La lettera di sollecito per l’invio di una fattura si configura come una comunicazione formale ed educata, attraverso la quale una parte, generalmente un fornitore di beni o servizi, si rivolge a un cliente o a un ente che non ha ancora compiuto l’azione di inviare la fattura relativa a una transazione commerciale già effettuata. Questo tipo di lettera interviene nel processo amministrativo e contabile delle aziende e serve a innescare o accelerare le procedure burocratiche che spesso possono essere oggetto di dimenticanze o ritardi.
La lettera si pone dunque come uno strumento cortese ma al tempo stesso incisivo per richiamare l’attenzione del destinatario sulla necessità di ottemperare agli adempimenti che l’ordinamento e la buona prassi commerciale richiedono. Si assume che coloro che inviano tali lettere desiderino mantenere buone relazioni professionali pur assicurandosi che gli aspetti finanziari e documentali vadano a completamento nel modo corretto.
Come scrivere un sollecito di invio fattura
Il presupposto è che la fattura non sia solo un documento “amministrativo”, ma il titolo fiscale e contabile che consente di registrare correttamente il costo, di far decorrere i termini per la detrazione dell’IVA e, nel settore pubblico, di procedere al pagamento. In regime di fatturazione elettronica, la fattura esiste giuridicamente solo quando transita e viene recapitata tramite il Sistema di Interscambio; una semplice proforma o un PDF inviato via e-mail non sostituisce l’emissione. Per le operazioni a esigibilità immediata la legge impone l’emissione entro dodici giorni dalla data dell’operazione; per la fattura differita sulla base di DDT o documenti equipollenti la scadenza è il giorno 15 del mese successivo; gli acconti incassati richiedono comunque fatturazione al momento del pagamento. Nelle forniture alla Pubblica Amministrazione la fattura elettronica è condizione legale di liquidabilità: senza un file FatturaPA correttamente transitato non si può pagare.
Un sollecito efficace ricostruisce in modo lineare il titolo dell’operazione e mette il fornitore nelle condizioni di emettere subito il documento corretto. È utile richiamare il contratto o l’ordine, indicare data e oggetto della fornitura o del servizio, l’ammontare corrispettivo, l’eventuale DDT con numero e data, i riferimenti di consegna o collaudo, il Codice Destinatario o la PEC per la ricezione via SdI, e, se si tratta di PA o appalti, gli eventuali CUP/CIG o altri campi obbligatori. Conviene ricordare i termini legali di emissione già decorsi e fissare un termine breve e preciso per l’invio tramite SdI, segnalando che, in mancanza, si determineranno effetti fiscali e contrattuali pregiudizievoli, come lo slittamento della detrazione IVA o la sospensione dei flussi di pagamento quando ciò sia previsto dai patti o dalla normativa di settore. Il tono deve restare fermo e professionale, offrendo anche un canale tecnico rapido per eventuali chiarimenti (ad esempio conferma dei dati anagrafici e dell’indirizzo telematico, specifiche su ritenute, split payment, codici ufficio PA) per evitare scarti lato SdI.
Quando il fornitore non emette la fattura nonostante il sollecito, le conseguenze cambiano a seconda di chi si è obbligato e del contesto. Nei rapporti tra privati il pagamento del prezzo, salvo patto espresso che lo subordini all’emissione della fattura, resta dovuto; tuttavia il cliente ha interesse fiscale a ottenere il documento e, se è soggetto IVA, deve sapere che la detrazione è possibile solo con una fattura ricevuta e regolarmente registrata. Se il documento continua a mancare, il cessionario/committente IVA, per evitare responsabilità solidale e sanzioni, può regolarizzare l’omessa fatturazione del cedente/fornitore emettendo l’autofattura denuncia tramite SdI decorso il termine di legge, versando l’imposta e rivalendosi poi nei confronti del fornitore; è un rimedio tipico dei rapporti B2B che non riguarda il consumatore finale. Nelle forniture alla PA, invece, l’ente non può procedere al pagamento senza fattura elettronica valida: il sollecito deve quindi chiarire che la liquidazione resta sospesa fino all’emissione corretta, nel rispetto dei termini contrattuali e della tracciabilità.
