Una lettera di sollecito intervento di riparazione è una comunicazione formale attraverso la quale una persona o un’organizzazione richiede con urgenza la correzione di un malfunzionamento o la soluzione di un problema relativo a un prodotto fornitogli o a un servizio ricevuto. Questa tipologia di lettera si utilizza in situazioni dove vi è stata una previa richiesta di intervento che non ha ricevuto risposta o non è stata soddisfatta in maniera adeguata entro i tempi ragionevoli o concordati.
L’intento della lettera è di porre in risalto l’importanza dell’intervento che si sollecita, indicando spesso le conseguenze che il ritardo o il mancato intervento stanno provocando. Si richiama l’attenzione sulla gravità della situazione e si invoca una risposta o un intervento immediato. In particolare, essa è redatta in modo chiaro e preciso, descrivendo la natura del difetto o del problema riscontrato e solitamente facendo riferimento a eventuali comunicazioni precedenti, accordi, garanzie o termini contrattuali che stabiliscono l’obbligo di riparazione o assistenza.
Nel corpo della lettera si esprime la necessità che l’intervento avvenga in maniera tempestiva, precisando perché tale richiesta è critica, che possono includere questioni di sicurezza, perdite economiche o disagi significativi. È comune, inoltre, che il mittente esprima anche un certo livello di insoddisfazione dovuto agli inconvenienti causati dalla mancata riparazione ed enfatizzi la serietà della sua richiesta.
La lettera mira a stabilire una comunicazione efficace e a trovare una soluzione rapida, talvolta accompagnata da un termine ultimo entro il quale si aspetta che l’intervento sia completato. In casi più formali o gravi, può anche preannunciare azioni legali qualora la riparazione non venga effettuata entro il periodo indicato.
Come scrivere Sollecito intervento di riparazione
Una lettera di sollecito per intervento di riparazione è un documento formale attraverso il quale un cliente sollecita un’azienda o un professionista a completare una riparazione o a intervenire per risolvere un problema precedentemente segnalato e per il quale non è stata ancora ricevuta una risposta soddisfacente o un intervento adeguato. Questa lettera dovrebbe contenere diverse informazioni essenziali, che elenco di seguito:
1. Intestazione e dati identificativi:
– Nome e cognome del mittente
– Indirizzo completo del mittente
– Numero di telefono o altri contatti del mittente (email, ecc.)
– La data di scrittura della lettera
– Nome e indirizzo dell’azienda o del professionista destinatario
– Eventuali riferimenti al servizio clienti o al reparto post-vendita
2. Oggetto: Una breve frase che riassume la natura della comunicazione, per esempio: “Sollecito intervento riparazione [indicare l’oggetto del problema]”.
3. Corpo della lettera:
– Richiamo al contratto o accordo di servizio: Descrizione del servizio o prodotto acquistato e dei termini di contratto/agreementi specifici (es. garanzia, tempistiche di intervento).
– Cronologia: Un riepilogo dei contatti avvenuti in precedenza, inclusi:
– Prima segnalazione del problema e data
– Successivi solleciti e interazioni, se presenti
– Risposte ricevute dall’azienda o professionista e, se applicabili, gli interventi effettuati (e risultati insufficienti o mancati)
– Descrizione del problema: Ristabilire dettagliatamente il problema riscontrato e l’impatto che sta avendo sulla vostra capacità di utilizzare il prodotto o servizio.
– Aspettative e richieste: Specificare chiaramente l’azione richiesta (intervento di riparazione) e i tempi in cui ci si aspetta che questa sia effettuata.
4. Chiusura:
– Una richiesta formale di un rapido intervento, sottolineando l’importanza dell’azione richiesta e le eventuali conseguenze (es. danni ulteriori, costi aggiuntivi, ecc.).
– Una frase che esprime la disponibilità ad ulteriori discussioni o ad accogliere eventuali contatti per chiarimenti.
– I saluti finali, formali e concisi.
5. Firma: La firma manuale (se inviata in formato cartaceo) o digitale del mittente e il suo nome completo stampato al di sotto della firma.
6. Allegati: Elenco di eventuali documenti allegati, come copie di precedenti comunicazioni, ricevute, fatture, documenti contrattuali, foto del danno, ecc.
Esempi di Sollecito intervento di riparazione
Ecco alcuni modelli di Sollecito intervento di riparazione da utilizzare come esempio.
Primo esempio di Sollecito intervento di riparazione
Oggetto: Urgente Sollecito per Intervento di Riparazione [Specificare l’oggetto/N° di Pratica]
Spett.le [Nome dell’Azienda/Ente Responsabile],
Con la presente, desideriamo richiamare la Vostra attenzione in merito alla segnalazione precedentemente inoltrata in data [inserire data della segnalazione iniziale], avente come riferimento il numero di pratica [inserire il numero di pratica se disponibile], concernente la necessità di un intervento di riparazione per [specificare l’anomalia o il guasto].
Nonostante il nostro sollecito telefonico del [inserire data del sollecito telefonico] e la promessa di un pronto intervento, ad oggi [inserire data odierna], a distanza di [inserire numero giorni trascorsi] giorni dalla segnalazione iniziale, rimaniamo ancora in attesa di una risposta effettiva e della risoluzione del problema.
La mancata riparazione sta causando notevoli disagi e, in alcuni casi, potrebbe comportare rischi [specificare se di sicurezza, di igiene, economici ecc.] per [specificare chi subisce il danno: ad esempio, per i residenti, per il processo produttivo, per l’attività commerciale].
Vi sollecitiamo quindi a dare priorità a questo intervento, fornendoci una tempistica certa per l’inizio dei lavori di riparazione nonché una stima approssimativa della durata degli stessi.
