Una lettera di sollecito di pagamento di una fattura proforma è in pratica una comunicazione formale mediante la quale un fornitore, che ha precedentemente emesso una fattura proforma verso il proprio cliente quale stima anticipata dei costi di beni o servizi, richiede che il pagamento concordato venga effettuato. Tale sollecito si pone come un richiamo gentile ma fermo, affinché il cliente onori l’impegno preso, pagando l’importo dovuto.
Quando si scrive una lettera di sollecito di pagamento, è essenziale menzionare specificamente che, nel caso in cui il pagamento non venga eseguito entro il termine indicato, il creditore può muoversi lungo i binari legali per tutelare i propri diritti.
D’altronde, questa tipologia di lettera costituisce il debitore in mora, quindi segna il punto in cui si inizia a stimare il danno che l’inadempienza comporta per il creditore. A partire dalla ricezione di questo sollecito, qualora il debito rimanga insaldato, il debitore si troverà a dover affrontare non solo la somma originariamente dovuta, ma anche gli ulteriori oneri quali gli interessi di mora e, in alcuni casi, i danni ulteriori causati dal ritardo o mancato pagamento.
Un aspetto importante del sollecito di pagamento è che, benché possa essere inviato direttamente dal creditore senza l’intervento di un avvocato, esso porta con sé una certa gravità. Questo atto ha lo stesso peso legale sia che provenga direttamente dal creditore, sia che sia scritto da uno studio legale. La differenza sta nella percezione di autorità e nell’impatto psicologico che può avere una lettera proveniente da un professionista del diritto.
Al fine di essere efficace, la lettera di sollecito deve essere redatta con tono professionale e chiaro, descrivendo la natura del debito, l’importo esatto dovuto e la data entro cui il pagamento deve essere effettuato. Inoltre, occorre indicare che, mancando il rispetto della scadenza, il creditore si vedrà costretto a intraprendere le azioni necessarie, compreso il ricorso a vie legali qualora ciò si rendesse necessario.
In conclusione, una lettera di sollecito di pagamento costituisce uno strumento giuridicamente rilevante che serve a ricordare al debitore le proprie obbligazioni e ad avvisarlo delle potenziali ripercussioni in caso di mancata collaborazione. Si tratta, quindi, di un passo importante nel gestire le situazioni di credito non onorato, prima di scegliere di agire in modo più deciso attraverso il sistema giudiziario.
Come scrivere un sollecito di pagamento fattura proforma
Una lettera di sollecito per il pagamento di una fattura proforma è un documento formale che viene inviato da un fornitore a un cliente per ricordare un pagamento non ancora effettuato per beni o servizi forniti, anticipato da una fattura proforma. Nonostante la fattura proforma non sia un documento contabile valido ai fini fiscali e non rappresenti una richiesta di pagamento vincolante come una fattura ordinaria, la lettera di sollecito serve per comunicare nel modo più chiaro possibile la necessità di saldare l’importo concordato.
Ecco gli elementi principali che dovrebbero essere presenti in una lettera di sollecito di pagamento per una fattura proforma:
1. Intestazione e dati del mittente:
– Nome e cognome o denominazione aziendale del mittente.
– Indirizzo completo del mittente.
– Numeri di telefono e altre informazioni di contatto.
– Indirizzo email e/o sito web.
– Eventualmente, dati aziendali come partita IVA o codice fiscale.
2. Data e luogo:
– Indicare la data in cui la lettera viene inviata e la località da cui viene spedita.
3. Riferimenti della fattura proforma:
– Numero della fattura proforma.
– Data di emissione della fattura proforma.
– Descrizione breve dei beni o servizi forniti.
– Importo totale da pagare.
4. Destinatario:
– Nome o ragione sociale del cliente.
– Indirizzo completo del cliente.
– Altre informazioni di contatto pertinenti del destinatario.
5. Oggetto:
– Una breve frase che anticipa il contenuto della lettera, come “Sollecito di pagamento fattura proforma n. [numero fattura] del [data].”
6. Corpo della lettera:
– Messaggio di apertura cortese e professionale.
– Richiamo alla fattura proforma inviata precedentemente e alla sua data di scadenza.
– Ricordo dell’importo dovuto e potenziale indicazione di eventuali interessi o penalità in caso di ulteriore ritardo nel pagamento.
– Eventuale indicazione dei termini di pagamento concordati (bonifico bancario, assegno, etc.) e delle coordinate bancarie per il pagamento (IBAN e BIC/SWIFT per i pagamenti internazionali).
– Sollecito alla regolarizzazione della situazione nel più breve tempo possibile.
– Eventuale offerta di assistenza o disponibilità a discutere possibili problemi nei pagamenti o proposte di un piano di rientro in caso di difficoltà finanziarie del cliente.
7. Chiusura formale:
– Una frase di chiusura cortese che ringrazia il destinatario per l’attenzione.
– Firma (manuale se inviata per posta, digitale se inviata via email).
– Nome e posizione o titolo della persona che firma la lettera.
– Eventualmente, allegati come copia della fattura proforma.
Assicurati che la lettera sia chiara, concisa e professionale. La cortesia e la diplomazia sono fondamentali, poiché l’obiettivo è non solo ottenere il pagamento, ma anche mantenere una buona relazione commerciale con il cliente.
Esempi di solleciti di pagamento fattura proforma
Ecco alcuni modelli di fattura proforma da utilizzare come esempio.
