Una lettera di sollecito per l’invio di una fattura si configura come una comunicazione formale ed educata, attraverso la quale una parte, generalmente un fornitore di beni o servizi, si rivolge a un cliente o a un ente che non ha ancora compiuto l’azione di inviare la fattura relativa a una transazione commerciale già effettuata. Questo tipo di lettera interviene nel processo amministrativo e contabile delle aziende e serve a innescare o accelerare le procedure burocratiche che spesso possono essere oggetto di dimenticanze o ritardi.
La lettera si pone dunque come uno strumento cortese ma al tempo stesso incisivo per richiamare l’attenzione del destinatario sulla necessità di ottemperare agli adempimenti che l’ordinamento e la buona prassi commerciale richiedono. Si assume che coloro che inviano tali lettere desiderino mantenere buone relazioni professionali pur assicurandosi che gli aspetti finanziari e documentali vadano a completamento nel modo corretto.
Questa comunicazione svolge una funzione critica all’interno del flusso di cassa e della gestione della contabilità di un’impresa poiché l’emissione e la ricezione delle fatture sono la testimonianza formale di una transazione commerciale avvenuta, permettendo quindi una corretta registrazione contabile e fiscale. La lettera di sollecito per invio fattura ricopre il ruolo di promemoria e stimola una risposta che ha implicazioni dirette sulla programmazione finanziaria e sul rispetto degli obblighi legali delle due parti coinvolte.
Come scrivere un sollecito di invio fattura
Una lettera di sollecito per l’invio di una fattura è un documento formale che viene inviato a un fornitore o a un cliente per ricordargli di inviare una fattura che è in ritardo o che non è stata ricevuta entro il tempo concordato. Quando si redige una tale lettera, è importante essere cortesi e professionali, ma anche chiari ed espliciti circa le informazioni necessarie. Ecco cosa dovrebbe contenere una lettera di sollecito per l’invio di una fattura:
1. Intestazione della Propria Azienda o dati personali: Includere il nome della propria azienda, indirizzo, numero di telefono, indirizzo mail e, se rilevante, il proprio logo aziendale. Se la lettera viene inviata da un individuo, includere invece i suoi dati personali.
2. Data: La data in cui la lettera viene scritta.
3. Destinatario: Indicare chiaramente i dati del destinatario, come il nome della persona o della società fornitrice, l’indirizzo e gli altri dati di contatto pertinenti.
4. Oggetto: Un breve riassunto dello scopo della lettera, es. “Oggetto: Sollecito invio fattura per i servizi/lavori forniti in data [inserire data]”.
5. Saluto: Un saluto formale, ad esempio “Gentile [Nome]” o “Spettabile [Nome Azienda]”.
6. Corpo della Lettera: Qui si entrerà nel dettaglio della richiesta, includendo:
– Introduzione cortese: Una frase iniziale che spieghi cortesemente lo scopo della lettera.
– Dettaglio del servizio o prodotto fornito: Specificare quale servizio o prodotto è stato fornito, includendo date e qualsiasi numero d’ordine o di riferimento relativo all’accordo o al contratto.
– Referenza alla fattura mancante: Menzionare che la fattura originale non è stata ancora ricevuta.
– Importanza della fattura: Spiegare il motivo per il quale la fattura è necessaria, ad esempio per i processi contabili interni, per la chiusura del bilancio, o per adempiere obblighi fiscali.
– Richiesta chiara: Fare una richiesta esplicita e cortese per l’invio della fattura in questione.
– Termine per l’invio: Indicare una data di scadenza entro la quale ci si aspetta di ricevere la fattura.
7. Richiesta per eventuali chiarimenti: Offrire l’opportunità al destinatario di contattare l’azienda per qualsiasi domanda o chiarimento riguardante la richiesta.
8. Compimenti e Ringraziamenti: Concludere la lettera con un frase di ringraziamento anticipato per la collaborazione e, se appropriato, un commento positivo sulla relazione lavorativa in essere.
9. Chiusura formale: Una chiusura formale, come “Cordiali saluti,” o “Distinti saluti,” seguita dal proprio nome e titolo/ruolo all’interno della società.
10. Allegati, se necessari: Se la lettera fa riferimento a precedenti comunicazioni o documenti, è opportuno allegarli o fare un riferimento esplicito.
Esempi di solleciti di invio fattura
Ecco alcuni modelli di invio fattura da utilizzare come esempio.
Esempio primo sollecito di invio fattura
Oggetto: Sollecito di invio fattura per [Descrizione del servizio/prodotto]
Gentile [Nome del fornitore],
in riferimento al servizio/prodotto fornito in data [data del servizio o della consegna], ci troviamo a scrivere questa lettera per sollecitare l’invio della fattura relativa all’operazione in oggetto, fino ad oggi non ancora ricevuta.
Conformemente ai termini concordati, la fattura avrebbe dovuto essere emessa e inviata entro [numero giorni] giorni dalla data di consegna/fruizione del servizio, ovvero entro il [data ultima per l’emissione della fattura]. Non avendo ricevuto tale documento contabile, non siamo in grado di procedere con l’attuazione dei pagamenti secondo i termini pattuiti.
La mancanza della fattura sta incidendo sui nostri processi contabili interni, e vorremmo sollecitare una pronta risoluzione a questo inconveniente. Ciò è indispensabile per garantire la regolarità delle nostre registrazioni e il rispetto delle scadenze fiscali e contabili.
