La lettera di sollecito di pagamento delle spese condominiali indirizzata all’inquilino è una comunicazione formale in cui il creditore, che in questo caso è il condominio o l’amministratore rappresentante il condominio, richiede all’inquilino moroso, ovvero colui che si è trattenuto oltre i termini previsti senza effettuare il pagamento dovuto, di onorare il proprio debito. Attraverso il sollecito, il condominio invita l’inquilino a saldare quanto dovuto entro una data precisa, offrendo un’ultima possibilità per regolare il debito in modo amichevole e senza necessità di rivolgersi ad istanze giudiziarie.
Come scrivere un sollecito di pagamento spese condominiali inquilino
Il primo punto fermo riguarda chi è obbligato verso il condominio. L’amministratore può pretendere i versamenti solo dal proprietario dell’unità, perché è lui il condomino e il diretto obbligato nei confronti della compagine condominiale. L’inquilino, invece, risponde nei confronti del locatore in base al contratto di locazione e alle norme speciali sulla ripartizione degli oneri accessori. Questo significa che, se l’inquilino non paga le spese a suo carico, il condominio potrà sollecitare e, se del caso, agire contro il proprietario; sarà poi il proprietario a sollecitare l’inquilino e a rivalersi su di lui. Solo se il proprietario ha conferito un mandato specifico o se il contratto prevede pagamenti diretti all’amministratore, quest’ultimo potrà interloquire formalmente con il conduttore per la riscossione.
Il quadro sostanziale per capire cosa può essere richiesto all’inquilino è tracciato dall’articolo 9 della legge 392/1978 e dalla pattuizione contrattuale. In via generale sono a carico del conduttore le spese di utilizzazione e i servizi comuni come pulizia, illuminazione, acqua, fognatura, ascensore, riscaldamento e condizionamento centralizzati, portierato e altre spese di gestione ordinaria, mentre al locatore restano le spese di manutenzione straordinaria, gli interventi strutturali e, salvo diverso accordo, le innovazioni e i lavori che esulano dall’ordinario. Quando il contratto specifica una diversa ripartizione, questa prevale purché non sia in contrasto con norme inderogabili. L’inquilino ha diritto alla trasparenza: può prendere visione dei giustificativi, dei bilanci preventivi e consuntivi e delle ripartizioni approvate dall’assemblea, e il locatore deve dimostrare la ragione del conguaglio e la quota imputata all’unità locata.
Il sollecito va quindi strutturato in modo chiaro sul piano dei fatti e corretto sul piano giuridico. È utile indicare il contratto di locazione di riferimento, il periodo amministrativo interessato, le voci imputate al conduttore secondo la ripartizione legale o pattizia, gli acconti eventualmente corrisposti e il conguaglio risultante dal consuntivo condominiale, allegando o mettendo a disposizione la documentazione giustificativa. È opportuno indicare con precisione l’importo dovuto, la scadenza originaria, le coordinate per il pagamento e un termine breve ma ragionevole per adempiere, specificando che, in mancanza di un tasso convenzionale, maturano gli interessi moratori ex articolo 1224 del codice civile dal giorno del ritardo e che eventuali ulteriori costi documentati di recupero potranno essere richiesti. Il tono deve restare professionale e misurato, evitando formulazioni minacciose o riferimenti impropri, e aprendo alla possibilità di chiarimenti e, se necessario, di un piano di rientro sostenibile purché rapido e tracciato.
La scelta del canale di invio incide sulla prova. Se il rapporto con l’inquilino è già gestito via PEC, questo è il mezzo preferibile perché attribuisce data certa e garantisce integrità; in alternativa, la raccomandata con avviso di ricevimento resta un’opzione solida. Un primo promemoria può viaggiare per e-mail ordinaria o messaggistica, ma in caso di inerzia è prudente ricorrere a un canale tracciabile. È importante conservare copia del sollecito, delle ricevute di invio e consegna, del contratto di locazione, dei bilanci condominiali, dei prospetti di riparto e degli eventuali scambi con l’amministratore, così da poter dimostrare sia la debenza delle singole voci sia la corretta imputazione all’inquilino.
