Una lettera di sollecito è un documento formale che viene spedito a una persona o entità per richiamare l’attenzione su di un obbligo non ancora adempiuto, come un pagamento in sospeso o un dovere da espletare. Questa comunicazione si verifica solitamente dopo che un primo avviso, implicito o esplicito, è stato tralasciato o ignorato e quindi necessita di un ulteriore intervento per richiamare l’azione richiesta.
La struttura di una lettera di sollecito prevede un linguaggio cortese ma fermo, dove il mittente riporta i dettagli dell’obbligo mancato, facendo riferimento a qualsiasi comunicazione precedente e scadenze concordate. Il tono è generalmente professionale, cercando di mantenere relazioni positive e al tempo stesso assertive, affinché l’azione richiesta venga compiuta.
La lettera può anche delineare eventuali conseguenze del mancato adempimento, come sanzioni, interessi di mora o azioni legali, a seconda della situazione. L’obiettivo è ottenere l’attenzione e la risposta del ricevente, incoraggiando il completamento dell’obbligazione in una maniera tempestiva. In alcuni casi, il mittente può anche offrire soluzioni alternative o negoziati per facilitare il soddisfacimento dell’obbligo.
Essenzialmente, una lettera di sollecito è uno strumento di comunicazione utilizzato per gestire relazioni contrattuali e professionali, assicurando che accordi e termini siano rispettati da tutte le parti coinvolte.
Come scrivere Sollecito definizione pratica
Una lettera di sollecito è un documento formale inviato da una parte (solitamente un creditore o un fornitore) a un’altra parte (debitor) al fine di richiedere l’adempimento di un obbligo, di solito il pagamento di una somma di denaro o la consegna di un servizio o di un bene entro un termine stabilito precedentemente e non rispettato. La lettera di sollecito serve quindi ad informare il destinatario del mancato adempimento e a incitarlo a regolarizzare la propria posizione.
Una lettera di sollecito dovrebbe includere le seguenti informazioni:
1. Intestazione: Propria ragione sociale o nome e cognome se si agisce in qualità di privato, indirizzo, recapiti telefonici, indirizzo email, e possibilmente il logo aziendale se applicabile.
2. Data: La data di compilazione della lettera.
3. Riferimenti del destinatario: Nome e cognome o ragione sociale del destinatario, insieme ai suoi recapiti completi (indirizzo postale, città, eventuale indirizzo email o numero di telefono).
4. Oggetto: Un breve riassunto del contenuto della lettera, ad esempio: “Sollecito di pagamento fattura n. 1234”.
5. Riferimenti di precedente comunicazione: Se esiste già stata una corrispondenza precedente relativa a questo debito, è importante citare i riferimenti (data, numero di protocollo o di fattura) di tale comunicazione.
6. Descrizione del debito: Specificare il dettaglio del debito da adempiere, inclusi l’importo dovuto, la descrizione dei beni o servizi per cui il pagamento è richiesto, la data di scadenza originale del pagamento e qualsiasi interesse moratorio o sanzione, se previsto dal contratto o dalle condizioni di vendita.
7. Richiesta di azione: Una formulazione chiara e cortese, ma ferma, del pagamento o dell’azione richiesta, con l’indicazione di un termine preciso entro cui il pagamento dovrebbe essere effettuato o l’azione dovrebbe essere presa.
8. Metodi di pagamento: Fornire informazioni dettagliate su come effettuare il pagamento, incluso il conto bancario, gli estremi per un eventuale bonifico, e qualsiasi altra modalità che si è disposti ad accettare.
9. Conseguenze: Avvisare delle eventuali azioni legali o ulteriori misure che si intraprenderanno se il pagamento non viene effettuato entro il termine specificato.
10. Chiusura cordiale: Esprimere la speranza che la questione possa essere risolta rapidamente e amichevolmente, e offrire disponibilità per discutere eventuali questioni o malintesi che potrebbero aver ritardato il pagamento.
11. Firma: La lettera va conclusa con una firma autografa (o digitale, se accettata), e il nome stampato di chi invia il sollecito.
12. Allegati: Infine, se ci sono dei documenti allegati, come una copia della fattura non pagata, ricordati di citarli nell’elenco degli allegati al termine della lettera.
Esempi di Sollecito definizione pratica
Ecco alcuni modelli di Sollecito definizione pratica da utilizzare come esempio.
Primo esempio di Sollecito definizione pratica
Oggetto: Sollecito Definizione Pratica Numero [Inserire Numero Pratica]
Gentile [Nome e Cognome/Qualifica del destinatario],
mi permetto di richiamare la Vostra attenzione in merito alla pratica numero [Inserire Numero Pratica], presentata in data [Inserire Data Presentazione Pratica] riguardante [Breve Descrizione della Pratica, es.: “la richiesta di autorizzazione per…”, “il rilascio di…”, “la registrazione di…”].
