La lettera di risposta a sollecito di pagamento già effettuato è una comunicazione scritta da inviare a un’entità o a una persona che ha erroneamente richiesto il pagamento di una fattura o un debito che è stato già saldato dal destinatario del sollecito. Questo tipo di lettera ha lo scopo di chiarire l’equivoco e confermare che l’obbligazione finanziaria è stata assolta, fornendo eventuali prove a supporto del pagamento.
Come scrivere una risposta a sollecito di pagamento già effettuato
La prima cosa è verificare i dati con precisione: numero e data della fattura, importo e scadenza, eventuali note di credito, ordine/PO o SAL/DDT collegati, data in cui hai disposto il pagamento, strumento usato (bonifico, portale, carta, Ri.Ba./SDD) e prova dell’operazione con CRO/ID o quietanza. Controlla anche la causale usata e, se un unico pagamento copriva più fatture, prepara un prospetto di abbinamento importi- documenti: spesso il sollecito nasce da una semplice riconciliazione mancata o da un duplicato.
Scegli un canale tracciabile e adeguato al rapporto: in Italia la PEC è ideale; in alternativa un’e-mail che lasci prova di invio e ricezione; se l’azienda usa un portale fornitori/EDI, carica anche lì la quietanza e apri un ticket, perché molti solleciti sono generati in automatico finché lo “stato” non viene aggiornato a sistema. Mantieni un tono fermo e collaborativo: nell’oggetto indica che stai rispondendo al sollecito e richiama numero e data della fattura; in apertura cita la data del sollecito e afferma subito che il pagamento è già stato eseguito, precisando data valuta, importo, metodo, CRO/ID e IBAN beneficiario. Allega la ricevuta o lo stralcio di estratto conto che evidenzi l’operazione; se il pagamento era cumulativo, spiega la causale e allega il prospetto di matching. Chiedi espressamente l’aggiornamento del partitario/portale, l’archiviazione della posizione e una conferma scritta, precisando che eventuali promemoria automatici intervenuti nel frattempo possono essere ignorati.
Gestisci con chiarezza eventuali accessori indicati nel sollecito. Se vedi interessi o “spese” calcolati oltre la data del tuo pagamento, chiarisci che non sono dovuti perché il ritardo è interno alla registrazione contabile del creditore; se avevi concordato una nuova scadenza, ricorda per iscritto l’accordo e allega lo scambio e-mail. Se ritieni che ci sia un errore di emissione o un duplicato, chiedi la verifica e, se necessario, la cancellazione del doppione o l’emissione di nota di credito di storno. Se il pagamento è partito da un conto diverso (ad esempio capogruppo o service) o verso coordinate aggiornate, spiega l’intestazione del conto o allega la comunicazione del cambio IBAN, così da evitare sospetti di “pagamento a soggetto non autorizzato”.
Metti in sicurezza le comunicazioni e i dati personali. Domanda che ulteriori contatti avvengano per iscritto all’indirizzo indicato e che siano sospese chiamate ripetute o azioni di recupero mentre si allineano le scritture; se interviene una società di recupero, chiedi il titolo del credito o il mandato e inoltra a loro la prova del pagamento. Se il fornitore minaccia segnalazioni a sistemi informativi pur a fronte di quietanza, ricorda che una segnalazione priva di titolo è illecita e sarà contestata.
Se, nonostante prova e chiarimenti, i solleciti proseguono, invia un secondo riscontro su canale formale chiedendo il dettaglio dello “scaduto” e un estratto partitario aggiornato per riconciliare insieme; spesso emergono accrediti non abbinati che puoi collegare inviando un prospetto definitivo. Se arrivasse un decreto ingiuntivo, attivati subito: i termini per opporsi sono brevi e la documentazione già organizzata (fattura, prova di pagamento, scambi e-mail, estratto partitario, ticket di portale) ti consentirà di far valere l’estinzione del credito.
