La lettera di sollecito per la consegna dei documenti è una comunicazione formale in cui un mittente, che può essere un’individuo, un’azienda o un ente, si rivolge a un destinatario che non ha fornito alcuni documenti previsti entro un termine prestabilito o necessari per portare avanti un determinato processo o pratica. Tale lettera viene inviata al fine di richiamare l’attenzione sulla mancanza di questi documenti e di sollecitare l’invio o la consegna nel più breve tempo possibile.
Nel redigere questa tipologia di lettere, si adotta di norma un tono cortese ma formale, poiché l’obiettivo è quello di mantenere buone relazioni interpersonali o professionali, pur evidenziando l’importanza della richiesta. La comunicazione tende ad essere precisa riguardo ai documenti mancanti, enfatizzando l’urgenza e l’eventuale impatto della loro mancata ricezione.
Come scrivere Sollecito consegna documenti
Il punto di partenza è sempre l’accordo che regola il rapporto: può essere un contratto, una lettera d’incarico professionale, un ordine di fornitura o una semplice conferma via e-mail. Occorre verificare se la consegna era prevista a data fissa o “entro” una certa scadenza, quali formati erano attesi, se erano inclusi allegati tecnici, credenziali d’accesso a portali, esportazioni strutturate dei dati e se esistono clausole su penali, forza maggiore o diritto di ritenzione. Nei rapporti con professionisti che operano “per conto del cliente”, come consulenti o studi che gestiscono pratiche e adempimenti, l’obbligo di restituzione della documentazione del cliente alla cessazione dell’incarico è un dovere autonomo che prescinde da altre questioni, salvo eccezioni tipizzate e comunque da far valere in modo proporzionato.
Sotto il profilo giuridico, il ritardo nella consegna integra inadempimento salvo prova dell’impossibilità non imputabile al debitore ai sensi dell’articolo 1218 del codice civile; i danni risarcibili seguono il criterio della conseguenza immediata e diretta previsto dall’articolo 1223, perciò è utile tenere traccia di perdite e costi prodotti dal ritardo, come sanzioni per adempimenti mancati, stop operativi o spese per reperire sostituti. Quando il termine contrattuale non era essenziale o non era determinato con precisione, è opportuno inviare un sollecito che assegni un termine congruo e verificabile. Se vuoi dare alla richiesta un effetto risolutivo automatico, puoi ricorrere alla diffida ad adempiere dell’articolo 1454 del codice civile, dichiarando che, decorso inutilmente il termine concesso, il contratto si intenderà risolto di diritto e resterà ferma la richiesta dei danni.
Nei rapporti con consumatori e professionisti l’angolo cambia. Se hai acquistato un servizio come consumatore e i documenti sono il risultato di quel servizio, valgono anche le tutele del Codice del Consumo che impongono al professionista di adempiere senza ingiustificato ritardo; puoi assegnare un termine supplementare adeguato e, se non viene rispettato, sciogliere il contratto con rimborso di quanto pagato, oltre ad attivare i rimedi per l’inadempimento. Nei rapporti tra imprese, oltre alla diffida, trova spazio il preavviso di approvvigionamento o recupero sostitutivo presso terzi, con addebito dei maggiori costi quando giustificato e contrattualmente sostenibile.
La forma e il canale contano molto. Un primo contatto bonario via e-mail serve a sbloccare disguidi; se non basta, passa a un sollecito formale tramite PEC o raccomandata con avviso di ricevimento, perché occorre una prova certa dell’invio e della ricezione. Nella comunicazione identifica con precisione l’oggetto del rapporto, il periodo di competenza e lo stato degli scambi, indica il luogo o il canale di consegna, specifica i formati richiesti e fissa una data ultima realistica. È buona prassi chiedere conferma dell’elenco dei materiali e allegare una breve checklist o un inventario da restituire firmato, così da evitare contestazioni su cosa fosse effettivamente richiesto.
La protezione dei dati e la riservatezza non sono dettagli. I documenti possono contenere dati personali, fiscali, sanitari o segreti commerciali. È quindi legittimo pretendere che la consegna avvenga con modalità sicure, come la PEC o una cartella condivisa con cifratura e accessi profilati, e che i file siano forniti in formati utili alla migrazione o alla conservazione a norma. Se l’accesso a un portale è parte della prestazione, il sollecito può includere la richiesta di ripristino delle credenziali e di istruzioni operative, chiarendo che la mera “disponibilità potenziale” non sostituisce la consegna se di fatto non è possibile scaricare i documenti.
Quando il ritardo è già significativo o produce effetti pregiudizievoli, il sollecito può preannunciare i passi successivi. Se la controparte continua a non adempiere, la diffida con termine ultimativo mette in mora e apre alla risoluzione e alle domande risarcitorie. Se sono imminenti scadenze fiscali o contrattuali, è ragionevole pretendere la consegna immediata dei documenti essenziali e un calendario vincolante per i restanti, dimostrando di aver contenuto il danno. In contesti professionali regolati, come rapporti con consulenti abilitati, può essere utile ricordare anche gli obblighi deontologici di cooperazione nella restituzione dei materiali del cliente.
