Una lettera di sollecito di pagamento rate scadute è un documento formale attraverso il quale un creditore si rivolge al proprio debitore per richiedere il pagamento di somme di denaro che non sono state versate alla scadenza pattuita. Con questo tipo di comunicazione, il creditore esprime il proprio disappunto per il mancato ricevimento delle rate dovute, sottolineando l’importanza del rispetto degli accordi finanziari stabiliti.
L’obiettivo principale di una lettera di sollecito è avvertire il debitore che è necessario effettuare il pagamento richiesto entro un termine specifico, precisando che l’inadempienza potrebbe far scattare l’avvio di procedimenti giuridici volti a recuperare il credito. In questo contesto, la lettera assume un carattere d’avvertimento e ha lo scopo di stimolare una reazione da parte del debitore che si traduca nel pagamento delle somme arretrate.
Quando viene inviata tale comunicazione, si stabilisce che il debitore si trovi in una condizione di mora, ovvero di ritardo ingiustificato nell’adempiere all’obbligo di pagamento. Questo stato di cose ha conseguenze piuttosto serie: iniziano a maturare interessi moratori calcolati sulla base del tasso di interesse legale e si attivano determinati meccanismi giuridici, come il diritto per il creditore di chiedere il risarcimento dei danni derivanti dal ritardato o mancato pagamento.
Inoltre, la missiva serve anche a interrompere il termine di prescrizione del debito, che rappresenta il lasso di tempo oltre il quale il creditore perde il diritto di azionare legalmente il recupero del credito. La lettera di sollecito serve quindi a proteggere i diritti del creditore, mantenendo vivo il suo diritto di rivendicare le somme dovute.
Risulta chiaro che, nonostante un sollecito scritto da un avvocato possa indurre maggiore preoccupazione nel debitore, per le leggi vigenti la comminazione inviata direttamente dal creditore ha comunque lo stesso valore e incoraggia il debitore a regolarizzare la propria posizione per evitare ulteriori complicazioni legali. Con questo strumento, quindi, si tenta di risolvere la questione in modo conciliante senza impegnare immediatamente risorse nella consulenza legale, sperando in una pronta risposta e regolazione del debito da parte del debitore.
Come scrivere un sollecito di pagamento rate scadute
Una lettera di sollecito di pagamento per rate scadute è un documento formale inviato da un creditore a un debitore per richiedere il pagamento di una o più rate di un debito che non sono state pagate alla scadenza prestabilita. È importante che questa lettera sia scritta in maniera professionale, rispettosa e chiara per garantire che il messaggio sia compreso e per mantenere una relazione positiva tra le parti coinvolte. Ecco quali informazioni dovrebbero essere incluse in una lettera di sollecito:
1. Intestazione e informazioni di contatto: Il documento dovrebbe iniziare con l’intestazione del creditore, che include il nome della società, l’indirizzo, il numero di telefono, l’indirizzo email e, se applicabile, il logo dell’azienda.
2. Data: La data in cui la lettera viene inviata dovrebbe essere chiaramente visibile.
3. Riferimenti del debitore: Informazioni che identificano il destinatario della lettera, come nome e cognome o denominazione sociale, indirizzo, e, se disponibile, un numero di conto o di cliente.
4. Oggetto: Si tratta di una breve frase che introduce lo scopo della lettera, come “Sollecito pagamento rate scadute” o “Richiesta di regolarizzazione pagamenti rateali”.
5. Corpo della lettera: Questo è il segmento centrale della lettera che dovrebbe contenere le seguenti informazioni:
– Un saluto formale: Ad esempio, “Gentile Signor/Signora [Cognome],” o “Alla cortese attenzione di [Nome Azienda o Persona di Riferimento],”
– Esposizione del problema: Descrivere in maniera chiara e concisa la natura del problema, ovvero il mancato pagamento delle rate scadute.
– Dettagli del debito: Fornire dettagli specifici del debito, inclusi l’ammontare totale del debito, il numero di rate scadute, le date di scadenza di ciascuna rata e l’importo di ogni rata individuale.
– Riferimenti contrattuali: Citare eventuali dettagli rilevanti del contratto o accordo originale, come il numero di contratto, la data di stipula, ecc.
– Richiesta di pagamento: Chiedere specificatamente che il pagamento venga effettuato, possibilmente fornendo una data ultima per la regolarizzazione del debito.
– Opzioni di pagamento: Indicare chiaramente come il debitore può effettuare il pagamento, fornendo dettagli come l’IBAN bancario, le modalità di pagamento accettate (ad esempio, bonifico bancario, assegno, pagamento online, etc.), e ogni istruzione relevant per il pagamento.
– Conseguenze del mancato pagamento: Spiegare le possibili conseguenze legali o finanziarie che potrebbero verificarsi se il debito non viene regolarizzato entro la data specificata.
– Contatti per assistenza: Fornire informazioni di contatto per permettere al debitore di discutere del debito o di chiarire qualsiasi dubbio.
– Una dichiarazione di disponibilità al dialogo: È utile mostrarsi aperti alla discussione e a possibili soluzioni per facilitare la risoluzione del problema.
6. Conclusione: Concludere la lettera con una frase formale di cortesia, come “In attesa di un Suo sollecito riscontro, porgo distinti saluti,” seguita dalla firma del responsabile o dell’incaricato, e il nome stampato o la posizione nella società.
7. Allegati: Se opportuno, includere copie di documenti pertinenti, come estratti conto, factoring o precedenti comunicazioni riguardanti la questione.
Oltre a includere tutte queste informazioni, è essenziale che la lettera sia grammaticalmente corretta e priva di errori, per trasmettere professionalità e serietà. Ricorda che lo scopo di questa lettera è anche preservare la relazione con il cliente, oltre ad ottenere il pagamento dovuto.