Esempi di Risposta a sollecito di pagamento già effettuato
Ecco alcuni modelli di risposta a sollecito di pagamento già effettuato da utilizzare come esempio.
Modello 1 — Pagamento singolo con prova (bonifico)
Oggetto: Riscontro al sollecito su fattura n. ____________ del ____________ – pagamento eseguito
Spett.le ____________,
in riferimento al vostro sollecito del ____________ relativo alla fattura n. ____________ per € ____________, confermo che il pagamento è stato effettuato in data ____________ tramite ____________ (CRO/ID transazione: ____________, IBAN beneficiario: ____________).
Allego ricevuta/contabile bancaria e stralcio di estratto conto con valuta. Vi chiedo di aggiornare l’estratto partitario e di confermare per iscritto l’archiviazione della posizione.
Cordiali saluti
PEC/E-mail: ____________ | Tel. ____________
Allegati: ricevuta pagamento del ____________; estratto conto (se utile)
Modello 2 — Pagamento cumulativo che copre più fatture
Oggetto: Riscontro al sollecito – pagamento cumulativo a saldo fatture (incl. n. ____________)
Spett.le ____________,
il sollecito del ____________ sembra derivare da mancata riconciliazione. Il ____________ è stato disposto un bonifico cumulativo di € ____________ (CRO/ID: ____________) a saldo delle fatture n. ____________, n. ____________, n. ____________ – inclusa la n. ____________ oggetto del vostro promemoria.
Allego contabile e prospetto di abbinamento pagamenti – fatture; vi invito a registrare l’incasso e a confermare la chiusura della posizione.
Distinti saluti
PEC/E-mail: ____________ | Tel. ____________
Allegati: contabile bonifico; prospetto di matching
Modello 3 — Storno accessori per ritardo di registrazione
Oggetto: Fattura n. ____________ già saldata – richiesta storno interessi/spese del sollecito
Spett.le ____________,
la fattura n. ____________ è stata saldata in data ____________ (CRO/ID: ____________). Gli interessi/spese indicati nel sollecito del ____________ non risultano dovuti, trattandosi di ritardo interno di registrazione.
Vi chiedo di aggiornare gli archivi, stornare gli accessori e confermare l’archiviazione. In allegato quietanza del pagamento.
Cordiali saluti
PEC/E-mail: ____________ | Tel. ____________
Allegati: ricevuta pagamento del ____________
Modello 4 — Pagamento via portale/EDI e richiesta aggiornamento stato
Oggetto: Riscontro al sollecito – fattura n. ____________ pagata e quietanzata su portale ____________
Spett.le ____________,
la fattura n. ____________ risulta pagata in data ____________ tramite portale ____________ (ID transazione/ordine: ____________). La quietanza è stata caricata su portale il ____________; allego copia per comodità.
Vi chiedo di aggiornare lo stato a “pagata/quietanzata” e di confermare l’archiviazione per evitare ulteriori promemoria automatici.
Grazie e cordiali saluti
PEC/E-mail: ____________ | Tel. ____________
Allegati: quietanza/receipt scaricata dal portale
Modello 5 — Pagamento eseguito da terzi o verso nuove coordinate (riconciliazione)
Oggetto: Riscontro al sollecito su fattura n. ____________ – pagamento eseguito da ____________/nuovo IBAN
Spett.le ____________,
il pagamento della fattura n. ____________ per € ____________ è stato eseguito in data ____________ dal conto intestato a ____________ per nostro conto, verso l’IBAN ____________ comunicato con vostra nota del ____________. Estremi: CRO/ID ____________.
Probabilmente la diversa intestazione/il recente cambio IBAN ha impedito l’abbinamento: vi chiedo di riconciliare l’incasso e confermare la chiusura della posizione. Allego contabile e la vostra comunicazione di aggiornamento coordinate.
Distinti saluti
PEC/E-mail: ____________ | Tel. ____________
Allegati: contabile pagamento; comunicazione cambio IBAN del ____________
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Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.