Una lettera di sollecito invio merce rappresenta una forma comunicativa adottata prevalentemente in un contesto professionale o commerciale, attraverso la quale una parte, generalmente l’acquirente, si rivolge al fornitore per richiedere l’adempimento di un obbligo contrattuale che non è stato rispettato entro i termini previsti, ovvero la consegna di merci o prodotti che sono stati ordinati e che, nonostante la scadenza del termine concordato per la loro spedizione o consegna, non sono ancora stati ricevuti.
All’interno di questa lettera, il tono utilizzato dovrebbe essere formale e professionale, evitando espressioni che potrebbero essere interpretate come irrispettose o aggressive, pur mantenendo una chiarezza che non lasci spazio a interpretazioni errate. La comunicazione serve a manifestare l’urgenza della situazione e a sollecitare una risposta o un’azione immediata.
Nel corso della redazione di tale lettera viene generalmente espressa la situazione attuale in termini chiari, precisando la natura dell’accordo originario tra le parti, la data entro cui la merce avrebbe dovuto essere consegnata e il ritardo che si è accumulato rispetto alla scadenza. Ci si aspetta che, in risposta a questa, il fornitore prenda provvedimenti per risolvere la questione nel più breve tempo possibile.
Un aspetto cruciale di una lettera di questo tipo è l’implicazione che il ritardo sta causando inconvenienti o perdite, che possono essere di natura economica, operativa o di altro tipo, alla parte che attende la consegna. La lettera può altresì servire come promemoria della necessità di mantenere la fiducia e la buona fede tra le parti, pena l’esplorazione di possibili conseguenze legali o commerciali, come la ricerca di altri fornitori, la richiesta di risarcimenti o la cancellazione dell’ordine.
Le lettere di sollecito invio merce sono quindi un mezzo di comunicazione che si inserisce nel flusso di relazioni tra aziende o tra consumatori e fornitori, quando si rende necessario un intervento per riaffermare l’importanza del rispetto degli accordi presi e per spingere alla risoluzione di situazioni di stallo che possono avere impatti negativi sul business o sull’esperienza del cliente.
Come scrivere un sollecito di invio merce
Una lettera di sollecito per l’invio della merce è un documento formale che serve per richiedere la spedizione di prodotti che non sono stati inviati entro il termine concordato tra le parti. Per essere efficace e mantenere le relazioni commerciali cordiali, la lettera deve essere precisa, cortese e professionale. Ecco gli elementi e le informazioni essenziali che dovrebbe contenere:
1. Intestazione: La lettera deve iniziare con le informazioni dell’azienda o della persona che invia il sollecito, seguite da quelle del destinatario. Comprende i nomi, gli indirizzi, i numeri di telefono, le email e, se necessario, i numeri di fax.
2. Data: La data in cui la lettera viene redatta. Questo serve a stabilire un termine temporale chiaro per la comunicazione.
3. Oggetto: Una breve descrizione dell’intento della lettera, ad esempio “Sollecito invio merce – Ordine n. 12345”. Questo aiuta a focalizzare immediatamente l’attenzione sul contenuto della lettera.
4. Riferimento all’ordine iniziale: Riportare il numero dell’ordine, la data dell’ordine e, se disponibili, dettagli come la conferma dell’ordine o il numero della fattura. Questo serve a definire il contesto e fare riferimento preciso agli accordi presi.
5. Descrizione dettagliata della situazione: Specificare quali articoli non sono stati ricevuti, includendo quantità, descrizioni e codici dei prodotti, se applicabili, per evitare confusioni.
6. Rimando alle condizioni stabilite: Ricordare le condizioni originali dell’accordo, come la data di consegna prevista, e evidenziare che la merce non è stata ricevuta secondo questi termini.
7. Richiesta di informazioni: Chiedere gentilmente una spiegazione per il ritardo e qualsiasi dettaglio su possibili nuove date di spedizione o problemi sorti durante l’evasione dell’ordine.
8. Sollecito effettivo: Sollecitare formalmente l’invio immediato della merce ancora non pervenuta, esprimendo l’urgenza della sua ricezione.
9. Consegne e contatti: Indicare le modalità di consegna desiderate o confermare l’indirizzo di conseguimento se sono previste modalità specifiche per la spedizione.
10. Eventuali conseguenze: Menzionare le possibili conseguenze del ritardo, sia in termini contrattuali (ad esempio, penalità per il ritardo) sia operative per l’attività del destinatario.
11. Ringraziamento e disposizione al dialogo: Ringraziare per l’attenzione e invitare il destinatario a contattare in caso di necessità per ulteriori chiarimenti, manifestando una predisposizione a collaborare per risolvere la situazione.
12. Chiusura formale: Concludere la lettera con una formula di cortesia adeguata e la firma di chi invia il sollecito, includendo il nome, la posizione in azienda e i recapiti diretti.
In sintesi, una lettera di sollecito per l’invio merce deve contenere tutte le informazioni necessarie a identificare il contesto dell’ordine, esporre chiaramente il problema del ritardo, richiedere un’azione correttiva e mantenere un tono professionale e cortese.
Esempi di solleciti di invio merce
Ecco alcuni modelli di invio merce da utilizzare come esempio.
Esempio primo sollecito di invio merce
Oggetto: Sollecito Invio Merce – Ordine n. [Numero Ordine]
Gentile [Nome del fornitore o dell’interlocutore aziendale],
con la presente, desidero ricordarVi che, ad oggi [inserire data attuale], non abbiamo ancora ricevuto la merce relativa all’ordine numero [Numero Ordine], effettuato in data [data dell’ordine] e la cui consegna era prevista per il [data prevista per la consegna].
