Una lettera di sollecito per risposta pubblica amministrazione è un documento formale attraverso il quale un cittadino o un’entità legale invoca un’attenzione da parte di un organo governativo o di una struttura amministrativa riguardo a una pratica o una richiesta precedentemente inoltrata e che non ha ancora ricevuto riscontro nel tempo atteso o entro i termini legali stabiliti. L’intento di questo tipo di comunicazione è ricordare all’ente pubblico i suoi doveri nei confronti del richiedente, enfatizzando l’importanza di una risposta celere in virtù di un diritto di cittadinanza o di legge che prevede che le amministrazioni debbano espletare i loro compiti entro determinate scadenze.
La lettera di sollecito si caratterizza per un tono rispettoso ma al contempo deciso, il quale riflette l’esigenza di mantenere un rapporto cortese con l’istituzione pur sottolineando la necessità di un feedback. Nella stesura di tale comunicazione si tende ad includere riferimenti specifici alla richiesta originale, possibilmente con inclusione di numeri di protocollo, date di presentazione dell’istanza e qualsiasi altra informazione che possa facilitare la rapida identificazione e trattazione della pratica da parte dell’ente. Inoltre, viene generalmente richiamato l’obbligo giuridico dell’amministrazione di rispondere e, talvolta, si fa anche menzione delle potenziali conseguenze, come ad esempio ricorso ad autorità superiori o azioni legali, derivanti dal protrarsi della mancanza di comunicazione.
Come scrivere Sollecito risposta pubblica amministrazione
Una lettera di sollecito inviata alla pubblica amministrazione è un documento formale che ha l’obiettivo di richiedere un riscontro, una risposta o un’azione rispetto a una precedente comunicazione o richiesta avanzata da un cittadino o da un ente. Per essere efficace ed ottenere il risultato sperato, è importante che tale lettera contenga determinate informazioni e segua un formato appropriato.
Ecco le informazioni essenziali che non dovrebbero mancare:
1. Intestazione: L’intestazione della lettera deve includere il tuo nome completo, il tuo indirizzo, il tuo numero di telefono e la tua email. Bisogna anche indicare il destinatario, ovvero il nome e indirizzo dell’ufficio della pubblica amministrazione a cui è indirizzata la lettera.
2. Data: La data in cui la lettera viene scritta dovrebbe essere riportata dopo l’intestazione, in quanto è un informazione rilevante in termini di tempistica.
3. Oggetto: L’oggetto deve essere chiaro e conciso, anticipando il contenuto della lettera. Esempi potrebbero essere “Sollecito risposta a richiesta numero [numero della pratica/protocollo]” oppure “Sollecito relativo alla domanda presentata in data [data]”.
4. Riferimento alla comunicazione/richiesta originaria:
– Numero di protocollo: Molto importante inserire il numero di protocollo della richiesta iniziale, se disponibile, per facilitare il recupero della pratica da parte dell’ente.
– Data di invio: Indicare quando è stata inviata la precedente comunicazione o richiesta.
– Breve riassunto: Un breve riassunto di ciò che è stato richiesto o comunicato originariamente può essere utile.
5. Motivo del sollecito: Qui si spiega il motivo per cui si sta sollecitando una risposta, ad esempio potrebbe essere passato molto tempo dalla richiesta originale senza avere riscontri, oppure potrebbe essere imminente una scadenza importante.
6. Tonos e Contenuto:
– Cortesia: Anche se si tratta di un sollecito, la lettera deve mantenere un tono cortese e professionale.
– Esplicitazione dell’aspettativa: E’ bene indicare chiaramente cosa ci si aspetta dall’ente in risposta al sollecito.
– Urgenza: Se la risposta è particolarmente urgente, va indicato il motivo dell’urgenza e possibilmente una data entro la quale si attende un riscontro.
7. Chiusura: Concludere con una frase di cortesia, ringraziando per l’attenzione e la collaborazione.
8. Firma: La firma autografa è importante in una lettera cartacea, mentre per una comunicazione elettronica può essere sufficiente includere il proprio nome alla fine della lettera.