Esempi di solleciti di pagamento rate scadute
Ecco alcuni modelli di rate scadute da utilizzare come esempio.
Esempio primo sollecito di pagamento rate scadute
Oggetto: Primo sollecito per il pagamento delle rate scadute
Gentili Signori,
da nostre informazioni risulta che le rate relative alla fattura n._______ del _________, scadute il giorno _____, non sono ancora state da voi pagate.
Per tanto, vi esortiamo a regolarizzare quanto prima il pagamento delle rate in questione, al fine di sanare la Vostra posizione debitoria nei confronti della nostra azienda. Nel caso in cui abbiate già provveduto al saldo di dette rate, vi chiediamo di comunicarcelo e di considerare privo di effetto il presente sollecito.
Per effettuare il pagamento potete utilizzare le seguenti coordinate bancarie:
IBAN: _________________________
Intestato a: ____________________
Banca: ________________________
Filiale di: ______________________
Vi ricordiamo che il mancato regolamento di quanto dovuto potrebbe comportare l’addebito di interessi per mora e l’attivazione delle procedure di recupero crediti previste dalla normativa vigente.
Confidando in un Vostro tempestivo riscontro, restiamo a disposizione per qualsiasi ulteriore chiarimento possiate necessitare inviando una e-mail all’indirizzo: [indirizzoemail@dominio.com] oppure contattandoci telefonicamente al numero: [Numero di telefono].
Cordiali saluti,
[Nome del Mittente]
[Posizione o titolo]
[Nome della Società]
[Indirizzo Società]
[CAP, Città]
[Numero di telefono Società]
[E-mail Società]
Esempio secondo sollecito di pagamento rate scadute
Oggetto: Secondo sollecito per il pagamento delle rate scadute
Gentili Signori,
in riferimento alla nostra lettera del [data del primo sollecito], risultano ancora insolute le rate relative alla fattura n. [numero fattura] del [data di emissione fattura], scaduta il [data scadenza prima rata] e alla fattura n. [numero fattura] del [data di emissione fattura], scaduta il [data scadenza successiva rata].
Desideriamo sottolineare l’importanza di mantenere puntuali i pagamenti come da accordi contrattuali, al fine di evitare spiacevoli procedure di recupero crediti e l’applicazione di eventuali interessi di mora o penali.
Pertanto, Vi esortiamo a regolarizzare la vostra posizione effettuando il saldo delle rate entro e non oltre i prossimi [numero giorni] giorni dalla ricezione della presente.
Vi invitiamo pertanto a procedere senza ulteriori indugi al pagamento delle predette rate scadute, affinché possiamo considerare saldata la vostra posizione debitoria. Nel caso in cui abbiate già provveduto al pagamento dopo la data del nostro ultimo sollecito, Vi preghiamo di comunicarcelo tempestivamente e di ritenere nulla la presente comunicazione.
Riportiamo di seguito le coordinate bancarie per il versamento:
IBAN: [Inserire IBAN]
Intestato a: [Nome della Vostra Azienda/Società]
Filiale di: [Nome e Indirizzo della Filiale]
Confidiamo in un Vostro solerte riscontro e restiamo a disposizione per qualsiasi chiarimento o informazione potreste necessitare. Si prega di allegare la ricevuta di pagamento alla presente comunicazione come conferma del saldo effettuato.
Cordiali saluti,
[nome del mittente]
[nome dell’azienda/società mittente]
[indirizzo del mittente]
[recapiti telefonici ed e-mail del mittente o del responsabile incasso]
Esempio ultimo sollecito di pagamento rate scadute
Oggetto: Ultimo sollecito per il pagamento delle rate scadute e costituzione in mora
Gent.li Signori,
in riferimento alla nostra lettera del [inserire data precedente comunicazione], risulta che la fattura n. [numero fattura] del [data emissione fattura] e con importo pari a [importo fattura] €, scaduta il [data di scadenza], non è ancora stata pagata.
Vi sollecitiamo al pagamento del Vostro debito al fine di regolare la vostra posizione debitoria entro 10 giorni dalla ricezione della presente. In caso di mancato riscontro, saremo costretti ad adire le vie legali.
Per tanto, vi esortiamo a provvedere quanto prima al pagamento della stessa, al fine di regolare la Vostra posizione debitoria. Nel caso in cui abbiate già provveduto al pagamento, vi preghiamo di ritenere nulla questa richiesta.
Il pagamento può essere eseguito a mezzo bonifico alle seguenti coordinate:
IBAN: [inserire IBAN]
Intestato a: [nome del titolare o dell’azienda creditrice]
Filiale di: [nome e città della banca]
Cordiali saluti.
[timbro dell’azienda o del professionista]
[firma del responsabile amministrativo o dell’Amministratore Unico]
Nel caso abbiate già provveduto al pagamento della somma dovuta prima della ricezione della presente, vi preghiamo di ritenere nulla questa richiesta e di fornirci conferma del pagamento effettuato.
Ricordiamo infine che la presente ha validità come atto di costituzione in mora ad ogni effetto di legge e sarà utilizzata in giudizio, qualora fosse necessario, quale prova della Vostra inadempienza e del tentativo di recupero del credito da parte nostra.
Vi invitiamo pertanto a regolarizzare la Vostra posizione senza ulteriore indugio.
Distinti saluti.
[Inserire nuovamente il timbro e la firma se richiesto]
(N.B.: Nel redigere comunicazioni di questo genere è sempre importante personalizzarle sulla base delle circostanze specifiche e dell’ordinamento giuridico applicabile, possibilmente sotto la supervisione di un legale.)
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.