Con il presente sollecito, desidero cortesemente richiederVi informazioni sullo stato della pratica e, se possibile, stimare i tempi necessari per la conclusione delle procedure in atto. Sottolineo che l’eventuale ritardo nella definizione della pratica potrebbe arrecare pregiudizio alle operazioni/attività [specificate se applicabile: es. commerciali, di sviluppo, ai tempi di consegna, ecc.] che stiamo gestendo.
Siamo consapevoli delle numerose richieste che il Vostro ufficio deve gestire quotidianamente, tuttavia riteniamo importante sottolineare l’urgenza della nostra richiesta e la necessità di ricevere dettagli o un aggiornamento significativo in proposito.
In attesa di un Vostro sollecito riscontro, Vi porgo i miei più cordiali saluti e Vi ringrazio anticipatamente per l’attenzione e l’impegno che dedicherete alla nostra pratica.
Distinti saluti,
[Firma]
[Nome e Cognome]
[Qualifica/Ruolo nella Società]
[Nome della Società/Ente]
[Indirizzo Società/Ente]
[Numero di Telefono]
[Indirizzo Email]
Secondo esempio di Sollecito definizione pratica
Oggetto: Sollecito definizione pratica – [Inserire il numero di riferimento/contratto]
Gentile [Titolo e cognome del destinatario, se noto],
mi permetto di scrivere per sollecitare una definizione in merito alla pratica numero [inserire numero di riferimento], la cui apertura è avvenuta in data [inserire data di apertura pratica], relativa a [specificare l’oggetto della pratica, es. una richiesta di rimborso, una denuncia di sinistro, una riattivazione di servizio, ecc.].
Nonostante i termini previsti per l’evasione della pratica, e le eventuali proroghe comunicate, siano ormai trascorsi, ad oggi non abbiamo ricevuto alcuna comunicazione che confermi l’avanzamento della pratica o una stima per la conclusione della stessa.
La presente costituisce un formale sollecito affinché vengano forniti chiarimenti circa lo stato di lavorazione della pratica suddetta e ogni eventuale ritardo. La risoluzione tempestiva è di notevole importanza per [specificare il motivo dell’urgenza, es. per la continuità del servizio, per soddisfare bisogni aziendali, per necessità personali/familiari, ecc.], e confido in un Vostro celere riscontro.
Desidero inoltre ricordarVi che, secondo i termini concordati e le normative vigenti, [se applicabile, inserire i dettagli relativi a eventuali penali, interessi di mora, o altre conseguenze legali] sono previsti in caso di mancato rispetto dei tempi di evasione.
In allegato troverà copia della documentazione precedentemente inviata, inclusa la conferma di ricezione della pratica e qualsiasi corrispondenza rilevante intercorsa fino al momento attuale.
Restando in attesa di un Vostro sollecito riscontro, vi porgo i miei più cordiali saluti.
Distinti Saluti,
[Firma]
[Nome e Cognome]
[Ruolo nel caso di una posizione aziendale rilevante]
[Contatti: numero di telefono, e-mail]
[Allegati, se presenti]
Terzo esempio di Sollecito definizione pratica
Oggetto: Sollecito Finale per Definizione Pratica N. [Numero della Pratica]
Egregio/a [Titolo e Nome del destinatario o della persona in carica],
con la presente, desideriamo rivolgere alla Vostra attenzione il persistente ritardo nella gestione e conclusione della pratica numero [Numero della Pratica], precedentemente inoltrata in data [Data di presentazione pratica] e riguardante [Descrizione breve dell’oggetto della pratica].
Nonostante i nostri precedenti solleciti, inviati in data [Data del primo sollecito] e [Data del secondo sollecito] rispettivamente, non abbiamo ricevuto riscontro né sono stati evidenziati progressi significativi verso una risoluzione del suddetto caso.
La lunga attesa ha gravemente influenzato i tempi programmati e, di conseguenza, pregiudica [descrizione dell’impatto del ritardo sulla situazione dell’interessato o sul business, se applicabile]. Pertanto, riteniamo indispensabile un intervento immediato e risolutivo da parte Vostra.
Per quanto sopra, siamo a sollecitarVi formalmente un’ultima volta affinché la pratica in oggetto sia definita entro un termine perentorio di [numero di giorni, esempio: 10 giorni lavorativi] dalla ricezione del presente sollecito. In mancanza di risposta o conclusione entro il periodo sopra indicato, saremo costretti a valutare ulteriori azioni, ivi compresa la possibilità di ricorrere alle vie legali appropriate per tutelare i nostri diritti e interessi.
Confidiamo nella Vostra comprensione e collaborazione e ci rendiamo disponibili per qualsiasi chiarimento o incontro diretto al fine di trovare una soluzione condivisa e tempestiva a questa impasse.
Vi porgiamo distinti saluti e speriamo in un Vostro celere riscontro.
[Cordiali saluti/Con stima,]
[Firma (se la lettera è stampata)]
[Nome e cognome del mittente]
[Qualifica o ruolo del mittente]
[Contatti del mittente: telefono, e-mail, ecc.]
[Se necessario aggiungere “Allegati: [Elenco di eventuali documenti allegati]”]
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.