Nel contesto delle professioni e dei servizi offerti, una lettera di sollecito di pagamento è uno strumento comunicativo attraverso cui un professionista, che ha erogato una prestazione e si vede ancora in attesa del corrispettivo pattuito, avvisa il suo cliente della necessità di saldare il debito. Questa forma di comunicazione ha una funzione duplice: da un lato, serve come promemoria del debito scaduto o in scadenza; dall’altro, rappresenta un avvertimento formale che mette in chiaro le implicazioni legali di un ulteriore ritardo nel pagamento.
Un sollecito di pagamento, quindi, è essenzialmente una chiamata all’azione nei confronti del debitore, affinché onori l’impegno economico derivante dal contratto di prestazione di servizi. Il creditore qui ricorre a un tono che si desidera sia assertivo ma equilibrato, nel quale si esposero i fatti: la prestazione è stata fornita come concordato e ora si attende il corrispettivo. Il documento sottolinea che il mancato saldo ha delle conseguenze, non solo in termini di disservizio per il creditore ma anche di responsabilità per il debitore, che potrebbe venire chiamato a rispondere dell’accaduto anche al di là della mera somma dovuta.
Il creditore, in questo tipo di lettera, formula spesso anche un’ultima offerta di accomodamento, indicando una data specifica entro la quale il pagamento può essere ancora accettato senza iniziare ulteriori azioni. Si sottolinea così l’intenzione di risolvere la questione amichevolmente pur lasciando intendere l’intenzione, in caso contrario, di tutelare i propri diritti anche con il sostegno delle istituzioni giudiziarie.
Non è indispensabile all’interno di questa fase preventiva coinvolgere un avvocato. Infatti, il sollecito redatto e inviato dal professionista ha piena efficacia giuridica e può sortire l’effetto desiderato di incitare al pagamento. Di per sé, una lettera redatta da un legale può avere un impatto psicologico maggiore, ma è nella sostanza equivalente a un sollecito inviato direttamente dal creditore.
L’invio di tale comunicazione è rilevante anche in termini legali perché segna il punto di partenza per il calcolo degli interessi moratori e possiede la capacità di interrompere il termine di prescrizione, rimettendo così in movimento l’orologio legale per la prescrivibilità del diritto al credito in questione. Questo passo, perciò, rappresenta non solo un metodo di pressione per il recupero del credito ma anche una necessaria formalità giuridica, indispensabile per la piena tutela dei propri diritti.
Come scrivere un sollecito di pagamento prestazioni professionali
In qualità di esperto di scrittura, posso offrire una guida dettagliata sulle informazioni essenziali che devono essere incluse in una lettera di sollecito per il pagamento di prestazioni professionali. Una tale lettera dovrebbe essere chiara, cortese e professionale, nonché trasmettere un senso di urgenza senza risultare troppo aggressiva.
Una lettera di sollecito di pagamento dovrebbe includere i seguenti elementi:
1. Intestazione e Dati del Mittente: La lettera dovrebbe iniziare con l’intestazione del professionista o dell’azienda che fornisce la prestazione professionale. Questo include il nome del professionista o dell’azienda, l’indirizzo, il numero di telefono, l’indirizzo email e qualsiasi altro dettaglio di contatto pertinente.
2. Data: La data in cui la lettera è stata scritta va posta in alto a destra o a sinistra, a seconda delle convenzioni locali, preferibilmente vicino ai dettagli del mittente.
3. Riferimenti al Cliente e Informazioni di Contatto: Seguire con il nome del cliente, l’indirizzo, e possibilmente altri dati come il numero di clientela, se esistente, per garantire che la lettera arrivi alla persona giusta.
4. Oggetto: Includere un breve, ma specifico, oggetto che descriva il contenuto della lettera, come “Sollecito Pagamento per Prestazioni di Consulenza del [inserire data/servizio]”.
5. Riferimento ad Accordi Precedenti e Fatture: Riferirsi alla prestazione specifica per cui si sta richiedendo il pagamento, con dettagli come il numero della fattura, la data della prestazione, e la descrizione del servizio fornito. Questo serve a chiarire il contesto della richiesta.
6. Dettaglio dei Pagamenti: Indicare l’importo che è stato concordato, già versato, e l’importo attualmente dovuto, compresi eventuali interessi di mora se il pagamento è ben oltre la data di scadenza e se ciò era stato concordato nel contratto originario.
7. Scadenze del Pagamento: Ricordare al cliente la data di scadenza originale e sottolineare che il pagamento è in ritardo.
8. Invito a Risolvere la Situazione: Esprimere il desiderio di risolvere la questione in maniera amichevole, indicando disponibilità a discutere le possibili difficoltà che il cliente sta incontrando e potenziali soluzioni, come un piano di pagamento.
9. Conseguenze in caso di Mancato Pagamento: Informare il cliente delle possibili azioni che saranno intraprese se il pagamento non viene effettuato entro un termine specificato, come ulteriori solleciti, l’invio della pratica a un’agenzia di recupero crediti, o azioni legali.
10. Cortesia e Chiusa Professionale: Mantenere un tono cortese ed evitare espressioni aggressive. La lettera dovrebbe terminare con un ringraziamento per l’attenzione e con la speranza di una pronta risoluzione della questione, seguito da un professionale “Cordiali saluti” o “Distinti saluti” e la firma del professionista o dell’incaricato responsabile.
11. Allegati: Indicare quali documenti sono allegati con la lettera (ad esempio, copia della fattura non pagata) per facilitare un rapido riferimento da parte del cliente.
