Una lettera di sollecito consegna materiale è un documento formale attraverso il quale un soggetto, generalmente un’azienda o un professionista, richiede a un fornitore o a un collaboratore la consegna di materiali o beni che sono stati precedentemente ordinati ma che non sono stati forniti entro il termine concordato.
Questo tipo di comunicazione ha lo scopo di promemoria per l’obbligo non adempiuto, e allo stesso tempo, di sollecitazione affinché l’azione necessaria – nel caso specifico, la consegna del materiale – venga portata a compimento il più presto possibile. La lettera di sollecito è un passo formale che segnala l’inizio di un’azione più decisa per garantire che l’accordo venga rispettato.
Nel formulare una lettera di sollecito consegna materiale, si fa spesso riferimento agli accordi presi precedentemente, includendo dettagli quali il numero dell’ordine, la descrizione dei materiali, la data in cui questi avrebbero dovuto essere consegnati e gli eventuali accordi contrattuali legati alla fornitura.
L’intento è quello di essere chiari e diretti, pur mantenendo un tono professionale e cortese, per mantenere buoni rapporti commerciali e stimolare una risoluzione positiva del disguido. Se la comunicazione non porta ai risultati desiderati, la lettera di sollecito può essere seguita da azioni più severe, come per esempio la richiesta di penalità contrattuali, il ricorso a vie legali o la ricerca di altri fornitori.
In contesti aziendali dove è essenziale il rispetto delle scadenze per la pianificazione della produzione o la vendita, la lettera di sollecito è uno strumento cruciale per garantire che il flusso di lavoro e la catena di fornitura rimangano efficienti e inalterati.
Come scrivere Sollecito consegna materiale
Una lettera di sollecito per la consegna di materiale è un documento formale attraverso il quale un ente, organizzazione o individuo sollecita un fornitore o un partner commerciale affinché venga rispettato un accordo di consegna precedentemente stabilito. A seguire, vi illustrerò i punti essenziali e l’informazione che deve essere inclusa in una tale lettera:
1. Intestazione e dati del mittente: In alto a destra o sinistra (a seconda delle convenzioni locali), includere il nome completo o la ragione sociale della persona/impresa che sta scrivendo la lettera, seguito dai dettagli di contatto quali indirizzo, numero di telefono, email e, se rilevante, il logo aziendale.
2. Data: La data della redazione della lettera va messa vicino all’intestazione. È importante per fissare un riferimento temporale per la comunicazione.
3. Dati del destinatario: Sotto la data, sulla sinistra, si devono scrivere il nome e il titolo (se noto) della persona a cui è indirizzata la lettera, seguiti dal nome dell’azienda e dal suo indirizzo completo.
4. Riferimento o oggetto: Spesso preceduto dalle parole “Riferimento:” o “Oggetto:”, qui si dovranno menzionare il numero dell’ordine, il numero della fattura o qualsiasi altro identificativo che possa essere necessario per riferirsi in modo specifico all’accordo o al materiale in questione.
5. Saluto iniziale: Utilizzare una formula di cortesia adeguata, come “Gentile [Nome],” o “Egregio Signore/Signora,” seguito dal cognome se noto.
6. Corpo della lettera:
– Introduzione: Iniziare con una breve spiegazione del motivo della lettera, menzionando la natura dell’accordo e la data di scadenza per la consegna del materiale che non è stata rispettata.
– Dettaglio sugli accordi: È fondamentale riportare dettagli specifici dell’ordine come la descrizione del materiale, la quantità ordinata, la data di consegna prevista e ogni altro dettaglio rilevante che è stato concordato.
– Richiesta di spiegazione: Sollecitare una spiegazione per il ritardo invitando il fornitore a fornire dettagli o motivi che hanno portato a questo inconveniente.
– Richiesta di azione immediata: Ricordare al fornitore l’importanza del rispetto dei termini di consegna stabiliti e richiedere un’azione immediata affinché il materiale venga consegnato il prima possibile.
– Conseguenze: Esporre eventuali conseguenze o azioni che potrebbero essere intraprese in assenza di una pronta risoluzione della situazione, come l’annullamento dell’ordine o la ricerca di un altro fornitore.
– Termini di riscontro: Dare al fornitore un termine entro cui rispondere alla lettera o completare la consegna, specificando una data precisa.
7. Saluto finale e firma: Concludere con un saluto formale come “Cordiali saluti,” o “Distinti saluti,” seguito dalla firma manuale (se inviata per posta) o digitale e dalla digitazione del nome completo e titolo del mittente.
8. Allegati: Se pertinenti, includere un elenco degli allegati come copia dell’ordine originale, comunicazioni precedenti riguardo al ritardo o eventuali condizioni contrattuali.
Esempi di Sollecito consegna materiale
Ecco alcuni modelli di Sollecito consegna materiale da utilizzare come esempio.
Primo esempio di Sollecito consegna materiale
Oggetto: Sollecito Consegnare Materiale in Ritardo – [Nome del Materiale] – Ordine Nr. [Numero dell’Ordine]
Gentile [Nome del Destinatario],
Mi permetto di scrivere questa lettera per portare alla vostra attenzione la questione della consegna in ritardo del materiale che abbiamo ordinato, come specificato nell’ordine nr. [Numero dell’Ordine] datato [Data dell’Ordine]. Come avrete sicuramente presente, il termine di consegna previsto per il ricevimento del materiale era il [Data Consegna Prevista], e purtroppo ad oggi, [Data Corrente], non abbiamo ancora ricevuto il materiale richiesto.
La consegna puntuale è essenziale per il mantenimento dei nostri processi produttivi e per il rispetto dei tempi di consegna che promettiamo ai nostri clienti. Il ritardo sta avendo, infatti, un impatto considerevole sul nostro flusso di lavoro e sull’efficienza dei nostri servizi.
Desidero pertanto sollecitarvi a fornirci una spiegazione per questo ritardo e, soprattutto, a comunicarci una nuova data di consegna che sia realistica e che possiate rispettare senza ulteriori disguidi. È importante per noi poter contare su una pianificazione affidabile.
In aggiunta, vi chiediamo cortesemente di informarci riguardo a eventuali problemi che possono aver causato questo ritardo, così che possiamo capire la situazione e collaborare con voi per trovare una soluzione accettabile.
Rimanga inteso che siamo consapevoli che imprevisti possono accadere, tuttavia speriamo in una risposta tempestiva da parte vostra. Vi sollecitiamo quindi a far seguito a questa comunicazione con la massima urgenza, trasmettendoci le informazioni richieste e confermandoci la data di spedizione del materiale.
Nel caso in cui non ricevessimo il materiale entro la nuova data concordata, saremo costretti a considerare ulteriori azioni, incluso l’esercizio dei nostri diritti legali o la ricerca di fornitori alternativi, al fine di compensare l’impatto negativo sulla nostra produzione.
Apprezziamo la vostra attenzione immediata a questo importante problema e ci aspettiamo la vostra comunicazione urgente. Potete contattarmi direttamente al [Tuo Numero di Telefono] o via email all’indirizzo [Tua Email] per discutere ulteriori dettagli.
Vi ringraziamo per la vostra collaborazione e restiamo in attesa di una risposta rapida e positiva da parte vostra.
Cordiali saluti,
[Firma]
[Tuo Nome]
[Tua Posizione]
[Nome della Tua Azienda]
[Indirizzo della Tua Azienda]
[Telefono]
[Email]
Secondo esempio di Sollecito consegna materiale
Oggetto: Sollecito Consegna Materiale – Ordine n. [Inserire numero ordine]
Gentile [Nome del Fornitore/Responsabile della Ditta],
Con la presente desidero sollecitare la consegna del materiale relativo all’ordine n. [Inserire numero ordine], come specificato nel contratto d’acquisto datato [Inserire data ordine] e confermato da Voi con lettera d’ordine.
Nonostante le nostre precedenti comunicazioni e gli accordi presi, ad oggi, [Inserisci data attuale], riscontriamo un ritardo nella consegna di [Inserire numero giorni/ore/settimane di ritardo] rispetto alla data di consegna concordata [Inserire data di consegna concordata]. Questo ritardo sta provocando gravi disagi alla nostra programmazione e potrebbe causare danni economici significativi, oltre a compromettere il nostro rapporto di fiducia.
Riconoscendo l’importanza della nostra collaborazione e volendo dar seguito ad essa nel migliore dei modi, Vi sollecitiamo a fornirci una spiegazione immediata sul motivo di questo ritardo e un piano d’azione per la spedizione del materiale mancante. Sarebbe inoltre apprezzato un vostro impegno su una nuova data di consegna che sia rispettata senza ulteriori rinvii, per consentirci di riorganizzare le nostre attività nel minor tempo possibile senza ulteriori inconvenienti.
Per evitare incomprensioni, desideriamo ricevere riscontro scritto entro [Inserire termine ultimo per la risposta, ad esempio 48 ore dalla ricezione di questa lettera], comprensivo di una data definitiva di consegna e di un’eventuale proposta di compensazione per i disagi causati dal ritardo.
Resto a disposizione per discutere di eventuali soluzioni a questa situazione e confido nella Vostra comprensione e collaborazione per risolvere celermente questo inconveniente.
In attesa di un Vostro celere riscontro, porgo distinti saluti.
Cordiali saluti,
[Il Tuo Nome]
[La Tua Posizione/Ruolo in Azienda]
[Nome della Tua Azienda]
[Informazioni di Contatto dell’Azienda]
[Indirizzo Email]
[Numero di Telefono]
Terzo esempio di Sollecito consegna materiale
Oggetto: Sollecito di consegna materiale ordine n. [Inserire numero Ordine]
Alla cortese attenzione del Responsabile di [Nome dell’azienda fornitore],
[Indirizzo dell’azienda fornitore]
[Luogo], [Data]
Spett.le [Nome dell’azienda fornitore],
con la presente desideriamo richiamare la Vostra attenzione in merito all’ordine n. [Inserire numero Ordine], confermato in data [Inserire data di conferma] e il cui materiale avremmo dovuto ricevere entro il [Inserire data di consegna prevista].
Siamo a rammentarVi che la consegna del materiale in questione è fondamentale per il mantenimento del normale ciclo produttivo della nostra azienda ed è stato garantito da Voi un rispetto dei tempi che ad oggi risulta mancato.
Ad oggi, [Inserire data odierna], non abbiamo ancora ricevuto il materiale ordinato, né alcuna comunicazione che giustifichi questo ritardo. Tale inadempienza sta causando seri disagi alla nostra operatività e potrebbe portare a danni economici che siamo intenzionati a non subire passivamente.
Pertanto, Vi sollecitiamo ad una pronta risoluzione della situazione con la consegna urgente del materiale entro i prossimi [Inserire numero] giorni lavorativi. In mancanza di una Vostra celere risposta e della ricezione dei beni richiesti, ci vedremo obbligati a valutare azioni alternative, incluse quelle legali e la richiesta di risarcimento per i danni subiti.
Confidiamo nella Vostra collaborazione e comprensione, auspicando una pronta soluzione alla problematica esposta.
Vi preghiamo di tenere informata la nostra azienda in merito ad ogni evento che possa influenzare la situazione attuale e ogni passo intrapreso per accelerare la consegna del materiale.
In attesa di un Vostro riscontro, porgiamo distinti saluti.
Cordiali saluti,
[Firma]
[Nome e Cognome del mittente]
[Nome dell’azienda mittente]
[Indirizzo dell’azienda mittente]
[Contatti telefonici]
[Indirizzo email]
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.