La qualità della prova è decisiva. Conserva contratto, conferme d’ordine, lettere d’incarico, scambi e-mail, ricevute di invio e di consegna PEC, versioni dei file ricevuti e note di consegna firmate. Se la controparte invoca la forza maggiore, chiedi che ne specifichi le cause, la durata prevedibile e le misure di mitigazione, perché l’onere della prova grava su chi la allega e non copre in modo indifferenziato generici problemi di filiera o disservizi non documentati.
Esempi di Sollecito consegna documenti
Ecco alcuni modelli di Sollecito consegna documenti da utilizzare come esempio.
Primo sollecito bonario
Oggetto: Sollecito consegna documenti relativi a [oggetto/periodo]
Spett.le [Destinatario],
con la presente richiedo la consegna dei documenti relativi a [oggetto/periodo: es. pratica n. ___, annualità ___], necessari per [finalità: es. adempimenti fiscali/verifiche/audit]. Alla data odierna non risultano pervenuti.
Vi invito a trasmettere quanto sopra entro e non oltre ____________ tramite [PEC/portale sicuro/consegna a mano], preferibilmente in formato [PDF + eventuali .xlsx/.csv/.xml], confermando ricezione e tempistiche.
Resto a disposizione per ogni chiarimento e per concordare modalità operative.
Luogo e data: ____________
Firma: ______________________
Allegati: elenco sintetico dei documenti richiesti; riferimenti contratto/incarico.
Secondo sollecito con termine perentorio
Oggetto: Secondo sollecito consegna documenti – Assegnazione termine
Spett.le [Destinatario],
facendo seguito al precedente sollecito del ____________, rimasto privo di esito utile, rinnovo la richiesta di consegna dei documenti relativi a [oggetto/periodo]. La mancata disponibilità sta pregiudicando [effetti: es. scadenze fiscali/operatività/audit].
Assegno il termine perentorio del ____________ per la trasmissione integrale tramite [canale], nei formati concordati. In difetto, mi riservo di procedere secondo contratto e legge, inclusa la messa in mora.
Luogo e data: ____________
Firma: ______________________
Allegati: copia del primo sollecito; check-list aggiornata.
Diffida (art. 1454 c.c.)
Oggetto: Diffida ad adempiere alla consegna documenti – [oggetto/periodo]
Spett.le [Destinatario],
nonostante i precedenti solleciti del ____________ e del ____________, non avete provveduto alla consegna dei documenti relativi a [oggetto/periodo]. Vi invito e diffido pertanto ad adempiere entro e non oltre il ____________, mediante [PEC/portale sicuro/consegna a mano], fornendo i file in formato [PDF + esportazioni .xlsx/.csv/.xml] e restituendo inventario firmato.
Decorso inutilmente il termine, il rapporto si intenderà risolto di diritto, con riserva di azionare ogni rimedio, inclusa la richiesta dei danni da ritardo e l’ordine giudiziale di consegna.
Luogo e data: ____________
Firma: ______________________
Allegati: contratto/incarico; cronologia scambi; elenco definitivo documenti.
Sollecito per abilitazioni e accesso a portale/document repository
Oggetto: Sollecito consegna documenti e ripristino accessi
Spett.le [Destinatario],
segnalo l’impossibilità di accedere al portale/archivio [nome] per scaricare i documenti relativi a [oggetto/periodo]. In data ____________ compare l’errore “[messaggio]”.
Chiedo il ripristino delle credenziali e la consegna dei documenti in PDF (oltre a eventuali formati aperti .xlsx/.csv/.xml) entro ____________, indicando il percorso di download e un referente tecnico. In assenza di riscontro, procederò con formale messa in mora.
Luogo e data: ____________
Firma: ______________________
Allegati: screenshot errore; elenco file richiesti.
Sollecito passaggio consegne tra professionisti (uscente – subentrante)
Oggetto: Sollecito consegna documenti e trasferimento pratiche – incarico cessato
Spett.le [Studio/Professionista uscente],
a seguito della cessazione dell’incarico in data ____________, Vi invito a consegnare al sottoscritto e al professionista subentrante [nome/studio] l’intera documentazione relativa a [oggetto/periodi], comprensiva di file nativi ed esportazioni strutturate (.xlsx/.csv/.xml), entro ____________.
La consegna potrà avvenire tramite PEC/cartella sicura o ritiro presso i Vostri uffici con inventario di consegna. Vi prego di indicare un referente e una finestra utile per completare l’operazione.
Luogo e data: ____________
Firma: ______________________
Allegati: lettera di revoca/incarico subentro; elenco dettagliato materiali da consegnare.
Fac Simile Lettera di Sollecito Consegna Documenti Word
Di seguito è possibile scaricare il fac simile lettera di sollecito consegna documenti Word.
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.