9. Allegati: Se sono stati allegati documenti alla comunicazione originaria o se se ne includono di nuovi come supporto al sollecito, è importante elencarli nella lettera.
10. Evidenza:
– Se si spedisce la lettera in formato cartaceo, è opportuno utilizzare una modalità tracciabile (come raccomandata A/R o PEC – Posta Elettronica Certificata – in Italia).
– Nel caso si preveda una possibile difficoltà nel ricevere una risposta, si può includere una frase che anticipa la volontà e il diritto di ricorrere a vie legali se necessario, mantenendo però un tono costruttivo e non minaccioso.
Ricordiamoci che i tempi di risposta da parte della Pubblica Amministrazione possono essere lunghi a causa dei diversi livelli burocratici, ma una lettera ben scritta può spesso accelerare il processo.
Esempi di Sollecito risposta pubblica amministrazione
Ecco alcuni modelli di Sollecito risposta pubblica amministrazione da utilizzare come esempio.
Primo esempio di Sollecito risposta pubblica amministrazione
Oggetto: Sollecito Risposta alla Richiesta [Inserire Numero Protocollo/Referenza] del [Inserire Data di Inoltro]
Spett.le [Inserire l’Ente/Pubblica Amministrazione in indirizzo],
[Inserire Indirizzo Ente]
[CAP, Città]
[Fax/Email se disponibile]
Luogo e data
Egregio/a [Titolo e Cognome del Responsabile, se noto],
mi rivolgo a Lei in qualità di rappresentante della [Inserire nome dell’Ente], al fine di sollecitare un riscontro in merito alla mia precedente richiesta inviata in data [Inserire Data], avente come riferimento il protocollo n° [Inserire Numero Protocollo]. Tale comunicazione invocava [breve riassunto del contenuto della comunicazione].
Ad oggi, a distanza di [Inserire numero di giorni o mesi trascorsi dalla richiesta] dalla mia richiesta, non ho ancora ricevuto una risposta né ho avuto comunicazioni circa un eventuale ritardo o problemi nell’evasione della stessa.
Considerato il tempo trascorso, che supera il termine massimo di [Inserire termine legale, se pertinente], sono a sollecitare un Vostro celere riscontro, data la rilevanza che la questione assume per [Inserire motivo/i di urgenza].
Mi sto altresì permettendo di ricordare che la Legge n. 241 del 1990 stabilisce i termini e le modalità con cui le amministrazioni pubbliche devono rispondere alle istanze dei cittadini, promuovendo principi di trasparenza, partecipazione e efficacia.
Nel caso in cui vi fossero stati impedimenti o ritardi, la invito gentilmente a informarmi sullo stato dell’iter procedurale e a fornire una stima di tempo per una conclusione del procedimento.
Confidando in un Vostro solerte interessamento alla questione e in una Vostra risposta a breve, colgo l’occasione per esprimere i miei migliori saluti.
In attesa di un Vostro cortese riscontro, si porgono distinti saluti.
[Firma manoscritta, se inviata per posta]
[Nome e Cognome]
[Inserire eventuale Titolo Prof./Dott./Ingegn., ecc.]
[Inserire Recapiti Telefonici]
[Inserire indirizzo e-mail]
[Inserire eventuale Codice Fiscale o Partita IVA]
—
Si raccomanda di inviare la presente lettera utilizzando una modalità che fornisca una ricevuta di invio e di notifica, come una Raccomandata A/R o una Posta Elettronica Certificata (PEC), al fine di certificare la data di invio e ricezione e di mantenere una tracciabilità formale del sollecito.
Secondo esempio di Sollecito risposta pubblica amministrazione
Oggetto: Sollecito Risposta Relativa alla Pratica [Inserire il numero di riferimento della pratica]
Egregi Signori,
mi rivolgo a voi in qualità di [inserire la qualifica del mittente, es. cittadino, legale rappresentante dell’azienda X, ecc.], in riferimento alla pratica numero [inserire il numero della pratica], concernente [breve descrizione dell’oggetto della pratica, es. la richiesta di concessione edilizia, l’iscrizione a un registro, un reclamo, ecc.], inoltrata in data [inserire la data di inoltro].
