La lettera di sollecito risposta a candidatura è un documento redatto da un candidato che ha precedentemente presentato la propria candidatura per una posizione lavorativa o per l’ammissione a un programma educativo, ma che non ha ancora ricevuto risposta dall’ente o dall’azienda presso cui ha inviato la sua domanda. Il proposito principale di questo tipo di lettera è richiedere cortesemente un aggiornamento sullo stato del processo di selezione o di valutazione della candidatura.
Come scrivere un sollecito risposta a candidatura
Nel settore privato l’azienda non è giuridicamente obbligata a rispondere a ogni candidatura spontanea o a ogni application a una vacancy, salvo impegni assunti nell’annuncio o in comunicazioni individuali (ad esempio una deadline per il feedback o la promessa di esito entro una certa data). Questo non significa che non si possa sollecitare: significa che il sollecito va calibrato come richiesta di aggiornamento organizzativo e di corretto trattamento dei dati, non come intimazione. Dopo un tempo ragionevole dalla candidatura — in pratica, una o due settimane per posizioni operative e tre-quattro per ruoli complessi — il messaggio dovrebbe identificarti con nome e posizione per cui hai applicato, richiamare data e canale dell’invio, dichiarare l’interesse attuale e chiedere se il processo è ancora aperto e quando sono previsti i prossimi passaggi. Se l’annuncio fissava una timeline, è legittimo chiederne il rispetto o almeno un aggiornamento. Non ha senso parlare di “messa in mora”: in una selezione privata non c’è un obbligo legale di assumere né di rispondere; c’è però l’obbligo di trattare i tuoi dati in modo lecito, trasparente e proporzionato, e di non discriminare. Su questo terreno, il sollecito può domandare un cenno sull’avanzamento “per poter eventualmente programmare altre opportunità” e, se necessario, la conferma che i dati siano conservati per il tempo dichiarato nell’informativa oppure cancellati su tua richiesta.
La privacy non è un pretesto: è il perno delle tue leve. In quanto interessato, puoi esercitare i diritti di accesso ai dati personali trattati nel recruiting, chiedendo conferma che la tua candidatura sia stata ricevuta, quali categorie di dati sono trattate, per quali finalità e per quanto tempo, chi siano i destinatari, e ottenendo copia dei dati che ti riguardano. È realistico aspettarsi i dati e le informazioni sul trattamento; non è scontato ottenere le note interne dei selezionatori o i giudizi comparativi su terzi, che possono essere oscurati per tutela di diritti altrui o segreti aziendali. Se la selezione includesse decisioni “solo” automatizzate con effetti significativi (screening interamente algoritmico senza intervento umano), puoi chiedere informazioni significative sulla logica utilizzata e contestare il trattamento chiedendo l’intervento umano; nella prassi, molte aziende usano strumenti di ranking ma mantengono un passaggio umano, il che riduce la portata di questi diritti ma non li annulla quanto a trasparenza. Se desideri interrompere ogni ulteriore trattamento, puoi revocare il consenso o opporti alla conservazione del CV oltre il tempo dichiarato nell’informativa: in un sollecito civile ma fermo puoi unire la richiesta di feedback operativo alla richiesta di cancellazione o limitazione, se non ricevi risposte e non vuoi restare nel database.
Il profilo antidiscriminatorio è un’altra tutela concreta. Gli annunci e i processi di selezione non possono escludere o penalizzare per ragioni vietate (sesso, gravidanza, età non legata a requisiti essenziali, razza o origine etnica, orientamento sessuale, religione, disabilità, opinioni politiche). Il sollecito non è la sede per aprire accuse; tuttavia, se ti è stata rivolta una richiesta manifestamente illecita o hai tracce di un trattamento discriminatorio, conviene cristallizzare per iscritto l’accaduto, chiedere chiarimenti e conservare le prove: serviranno, se del caso, per un’azione in via amministrativa o giudiziale. In assenza di indizi seri, mantieni il sollecito su toni professionali: nelle relazioni di lavoro la reputazione conta quanto il diritto. Nelle procedure pubbliche il quadro cambia perché l’amministrazione ha l’obbligo di concludere il procedimento con un atto espresso nei termini fissati dal bando o dai regolamenti. Se hai partecipato a un concorso o a una selezione pubblica, il sollecito può richiamare la tua domanda con numero di protocollo, la fase procedimentale e il termine scaduto o imminente, chiedendo lo stato dell’istruttoria, il responsabile del procedimento e la calendarizzazione dei passaggi. Se la graduatoria o gli esiti non vengono pubblicati nei tempi, puoi chiedere accesso agli atti della procedura per visionare verbali, criteri e punteggi che ti riguardano; l’ente deve rispondere entro trenta giorni, salvo sospensioni per controinteressati. In caso di silenzio, è possibile attivare i rimedi interni previsti (titolare del potere sostitutivo, responsabile anticorruzione per l’accesso civico) e, come extrema ratio, il ricorso al TAR contro l’inerzia per ottenere un ordine di provvedere.
