Una lettera di sollecito di pagamento è una comunicazione formale inviata da un creditore al proprio debitore con lo scopo di esortarlo a saldare il debito scaduto. In tale lettera, il creditore sottolinea la necessità che il debitore adempia al suo obbligo di pagamento entro un certo periodo preciso, stabilito nella missiva stessa.
La natura di questo documento è tanto una cortese reminiscenza dell’obbligo inadempiuto quanto un avvertimento: il creditore chiarisce, infatti, che l’ulteriore inerzia del debitore, ossia la mancata regolarizzazione della posizione debitoria entro il termine indicato, potrà dar luogo all’avvio delle azioni legali atte a costringere al pagamento.
Una lettera di sollecito è un atto significativo sul piano giuridico perché segna formalmente il momento in cui il debitore viene posta in mora. Con questo atto, quindi, non solo si pretende il pagamento, ma si mette il debitore di fronte alle conseguenze del suo ritardo o mancato pagamento: il dover risarcire eventuali danni causati dal ritardato o mancato adempimento, l’assunzione della responsabilità di un eventuale impossibilità successiva di adempiere non determinata da lui e l’inizio del computo degli interessi moratori.
Altresì importante è l’effetto della lettera di sollecito sul piano della prescrizione del debito. La prescrizione è il fenomeno attraverso il quale, dopo un determinato lasso temporale stabilito dalla legge, una pretesa non più esercitata si estingue. La notifica di una lettera di sollecito interrompe questo termine, ripristinando così il conteggio del tempo necessario affinché si possa parlare di prescrizione.
Infine, nonostante un sollecito fatto da un legale possa intimidire maggiormente il debitore, è importante sapere che una lettera redatta direttamente dal creditore, purché contenga tutti gli elementi necessari e sia accurata nella forma e nel contenuto, ha la stessa valenza legale di una inviata tramite avvocato, evitando così, almeno inizialmente, spese legali aggiuntive.
Come scrivere un sollecito di pagamento generico
Una lettera di sollecito di pagamento è un documento formale con il quale si richiede a un debitore di saldare un debito scaduto o in scadenza. Nel redigere una lettera di sollecito di pagamento, è importante includere informazioni complete e specifiche per assicurarsi che la comunicazione sia chiara e professionale, ed evitare disguidi o malintesi. Di seguito sono elencati gli elementi essenziali che dovrebbero essere inclusi in una lettera di sollecito di pagamento
-Intestazione e Dati del Mittente: In alto sulla lettera si dovrebbe includere il nome dell’azienda o dell’individuo che invia il sollecito, seguito dall’indirizzo, numero di telefono, indirizzo email e altri dettagli di contatto. Questo permette al destinatario di sapere immediatamente chi è che sta inviando la richiesta.
-Data: La data della lettera è essenziale per tracciare la cronologia della comunicazione e per eventuali necessità legali.
-Dati del Destinatario: Includere il nome completo o la ragione sociale del debitore, insieme all’indirizzo a cui la lettera viene inviata. Assicurarsi che i dettagli siano corretti per evitare che la lettera sia recapitata a una persona o azienda sbagliata.
-Oggetto: Specificare chiaramente che si tratta di un sollecito di pagamento. Per esempio, “Oggetto: Sollecito di pagamento – Fattura N. 12345”.
-Riferimento alla Fattura o al Debito: È fondamentale riferirsi in modo specifico alla transazione relativa al debito. Includere il numero della fattura, la data di emissione, la data di scadenza e l’importo dovuto. In assenza di una fattura, descrivere la natura del debito.
-Dettaglio del Debito: Spiegare che il pagamento non è stato ricevuto o è stato ricevuto in ritardo rispetto alla data di scadenza concordata.
-Riferimento alle Prestazioni Effettuate: Breve descrizione del bene fornito o del servizio prestato che ha originato il debito. Questo rinforza il motivo del sollecito.
-Richiesta di Pagamento: Indicare chiaramente che si aspetta il pagamento e specificare la somma esatta da pagare. Può essere anche utile proporre modalità di pagamento o eventuali termini per un piano di rientro.
-Termini: Stabilire una nuova scadenza per il pagamento o indicare le potenziali azioni legali o le penali che potrebbero essere intraprese se il pagamento non viene ricevuto entro il termine comunicato.
-Informazioni Bancarie per il Pagamento: Fornire le coordinate bancarie o altre istruzioni per effettuare il pagamento. Ciò può includere il numero di IBAN, BIC/SWIFT, e possibilmente un link per pagamenti online.
-Firma: La lettera deve essere firmata dalla persona autorizzata a rappresentare l’azienda o il creditore.
-Allegati: Se ritenuto utile, possono essere allegati copie della fattura originale o precedenti comunicazioni relative al debito per fornire un contesto aggiuntivo.
Essere cortesi e mantenere un tono professionale è molto importante per preservare una buona relazione con il debitore. Inoltre, dovrebbe essere data l’opportunità di contattare il mittente per discutere la situazione o comunicare eventuali motivi per cui il pagamento non è ancora stato effettuato.
Una volta completata, la lettera dovrebbe essere inviata con un metodo tracciabile, come la posta raccomandata, affinché vi sia una prova di ricezione. In alcuni casi, può essere anche opportuno l’invio tramite posta elettronica, purché sia in un modo che confermi la ricezione da parte del destinatario.
Esempi di solleciti di pagamento generico
Ecco alcuni modelli di generico da utilizzare come esempio. Nel caso in cui il debitore fosse straniero, è possibile utilizzare il modello di sollecito di pagamento in inglese presente sul sito Modulieditabili.com.