Nel caso in cui non fosse possibile per Voi intervenire nell’immediato, Vi preghiamo di comunicarci i motivi del ritardo e di fornirci una data di intervento e di conclusione dei lavori che tenga conto delle nostre esigenze.
Vi ricordiamo che, in conformità al contratto di fornitura/manutenzione in essere, codesto ente/azienda è tenuto a garantire la funzionalità del [specificare l’oggetto del contratto] e ad eseguire tutti gli interventi necessari in tempi ragionevoli e adeguati alla situazione.
Confidiamo in una Vostra rapida risposta e in un intervento celere ed efficace, e restiamo disponibili per fornire ulteriori dettagli o per concordare un appuntamento con il vostro personale tecnico.
In assenza di un riscontro positivo entro e non oltre [inserire una data ultimatum], ci vedremo costretti a valutare altre opzioni per la tutela dei nostri interessi, inclusa la possibilità di richiedere un risarcimento per i danni subiti a causa di questa situazione prolungata.
Cordialmente,
[Firma]
[Nome e Cognome o Nome dell’Ente/Azienda]
[Indirizzo]
[Numero di telefono]
[Indirizzo e-mail]
Secondo esempio di Sollecito intervento di riparazione
Oggetto: Sollecito intervengo di riparazione urgente
Spett.le [Nome dell’Azienda o del Tecnico Responsabile],
Gentile [Nome del Responsabile o della Società],
Con la presente, mi pregio sollecitare la Vostra attenzione riguardo al mancato intervento di riparazione del [specificare l’apparecchio o il sistema danneggiato, es. “impianto di condizionamento”] situato presso [specificare il luogo esatto, es. “la nostra sede di Via della Tecnologia, 123”].
Come già inoltrato con la nostra richiesta precedente in data [inserire la data del primo contatto], ed in base agli accordi contrattuali stipulati in data [specificare la data del contratto di manutenzione o garanzia], si evidenzia che la sopracitata apparecchiatura ha manifestato malfunzionamenti tali da impedirne l’utilizzo ottimale ed il regolare svolgimento delle attività lavorative, con conseguente disagio e pregiudizio per la nostra operatività.
Non avendo ricevuto riscontro né da telefonate né da comunicazioni elettroniche precedenti, ci troviamo nella scomoda posizione di dover insistere affinché il servizio di assistenza tecnica venga effettuato in tempi brevi, secondo quanto previsto dalle clausole di assistenza e tempestività d’intervento del nostro accordo.
È nostro interesse sottolineare che l’ulteriore ritardo nella risoluzione del problema potrebbe costringerci a valutare azioni alternative previste dalle condizioni generali di contratto, incluse, ma non limitate a, richieste di risarcimento danni per inadempimento contrattuale.
Pertanto, Vi invitiamo a comunicarci con celerità:
1. Una conferma di ricezione della presente sollecitazione.
2. La data e l’orario programmato per il necessario intervento di riparazione.
3. Eventuali procedure aggiuntive che la nostra azienda dovrà seguire per facilitare l’intervento.
Confidando in una Vostra pronta risposta e in un sollecito intervento, restiamo a disposizione per ogni ulteriore chiarimento e siamo raggiungibili ai seguenti recapiti: [numero di telefono] / [indirizzo email].
Ringraziando anticipatamente per la collaborazione e l’attenzione alla presente, colgo l’occasione per porgere distinti saluti.
Cordiali saluti,
[Firma (se in formato cartaceo)]
[Nome e Cognome]
[Qualifica o Ruolo all’interno dell’azienda]
[Azienda o Ente richiedente]
[Recapiti Telefonici]
[Email]
Allegati: Copia del contratto di assistenza/manutenzione; eventuali comunicazioni precedenti relative al problema.
Terzo esempio di Sollecito intervento di riparazione
Oggetto: Sollecito intervento di riparazione – Contratto [numero o riferimento contratto]
Egregio/a [Nome del responsabile o dell’azienda incaricata],
in data [inserire la data del precedente contatto o segnalazione], ho segnalato un problema relativo a [descrivere brevemente l’oggetto della riparazione, ad esempio: “malfunzionamento della caldaia marca XYZ modello 1234 installata nel mio appartamento in [indirizzo completo]”]. Conformemente ai termini del contratto di assistenza/manutenzione numero [inserire il numero del contratto o del riferimento pertinente], ho richiesto un intervento di riparazione urgente.
Ad oggi, nonostante il passaggio di [inserire il numero di giorni] giorni dal mio primo contatto, non ho ricevuto alcun riscontro e il problema persiste, causando [descrivere gli eventuali disagi e/o danni causati dal mancato intervento, come ad esempio: “notevoli disagi a me e alla mia famiglia, con impossibilità di utilizzare il riscaldamento in piena stagione invernale”].
Vista l’urgenza della situazione e l’importanza di garantire il corretto funzionamento di [riporre l’oggetto della riparazione], Vi sollecito a procedere all’intervento di riparazione nel più breve tempo possibile. Richiedo inoltre di essere contattato/a al numero [inserire il numero di telefono] o via email a [inserire l’indirizzo email] per confermare la data e l’orario dell’appuntamento entro le prossime 48 ore.
Nel caso in cui la questione non trovasse soluzione in tempi brevi, mi vedrò costretto/a a valutare ulteriori azioni, ivi compreso il diritto di chiedere un risarcimento per i danni subiti e la possibilità di rivolgermi agli organi competenti.
Confido in una Vostra pronta risposta e Vi prego di accettare i miei più cordiali saluti.
Distinti saluti,
[Firma (se la lettera è inviata in formato cartaceo)]
[Il tuo nome completo]
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.