Se il sollecito rimane senza esito, il passo successivo ragionevole è la messa in mora formale ai sensi dell’articolo 1219 del codice civile, che costituisce il conduttore in mora, interrompe la prescrizione e prepara la strada a rimedi ulteriori. L’inadempimento persistente delle spese condominiali imputate al conduttore può integrare morosità rilevante ai fini dello sfratto, soprattutto quando l’ammontare è significativo o equiparabile a più mensilità di canone, fermo restando che il giudice valuterà la gravità alla luce del caso concreto e del contratto. In sede giudiziale è possibile cumulare la domanda di convalida di sfratto per morosità con la richiesta di ingiunzione per i crediti accessori, purché la documentazione sia completa e la morosità non sia oggetto di contestazioni serie e circostanziate. In alternativa, il locatore può agire con ricorso per decreto ingiuntivo fondato sui documenti contabili, sulla delibera di approvazione del bilancio e sulla clausola contrattuale di ribaltamento degli oneri.
Sotto il profilo temporale, occorre tenere presente che i crediti periodici da locazione e accessori si prescrivono in cinque anni; per evitare decadenze è buona prassi monitorare scadenze e conguagli e inviare tempestivamente atti idonei a interrompere la prescrizione. In sede di riscossione non è corretto imputare unilateralmente la cauzione a copertura della morosità in corso salvo accordo espresso o riconsegna dell’immobile, perché la cauzione tutela il locatore a fine rapporto e non sostituisce il pagamento corrente. Qualora l’inquilino sollevi contestazioni, vale la pena circoscriverle per iscritto, fornire l’accesso ai giustificativi e, quando emergano errori di riparto, procedere alle rettifiche dovute, così da evitare contenziosi su poste marginali che rallenterebbero il recupero del complessivo.
Sul piano della protezione dei dati e della correttezza del trattamento, è essenziale limitarsi alle informazioni necessarie per la richiesta di pagamento, evitare diffusione a terzi della morosità senza base giuridica e custodire in modo sicuro la documentazione, rispettando gli obblighi fiscali e le regole del GDPR. Quando il locatore si avvale di un agente o di uno studio per i solleciti, è opportuno formalizzare il mandato e, se trattano dati per suo conto, predisporre l’accordo sul trattamento ai sensi dell’articolo 28 del regolamento europeo.
Esempi di solleciti di pagamento spese condominiali inquilino
Ecco alcuni modelli di sollecito di pagamento spese condominiali inquilino da utilizzare come esempio.
Esempio primo sollecito di pagamento spese condominiali inquilino
Oggetto: Primo sollecito per mancato pagamento spese condominiali
Gentili Signori,
ci rivolgiamo a Voi in qualità di inquilini dell’unità immobiliare sita in [indicare indirizzo completo], relativamente al mancato pagamento delle spese condominiali.
Da nostre informazioni risulta che la Vostra quota delle spese condominiali, relativa al [specificare il periodo, es.: trimestre/semestre/anno 20XX], non è ancora stata da voi pagata.
Siamo certi si tratti di un disguido; tuttavia, il ritardo sta causando disagi nella gestione amministrativa del condominio. Per tanto, vi esortiamo ad adempiere al pagamento della suddetta fattura quanto prima, al fine di regolare la Vs. posizione debitoria.
Nel caso in cui abbiate già provveduto al pagamento, vi preghiamo di comunicarci i relativi dettagli e di ritenere nulla questa richiesta.
Il pagamento può essere eseguito a mezzo bonifico bancario utilizzando le seguenti coordinate:
IBAN: _________________________
Intestato a: _____________________
Referente Amministratore condominio: _____________________
Filiale di: ______________________
In assenza di un riscontro da parte Vostra entro [specificare una scadenza, es.: 10 giorni] dalla ricezione della presente, saremo costretti a intraprendere le azioni legali previste dalla normativa vigente per il recupero del credito.
Siamo a Vs. completa disposizione per ogni chiarimento o informazione aggiuntiva.
