Immagina di trovarti dinanzi a uno strumento di comunicazione tanto tradizionale quanto potente: sto parlando della lettera di sollecito di pagamento. In particolare, concentriamoci sulla peculiarità di quella che concerne la tredicesima, una sorta di bonifica del rapporto debitore-creditore che si fonda sulla puntualità e sul rispetto degli accordi. Innanzitutto, quando parliamo di sollecito, ci riferiamo a quella prassi per cui un creditore, in maniera ferma ma cortese, fa presente al proprio debitore che il momento di saldare un debito è arrivato, e lo fa con l’intento di ricevere quanto gli spetta entro una data ben definita.
Questo tipo di sollecito diviene particolarmente rilevante quando a mancare all’appello è il pagamento di una tredicesima, componente essenziale di molti accordi lavorativi e finanziari. Il creditore, quindi, si fa carico di avvisare il suo debitore che, nel caso in cui la tredicesima non venisse corrisposta entro il limite temporale stabilito, si vedrà costretto a procedere in maniera più assertiva, magari attraverso l’ausilio delle vie legali.
Eppure, nel nostro immaginario scenario, non è necessario che il creditore faccia leva sull’intercessione di una figura legale quale un avvocato per dare peso al proprio reclamo. La semplicità di una lettera redatta dal creditore stesso è sufficiente a innescare tutto un processo giuridico che investe il debitore di una serie di oneri aggiuntivi, in caso di persistente inadempienza.
Un tale documento, scritto con la giusta formalità e precisa indicazione del debito, della relativa scadenza e delle potenziali conseguenze, permette di situare il debitore in una posizione di mora, concetto giuridico secondo cui, da quel momento in poi, egli è tenuto non solo al pagamento del debito stesso, ma anche al risarcimento dei danni che il creditore potrebbe subire a causa di questo ritardo. Per di più, l’inizio della mora fa scattare anche l’accumulo di interessi moratori e blocca il tempo che scorre ai fini della prescrizione del debito.
Qui risiede la forza di una lettera di sollecito di pagamento tredicesima: una missiva chiara non solo mette in guardia il debitore sulle immediate conseguenze del suo mancato adempimento, ma segnala anche l’apertura di una strada che può condurre a contingenze ben meno amichevoli, sotto la lente della legge e delle sue aste coercitive. Un autorevole promemoria, insomma, che non richiede la pomposità legale, ma la serietà e la chiarezza che sorgono dal diritto e dall’equità.
Come scrivere un sollecito di pagamento tredicesima
Una lettera di sollecito pagamento per la tredicesima mensilità (o tredicesima) è un documento che viene inviato dal datore di lavoro o dal dipartimento delle risorse umane del lavoratore al quale non è stata corrisposta la tredicesima nelle tempistiche previste. La tredicesima è un diritto del lavoratore sancito dalla legge italiana e tipicamente corrisponde a un mese di stipendio aggiuntivo pagato entro il mese di dicembre.
Una lettera di sollecito per il pagamento della tredicesima deve includere:
-Intestazione dell’azienda: La lettera di sollecito dovrebbe avere l’intestazione dell’azienda con tutti i dati rilevanti, come il nome dell’azienda, l’indirizzo, il numero di telefono, l’indirizzo email e il numero di partita IVA o di codice fiscale.
-Data: Oltre all’intestazione, la data della stesura della lettera è importante perché stabilisce un punto temporale di riferimento per le azioni future.
-Riferimenti del destinatario: La lettera deve essere indirizzata specificamente al dipendente in oggetto, con il suo nome completo e l’indirizzo, o all’eventuale istituzione/debitore che deve effettuare il pagamento.
-Oggetto: Una chiara dichiarazione come “Sollecito di pagamento tredicesima mensilità” che identifichi immediatamente lo scopo della comunicazione.
-Saluto iniziale: Un formale saluto iniziale è buona educazione e serve a dare un tono professionale alla lettera, come “Gentile [Nome del lavoratore/della società/etc.],”
-Corpo della lettera: Qui si spiegano le circostanze della situazione, inclusi:
Un promemoria del diritto: Un breve riepilogo dell’obbligo legale di pagamento della tredicesima e degli accordi specifici, se presenti nel contratto di lavoro.
Il dettaglio del debito: Specificare l’importo della tredicesima non corrisposta e qualsiasi dettaglio sul periodo lavorativo a cui si riferisce la somma.
Riferimento a precedenti comunicazioni: Se sono state inviate precedenti comunicazioni o solleciti, menzionare le date e il contenuto di tali comunicazioni.
Conseguenze del mancato pagamento: Eventuali interessi di mora, azioni legali o altre conseguenze che sono applicabili in caso di ulteriore ritardo nei pagamenti.
-Termine del pagamento: Indicare una data precisa entro la quale si aspetta che il pagamento venga effettuato.
-Modalità di pagamento: Fornire le informazioni necessarie per compiere il pagamento, come coordinate bancarie o le istruzioni per un bonifico.
-Invito al dialogo: Aprire alla possibilità di discutere il problema in caso ci siano dei dubbi o delle questioni da chiarire.
-Chiusura formale: Una frase di chiusura formale come “In attesa di una Vostra sollecita risposta, porgiamo distinti saluti.”
-Firma e nome: La firma manuale (se inviata fisicamente) o digitale e il nome stampato, assieme al titolo o alla posizione di chi scrive la lettera nell’azienda, o il timbro aziendale se appropriato.
-Alla fine della lettera: Indicare eventuali allegati (come copie di precedenti solleciti o documentazione pertinente).
Una volta preparata la lettera di sollecito, essa dovrebbe essere inviata tramite un metodo tracciabile, come raccomandata con ricevuta di ritorno o posta elettronica certificata (PEC), in modo da avere una prova legale dell’avvenuto invio e della data di spedizione.
