Una lettera di sollecito intervento da parte di una ditta appaltatrice di servizi è una comunicazione formale che viene inviata quando c’è la necessità di esprimere un urgente bisogno di prestazioni o azioni che la ditta appaltatrice è stata incaricata di eseguire in virtù di un contratto di appalto. Questo tipo di lettera è di solito l’ultimo passo dopo precedenti tentativi di comunicazione, come avvisi via email o telefonate, che non hanno portato al risultato desiderato.
Nel testo della lettera verranno esposte le ragioni per le quali l’intervento della ditta è urgente o si è reso più pressante. Si farà riferimento alle clausole contrattuali, che hanno legalmente impegnato la ditta appaltatrice a compiere certe azioni o fornire determinati servizi entro termini specifici e si sottolineerà l’inadempimento o il ritardo nell’esecuzione degli stessi.
La lettera può anche contenere un riferimento diretto alle possibili conseguenze qualora l’intervento non venga effettuato tempestivamente, come la compromissione della funzionalità o dell’efficienza di un servizio, danni economici o di altra natura per chi richiede l’intervento, e può implicare ulteriori azioni se la situazione non dovesse essere risolta, comprese eventuali azioni legali.
L’intento di una tale lettera è duplice: da una parte si vuole spingere la ditta appaltatrice ad adempiere ai suoi obblighi in modo rapido e efficace, dall’altra si vuole documentare formalmente il disguido in caso di future dispute.
Nel comporre la lettera si presterà particolare attenzione a mantenere un tono professionale e cortese, pur esprimendo chiaramente l’urgente esigenza di un intervento e la serietà della situazione. Ciò contribuisce a mantenere un approccio costruttivo, mentre al tempo stesso si esercita la dovuta pressione affinché si giunga a una soluzione soddisfacente.
Come scrivere Sollecito intervento ditta appaltatrice di servizi
Una lettera di sollecito ad una ditta appaltatrice di servizi è un documento formale attraverso il quale il committente richiede l’adempimento di una prestazione contrattualmente stabilita che non è stata eseguita nei tempi previsti o non è stata eseguita secondo quanto pattuito. Ecco le informazioni chiave e la struttura che una tale lettera dovrebbe contenere:
1. Intestazione:
– Dati del mittente: Nome, Cognome o Denominazione della società committente, indirizzo completo, numero di telefono, indirizzo e-mail.
– Data della lettera.
– Dati del destinatario: Nome, Denominazione della ditta appaltatrice, indirizzo completo.
2. Oggetto:
– Un breve riassunto dell’obiettivo della lettera, ad esempio: “Sollecito di intervento per [descrizione breve del servizio non eseguito o eseguito non adeguatamente]”.
3. Corpo della lettera:
– Saluto iniziale: Ad esempio, “Gentile [Nome dell’interlocutore]” o “Alla cortese attenzione di [Nome della ditta appaltatrice]” se non è noto un nome specifico.
– Introduzione: Qui si descrive il motivo per cui si sta scrivendo, ad esempio: “Con la presente, intendo sollecitare l’attenzione sulla mancata realizzazione/ritardo dell’intervento riguardante [descrizione dettagliata del servizio].”
– Riferimento al contratto: Citare il numero del contratto, la data, e riferimenti specifici a clausole contrattuali relative agli obblighi della ditta appaltatrice.
– Dettaglio dei problemi: Elencare i dettagli specifici riguardo al mancato o inadeguato intervento, inclusi i tempi concordati, le date degli eventuali precedenti solleciti e qualsiasi comunicazione pertinente tra le parti.
– Impatto del ritardo/servizio inadeguato: Descrivere come il ritardo o il carente intervento stia influenzando il business o il progetto del committente.
– Richiesta specifica: Chiedere l’esecuzione del servizio entro un termine definito e ricordare la ditta delle possibili conseguenze (ad esempio, rimedi contrattuali, penali, ecc.) in caso di ulteriore inadempienza.
– Documenti annessi: Se applicabile, indicare e allegare eventuali documenti di supporto come foto, report di non conformità, comunicazioni precedenti, ecc.
– Conclusione: Esprimere la speranza di una risoluzione tempestiva e collaborativa del problema.