Cordiali saluti,
_______________ [Firma dell’amministratore di condominio o suo delegato]
_______________ [Nome dell’amministratore di condominio o delegato/administrativo]
Contatti: [numero di telefono] – [indirizzo email]
[Indirizzo amministratore o dell’ufficio amministrativo]
Esempio secondo sollecito di pagamento spese condominiali inquilino
Oggetto: Secondo sollecito per il pagamento delle spese condominiali insolute
Gentili Signori,
in riferimento alla nostra lettera del ______________, risulta che la quota relativa alle spese condominiali riferita al periodo _____ e relativa all’unità abitativa da Voi occupata, non è ancora stata adempiuta.
Non avendo ricevuto riscontro al nostro primo sollecito né ricevuto il dovuto pagamento, siamo spiacenti di dover procedere con questo secondo avviso. Ciò al fine di mantenere in regola l’amministrazione condominiale e garantire la continuità dei servizi comuni indispensabili per tutti i condomini.
Vi invitiamo pertanto a saldare la somma di €_________, relativa alle sopracitate spese condominiali, con la massima urgenza. In caso di mancato pagamento, saremo costretti a valutare ulteriori azioni secondo quanto previsto dalla normativa vigente e dal regolamento condominiale.
Per tanto, vi esortiamo a provvedere quanto prima al pagamento della stessa. Nel caso in cui abbiate già provveduto al pagamento, vi preghiamo di trasmetterci la documentazione attestante il saldo per poter aggiornare i nostri registri e ritenere nulla la presente richiesta.
Il pagamento può essere eseguito a mezzo bonifico bancario utilizzando le seguenti coordinate:
IBAN: _________________________
Intestato a: _____________________
Causale: pagamento spese condominiali periodo _____, unità abitativa ____.
Vi ringraziamo per la collaborazione e rimaniamo a disposizione per qualsiasi chiarimento.
Cordiali saluti,
___________________
(Nome e firma dell’Amministratore di Condominio)
Esempio ultimo sollecito di pagamento spese condominiali inquilino
Oggetto: Ultimo sollecito per il pagamento delle spese condominiali e costituzione in mora
Gent.li Signori,
come specificato nelle precedenti comunicazioni, la Vostra attuale posizione debitoria risulta essere non regolare in riferimento al mancato pagamento delle spese condominiali.
Non avendo ricevuto nessun riscontro o pagamento da parte Vostra, con la presente siamo ad inviarVi un ultimo sollecito al pagamento del Vs. debito. Si richiede la regolarizzazione della posizione debitoria entro 10 giorni dalla ricezione di questa lettera. Si avvisa che in caso di ulteriore mancato riscontro, l’amministrazione si vedrà costretta ad adire le vie legali per il recupero del credito.
Con la presente comunicazione si intende altresì costituire formalmente la parte debitrice in mora, ai sensi e per gli effetti degli artt. 1218 e seguenti del Codice Civile.
Si prega di effettuare il pagamento tramite bonifico bancario utilizzando le seguenti coordinate:
IBAN: _________________________
Intestato a: _____________________
Filiale di: _______________________
È nostro dovere ricordarVi che il mancato pagamento pregiudica il regolare svolgimento delle attività condominiali e implica oneri aggiuntivi a carico dell’intera comunità.
Cordiali saluti,
______________________________
(Timbro e Firma del responsabile amministrativo o dell’Amministratore del Condominio)
Nel caso abbiate già provveduto al pagamento della somma dovuta dopo la data di spedizione di questa lettera, Vi preghiamo di ritenere nulla la presente e di inviarci una prova del pagamento effettuato per aggiornare i nostri registri.
Facciamo rilevare che questa lettera, oltre a rappresentare un ultimo sollecito di pagamento, costituisce atto formale di costituzione in mora con tutte le conseguenze di legge che ne derivano.
Vi preghiamo di prendere seria considerazione di questa comunicazione e di adempiere al Vs. obbligo senza ulteriori indugi.
Distinti saluti.
Fac Simile Lettera di Sollecito di Pagamento Spese Condominiali Inquilino Word
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Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.