La forma e il canale contano. Con aziende private è perfetta l’e-mail all’indirizzo indicato nell’annuncio o al referente HR che ti ha scritto, evitando inoltri multipli a tutta l’organizzazione; su LinkedIn va bene un messaggio breve se il primo contatto è avvenuto lì, ma conviene ricondurre gli step operativi all’e-mail. Con la PA usa la PEC o il portale indicato dal bando, chiedendo protocollazione. In ogni caso, il sollecito dovrebbe essere tracciabile quando stai facendo valere un termine (per esempio in una selezione pubblica) o quando abbini una richiesta privacy; altrimenti basta un follow-up cortese via e-mail. Evita frequenze martellanti: due tentativi ben spaziati che aggiungono informazioni utili funzionano meglio di quattro promemorie identici.
Dal punto di vista sostanziale, l’obiettivo non è “forzare” un sì, ma ottenere un’informazione affidabile per decidere il da farsi. Per questo è utile offrire nel sollecito uno spazio di manovra all’interlocutore: puoi proporre una finestra per un breve colloquio, indicare eventuali scadenze personali (altre offerte in scadenza, preavviso da dare) senza ricatti, e chiedere di essere avvisato se la posizione è sospesa o chiusa; in quel caso, puoi chiedere anche la cancellazione dei dati o, al contrario, la loro conservazione per future posizioni, a tua scelta. Se l’azienda risponde chiedendo tempo, puoi domandare una data di aggiornamento e fermare lì il ping-pong fino a quel giorno, in modo da non apparire insistente.
Esempi di Sollecito risposta a candidatura
Ecco alcuni modelli di lettera di sollecito risposta a candidatura da utilizzare come esempio.
Modello 1 — Follow-up cordiale (selezione privata)
Oggetto: Follow-up candidatura per posizione ____________ – invio del ____________
Gentile ____________,
scrivo in merito alla mia candidatura per la posizione di ____________, inviata il ____________ tramite ____________. Confermo il mio interesse e chiedo cortesemente un aggiornamento sullo stato del processo e sulle prossime fasi.
Resto disponibile per un colloquio nelle seguenti finestre: ____________. Grazie in anticipo per un riscontro entro il ____________.
Cordiali saluti
Recapiti: ____________
Modello 2 — Sollecito con riferimento a timeline dell’annuncio
Oggetto: Sollecito aggiornamento candidatura – posizione ____________ (deadline indicata ____________)
Spett.le ____________,
in data ____________ ho presentato candidatura per la posizione ____________ (rif. annuncio ____________), che indicava una prima risposta entro ____________. Non avendo ricevuto riscontro, chiedo gentilmente un aggiornamento sulla mia candidatura e sull’eventuale calendario dei colloqui.
Qualora servissero ulteriori informazioni o documenti, posso inviarli immediatamente.
Distinti saluti
Telefono/E-mail: ____________
Modello 3 — Sollecito con nota privacy (diritti sui dati)
Oggetto: Richiesta esito/aggiornamento candidatura e gestione dati – posizione ____________
Gentile/Ufficio HR ____________,
con riferimento alla candidatura inviata il ____________ per la posizione ____________, chiedo un aggiornamento sullo stato della selezione. Ai sensi della normativa privacy, domando conferma della ricezione e delle modalità di conservazione dei miei dati; in mancanza di interesse alla mia candidatura, gradirei la loro cancellazione/limitazione, salvo Vostro diverso avviso motivato.
Resto a disposizione per un eventuale colloquio.
Cordiali saluti
Recapiti: ____________
Modello 4 — Selezione pubblica/ente (richiesta formale)
Oggetto: Sollecito riscontro candidatura – avviso/bando ____________ – prot. ____________
Spett.le ____________,
il/la sottoscritto/a ____________ ha presentato in data ____________ la candidatura all’avviso/bando ____________, prot. ____________. Chiedo cortese riscontro sullo stato dell’istruttoria e l’indicazione delle prossime fasi e dei relativi tempi, nonché del referente del procedimento.
Eventuali comunicazioni possono essere inviate a ____________ (PEC/e-mail).
Distinti saluti
CF ____________ – Recapiti: ____________
Modello 5 — Ultimo sollecito con indicazione di scadenze personali
Oggetto: Ultimo sollecito aggiornamento candidatura – posizione ____________ (riscontro entro ____________)
Gentile ____________,
faccio seguito ai precedenti messaggi del ____________ e del ____________ relativi alla mia candidatura per ____________. Per esigenze organizzative (altre selezioni in scadenza/preavviso da concordare), avrei necessità di un riscontro entro il ____________. In caso di tempi più lunghi, Vi chiedo cortesemente di indicare una data stimata per il prossimo aggiornamento.
Resto interessato/a e disponibile a un colloquio breve nei prossimi giorni.
Grazie e cordiali saluti
Recapiti: ____________
Fac Simile Lettera di Sollecito di Risposta a Candidatura Word
Di seguito è possibile scaricare il fac simile lettera di sollecito di risposta a candidatura Word.
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.