4. Firma:
– Chiusura formale come “Cordiali saluti” o “In attesa di un vostro riscontro, porgo distinti saluti”.
– Spazio per la firma manuale.
– Nome in stampatello e ruolo del firmatario se non sono chiaramente comprensibili dalla firma.
5. Allegati:
– Elenca qualsiasi documento che hai allegato alla lettera.
Esempi di Sollecito intervento ditta appaltatrice di servizi
Ecco alcuni modelli di Sollecito intervento ditta appaltatrice di servizi da utilizzare come esempio.
Primo esempio di Sollecito intervento ditta appaltatrice di servizi
Oggetto: Sollecito d’Intervento – Inadempienze Contrattuali
Spett.le Ditta [Nome della Ditta Appaltatrice],
Gentili Signori,
con la presente, noi di [Nome della Società Committente], con sede in [Indirizzo della Società Committente], vogliamo evidenziare una situazione di urgenza relativa all’esecuzione dei servizi contrattualizzati con la Vostra azienda in data [Data del Contratto].
Come è noto e come dettagliato nel contratto [num. contratto o riferimento specifico], la Vostra ditta è stata incaricata della fornitura di [indicare il servizio fornito, es.: manutenzione impianti, pulizia aree comuni, vigilanza, etc.] presso il nostro sito in [Indirizzo o località dove si richiede il servizio].
Purtroppo, ci troviamo oggi a constatare che ad una sufficiente distanza temporale dall’inizio dell’incarico, alcune delle prestazioni pattuite non sono state adempiute, o non sono state svolte in maniera conforme agli standard qualitativi previsti e secondo i termini concordati. Più precisamente [descrivere con precisione le inadempienze riscontrate e le date di riferimento].
Tale situazione sta provocando non soltanto un disservizio, ma sta anche mettendo a rischio la qualità e la continuità delle operazioni all’interno della nostra struttura/azienda, con possibili conseguenze negative sulla sicurezza, sul comfort del nostro personale e/o clientela e sulla reputazione della nostra società.
Ci vediamo quindi nella necessità di richiedere un immediato intervento correttivo da parte della Vostra ditta. In particolare, chiediamo che entro [numero giorni] giorni dalla ricezione della presente, Vi attiviate per:
1. Risanare le inadempienze sopra citate, attuando le seguenti azioni: [elencare le misure specifiche richieste];
2. Fornire un report dettagliato delle cause che hanno portato a tali inadempienze e delle misure che adotterete per prevenire ulteriori problemi futuri;
3. Aggiornare il piano di lavoro/la programmazione dei servizi per garantire il rispetto dei termini e degli standard contrattuali.
È nostra intenzione collaborare proattivamente con voi per risolvere questi problemi e continuare una partnership lavorativa proficua. Tuttavia, non possiamo trascurare l’impatto che tali inadempienze stanno avendo sulla nostra operatività. Pertanto, se non dovessimo ricevere una risposta soddisfacente entro il termine sopra indicato, saremo costretti ad adottare misure ulteriori, compreso l’esercizio dei diritti previsti dal contratto firmato tra le parti per i casi di inadempienza, e valutare eventualmente la risoluzione del rapporto contrattuale ai sensi dell’art. 1456 c.c., senza escludere la ricerca di un nuovo fornitore.
Confidiamo in un Vostro celere riscontro e rimaniamo a disposizione per ogni eventuale chiarimento.
Si allega al presente sollecito la documentazione fotografica/descrittiva degli elementi oggetto di reclamo.
Cordiali saluti,
[Firma]
[Nome e Cognome del Mittente]
[Ruolo nel Committente]
[Numero di Telefono del Mittente]
[Email del Mittente]
Secondo esempio di Sollecito intervento ditta appaltatrice di servizi
Oggetto: Sollecito urgente intervento – Contratto di appalto N. [NumeroContratto]
Gentili Signori [Nome della Ditta Appaltatrice],
con la presente, la sottoscritta società [Nome della Vostra Società], codice fiscale [Inserire Codice Fiscale] e partita IVA [Inserire Partita IVA], con sede legale in [Indirizzo completo], in qualità di committente degli appalti stipulati in data [Data stipula contratto] e regolati dal contratto numero [NumeroContratto], si trova nell’urgentissima necessità di richiedere un immediato intervento riguardante [Descrivere brevemente la questione/natura dell’intervento necessario], come stabilito nelle clausole contrattuali.
