La lettera di risposta a sollecito di pagamento errato è un documento scritto e inviato da un individuo o un’entità destinataria di un sollecito di pagamento che ritiene essere stato inviato per errore. Questa tipologia di lettera viene redatta con l’intento di comunicare al mittente del sollecito di pagamento che vi è stato un equivoco o un errore nel processo di fatturazione, una discrepanza tra i servizi ricevuti o i pagamenti effettuati, oppure altre circostanze che giustifichino il mancato pagamento o l’errata richiesta dello stesso.
Come scrivere una risposta a sollecito di pagamento errato
La prima mossa è verificare con attenzione quale sia l’errore: può trattarsi di importi sbagliati, voci mai pattuite o duplicate, applicazione scorretta di interessi o penali, fattura riferita a prestazioni non eseguite o non conformi, richiesta indirizzata al soggetto sbagliato, sollecito per una fattura già pagata o per un documento emesso due volte, perfino una confusione di codici cliente dovuta a omonimia. Prima di scrivere, raccogli i documenti che servono a dimostrare la tua posizione, come ordine o contratto, eventuali SAL o DDT, corrispondenza che definisce prezzi e condizioni, nota di credito attesa o promessa, prova di pagamento con CRO o ID transazione, estratti conto e ogni elemento che colleghi in modo univoco fatti e cifre.
La risposta deve viaggiare su un canale tracciabile e riconoscibile per il destinatario. In Italia la PEC è lo strumento preferibile; in alternativa, se non disponibile, va bene una e-mail che lasci prova di invio e ricezione, o una raccomandata con avviso di ricevimento quando la vicenda è già tesa. Nell’oggetto indica che stai rispondendo al sollecito relativo alla fattura con numero e data; nelle prime righe richiama la comunicazione ricevuta con la data e spiega in modo secco perché la pretesa è errata, agganciandoti ai documenti che alleghi. Se l’errore riguarda l’importo, specifica qual è la cifra corretta secondo contratto e chiedi l’emissione di una nota di credito o la rettifica della fattura con i dettagli aggiornati; se l’errore consiste nell’applicazione di interessi o spese non pattuite, domandane la base contrattuale e, in mancanza, chiedi lo stralcio; se il problema è un pagamento già eseguito, indica data, mezzo, CRO e IBAN beneficiario e chiedi l’archiviazione; se il sollecito è finito alla persona sbagliata, chiarisci che non sei il soggetto obbligato e diffida dal proseguire i contatti, chiedendo la rettifica dei dati.
È utile chiedere espressamente la sospensione di qualunque attività di recupero fino alla chiusura delle verifiche e invitare il creditore a trasmettere copia del titolo del credito, del contratto o dell’ordine di riferimento, dell’eventuale mandato o cessione se ti scrive un’agenzia, e il dettaglio analitico di capitale e accessori. Mantieni un tono fermo ma collaborativo, proponendo una via d’uscita concreta: se una parte della somma è incontestabile, puoi pagarla subito dichiarando per iscritto la riserva sul residuo; se il disallineamento nasce da una riconciliazione incompleta, spiega la causale utilizzata nei bonifici e allega un prospetto che colleghi i pagamenti alle fatture da chiudere; se servono correzioni amministrative, indica quali campi della fattura vanno aggiornati e offri i riferimenti corretti per riemettere il documento. La gestione di privacy e comunicazioni va messa in sicurezza già nella prima risposta. Chiedi che ogni ulteriore confronto avvenga per iscritto al recapito indicato, che siano sospese chiamate ripetute o contatti su canali informali durante la verifica, e che i tuoi dati siano trattati solo per la definizione della pratica; se il creditore minaccia segnalazioni a sistemi informativi senza aver fornito prova del credito, ricorda che una segnalazione priva di titolo può comportare responsabilità. Se il settore prevede percorsi alternativi rapidi, come conciliazione o autorità di settore per utenze o servizi finanziari, anticipa che li attiverai in assenza di un riscontro documentato entro un termine ragionevole.
Quando, nonostante la contestazione circostanziata, dovesse arrivare un decreto ingiuntivo, non restare inerte. I termini per l’opposizione sono brevi e decorrono dalla notifica; la tua risposta scritta e gli allegati saranno la base del fascicolo con cui far valere che il credito è infondato in tutto o in parte, perché la fattura è sbagliata, già saldata, riferita a prestazioni mai rese o perché gli accessori non hanno copertura contrattuale. Se la controparte riconosce l’errore ma non corregge rapidamente, una diffida mirata a emettere nota di credito o a rettificare il documento, inviata su canale formale e con un termine breve, spesso chiude la questione senza arrivare in tribunale.
Per rendere immediata la chiusura, puoi usare una formula essenziale che unisca fatti, prova e richiesta. Identificati con i tuoi dati, richiama il sollecito con numero e data, spiega in una frase l’errore che rilevi e come risulta dai documenti allegati, chiedi la sospensione delle azioni di recupero e la specifica azione correttiva (archiviazione, nota di credito, riemissione, storno accessori), indica dove inviare la conferma e segnala che, in assenza di riscontro entro una data, valuterai i rimedi previsti dalla legge o dal contratto. Questo impianto dimostra buona fede, sposta sul mittente l’onere di provare il credito e ti mette al riparo da passi affrettati, trasformando un sollecito sbagliato in un’occasione per ripulire rapidamente conti e documenti.