Come da accordi e condizioni contrattuali, la merce avrebbe dovuto essere consegnata entro [numero giorni] giorni lavorativi dalla data dell’ordine, termini che, al momento, risultano non essere stati rispettati.
La mancata ricezione degli articoli ordinati sta creando disagi alla nostra operatività, in quanto contavamo sulla loro disponibilità per soddisfare le esigenze di nostra clientela e/o per i nostri processi di produzione interni.
A tale riguardo, La invitiamo cortesemente a fornirci spiegazioni in merito al ritardo e a comunicarci una nuova data di consegna certa, avendo cura di rispettarla per evitare ulteriori inconvenienti.
Nel caso in cui il ritardo sia dovuto a cause di forza maggiore o ad altri fattori esterni al Vostro controllo, Vi preghiamo di informarci prontamente in modo da poter prendere le misure necessarie a contenere le ripercussioni sul nostro business.
Confidiamo in una Vostra rapida risposta e in uno svelto riscontro positivo a questa nostra richiesta, certo della Vostra collaborazione e professionalità.
Restiamo in attesa di un Vostro sollecito riscontro e siamo disponibili per qualsiasi chiarimento o informazione aggiuntiva che riteniate necessaria.
Certi del Vostro solito impegno nel risolvere la situazione, porgiamo
Cordiali Saluti,
[Firma]
[Nome e Cognome]
[Ruolo/Posizione in Azienda]
[Nome Azienda]
[Recapiti Aziendali: telefono, e-mail, ecc.]
Esempio secondo sollecito di invio merce
Oggetto: Sollecito Invio Merce – Ordine n. [Numero dell’Ordine]
Gentili Signori,
con la presente desideriamo richiamare la Vostra attenzione in merito all’ordine n. [Numero dell’Ordine], confermato da Voi in data [Data di Conferma Ordine] e di cui abbiamo già
effettuato il pagamento anticipato in data [Data di Pagamento].
Stando alle condizioni concordate, la spedizione della merce avrebbe dovuto avere luogo entro [Data di Consegna Conciliata]; ad oggi, tuttavia, non abbiamo ancora ricevuto la merce ordinata né comunicazioni in merito a eventuali ritardi o problemi nella produzione o nella spedizione.
La mancata ricezione della suddetta merce sta causando notevoli disagi alla nostra attività, creando ritardi sulla programmazione della produzione/sui nostri impegni commerciali [specificare il problema legato al ritardo].
Vi esortiamo quindi a fornire, entro e non oltre [Nuova Data Limite], una comunicazione esaustiva riguardo la situazione dell’ordine, includendo una data certa di spedizione. In mancanza di un riscontro urgente e tali informazioni, ci vedremmo costretti a prendere provvedimenti, inclusa la richiesta di un risarcimento danni per i disagi subiti e le eventuali perdite economiche derivanti da tale ritardo.
Confidiamo in una Vostra celere risposta e ci auspichiamo che siano evitate ulteriori complicazioni.
Certi del Vostro consueto celere operato, ringraziamo per l’attenzione e restiamo in attesa di un Vostro sollecito riscontro.
Distinti Saluti,
[Il Tuo Nome]
[La Tua Posizione]
[Nome della Tua Azienda]
Via [Indirizzo della Tua Azienda]
CAP [Codice Avviamento Postale], [Città]
Telefono: [Numero di Telefono]
E-mail: [Indirizzo E-mail]
Esempio ultimo sollecito di invio merce
Oggetto: Sollecito invio merce – Ordine n. [Inserisci numero ordine]
Gentile [Nome del fornitore],
ci rivolgiamo a Lei in qualità di [tua posizione] della società [Nome della tua azienda], in riferimento all’ordine effettuato in data [Inserisci data dell’ordine] e confermato con vostra comunicazione del [Inserisci data della conferma d’ordine], relativo alla fornitura di [Inserisci descrizione della merce ordinata].
A seguito della verifica dei termini concordati, ci troviamo a dover constatare che la consegna della merce sopradescritta, prevista per il [Inserisci data di consegna prevista] non è stata ancora effettuata e non risulta, al momento, pervenuto nessun avviso di eventuali ritardi o problemi nella spedizione.
In considerazione del nostro imminente bisogno di tale fornitura per gli impegni assunti con la nostra clientela, la invitiamo con urgenza a fornirci una spiegazione sulla mancata consegna e a comunicarci la nuova data di spedizione che ci aspettiamo essere quanto più prossima possibile.
Sottolineiamo l’importanza che tale merce sia spedita in tempi brevi, al fine di evitare disagi o interruzioni nelle nostre linee operative e produzione, che potrebbero influire negativamente nei rapporti commerciali tra le nostre due aziende e portare a compensazioni per i ritardi subiti.
Nell’attesa di un vostro solerte riscontro, auspichiamo in una Vostra collaborazione per la risoluzione di questo disguido e vi ringraziamo per l’attenzione prestata alla presente.
Per ulteriori chiarimenti, restiamo a disposizione ai seguenti recapiti: [Inserisci recapiti telefonici], [Inserisci indirizzo email].
Distinti saluti,
[Firma]
[Nome e Cognome]
[Tua posizione]
[Nome della tua azienda]
[Indirizzo azienda completa]
[Recapiti aziendali (telefono, fax, email)]
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.