Stando alle norme che regolano il procedimento amministrativo, in particolare riferimento alla Legge n. 241 del 7 agosto 1990 e successive modificazioni, la risposta alla mia richiesta sarebbe dovuta pervenire entro il termine massimo di [inserire il termine previsto, es. 30, 60, 90 giorni], ovvero in data [inserire la data precisa entro cui si attendeva la risposta].
Ad oggi, non avendo ricevuto alcunché da parte Vostra e avendo superato il termine di cui sopra, mi trovo, purtroppo, a doverVi sollecitare una risposta, al fine di poter procedere conforme alle mie esigenze [e/o per esercitare i miei diritti nei termini previsti dalla legge].
Comprendo le possibili complessità e sovraccarichi di lavoro che possono incidere sui tempi di risposta, tuttavia la risoluzione di questa pratica è di vitale importanza per le attività/azioni che mi riguardano [dettagliare, se necessario, perché la risposta è urgente o critica].
Nel caso ci fossero stati eventuali disguidi, o se le Vi fossero necessari ulteriori documenti o informazioni per completare l’iter della mia pratica, Vi prego di comunicarmelo tempestivamente, così da poter provvedere senza ulteriori indugi.
Sono a Vostra completa disposizione per ogni eventuale chiarimento e confido in un Vostro celere riscontro, al fine di definire positivamente la pratica in oggetto.
In attesa di un Vostro gentile e sollecito riscontro, porgo distinti saluti.
[Cognome e Nome del Mittente]
[Recapiti telefonici]
[Indirizzo e-mail]
Allegati: [elencare eventuali documenti allegati, es. copia della pratica originaria, ricevute di invio, precedenti comunicazioni relative alla pratica, ecc.]
—
La lettera di sollecito dovrebbe essere inviata tramite un metodo che fornisca una ricevuta di invio (es. raccomandata A/R, PEC se disponibile), per garantire una tracciabilità della comunicazione.
Terzo esempio di Sollecito risposta pubblica amministrazione
Oggetto: Sollecito Risposta – [Descrizione Breve della Pratica o del Procedimento]
Spett.le [Nome Ufficio Pubblico Amministrazione],
con la presente, mi permetto di sollecitare una risposta riguardo alla pratica/procedimento numero [Inserire numero pratica], relativa/e a [Descrizione precisa dell’oggetto della pratica, es. una domanda di autorizzazione, una richiesta di accesso agli atti, ecc.], presentata in data [Inserire data di presentazione della pratica].
Vorrei evidenziare che, nonostante sia trascorso un periodo di tempo pari a [Inserire numero di giorni o di mesi trascorsi], superiore ai termini previsti dalla normativa vigente per il tipo di pratica in questione, non ho ricevuto alcuna comunicazione da parte Vostra.
Il mancato riscontro nell’arco temporale prestabilito sta causando notevoli disagi [è possibile specificare la natura del disagio, qualora rilevante, es. nell’avanzamento di progetti di lavoro, nella pianificazione di attività, ecc.].
Rimarcando l’importanza che questa pratica riveste per il sottoscritto, sia per i termini di legge che per gli effetti pratici ad essa connessi, richiedo cortesemente che mi vengano fornite informazioni in merito allo stato di avanzamento della stessa, nonché una previsione circa la conclusione del procedimento.
In attesa di un Vostro sollecito riscontro, rimango a disposizione per eventuali chiarimenti o forniture di ulteriori documentazioni che possano essere necessarie per la definizione della pratica.
Ringraziando per l’attenzione e fiducioso in una Vostra rapida risposta, porgo
Distinti saluti,
[Firma]
[Nome Cognome]
Allegati: [Elenco di eventuali documenti allegati, come la copia della ricevuta della pratica iniziale, documentazione complementare, ecc.]
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.