Sollecito Invio Merce – Esempi E Guida Alla Scrittura

La lettera di sollecito invio merce rappresenta una forma comunicativa adottata prevalentemente in un contesto professionale o commerciale, attraverso la quale una parte, generalmente l’acquirente, si rivolge al fornitore per richiedere l’adempimento di un obbligo contrattuale che non è stato rispettato entro i termini previsti, ovvero la consegna di merci o prodotti che sono stati ordinati e che, nonostante la scadenza del termine concordato per la loro spedizione o consegna, non sono ancora stati ricevuti.

Come scrivere un sollecito di invio merce

Il punto di partenza è sempre il contratto di vendita o l’ordine accettato: da lì discendono oggetto, quantità, termini di consegna, luogo e resa (eventuali Incoterms), imballaggi e documenti di accompagnamento. Se il termine di consegna è espresso come data precisa, fascia temporale o numero di giorni dall’ordine, il suo superamento integra inadempimento; se il termine non è determinato, il venditore deve comunque consegnare entro un lasso di tempo ragionevole secondo la natura della merce e gli usi. Quando il contratto richiama un Incoterm, quello distribuisce obblighi e rischi: per esempio, con EXW il venditore mette la merce a disposizione nei propri locali e il rischio passa al compratore alla presa in carico; con FCA, CPT, CIP, DAP, DDP cambiano luogo di consegna, soggetti che ingaggiano il vettore, responsabilità per sdoganamento e assicurazione. Capire quale resa è pattuita evita fraintendimenti su “consegna” e su chi debba muoversi operativamente.

Il sollecito serve a fotografare il ritardo e a creare le condizioni per un adempimento immediato o, se necessario, per passare a rimedi più incisivi. Nel testo è bene identificare con precisione le parti, richiamare ordine/contratto con numero e data, descrivere esattamente la merce, indicare il termine di consegna già decorso o prossimo alla scadenza, specificare il luogo e la modalità di consegna previsti, nonché i documenti necessari come DDT, fattura, certificazioni, manuali o dichiarazioni di conformità. È utile fissare un nuovo termine breve e perentorio per l’invio, proporzionato alla logistica e coerente con l’urgenza, e chiarire che la merce dovrà essere spedita con vettore idoneo, tracciabile e assicurato quando richiesto dal contratto o dagli usi. Se la resa comporta che il compratore debba mettere a disposizione spazi, finestre di scarico, nominativi per il ritiro o autorizzazioni d’accesso, il sollecito dovrebbe confermare che tutto è pronto, così da escludere eccezioni di mora del creditore. In presenza di forniture seriali, conviene distinguere i lotti puntuali da quelli in ritardo per non congelare ciò che può essere consegnato subito.

La forma e il canale incidono sulla prova. Una e-mail può essere un primo richiamo operativo, ma è prudente utilizzare un mezzo tracciabile — tipicamente PEC o raccomandata A/R — quando il ritardo supera la soglia di tolleranza o il termine contrattuale è spirato. La comunicazione tracciabile attribuisce data certa e, se contiene un’intimazione chiara con termine congruo, prepara l’eventuale diffida ad adempiere. È importante conservare in un fascicolo ordine, conferma d’ordine, eventuali piani di consegna, scambi e-mail, solleciti, ricevute di invio, prove di disponibilità a ricevere, così da sostenere senza incertezze sia una richiesta di adempimento sia, se del caso, una richiesta di risoluzione e danni.

Se il venditore addita cause di forza maggiore, il sollecito dovrebbe chiedere elementi documentali concreti (evento, durata, incidenza sulle capacità produttive o di trasporto) e proporre un aggiornamento del cronoprogramma. Le mere difficoltà di approvvigionamento non giustificano automaticamente la sospensione illimitata: salvo patti, la parte in ritardo resta tenuta a minimizzare i danni e a informare tempestivamente. Nei rapporti internazionali soggetti alla Convenzione di Vienna sulla vendita di beni, il compratore può assegnare un termine supplementare ragionevole (Nachfrist) e, se inutilmente trascorso, risolvere il contratto; principi analoghi si riflettono nel diritto interno tramite la diffida ad adempiere.

Quando il primo sollecito non produce effetto, la diffida ad adempiere ex articolo 1454 del codice civile è lo step naturale: fissa un termine non inferiore a quindici giorni (o quello pattuito) e avverte che, trascorso inutilmente, il contratto si intenderà risolto per inadempimento del venditore, fatti salvi i danni. In alternativa o in parallelo si può chiedere l’adempimento in forma specifica con condanna a consegnare, specie se la merce è fungibile e reperibile, oppure domandare il risarcimento dei danni da ritardo documentando costi extra di fermo linea, noleggi, penali verso i propri clienti o differenziali di acquisto sul mercato. Se il contratto prevede penali per ritardo, il sollecito dovrebbe richiamarle e chiederne l’applicazione, ricordando che il loro pagamento non esclude il risarcimento del maggior danno ove dimostrato. Quando è pendente anche un pagamento condizionato alla consegna o al collaudo, è legittimo sospendere o compensare secondo quanto previsto dal contratto, mantenendo la buona fede esecutiva e versando l’eventuale parte non contestata.