Esempi di solleciti di pagamento tredicesima
Ecco alcuni modelli di tredicesima da utilizzare come esempio.
Esempio primo sollecito di pagamento tredicesima
Oggetto: Primo sollecito per mancato pagamento tredicesima mensilità
Gentili Signori,
da nostre informazioni risulta che il pagamento relativo alla tredicesima mensilità, previsto dal contratto di lavoro e confermato dalla nostra comunicazione in data ________, con scadenza al _____ non è ancora stato da voi accreditato.
Poiché tale pagamento riveste carattere di obbligatorietà secondo le normative vigenti in materia di lavoro, e consapevoli dell’importanza che questo ha per il benessere dei nostri collaboratori, vi sollecitiamo a provvedere quanto prima alla regolarizzazione di tale importo.
Qualora vi siano stati disguidi o incomprensioni che hanno causato tale ritardo, vi invitiamo a contattarci per risolvere la situazione. Nel caso in cui abbiate già effettuato il pagamento e fosse in corso di registrazione, vi preghiamo di ritenere nulla la presente comunicazione.
Rammentiamo che la tredicesima mensilità è un diritto del lavoratore e la sua mancata corresponsione entro le tempistiche stabilite può comportare sanzioni ed interesse per mora.
Il pagamento può essere eseguito a mezzo bonifico bancario utilizzando le seguenti coordinate bancarie:
IBAN: __________________________
Intestato a: ______________________
Filiale di: ________________________
Nell’attesa di un vostro solerte riscontro, ringraziamo per l’attenzione e restiamo a disposizione per ogni ulteriore chiarimento possiate necessitare.
Cordiali saluti.
[Nome e cognome]
[Posizione nel lavoro]
[Informazioni di contatto]
[Dati aziendali]
Esempio secondo sollecito di pagamento tredicesima
Oggetto: Secondo sollecito per il pagamento della Tredicesima mensilità
Gent.li Signori,
con la presente desideriamo richiamare la Vostra attenzione in merito alla nostra comunicazione precedente datata ____________, nella quale si evidenziava il mancato pagamento della Tredicesima mensilità, corrispondente alla fattura n. _______, emessa in data ________ con scadenza il ________.
Riscontriamo con disappunto che tale importo non risulta ancora essere stato saldato, nonostante la scadenza sia trascorsa da tempo. Tale omissione sta influendo negativamente sui nostri accordi commerciali e sui regolari flussi finanziari.
Pertanto, vi invitiamo con urgenza a regularizzare la posizione in oggetto effettuando il pagamento del dovuto senza ulteriori indugi. La tempestività nella risoluzione di questa situazione è indispensabile per mantenere un rapporto di collaborazione costruttivo e privo di frizioni.
Qualora abbiate già provveduto al pagamento della somma dovuta in data successiva alla nostra precedente comunicazione, vi preghiamo di trascurare la presente e di accettare le nostre scuse per il disguido.
Al fine di facilitare il versamento, riportiamo di seguito le coordinate bancarie:
IBAN: _________________________
Intestato a: ____________________
Filiale di: ______________________
Vi preghiamo di includere nella causale del bonifico il riferimento alla fattura n. ________ per garantire un corretto e rapido accreditamento del pagamento.
Nell’attesa di un Vostro celere riscontro, cogliamo l’occasione per ricordarvi la nostra disponibilità per ogni eventuale chiarimento e per invitare ad un futuro comportamento più conforme agli accordi presi.
Cordiali saluti,
[Firma]
[Nome dell’incaricato o dell’ufficio competente]
[Denominazione della società o dell’ente creditore]
[Contatti telefonici o email]
Esempio ultimo sollecito di pagamento tredicesima
Oggetto: Ultimo sollecito per il pagamento della tredicesima e costituzione in mora
Gent.li Signori,
in riferimento alla nostra lettera del _______________, risulta che la vostra tredicesima mensilità relativa all’anno ___________, e con importo pari a _______________, scaduta in data ________, non è ancora stata corrisposta.
Anticipando la nostra disponibilità alla collaborazione e al dialogo, Vi sollecitiamo tuttavia al pagamento immediato della Vostra tredicesima mensilità entro un termine non superiore a 10 giorni dalla ricezione della presente comunicazione. In assenza di un Vostro riscontro tempestivo, ci vedremmo costretti a tutelare i nostri interessi legali mediante l’adizione delle vie legali competenti.
Per questo Vi esortiamo ad adempiere al Vostro obbligo di pagamento senza ulteriore indugio. Nel caso in cui abbiate già provveduto a regolare la posizione debitoria, Vi chiediamo di ignorare la presente comunicazione e di accettare le nostre scuse per l’inconveniente.
Il pagamento può essere effettuato mediante bonifico bancario utilizzando le seguenti coordinate:
IBAN: _________________________
Intestato a: ______________________
Filiale di: _________________________
La presente comunicazione ha valore di messa in mora, pertanto ai sensi e per gli effetti di quanto previsto dall’art. 1219 e seguenti del Codice Civile, ogni ulteriore ritardo nel pagamento potrà comportare l’applicazione degli interessi di mora e l’eventuale risarcimento del danno ulteriore, secondo quanto stabilito dalle vigenti disposizioni legislative.
Certi della Vostra collaborazione, porgiamo cordiali saluti.
_______________________
(Timbro e Firma del responsabile amministrativo o dell’Amministratore Unico)
P.S. Nel caso abbiate già provveduto al pagamento, Vi preghiamo di ritenere nulla questa richiesta e di fornirci, se possibile, una prova del pagamento effettuato.
Ricordiamo infine che questo documento ha validità legale come atto di costituzione in mora ad ogni effetto di legge.
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.