Esempio primo sollecito di pagamento generico
Oggetto: Primo sollecito per il mancato pagamento fattura n._________
Gent.li Signori,
da nostre informazioni risulta che la fattura n._________ del ___________, scaduta il ________, non è ancora stata da voi saldata.
Desideriamo ricordarvi che il termine per il pagamento è ormai scaduto e vi esortiamo, pertanto, a procedere entro i termini di legge al regolamento del dovuto al fine di evitare spiacevoli incomprensioni e possibili azioni per il recupero crediti.
In assenza di eventuali contestazioni pregresse da parte vostra, il mancato pagamento potrebbe generare interessi di mora e penali per ritardo, come previsto dalle condizioni di vendita che avete accettato.
Per tanto, vi sollecitiamo a provvedere quanto prima al saldo del debito, al fine di regolare la Vs. posizione debitoria. Nel caso in cui abbiate già provveduto al pagamento della somma dovuta dopo la data di emissione di questa comunicazione, vi preghiamo di ritenere nulla questa richiesta e, se possibile, di fornirci una conferma del pagamento effettuato.
Vi ricordiamo che il pagamento può essere eseguito a mezzo bonifico bancario utilizzando le seguenti coordinate:
IBAN: _________________________
Intestato a: _____________________
Banca: _________________________
Filiale di: _______________________
Per qualsiasi dubbio o necessità di chiarimenti non esitate a contattarci. Restiamo a completa disposizione per risolvere ogni eventuale disguido in modo rapido e soddisfacente.
In attesa di un cortese e sollecito riscontro, ci permettiamo di ricordarvi l’importanza di una pronta risoluzione di questa situazione per la continuazione di una proficua collaborazione commerciale.
Cordiali saluti,
___________ [tuo nome]
___________ [tua qualifica]
___________ [nome della tua azienda]
___________ [contatti aziendali]
Esempio secondo sollecito di pagamento generico
Oggetto: Secondo sollecito per il pagamento della fattura n. ______________
Gentili Signori,
con la presente desideriamo richiamare nuovamente la Vostra attenzione sulla fattura n. ________ datata ________ e scaduta il ______________, il cui pagamento ad oggi non risulta ancora pervenuto.
Abbiamo già inviato un primo sollecito in data ____________, ma non avendo ricevuto riscontro, ci troviamo nella necessità di ricontattarVi per sollecitarne il saldo.
Siamo consapevoli che ritardi possono accadere e restiamo disponibili per discutere qualunque problematica abbia potuto causare questo ritardo. Tuttavia, è importante che ci venga comunicata tempestivamente ogni eventuale difficoltà, anziché tralasciare il pagamento senza fornire comunicazioni.
Pertanto, Vi esortiamo a effettuare il pagamento della somma dovuta senza ulteriori indugi. Qualora abbiate già provveduto al saldo della predetta fattura, Vi preghiamo di non tenere conto della presente comunicazione e di comunicarci l’avvenuto pagamento, per consentirci di aggiornare i nostri registri.
Di seguito riportiamo le coordinate bancarie per il pagamento:
IBAN: _________________________
Intestato a: _____________________
Banca: ________________________
Filiale di: _______________________
In attesa di un Vostro riscontro, ci teniamo a sottolineare l’importanza di mantenere un rapporto commerciale basato sulla puntualità e l’affidabilità reciproca.
In caso di mancato pagamento entro un termine ragionevole, ci vedremmo costretti ad avviare le procedure per il recupero del credito attraverso le vie legali opportune.
Vi ringraziamo per la collaborazione e restiamo a disposizione per qualsiasi chiarimento possiate richiedere.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
[Ruolo nell’Azienda]
[Nome Azienda]
[Contatti dell’Azienda]
Esempio ultimo sollecito di pagamento generico
Oggetto: Ultimo sollecito per il pagamento di [Descrizione del debito/Prodotto/Servizio] e costituzione in mora
Gentili Signori,
in riferimento alla nostra lettera del [data precedente comunicazione], risulta che la fattura n._______ del [data emissione fattura] e con importo pari a [importo del debito] € scaduta il [data scadenza] non è ancora stata pagata.
Questa comunicazione rappresenta l’ultimo sollecito prima di intraprendere azioni legali. Vi sollecitiamo pertanto al pagamento del Vs. debito al fine di regolare la vostra posizione debitoria entro 10 giorni dalla ricezione della presente. In caso di mancato pagamento entro il suddetto termine, ci vedremo costretti ad adire le vie legali per il recupero del credito.
Per tanto, vi esortiamo a provvedere quanto prima al pagamento della somma dovuta, al fine di evitare ulteriori disagi e costi legati al procedimento legale. Nel caso in cui abbiate già provveduto al pagamento della fattura in questione vi preghiamo di ritenere nulla questa richiesta e di fornirci una prova di avvenuto pagamento per la nostra contabilità.
Il pagamento può essere eseguito a mezzo bonifico alle seguenti coordinate bancarie:
IBAN: [Inserire l’IBAN completo]
Intestato a: [Nome dell’Intestatario del Conto]
Filiale di: [Nome della Banca e della Filiale]
Cordiali saluti.
[Timbro e Firma del responsabile amministrativo o dell’Amministratore Unico]
Vi ricordiamo infine che la presente ha validità come atto di costituzione in mora ad ogni effetto di legge e costituirà parte degli atti pre procedurali in caso di azioni legali intraprese.
Cordiali saluti,
______________
[Nome e Cognome]
[Responsabile Amministrativo o Amministratore Unico]
[Nome dell’Azienda o dell’Ente Creditore]
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.