Esempio di oggetto: “Sollecito di Pagamento – Fattura #12345”
La chiave per una lettera di sollecito di pagamento efficace è combinare fermezza e professionalità, lasciando allo stesso tempo aperta la porta a una comunicazione costruttiva per risolvere eventuali fraintendimenti o difficoltà finanziarie da parte del cliente.
Esempi di solleciti di pagamento prestazioni professionali
Ecco alcuni modelli di prestazioni professionali da utilizzare come esempio.
Esempio primo sollecito di pagamento prestazioni professionali
Oggetto: Primo sollecito per mancato pagamento prestazioni professionali
Gentili Signori,
con la presente desideriamo informarvi che, dai nostri registri contabili, risulta che la fattura n.______ del ________, relativa alle prestazioni professionali da noi svolte e scaduta in data _____, non è stata ancora regolata.
Comprendiamo che possono esserci delle dimenticanze o disguidi e ci teniamo a mantenere un rapporto professionale costruttivo; tuttavia, è importante per la nostra gestione aziendale ricevere i pagamenti nei tempi concordati.
Vi invitiamo pertanto a procedere al saldo del dovuto quanto prima possibile. Qualora abbiate già effettuato il pagamento dopo la data di estrazione delle nostre posizioni debitorie, vi chiediamo di ignorare la presente comunicazione e, se possibile, di inviarci una copia della ricevuta di pagamento per aggiornare i nostri sistemi.
Di seguito, riportiamo i dettagli per effettuare il bonifico:
IBAN: _________________________
Intestato a: ___________________
Filiale di: _____________________
Per ogni domanda o chiarimento, non esitate a contattarci all’indirizzo email [inserire email] o al numero di telefono [inserire numero].
Restiamo in attesa di un vostro sollecito riscontro e siamo disponibili per qualsiasi ulteriore chiarimento.
Cordiali saluti,
[Il Tuo Nome]
[La Tua Posizione]
[Nome del Tuo Studio Professionale o Società]
[Indirizzo]
[Recapiti Telefonici]
[Email di riferimento]
Esempio secondo sollecito di pagamento prestazioni professionali
Oggetto: Secondo sollecito per il pagamento delle prestazioni professionali
Gentili Signori,
con la presente desideriamo richiamare la Vostra attenzione in merito alla nostra precedente comunicazione del ______________, in cui evidenziavamo la mancata ricezione del pagamento relativo alla fattura n._______ emessa in data _________, con scadenza _____.
Ci rammarichiamo nel constatare che, ad oggi, tale importo non è stato ancora saldato, nonostante il termine di pagamento indicato sia trascorso da tempo.
La persistenza di questa situazione di inadempimento incide negativamente sulla gestione del nostro studio e sul mantenimento dei rapporti di fiducia reciproci, che abbiamo sempre considerato fondamentali per una collaborazione professionale efficace e duratura.
Perciò, Vi invitiamo con urgenza a regolarizzare la Vs. posizione debitoria provvedendo al saldo della suddetta fattura. Restiamo fiduciosi che questa situazione possa risolversi rapidamente e che non sia necessario procedere con ulteriori azioni che potrebbero andare a inficiare il nostro rapporto lavorativo.
Qualora abbiate già effettuato il pagamento dopo la data di emissione di questo sollecito, la preghiamo di considerare non valida tale richiesta e di darci una conferma dello stesso, in modo da poter aggiornare i nostri registri contabili.
Di seguito, le forniamo nuovamente i dettagli per l’esecuzione del pagamento:
IBAN: _________________________
Intestato a: _____________________
Filiale di: ______________________
Vi preghiamo di inserire nella causale del bonifico il riferimento alla fattura numero e la data di emissione per permetterci di riconoscere agevolmente il Vs. pagamento.
Confidando in una Vostra celere risposta e nell’immediata regolarizzazione del pagamento, porgiamo distinti saluti.
[Nome e Cognome]
[Ruolo nel Studio/Impresa]
[NUMERO TELEFONICO]
[INDIRIZZO EMAIL]
[INDIRIZZO STUDIO]
Data: _________________________
Firma: _________________________
Esempio ultimo sollecito di pagamento prestazioni professionali
Oggetto: Ultimo sollecito per il pagamento delle prestazioni professionali e costituzione in mora
Gent.li Signori,
in riferimento alla nostra lettera del ______________, risulta che la fattura n._______ del _________, e con importo pari a ______________€, scaduta il _____, non è ancora stata pagata.
Vi sollecitiamo pertanto al pagamento del Vs. debito al fine di regolare la vostra posizione debitoria entro 10 giorni dalla ricezione della presente. In caso di mancato riscontro nei termini stabiliti, saremo costretti ad adire le vie legali.
Per tanto, vi esortiamo a provvedere quanto prima al pagamento della stessa al fine di regolare la Vs. posizione debitoria. Nel caso in cui abbiate già provveduto al pagamento, vi preghiamo di ritenere nulla questa richiesta e fornirci una ricevuta o una conferma di avvenuto pagamento.
Il pagamento può essere eseguito a mezzo bonifico bancario alle seguenti coordinate:
IBAN: _________________________
Intestato a: _____________________
Filiale di: ______________________
Cordiali saluti,
_______________ [Timbro e Firma]
_______________ [Nome del responsabile amministrativo o dell’Amministratore Unico]
Nel caso abbiate già provveduto al pagamento, vi preghiamo di ritenere nulla questa richiesta e di comunicarci la vostra disposizione.
Ricordiamo infine che la presente ha validità come atto di costituzione in mora ad ogni effetto di legge.
Distinti saluti,
_______________ [Timbro e Firma]
_______________ [Nome del responsabile amministrativo o dell’Amministratore Unico]
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.