Nelle catene di fornitura complesse vale la pena coordinare il sollecito con le altre relazioni. Se il vostro obbligo verso un terzo dipende dalla consegna del fornitore in ritardo, indicarlo nella lettera può aiutare a negoziare una consegna parziale prioritaria o un’inversione logistica (per esempio spedizione diretta al vostro cliente finale, se compatibile con la resa) per ridurre l’esposizione a penali. Anche l’adeguamento temporaneo delle specifiche di imballo o della modalità di trasporto, quando non pregiudichi qualità e conformità, può essere pattuito per curare l’urgenza, ma va formalizzato per evitare contenziosi successivi.

Sul piano della prescrizione, i diritti derivanti dalla vendita si prescrivono, in via generale, in dieci anni; le azioni per vizi o difformità hanno termini più stringenti, ma qui rileva soprattutto la tempestività del sollecito e della diffida per contenere i danni. È buona prassi trattare i dati e i documenti con riservatezza: l’uso della PEC o di portali sicuri, con eventuali password separate per allegati tecnici o certificazioni, preserva segreti industriali e informazioni personali conformemente al GDPR.

Esempi di solleciti di invio merce

Ecco alcuni modelli di lettera di sollecito di invio merce da utilizzare come esempio.

Modello 1 — Primo sollecito cordiale (ordine standard B2B)

Oggetto: Sollecito invio merce – Ordine n. ____________ del ____________

Spett.le ____________,
con riferimento all’Ordine n. ____________ del ____________, relativo a ____________ (quantità ____________), la consegna prevista per il ____________ non risulta ancora effettuata. Vi invitiamo a procedere alla spedizione entro il ____________, con consegna presso ____________ secondo le condizioni pattuite, allegando DDT e documentazione di conformità.
Al momento siamo pronti al ritiro/accettazione nelle finestre di scarico ____________. Restiamo in attesa di conferma di presa in carico e tracking del vettore a ____________.

Cordiali saluti

Ufficio Acquisti/Logistica – ____________
PEC/E-mail: ____________ | Tel.: ____________

Modello 2 — Sollecito formale con richiamo resa/Incoterms e penali

Oggetto: Sollecito formale spedizione – Ordine n. ____________ – resa ____________ Incoterms 2020

Spett.le ____________,
per l’Ordine n. ____________ del ____________ (articoli ____________, quantità ____________), con resa ____________ Incoterms 2020 e consegna prevista al ____________ presso ____________, vi sollecitiamo a procedere alla spedizione entro e non oltre il ____________.
Si ricorda che il contratto prevede, in caso di ritardo, l’applicazione di penale pari a ____________ per giorno/settimana, fatti salvi i maggiori danni documentati. Vi chiediamo di inviare conferma di booking, numero DDT e AWB/CMR/PRO n. ____________ a ____________.

Distinti saluti

Responsabile Contratti – ____________
PEC: ____________ | Tel.: ____________

Modello 3 — Sollecito con richiesta consegna parziale/cronoprogramma

Oggetto: Sollecito invio merce e proposta parziale – Ordine n. ____________

Spett.le ____________,
considerato il ritardo sulla consegna dell’Ordine n. ____________ (scadenza ____________), vi chiediamo di spedire entro il ____________ un lotto prioritario pari a ____________ unità, con consegna a ____________, e di trasmettere contestualmente un cronoprogramma vincolante per il saldo entro il ____________.
Resta fermo l’obbligo di inviare DDT, certificazioni ____________ e packing list. Vi preghiamo di confermare oggi stesso la disponibilità del parziale e il vettore incaricato.

Cordiali saluti

Supply Chain – ____________
E-mail: ____________ | Tel.: ____________

Modello 4 — Cliente business al fornitore estero (tracking e sdoganamento)

Oggetto: Urgente – sollecito spedizione e dati doganali – PO ____________

Dear ____________,
with reference to Purchase Order ____________ dated ____________, goods ____________ (qty ____________) were due on ____________ under terms ____________ Incoterms 2020. Please ship no later than ____________ and provide tracking, commercial invoice, packing list, HS codes, and origin statement for customs clearance at ____________.
Consignee: ____________, VAT/EORI ____________. Failure to meet the above deadline will impact downstream deliveries; we reserve contractual remedies. Kindly confirm pick-up/ETD/ETA today at ____________.

Best regards

Logistics Dept. – ____________
Email: ____________ | Phone: ____________

Modello 5 — Ultimo sollecito con preavviso diffida/risoluzione

Oggetto: Ultimo sollecito invio merce – preavviso azioni contrattuali – Ordine n. ____________

Spett.le ____________,
nonostante i precedenti solleciti del ____________ e del ____________, la merce relativa all’Ordine n. ____________ (descrizione ____________, quantità ____________) non è stata consegnata entro il termine del ____________. Vi intimiamo di provvedere alla spedizione con consegna effettiva entro il ____________, presso ____________, trasmettendo entro oggi numero DDT e tracking.
Decorso inutilmente il termine, procederemo senza ulteriore avviso con gli strumenti previsti dal contratto, ivi compresa diffida ad adempiere/risoluzione e richiesta di penali e risarcimento danni. Restiamo in attesa di immediato riscontro operativo.

Distinti saluti

Legale Rappresentante/Proc. ____________
PEC: ____________ | Tel.: ____________

Fac Simile Lettera di Sollecito Invio Merce Word

Di seguito è possibile scaricare il fac simile lettera di sollecito invio merce Word.