Una lettera di risposta a sollecito di pagamento già effettuato è una comunicazione scritta da inviare a un’entità o a una persona che ha erroneamente richiesto il pagamento di una fattura o un debito che è stato già saldato dal destinatario del sollecito. Questo tipo di lettera ha lo scopo di chiarire l’equivoco e confermare che l’obbligazione finanziaria è stata assolta, fornendo eventuali prove a supporto del pagamento.
Nel comporre tale lettera, è importante adottare un tono cortese ma deciso, in modo da esprimere il proprio disappunto per l’errore senza apparire aggressivi o accusatori. Si dovrebbe iniziare con un riferimento al sollecito ricevuto, indicando data e dettagli della richiesta di pagamento ed esplicitando subito il già avvenuto adempimento dell’obbligazione.
In seguito, la lettera dovrebbe presentare le informazioni dettagliate del pagamento effettuato, come la data del pagamento, il metodo utilizzato (assegno, bonifico bancario, pagamento online, ecc.), e, se possibile, allegare copie di documentazione a supporto, come ricevute o estratti conto che mostrano l’avvenuta transazione.
Infine, la lettera potrebbe richiedere una conferma scritta che il sollecito è stato ritirato e che non esistono ulteriori obbligazioni finanziarie tra le parti in merito a quella specifica fattura. Inoltre, potrebbe essere opportuno richiedere spiegazioni o scuse per l’equivoco e, se si ritiene, chiedere di controllare e aggiornare le procedure contabili per evitare disguidi futuri.
In sostanza, una lettera di risposta a un sollecito di pagamento già effettuato serve a correggere un malinteso con riguardo a un debito che è stato erroneamente sollecitato nonostante la corretta esecuzione del pagamento da parte del debitore.
Come scrivere Risposta a sollecito di pagamento già effettuato
Una lettera di risposta a un sollecito di pagamento già effettuato deve fornire le informazioni necessarie per confermare il pagamento e risolvere qualsiasi malinteso o errore che può essersi verificato. Ecco i punti essenziali da includere nella tua lettera:
Intestazione e Saluti
1. Data della lettera: Questo fornisce un riferimento temporale per la comunicazione.
2. Tuo indirizzo e recapiti: Può includere il tuo indirizzo postale, email e numero di telefono.
3. Indirizzo del destinatario: L’indirizzo dell’azienda o della persona che sta sollecitando il pagamento.
4. Riferimenti della lettera / del sollecito originale: Includi il numero del sollecito, la data e altri identificativi pertinenti.
5. Saluti iniziali: Ad esempio, “Gentile [Nome dell’addetto ai crediti]” oppure “Gentile [Azienda/Creditore]”.
Corpo della Lettera
Qui dovresti strutturare educatamente la tua risposta includendo le seguenti parti:
1. Espressione di comprensione della situazione: Spiega che sei consapevole di aver ricevuto un sollecito di pagamento.
2. Informazioni del pagamento effettuato: Data del pagamento, importo, metodo di pagamento utilizzato (ad esempio, bonifico bancario, carta di credito, ecc.), e possibilmente il riferimento della transazione o un numero di conferma.
3. Documentazione di supporto: Allega proof del pagamento, quale ricevuta, conferma del bonifico, estratto conto che mostra il pagamento, o screenshot della transazione.
4. Richiesta di conferma: Chiedi di ricevere conferma che il pagamento è stato ricevuto e l’account è stato aggiornato di conseguenza.
5. Possibile spiegazione dell’errore: Se pertinenti, includi dettagli di come può essere avvenuto l’equivoco, come un ritardo nella ricezione del pagamento da parte loro o un ritardo nell’elaborazione da parte dei servizi bancari.
6. Tono professionale e cortese: Anche se si tratta di un errore da parte del creditore, rimani cortese e professionale.
Conclusione e Chiusura
1. Riepilogo della richiesta: Un breve riepilogo di ciò che si attende dal destinatario dopo la ricezione di questa lettera.
2. Ringraziamenti anticipati: Ringrazia il destinatario per la sua attenzione al problema e per l’assistenza nel risolverlo.
3. Saluti: Ad esempio, “Cordiali saluti”, “Distinti saluti”, seguito dal tuo nome completo e firma.
Allegati
– Indicazione degli allegati: Assicurati di indicare nell’elenco degli allegati tutti i documenti di supporto che hai incluso.
Esempi di Risposta a sollecito di pagamento già effettuato
Ecco alcuni modelli di Risposta a sollecito di pagamento già effettuato da utilizzare come esempio.
Primo esempio di Risposta a sollecito di pagamento già effettuato
Oggetto: Risposta a Sollecito di Pagamento – Pagamento Già Effettuato
Gentile [Nome del Destinatario],
mi permetto di contattarvi in risposta al sollecito di pagamento che abbiamo ricevuto in data [data del sollecito], relativo alla fattura n. [numero della fattura].
Vorrei gentilmente portare alla Vostra attenzione che il pagamento in questione è stato effettuato da parte nostra il giorno [data del pagamento], tramite [metodo di pagamento, es. bonifico bancario, assegno, ecc.], con valore contabile [data di valuta] e con le seguenti credenziali di trasferimento [riferimenti bancari del pagamento, come il numero del bonifico o del transito dell’assegno].