Sul piano operativo è prudente usare canali che diano certezza di data e contenuto: la PEC è lo standard, la raccomandata A/R un’alternativa. Nella stessa comunicazione è opportuno invitare il fornitore a segnalare immediatamente eventuali dati mancanti o discrepanze che impediscano l’emissione (ad esempio codice destinatario errato, riferimenti d’ordine o di collaudo non allineati, aliquote o natura IVA particolari), offrendo la disponibilità a inviare un template con i campi essenziali già precompilati. Se il documento emesso risultasse errato, il sollecito può già indicare che, in caso di scarto SdI o di errori sostanziali, si procederà con la richiesta di nota di credito e riemissione a regola d’arte, per evitare duplicazioni o registrazioni invalide.
Se, nonostante tutto, l’emissione continua a non arrivare, un secondo passaggio formale con messa in mora serve a interrompere i termini di prescrizione e a preannunciare i rimedi successivi. Nei contratti a prestazioni corrispettive può essere valutata una diffida ad adempiere, quando l’obbligo documentale è pattuito come condizione per la liquidazione o per il prosieguo della fornitura. Nei casi più gravi, specie se la mancata fatturazione nasconde inadempimenti sostanziali o contestazioni pretestuose, si potrà attivare la tutela giudiziale per l’adempimento o per il risarcimento dei danni da ritardo, ferma la possibilità, quando l’interesse primario è la continuità del rapporto, di concordare una breve road map tecnica per l’emissione di tutte le fatture pendenti con scadenze ravvicinate e penali di ritardo contrattualmente previste e sostenibili.
La gestione della privacy e della sicurezza dei dati completa il quadro. La richiesta deve contenere solo i dati necessari alla corretta emissione e trasmissione e va indirizzata al soggetto legittimato; se vengono veicolati allegati con informazioni riservate, è buona prassi proporre canali sicuri e, se del caso, password separate. La credibilità del sollecito dipende infine dalla coerenza tra ciò che si annuncia e ciò che si fa: se si fissa un termine e si preannuncia la sospensione delle lavorazioni o la regolarizzazione in autofattura, occorre darvi seguito allo scadere, perché è la prevedibilità del comportamento, più dei toni, a sbloccare spesso l’adempimento. Se vuoi, posso trasformare questi principi in un testo di sollecito su misura per il tuo caso, includendo i campi fiscali indispensabili, i riferimenti contrattuali e la formula corretta da usare in caso di PA.
Esempi di solleciti di invio fattura
Ecco alcuni modelli di sollecito di invio fattura da utilizzare come esempio.
Modello 1 — Cliente al fornitore (B2B, fornitura/servizio ordinario)
Oggetto: Sollecito invio fattura per ____________ – ordine n. ____________ del ____________
Spett.le ____________,
con riferimento alla fornitura/servizio ____________ eseguito in data ____________ (ordine n. ____________/DDT n. ____________ del ____________), ad oggi non risulta pervenuta la relativa fattura elettronica tramite SdI. Per consentire la corretta registrazione contabile e la detrazione IVA Vi invitiamo a emettere e trasmettere la fattura entro il ____________. I nostri dati di instradamento sono: Codice Destinatario ____________ / PEC SdI ____________. L’importo pattuito è € ____________ oltre IVA/ritenute se dovute; causali e riferimenti da riportare: ____________. In caso di necessità potete contattare ____________ a ____________. Restiamo in attesa di cortese riscontro.
