro/consegna a mano], preferibilmente in formato [PDF ed esportazioni .xlsx/.csv/.xml].
Resto a disposizione per concordare modalità e orari di consegna.
Luogo e data: ____________
Firma: ______________________
Allegati: check-list documenti richiesti; riferimenti contratto/incarico.
Secondo sollecito con termine perentorio
Oggetto: Secondo sollecito consegna documenti contabili – Assegnazione termine
Spett.le [Destinatario],
a seguito del precedente sollecito del ____________, rimasto privo di esito utile, rinnovo la richiesta di consegna dei documenti contabili relativi al periodo [________]. La mancata disponibilità sta pregiudicando adempimenti in scadenza [es. liquidazioni IVA/dichiarazioni/bilancio] con possibili oneri e sanzioni.
Assegno pertanto il termine perentorio del ____________ per la consegna integrale tramite [canale], nei formati [PDF + .xlsx/.csv/.xml]. In difetto, mi riservo di procedere secondo contratto e legge.
Luogo e data: ____________
Firma: ______________________
Allegati: copia del primo sollecito; check-list aggiornata.
Diffida alla consegna (art. 1454 c.c.)
Oggetto: Diffida ad adempiere – Consegna documenti contabili periodo [________]
Spett.le [Destinatario],
poiché, nonostante i precedenti solleciti del ____________ e del ____________, non avete provveduto alla consegna dei documenti contabili di cui all’incarico/contratto del ____________, vi invito e diffido ad adempiere entro e non oltre il ____________, con consegna presso [luogo] o tramite [PEC/portale], nei formati concordati.
Decorso inutilmente il termine, il contratto si intenderà risolto di diritto, con riserva di agire per la restituzione di quanto eventualmente dovuto e per il risarcimento dei danni da ritardo, nonché di richiedere provvedimenti per l’ordine di consegna.
Luogo e data: ____________
Firma: ______________________
Allegati: contratto/incarico; cronologia scambi; check-list finale.
Sollecito passaggio consegne da consulente uscente a subentrante
Oggetto: Sollecito consegna e trasferimento documentazione contabile – incarico cessato
Spett.le [Consulente uscente],
a seguito della cessazione dell’incarico in data ____________, Vi invito a consegnare al sottoscritto e al consulente subentrante [Nome Studio/Professionista] l’intera documentazione contabile e fiscale relativa ai periodi [____], inclusi file nativi e esportazioni strutturate (.xlsx/.csv/.xml), entro **________**.
La consegna potrà avvenire tramite cartella condivisa sicura/PEC o ritiro presso i Vostri uffici previo inventario di consegna. Vi prego di indicare un referente e una finestra utile per l’operazione.
Luogo e data: ____________
Firma: ______________________
Allegati: lettera di revoca/incarico subentro; elenco dettagliato materiali richiesti.
Sollecito tecnico con richiesta di accessi e formati digitali
Oggetto: Sollecito consegna documenti contabili e abilitazione accessi
Spett.le [Destinatario],
ai fini della migrazione/chiusura contabile, richiedo entro ____________: a) la consegna dei documenti contabili periodo [________] in formato PDF e dati esportabili (.xlsx/.csv/.xml/.xml-fatture); b) l’abilitazione o il ripristino degli accessi al gestionale/portale per l’esportazione autonoma; c) la trasmissione del manuale di estrazione e del tracciato record utilizzato.
In mancanza di riscontro nei termini indicati, sarò costretto ad attivare i rimedi contrattuali e legali, con addebito dei maggiori costi sostenuti per il recupero dei dati.
Luogo e data: ____________
Firma: ______________________
Allegati: elenco formati richiesti; screenshot errori/accessi; piano migrazione.
Fac Simile Lettera di Sollecito Consegna Documenti Contabili Word
Di seguito è possibile scaricare il fac simile lettera di sollecito consegna documenti contabili Word.
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.