Esempio primo sollecito di pagamento fattura proforma
Oggetto: Primo sollecito per il pagamento della fattura proforma n.___________
Gent.li Signori,
con la presente, ci riferiamo alla nostra fattura proforma n._______ emessa in data _________ e con scadenza di pagamento il _____, per i servizi forniti/prodotti consegnati (inserire descrizione se necessario). Dalle nostre registrazioni risulta che tale fattura non è ancora stata saldata.
Ci permettiamo pertanto di sollecitarVi al pagamento immediato dell’importo dovuto, al fine di evitare possibili inconvenienti legati al ritardo come interessi di mora o interruzione del servizio fornitura in corso.
Se il pagamento è stato effettuato negli ultimi giorni, Vi preghiamo di non tenere in considerazione questo sollecito e di inviarci, se possibile, una conferma di avvenuto pagamento alla nostra email [inserire email] o tramite fax al numero [inserire fax].
Per il pagamento, potete utilizzare le seguenti coordinate bancarie:
IBAN [inserire IBAN completo]
Intestato a: [inserire nome completo dell’intestatario]
Presso la filiale di: [inserire il nome e la città della filiale]
Confidando in un Vostro celere riscontro, porgiamo i nostri migliori saluti.
[Inserire nome]
[Inserire posizione/ruolo]
[Inserire nome dell’azienda]
[Inserire indirizzo dell’azienda]
[Inserire contatti dell’azienda: telefono, email, ecc.]
Esempio secondo sollecito di pagamento fattura proforma
Oggetto: Secondo sollecito per il pagamento della fattura proforma n.___________
Gentili Signori,
con la presente desideriamo attirare la Vostra attenzione in merito alla fattura proforma n._________ emessa in data _________ e a oggi ancora insoluta nonostante la scadenza prevista per il giorno ________.
Come evidenziato nel nostro precedente sollecito datato _____________, non abbiamo ancora ricevuto il pagamento della suddetta fattura proforma. La persistenza di questa situazione di mancato pagamento sta iniziando a pregiudicare i termini della nostra operatività commerciale e la fiducia nella Vostra solvibilità.
Risulta quindi indispensabile che tale situazione venga regolarizzata senza ulteriori indugi. Invitiamo pertanto la Vostra azienda a provvedere al saldo del dovuto entro e non oltre __________ giorni dalla data di ricezione della presente.
Nel caso in cui la mancata registrazione del pagamento sia dovuta a ritardi o disguidi nei processi bancari, vi esortiamo a contattarci immediatamente, fornendo opportuni riscontri di avvenuto pagamento (es: CRO o ricevuta di trasferimento) per permetterci di aggiornare la Vostra posizione e evitare incomprensioni future.
In assenza di comunicazioni e/o del versamento del dovuto, saremo costretti a intraprendere le necessarie azioni legali per il recupero del credito nei limiti previsti dalle vigenti normative.
Vi ricordiamo le nostre coordinate bancarie per il pagamento:
IBAN: __________________________
Intestato a: _____________________
Filiale di: _______________________
Confidando in una Vostra celere risoluzione di questa incresciosa situazione, siamo disponibili per qualsiasi chiarimento o informazione aggiuntiva che possa facilitare la vostra operatività di pagamento.
In attesa di una Vostra pronta risposta, colgo l’occasione per inviarVi i nostri migliori saluti.
_________________________
(Nome del mittente)
(Ruolo nel’azienda)
(Nome dell’azienda)
Esempio ultimo sollecito di pagamento fattura proforma
Oggetto: Ultimo sollecito per il pagamento della fattura proforma n.____________ e costituzione in mora
Gent.li Signori,
con la presente siamo a sollecitarVi per l’ultimo tentativo amichevole e diretto pagamento del nostro credito derivante dalla fattura proforma n._______ del ________ e con importo pari a ______________, dalla quale risulta che la somma è scaduta il _____ e non è ancora stata da Voi saldata.
Prendiamo atto dell’attuale ritardo di pagamento e, pertanto, Vi comunichiamo che la nostra azienda si trova a dover mettere in atto tutte le azioni necessarie al fine di tutelare i propri interessi.
Vi sollecitiamo pertanto a regolare la vostra posizione debitoria entro e non oltre 10 giorni lavorativi dalla ricezione della presente. In caso di mancato pagamento entro il termine sopraindicato, saremo costretti ad intraprendere le competenti azioni legali al recupero del credito maturato e dovuto, ivi comprensione degli interessi e delle eventuali spese legali.
Per tanto, Vi esortiamo a provvedere con la massima sollecitudine al pagamento della suddetta fattura. Nel caso in cui abbiate già provveduto al pagamento del dovuto, Vi preghiamo cortesemente di ignorare questa comunicazione e, qualora possibile, di fornirci una prova del versamento effettuato.
Il saldo può essere effettuato mediante bonifico bancario utilizzando le seguenti coordinate:
IBAN: _________________________
Intestato a: _____________________
Banca: ________________________
In caso di necessità o per fornire comunicazioni relative al pagamento, siamo disponibili ai seguenti recapiti: [indirizzo email], [numero di telefono].
Confidiamo nella Vostra collaborazione e Vi porgiamo i nostri più cordiali saluti.
Timbro e Firma del responsabile amministrativo o dell’Amministratore Unico.
Si ricorda inoltre che questa comunicazione ha validità come formale atto di costituzione in mora ai sensi dell’art. 1219 del Codice Civile ed agli altri effetti legali previsti.
[Luogo e data]
[Nome e cognome del responsabile amministrativo o Amministratore Unico]
[Azienda – Ragione sociale]
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.