Esempi di Risposta a sollecito di pagamento errato
Ecco alcuni modelli di risposta a sollecito di pagamento errato da utilizzare come esempio.
Modello 1 — Importo errato / voci non pattuite
Oggetto: Riscontro al sollecito n. ____________ del ____________ – importo non conforme al contratto
Spett.le __________,
in riferimento al vostro sollecito per € ____________ relativo a __________, contesto l’importo richiesto perché non conforme a quanto previsto dal contratto/ordine n. ____________ del ________. Dalla documentazione allegata risulta che il corrispettivo dovuto è pari a € ____________ (imponibile € ____________ + IVA € __________), mentre nel sollecito compaiono voci non pattuite/duplicate ().
Vi invito a sospendere ogni attività di recupero e a trasmettere il dettaglio analitico degli addebiti, procedendo alla rettifica/nota di credito per la differenza di € ____________. Resto disponibile a saldare immediatamente l’importo corretto.
Cordiali saluti
PEC/E-mail: ____________ | Tel. ____________
Allegati: contratto/ordine n. ____________, dettaglio calcoli
Modello 2 — Fattura già pagata (errore di riconciliazione)
Oggetto: Riscontro al sollecito su fattura n. ____________ – pagamento già eseguito
Spett.le ____________,
il pagamento della fattura n. ____________ di € ____________ è stato eseguito in data ____________ tramite ____________ (CRO/ID: ____________, IBAN beneficiario: ____________). Allego contabile/estratto conto; verosimilmente il sollecito dipende da una mancata riconciliazione.
Vi chiedo di aggiornare l’estratto partitario, di stornare eventuali accessori indicati e di confermare l’archiviazione della posizione. Per facilitare il matching, la causale del bonifico riporta “Fatt. ____________ – cliente ____________”.
Distinti saluti
PEC/E-mail: ____________ | Tel. ____________
Allegati: ricevuta pagamento del ____________, estratto conto (se utile)
Modello 3 — Soggetto sbagliato / omonimia
Oggetto: Errata imputazione del sollecito n. ____________ – richiesta immediata rettifica dati
Spett.le ____________,
ho ricevuto il vostro sollecito per € ____________ intestato a ____________. Preciso che non sono il soggetto obbligato e non intrattengo rapporti contrattuali con ____________. Ritengo si tratti di omonimia/errore di anagrafica.
Vi diffido dal proseguire richieste nei miei confronti e vi chiedo di rettificare/cancellare i miei dati dai vostri archivi, confermandolo per iscritto. Qualora riteniate di avere titolo, inviate entro ____________ giorni copia del contratto/ordine riferibile alla mia persona, in mancanza della quale considererò la pratica archiviata.
Cordiali saluti
PEC/E-mail: ____________ | Tel. ____________
Allegati: documento d’identità (se richiesto)
Modello 4 — Interessi/penali/spese non pattuiti
Oggetto: Contestazione accessori indicati nel sollecito n. ____________ del ____________
Spett.le ____________,
pur non contestando il capitale di € ____________ relativo a ____________, contesto gli accessori richiesti a titolo di interessi/penali/spese per € ____________, poiché privi di base contrattuale o calcolati in misura difforme. Vi chiedo di indicare i criteri applicati e di trasmettere l’estratto di contratto/regolamento che li prevedrebbe.
In assenza di giustificativi, provvederò al pagamento del solo capitale con valuta ____________ e chiederò lo stralcio degli accessori non dovuti.
Distinti saluti
PEC/E-mail: ____________ | Tel. ____________
Allegati: contratto/condizioni generali sottoscritte
Modello 5 — Prestazione non eseguita / merce non consegnata (richiesta prove)
Oggetto: Formale contestazione al sollecito su fattura n. ____________ – mancanza di esecuzione
Spett.le ________,
contesto la richiesta di € ____________ relativa alla fattura n. __________, in quanto la prestazione/fornitura (____) non risulta eseguita/consegnata come da ordine n. ____________ del ____________. Vi invito a sospendere ogni attività di recupero e a trasmettere entro ____________ giorni prova dell’esecuzione (DDT firmati/SAL/rapporti intervento/accettazione lavori).
In difetto di riscontro documentale procederò a considerare la pretesa infondata e mi riservo ogni tutela. Resto disponibile a un chiarimento operativo per definire la vicenda.
Cordiali saluti
PEC/E-mail: ____________ | Tel. ____________
Allegati: ordine n. ____________, corrispondenza/rapporti che attestano la mancata esecuzione
Fac Simile Lettera di Risposta a Sollecito di Pagamento Errato Word
Di seguito è possibile scaricare il fac simile lettera di risposta a sollecito di pagamento errato Word.
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.