Segnaliamo, con disappunto, che nonostante le precedenti comunicazioni inoltrate in date [Inserire date delle comunicazioni], la situazione non ha trovato alcun miglioramento e ciò sta causando seri disagi nell’erogazione dei nostri servizi, oltre che potenziali danni economici e d’immagine per la nostra società.
Il servizio [Descrivere il servizio], che è di vostra competenza, è risultato carente/inefficiente per i seguenti motivi:
– [Elencare i problemi riscontrati]
– [Elencare eventuali ritardi]
– [Descrivere eventuali difformità rispetto a quanto concordato]
– [Elencazione degli eventuali altri motivi di insoddisfazione]
Questo comportamento configura una violazione delle clausole contrattuali e, per quanto sopportato finora con spirito di collaborazione, non possiamo più tollerare ulteriori rinvii o giustificazioni che non portino a concreti risultati.
Vi chiediamo pertanto di effettuare l’intervento necessario entro e non oltre [Inserire una data precisa] garantendo il ripristino dei servizi secondo quanto pattuito. In difetto, saremo costretti ad adottare le misure previste dal contratto in caso di inadempimento, compresa l’applicazione di eventuali penali e la valutazione di un’eventuale risoluzione del contratto per grave inadempimento.
Auspicando una Vostra celere risposta e azione correttiva, rimaniamo a disposizione per eventuali chiarimenti, preferibilmente entro le prossime 48 ore a partire dalla ricezione di questa lettera.
In attesa di un Vostro sollecito e concreto riscontro, porgiamo distinti saluti.
Cordiali Saluti,
[Firma]
[Nome e Cognome]
[Posizione nella società]
[Contatti diretti]
[Nome della Vostra Società]
Allegati: [Inserire eventuali documenti di supporto quali precedenti comunicazioni, fotografie del difetto, copie del contratto, etc.]
Terzo esempio di Sollecito intervento ditta appaltatrice di servizi
Oggetto: Sollecito Intervento – Inadempienza Contrattuale (Rif. Contratto n. XYZ123)
Gentili Signori,
Con la presente siamo a sollecitare un intervento immediato da parte della Vostra società, _________________ [inserire nome della ditta appaltatrice], in relazione al contratto di appalto n. XYZ123 stipulato in data _________________ [inserire data], che prevede la fornitura di ___________________ [specificare il servizio fornito] presso la nostra sede/struttura sita in ___________________ [indirizzo completo].
Si sottolinea che, nonostante le ripetute comunicazioni precedenti (di cui alle date ___________________), a tutt’oggi non è stato constatato alcun intervento correttivo da parte della Vostra azienda. Le mancanze riscontrate e già segnalate, quali ___________________ [elencare gli specifici problemi, come ritardi, difetti nei lavori, mancata fornitura ecc.], continuano a persistere, determinando significative implicazioni negative sulla nostra operatività.
A garanzia di quanto pattuito nel contratto sopra menzionato si richiede, con urgenza, la presa in carico e la risoluzione dei problemi elencati entro e non oltre i prossimi ___________ [inserire termine ultimo] giorni lavorativi. In mancanza di riscontro, siamo a informarVi che ci vedremo costretti a valutare forme di tutela, anche legali, previste dalla normativa vigente e dal medesimo contratto in caso di inadempimento.
Siamo certi della Vostra comprensione e della consequenziale urgenza nell’attuazione delle azioni necessarie a ripristinare lo standard qualitativo concordato, pena l’applicazione delle penali ivi previste e/o la risoluzione del contratto per inadempienza.
In attesa di un Vostro sollecito riscontro, siamo disponibili per qualsiasi chiarimento e si porgono cordiali saluti.
Distinti Saluti,
___________________ [il tuo nome]
___________________ [il tuo ruolo]
___________________ [il nome della tua azienda/società]
___________________ [indirizzo della tua azienda/società]
___________________ [numero di telefono]
___________________ [indirizzo email]
Allegati: Copia delle comunicazioni precedenti, Foto/documentazione dell’inadempienza.
Data: __________________
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.