Cordiali saluti
Ruolo ____________ – ____________
PEC/E-mail: ____________ | Tel.: ____________
Modello 2 — Fornitore alla Pubblica Amministrazione (richiamo requisiti FatturaPA)
Oggetto: Sollecito invio FatturaPA – CIG ____________ / CUP ____________ – ordine/det. n. ____________
Spett.le ____________,
per la liquidazione della prestazione relativa a ____________ svolta in data ____________ è necessaria la trasmissione della FatturaPA tramite SdI con i seguenti estremi obbligatori: CIG ____________, CUP ____________, Codice Ufficio ____________, Riferimento ordine/determinazione n. ____________ del ____________. Alla data odierna non risulta pervenuto alcun documento valido. Vi chiediamo pertanto di procedere entro il ____________, indicando importo € ____________ oltre IVA/ritenute di legge e qualsiasi altra informazione richiesta dal capitolato. Per supporto tecnico potete scrivere a ____________. In assenza, la liquidazione resterà sospesa sino a regolare emissione.
Distinti saluti
Ufficio Amministrazione – ____________
PEC: ____________ | Tel.: ____________
Modello 3 — Cliente al fornitore (avviso di regolarizzazione/autofattura denuncia)
Oggetto: Sollecito invio fattura per operazione del ____________ – avviso di regolarizzazione
Spett.le ____________,
relativamente all’operazione del ____________ (ordine/DDT n. ____________), non abbiamo ricevuto la fattura elettronica entro i termini di legge. Vi invitiamo a trasmetterla tramite SdI entro il ____________ ai nostri riferimenti (Codice Destinatario ____________ / PEC SdI ____________). In difetto, al solo fine di regolarizzare ai sensi della normativa IVA, provvederemo all’emissione di autofattura denuncia e al versamento dell’imposta, con successiva rivalsa nei Vostri confronti per imposta e sanzioni, restando impregiudicati i nostri diritti contrattuali. Per allineare i dati (aliquota/natura IVA, ritenute, riferimenti ordine) contattate ____________ a ____________.
Cordiali saluti
Responsabile Amministrazione – ____________
PEC/E-mail: ____________ | Tel.: ____________
Modello 4 — Fornitura con DDT/fattura differita (sollecito puntuale su riferimenti)
Oggetto: Sollecito invio fattura differita – DDT n. ____________ del ____________
Spett.le ________,
a seguito della consegna documentata dal DDT n. ____________ del ____________ per la fornitura di __________, Vi chiediamo di emettere la fattura differita entro il termine di legge e comunque non oltre il ____, riportando i seguenti riferimenti per corretta contabilizzazione: ordine n. ____________, centro di costo ____________, codice articolo ____________, imponibile € ____________ + IVA ____________. Dati di ricezione SdI: Codice Destinatario ____________ / PEC ____________. In caso di errori o scarto SdI, Vi preghiamo di riemettere tempestivamente con nota di credito di storno.
Distinti saluti
Ufficio Acquisti/Amministrazione – ____________
PEC/E-mail: ____________ | Tel.: ____________
Modello 5 — Ultimo sollecito formale con messa in mora documentale
Oggetto: Ultimo sollecito invio fattura – messa in mora ai sensi dell’art. 1219 c.c.
Spett.le ____________,
nonostante i precedenti solleciti del ____________ e del ____________, non risulta ancora ricevuta la fattura relativa a ____________ (ordine/contratto n. ____________, eseguito il ____________). Con la presente Vi costituiamo in mora e Vi intimiamo di trasmettere la fattura elettronica tramite SdI entro e non oltre il ____________ ai riferimenti: Codice Destinatario ____________ / PEC ____________. In difetto adotteremo i rimedi consentiti, ivi inclusa la regolarizzazione in autofattura ove applicabile e la sospensione/compensazione dei pagamenti collegati secondo contratto, oltre alla richiesta di eventuali danni da ritardo documentati. Restiamo disponibili per un immediato allineamento tecnico dei dati necessari all’emissione.
Distinti saluti
Legale Rappresentante/Proc. ____________
PEC: ____________ | Tel.: ____________
Fac Simile Lettera di Sollecito di Invio Fattura Word
Di seguito è possibile scaricare il fac simile lettera di sollecito di invio fattura Word.
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.