Ho allegato alla presente lettera/e-mail una copia della documentazione attestante il pagamento effettuato, che include [descrizione dei documenti allegati, come la ricevuta del bonifico, l’estratto conto bancario, ecc.].
Credo ci possa essere stato un disguido nella registrazione del pagamento da parte dei Vostri sistemi contabili, e vi pregherei di procedere con la verifica dell’accaduto. Confido in un Vostro cortese controllo, e sono a disposizione per fornire ogni ulteriore dettaglio o documentazione che possa essere di aiuto a risolvere l’eventuale incomprensione.
Resto in attesa di un Vostro riscontro che confermi la risoluzione della questione e, nel caso in cui ci fossero stati degli errori di nostra parte, sono pronto a collaborare per rettificare la situazione nel modo più rapido e adeguato.
Vi porgo le mie scuse per qualsiasi inconveniente questa situazione possa aver causato e colgo l’occasione per ringraziarVi per la Vostra pazienza e comprensione.
Cordialmente,
[Il Tuo Nome]
[La Tua Posizione/Ruolo]
[Nome della Tua Azienda/Organizzazione]
[Indirizzo della Tua Azienda/Organizzazione]
[Dettagli di Contatto]
Secondo esempio di Risposta a sollecito di pagamento già effettuato
Oggetto: Risposta a Sollecito di Pagamento – Fattura [Numero Fattura] già Saldato
mi riferisco al vostro sollecito di pagamento riguardante la fattura numero [Inserire Numero Fattura], inviatomi in data [Data del Sollecito].
Desidero innanzitutto porre l’accento sulla puntualità e l’accuratezza che la mia azienda/la mia persona ha sempre dimostrato nei confronti degli impegni finanziari e mi corre l’obbligo di evidenziare che il pagamento da voi sollecitato è stato già effettuato.
In allegato a questa missiva, troverete copia del bonifico bancario/assegno/Evidence della transazione effettuata con data [Data del Pagamento] e relativo codice CRO/Codice transazione, che attesta l’adempimento del nostro obbligo di pagamento nei confronti della vostra azienda nella somma di [Importo Pagato], corrispondente all’importo totale della fattura.
Sperando che il presente disguido sia dovuto a un mero ritardo nei processi di registrazione interni alla vostra contabilità, confido che provvediate a verificare quanto da me esposto e a sistemare i vostri archivi per riflettere correttamente la situazione del pagamento.
Resto a disposizione per ogni ulteriore chiarimento che dovesse rendersi necessario e mi auguro che questa comunicazione possa concludere efficacemente la questione.
Nell’attesa di un vostro riscontro che confermi la risoluzione dell’equivoco, porgo distinti saluti.
Cordiali saluti,
[Firma]
[Nome e Cognome]
[Nome Azienda o Ente se si tratta di rapporto aziendale]
Indirizzo
CAP, Città
Email
Telefono
[Numero di Fax se disponibile]
Allegati:
– Copia del bonifico bancario/assegno
– Copia della fattura numero [Numero Fattura]
[Allegare eventuali altri documenti che comprovano il pagamento]
N.B.: È importante sempre verificare se il pagamento è effettivamente stato ricevuto dal beneficiario e se siano stati rispettati tutti i termini e i modi concordati. In caso di dubbi, è utile entrare in contatto diretto con l’ufficio contabile/finanziario del ricevente per risolvere l’equivoco.
Terzo esempio di Risposta a sollecito di pagamento già effettuato
Oggetto: Riscontro al Vostro Sollecito di Pagamento – Fattura N. [Numero Fattura] già Saldato
Egregi Signori,
con riferimento al vostro sollecito di pagamento in data [data di ricezione del sollecito], relativo alla fattura n. [numero fattura], scaduta il [data scadenza fattura], vi informiamo che il saldo di detta fattura è stato effettuato in data [data del pagamento] tramite [metodo di pagamento utilizzato, es. bonifico bancario].
Al fine di evitare ogni equivoco, trovate di seguito i dettagli della transazione:
– Importo: [importo del pagamento]
– Data del pagamento: [data del pagamento]
– Causale: [causale utilizzata, es. “Pagamento fattura n. [numero fattura]”]
– Riferimento transazione: [codice della transazione o CRO nel caso di bonifico]
Qualora occorresse, siamo disponibili a fornire ulteriore documentazione comprovante il pagamento effettuato.
Vi preghiamo di verificare i vostri registri contabili e di provvedere all’aggiornamento degli stessi per riflettere il pagamento ricevuto. Inoltre, vi chiediamo gentilmente di confermare il ricevimento della presente comunicazione nonché la risoluzione della questione relativa al sollecito di pagamento inviato.
Confidiamo che quanto sopra possa chiarire l’equivoco e rimaniamo a vostra completa disposizione per qualunque ulteriore chiarimento si rendesse necessario.
Ringraziando per la vostra attenzione e collaborazione, porgiamo
Distinti saluti,
[Firma autografa se la lettera è inviata in forma cartacea]
[Nome e Cognome del mittente]
[Ragione sociale della Ditta/Ente del mittente]
[Indirizzo della Ditta/Ente del mittente]
[Contatti (telefono ed e-mail) della Ditta/Ente del mittente]
Allegati: Copia della ricevuta di pagamento/estratto conto bancario che evidenzia la transazione avvenuta (se disponibile).
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.