Per evitare ulteriori ritardi, La preghiamo di farci pervenire la fattura relativa al servizio/prodotto [specificare nuovamente il riferimento o il codice del servizio/prodotto se necessario] all’indirizzo email [indirizzo email per l’invio della fattura] o all’indirizzo postale qui sotto indicato, entro e non oltre [data di urgente necessità], al fine di regolarizzare la nostra posizione nei vostri confronti.
Se dovesse esserci qualche motivo per cui la fattura non è stata ancora emessa, La invitiamo a contattarci immediatamente al numero [numero di telefono], o all’indirizzo email [indirizzo email di contatto], per risolvere qualsiasi eventuale problema che possa aver causato questo ritardo.
In attesa di un riscontro, La ringraziamo per la pronta attenzione a questa richiesta e restiamo a disposizione per qualsiasi chiarimento possa essere necessario.
Cordiali saluti,
[Firma e/o nome del responsabile]
[Nome dell’azienda richiedente]
[Indirizzo completo]
[Numero di telefono]
[Indirizzo email]
[Eventuale riferimento al proprio ufficio amministrativo o contabile]
Esempio secondo sollecito di invio fattura
Oggetto: Richiesta di invio sollecito fattura per servizi forniti
Gentile [Nome del fornitore o dell’azienda],
Sperando che questa lettera vi trovi bene, mi trovo a scrivervi per sollecitare l’invio di una fattura relativa ai servizi che ci avete fornito nel [inserire periodo di riferimento, ad esempio “mese di marzo 2023”].
Nonostante il nostro team contabile abbia verificato attentamente la nostra posta elettronica e la corrispondenza cartacea, a oggi non risulta essere stata ricevuta alcuna fattura relativa al suddetto periodo.
Tale documento è essenziale al fine di completare il nostro processo di contabilità e per procedere senza ulteriori ritardi al saldo del vostro servizio, che teniamo a sottolineare essere stato di nostra completa soddisfazione.
Per facilitare un’eventuale ricerca, vi forniamo di seguito i dettagli della fornitura a cui fa riferimento il documento mancante:
– Data della fornitura: [Inserire la data precisa o il periodo del servizio]
– Descrizione del servizio: [Breve descrizione del servizio fornito]
– Numero d’ordine o codice di riferimento: [Inserire se disponibile]
Chiediamo quindi che la fattura in questione venga inviata al nostro ufficio contabilità all’indirizzo e-mail [Inserire indirizzo e-mail] o all’indirizzo postale [Inserire indirizzo completo], entro e non oltre il [inserire una data ragionevole come termine ultimo per l’invio], al fine di evitare eventuali ritardi nei pagamenti.
Nel caso in cui ci fossero dubbi o la necessità di ulteriori chiarimenti, non esitate a contattarci telefonicamente all’utenza [Inserire numero di telefono] o via e-mail alla suddetta casella di posta.
In attesa di una vostra pronta risposta, porgiamo distinti saluti e ringraziamo anticipatamente per la vostra collaborazione.
Cordiali saluti,
[Firma]
[Nome e Cognome]
[Ruolo nella società]
[Nome della società]
[Informazioni di contatto]
P.S.: In allegato trovate copia dell’ordine di servizio per facilitare l’identificazione del lavoro effettuato.
Esempio ultimo sollecito di invio fattura
Oggetto: Sollecito Invio Fattura Relativa a [Descrizione Servizio o Prodotto] – [Numero d’ordine o Riferimento]
Gent.mi [oppure il nome del contatto se conosciuto],
mi permetto di scrivervi in merito al nostro recente ordine di acquisto numero [inserire numero d’ordine] del [inserire data di effettuazione dell’ordine], relativo a [breve descrizione del servizio o prodotto fornito].
A oggi non abbiamo ancora ricevuto la fattura corrispondente ai prodotti/servizi che ci avete fornito. Tale documento è necessario per completare le nostre procedure contabili e per garantire il pagamento nei tempi concordati.
Vi ricordo che, secondo i termini dell’accordo commerciale che intercorre tra le nostre società/aziende/entità, la fattura avrebbe dovuto essere ricevuta entro [inserire il numero di giorni secondo il termine concordato] giorni dalla data di consegna/erogazione del servizio, avvenuta in data [inserire data di consegna].
Purtroppo, l’assenza della fattura sta causando un ritardo nel nostro processo di pagamento e potrebbe causare un possibile sconquasso nelle nostre pianificazioni finanziarie.
Vi chiedo cortesemente di procedere all’invio della fattura mancante entro e non oltre [inserire data entro la quale si desidera ricevere la fattura], al fine di evitare eventuali disagi e per garantire il pagamento secondo le condizioni concordate.
La fattura può essere inviata tramite mail all’indirizzo [inserire mail di riferimento] oppure via posta al nostro indirizzo che trovate in intestazione.
Ci scusiamo per qualsiasi inconveniente questo sollecito possa causare e restiamo disponibili per qualsivoglia chiarimento o ulteriori informazioni di cui possiate aver bisogno.
Confidando in una vostra celere risposta, colgo l’occasione per porgere
Distinti saluti,
[Firma]
[Nome e Cognome]
[Posizione nella Società]
[Tuo Numero di Telefono]
[Tuo Indirizzo Email]
[Nome della Tua Società]
Indirizzo della Tua Società
CAP, Città
N.B.: Allegare copia dell’ordine di acquisto o qualsiasi altra documentazione pertinente che possa facilitare l’identificazione del servizio o prodotto fornito da parte del destinatario della lettera.
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.