Sollecito Di Pagamento Fattura – Esempi E Guida Alla Scrittura

La lettera di sollecito di pagamento fattura è un documento scritto e formale che viene inviato da un creditore al proprio debitore allo scopo di esigere il saldo di una somma di denaro, solitamente relativa a una prestazione o a un prodotto fornito. Nella sua essenza, il sollecito di pagamento opera come un promemoria formale e una pressione affinché il debitore assolva al proprio obbligo di effettuare il pagamento concordato, ormai diventato ritardato o completamente omesso.

Come scrivere un sollecito di pagamento fattura

Il sollecito di pagamento è la comunicazione con cui il creditore ricorda al debitore che una fattura è scaduta e chiede l’adempimento entro un termine ragionevole. Non è necessariamente una “messa in mora” in senso tecnico, ma svolge una funzione preventiva: ordina i fatti, fissa una data certa, mostra disponibilità a chiudere bonariamente e prepara il terreno per eventuali passaggi successivi. Nelle transazioni tra imprese e tra impresa e pubblica amministrazione, il quadro di riferimento è il D.Lgs. 231/2002 (come modificato dal D.Lgs. 192/2012), che prevede termini di pagamento usualmente pari a trenta giorni salvo pattuizioni diverse e ragionevoli, l’automatica decorrenza degli interessi moratori dal giorno successivo alla scadenza, e un indennizzo forfettario per i costi di recupero. Nei rapporti con consumatori, privi di natura “commerciale”, si applicano invece le regole generali del codice civile: in mancanza di un tasso convenzionale, maturano gli interessi legali dal ritardo ai sensi dell’articolo 1224 c.c., fermo restando quanto previsto dal contratto e dal Codice del Consumo.

Per impostare bene un sollecito, conviene indicare con precisione gli elementi essenziali: numero e data della fattura, importo imponibile e totale, scadenza originaria, eventuali pagamenti parziali già ricevuti, modalità di versamento preferite, per esempio bonifico bancario o assegno con i dati necessari per completarlo, e un termine breve ma realistico entro cui adempiere. È opportuno chiarire che, se il pagamento è dovuto in un rapporto tra imprese o verso la PA, maturano gli interessi di mora previsti dal decreto 231 dal giorno successivo alla scadenza e che è dovuto l’indennizzo forfettario per i costi di recupero; se la controparte è un consumatore, si farà riferimento agli interessi legali o a quelli convenuti. Il tono deve restare fermo e professionale, evitando espressioni intimidatorie o lesive: l’obiettivo è ottenere il pagamento, non compromettere il rapporto commerciale o esporsi a contestazioni.

La forma di invio ha un peso probatorio decisivo. La PEC garantisce data certa, integrità del messaggio e opponibilità a terzi; se la controparte non ha una PEC, la raccomandata A/R resta un’alternativa solida. In contesti meno formali o per un primo promemoria, si può usare l’e-mail ordinaria, ma è prudente passare a un mezzo tracciabile quando il ritardo si prolunga. In ogni caso, conservare il sollecito, le ricevute di consegna, l’estratto contabile, gli ordini, i DDT o le prove di esecuzione del servizio aiuterà a superare eventuali contestazioni sull’esistenza o sull’entità del credito. Per le fatture elettroniche, le ricevute del Sistema di Interscambio e le quietanze bancarie completano il fascicolo probatorio.

Se il sollecito non sortisce effetto, si può salire di livello con una messa in mora ai sensi dell’articolo 1219 c.c., cioè un’intimazione formale ad adempiere che costituisce in mora il debitore e interrompe la prescrizione; nei contratti a prestazioni corrispettive può essere utile la diffida ad adempiere ex articolo 1454 c.c., che fissa un termine non inferiore a quindici giorni e preannuncia la risoluzione. Qualora persista l’inadempimento, il rimedio tipico è il ricorso per decreto ingiuntivo ex articoli 633 e seguenti c.p.c., che richiede una prova scritta del credito: la fattura, se accompagnata da documenti che attestano la fornitura o l’accettazione, è normalmente sufficiente, e il provvedimento può essere provvisoriamente esecutivo in presenza dei presupposti di legge. