La lettera di sollecito di pagamento tra privati è un documento attraverso il quale una persona che riveste il ruolo di creditore, cioè colui che ha diritto a ricevere una certa somma di denaro, si rivolge al proprio debitore, cioè colui che è tenuto al pagamento di tale somma, per ricordare e richiedere l’adempimento di questa obbligazione pecuniaria. Attraverso questa comunicazione scritta, il creditore esercita una pressione formale sul debitore, affinché quest’ultimo rispetti gli accordi presi, saldando il debito entro un termine specifico che viene indicato nella lettera.
L’impiego del sollecito di pagamento è un atto giuridico ben definito: serve a mettere ufficialmente in mora il debitore. Questa procedura è prevista dall’ordinamento giuridico, precisamente all’art. 1219 del codice civile italiano, e apre la strada a conseguenze legali qualora il pagamento non avvenga nei modi e nei tempi richiesti. Inviare questa lettera è un primo passo, astuto e ponderato, che il creditore adotta prima di considerare l’eventuale ricorso alle vie legali.
Scrivendo e inviando questo documento, il creditore non sta solamente esprimendo l’insoddisfazione per il ritardo o l’assenza del pagamento, ma sta allo stesso tempo attivando una serie di meccanismi che possono portare a delle ripercussioni sulla posizione del debitore. Soprattutto, si stabilisce che da quel momento il debitore sarà responsabile dei danni causati dal ritardo o dalla mancata esecuzione del pagamento e dovrà inoltre corrispondere gli interessi moratori calcolati a partire dalla notifica del sollecito. Quest’ultimo punto è di rilevante importanza, in quanto trasforma il tempo che scorre da un bene neutralmente trascurabile a un fattore economicamente oneroso per il debitore.
Un altro elemento fondamentale è che l’atto del sollecito interrompe il decorrere del tempo ai fini della prescrizione del diritto di credito. In altre parole, se il creditore non agisse tempestivamente, potrebbe ritrovarsi a non poter più esercitare il proprio diritto all’incasso a causa del passare del tempo.
Nonostante una lettera redatta da un avvocato possa sembrare più intimidatoria, non è strettamente necessaria in questa fase, in quanto un sollecito diretto e personalmente curato dal creditore ha esattamente la stessa valenza legale. Questa lettera, quindi, rappresenta una forma di avvertimento chiaro e incisivo: o il debitore paga entro il termine indicato o si procederà per vie giudiziarie per ottenere ciò che è dovuto.
Come scrivere un sollecito di pagamento tra privati
Una lettera di sollecito pagamento tra privati è un documento scritto che viene inviato al fine di richiamare l’attenzione di un individuo o di un’entità sulla mancata ricezione di un pagamento che è stato concordato. Tale lettera dovrebbe contenere diversi elementi chiave per essere efficace e per mantenere la correttezza e la professionalità nella comunicazione.
Ecco le informazioni che una lettera di sollecito pagamento dovrebbe includere in modo dettagliato:
1. Intestazione e Date:
– Mittente: Include il tuo nome completo, indirizzo e eventuali altri dati di contatto (telefono, e-mail).
– Destinatario: Include il nome completo e l’indirizzo della persona da cui stai richiedendo il pagamento.
– Data: La data di quando la lettera viene scritta.
2. Oggetto:
– Una breve frase che indica il motivo della lettera, ad esempio: “Sollecito di pagamento per [Descrizione Fattura o Servizio]”.
3. Saluti e Introduzione:
– Un saluto formale, seguito dal nome del destinatario, per esempio: “Gentile [Nome Destinatario],”.
– Una frase introduttiva che spiega lo scopo della lettera.
4. Corpo della Lettera:
– Dettagli della Transazione: Descrizione dettagliata dell’accordo o della fornitura di beni/servizi, con date e importo del pagamento dovuto.
– Storico dei Pagamenti: Se è già stata effettuata una parte del pagamento, specifica quali importi sono stati ricevuti e quali mancano.
– Riferimento a Documenti Precedenti: Numero di fattura, contratto o qualsiasi altro documento che attesti l’accordo e la somma dovuta.
– Le Azioni Finora Intraprese: Menziona precedenti comunicazioni o solleciti, se ve ne sono stati.
– Rimando alle Condizioni: Facoltativo ma utile, puoi richiamare le condizioni di pagamento vi era un accordo scritto.
5. Richiesta di Pagamento:
– Effettua una chiara richiesta del pagamento dovuto, specificando il modo in cui preferisci ricevere il pagamento e un termine ragionevole entro cui aspetti di riceverlo.
6. Conseguenze in caso di Mancato Pagamento:
– Informa il destinatario delle possibili azioni che potresti intraprendere se non dovesse avvenire il pagamento entro il termine indicato (es. ricorso legale, segnalazione alle agenzie di recupero crediti, ecc.).
7. Apertura al Dialogo:
– Offri la possibilità di discutere la situazione, nel caso ci fossero problemi o incomprensioni che hanno impedito il pagamento.
8. Chiusura e Firma:
– Una frase di chiusura formale come “Cordiali saluti,” o “In attesa di un suo riscontro, porgo distinti saluti,” seguita dalla tua firma (se la lettera è stampata) e dal tuo nome a stampatello.
9. Allegati:
– Indica eventuali documenti allegati (copie di fatture, contratto, precedenti comunicazioni, ecc.).
Ricorda di tenere un tono professionale e cortese e di non assumere un linguaggio accusatorio o minaccioso. Una lettera di sollecito è uno strumento comunicativo che, pur dovendo essere determinato, dovrebbe sempre lasciare la porta aperta a una risoluzione pacifica del mancato pagamento. Inoltre, è consigliabile inviare la lettera tramite posta raccomandata con ricevuta di ritorno o tramite e-mail con conferma di lettura per avere una prova del tentativo di contatto.
Esempi di solleciti di pagamento tra privati
Ecco alcuni modelli di tra privati da utilizzare come esempio.
Esempio primo sollecito di pagamento tra privati
Oggetto: Primo sollecito per il pagamento fattura n. XYZ
Gentili Signori,
con la presente desideriamo portare alla Vostra attenzione che, da nostre informazioni risulta che la fattura n. ______ del _________ scaduta il _____ non è ancora stata da voi saldata.
Ciò nonostante le nostre precedenti comunicazioni e il termine di pagamento indicato, non risultano ad oggi pagamenti a fronte della suddetta fattura.
Comprendiamo che possano sorgere situazioni che impediscono un tempestivo adempimento degli obblighi finanziari; tuttavia, vi invitiamo a rispondere a questo sollecito con la massima sollecitudine al fine di evitare possibili disagi o misure ulteriori.
Qualora il mancato pagamento sia dovuto a problemi non ancora comunicati, vi preghiamo di contattarci immediatamente per discutere la situazione e trovare una soluzione congiunta.
Il pagamento può essere effettuato utilizzando i seguenti dettagli bancari:
IBAN: ________________________
Intestato a: __________________
Filiale di: ____________________
Nel caso in cui abbiate già effettuato il pagamento dopo la data di questo sollecito, vi preghiamo di non tenere conto della presente comunicazione e, se possibile, di inviarci una conferma del pagamento effettuato per aggiornare i nostri registri.
In assenza di un Vostro riscontro positivo, ci vedremo obbligati a intraprendere ulteriori azioni per la riscossione del credito secondo quanto previsto dalla legge.
Restiamo a disposizione per qualsiasi chiarimento e ringraziamo per la Vostra tempestiva attenzione a questa problematica.
Cordiali saluti,
[Firma]
[Nome e Cognome]
[Indirizzo]
[Numero di telefono]
[Indirizzo email]
Esempio secondo sollecito di pagamento tra privati
Oggetto: Secondo sollecito per il pagamento di [Inserire Descrizione Dovuta]
Gent.li Signori,
in riferimento alla nostra lettera del [data del primo sollecito], risulta che la fattura n. [inserire numero fattura] del [data emissione fattura], scaduta il [data scadenza fattura], non è ancora da Voi stata pagata.
Siamo dunque a sottolineare l’importanza del rispetto delle scadenze concordate per i pagamenti, al fine di mantenere un rapporto commerciale chiaro e corretto. Nonostante ciò, al momento non abbiamo avuto riscontro del pagamento della cifra dovuta.
Per tanto, ci troviamo a sollecitare nuovamente il saldo della fattura in oggetto, facendo appello alla Vostra consueta tempestività.
Vi esortiamo, pertanto, a provvedere quanto prima al pagamento della medesima, per regolarizzare la Vs. posizione debitoria. Nel caso in cui abbiate già effettuato il pagamento successivamente alla data del nostro primo sollecito, vi preghiamo di inviare una copia della ricevuta di trasferimento a mezzo email all’indirizzo [inserire email] o a mezzo fax al numero [inserire fax], per permetterci di aggiornare i nostri registri e di ritenere nulla la presente richiesta.
Il pagamento può essere eseguito a mezzo bonifico bancario, utilizzando le seguenti coordinate:
IBAN: [inserire codice IBAN]
Intestato a: [inserire nome beneficiario]
Filiale di: [inserire filiale di appartenenza della banca, se necessario]
Restiamo a disposizione per ogni ulteriore chiarimento e ci auguriamo che questa situazione possa trovare una pronta risoluzione.
Nell’attesa di un Vostro cortese riscontro, si porgono
Cordiali saluti.
[Nome e Cognome / Ragione Sociale]
[Recapiti Telefonici / Email]
Esempio ultimo sollecito di pagamento tra privati
Oggetto: Ultimo sollecito per il pagamento di [DESCRIZIONE DEL DEBITO] e costituzione in mora
Gent.li Signori,
in riferimento alla nostra lettera del [DATA PRECEDENTE COMUNICAZIONE] risulta che la fattura n.[NUMERO FATTURA] del [DATA FATTURA] e con importo pari a [IMPORTO FATTURA] scaduta il [DATA SCADENZA] non è ancora stata pagata.
Vi sollecitiamo al pagamento del Vs. debito al fine di regolare la vostra posizione debitoria entro 10 giorni dalla ricezione della presente. In caso di mancato riscontro, saremo costretti ad adire le vie legali per il recupero dell’importo dovuto, con l’aggravio dei costi legali e del possibile danno da ritardo che ne consegue.
Per tanto, vi esortiamo a provvedere quanto prima al pagamento della stessa, al fine di regolare la Vs. posizione debitoria. Nel caso in cui abbiate già provveduto al pagamento, vi preghiamo di ritenere nulla questa richiesta e di fornirci una prova del pagamento effettuato.
Il pagamento può essere eseguito a mezzo bonifico alle seguenti coordinate:
IBAN: [INSERIRE IBAN]
Intestato a: [NOME DEL BENEFICIARIO]
Filiale di: [NOME BANCA E FILIALE]
Cordiali saluti,
[TIMBRO E FIRMA DEL RESPONSABILE AMMINISTRATIVO O DELL’AMMINISTRATORE UNICO]
Nel caso abbiate già provveduto al pagamento, vi preghiamo di ritenere nulla questa richiesta e di comunicarci gli estremi del pagamento effettuato, per poter aggiornare i ns. registri contabili.
Ricordiamo infine che la presente ha validità come atto di costituzione in mora ad ogni effetto di legge.
Distinti saluti,
[INSERIRE NOME COMPLETO]
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.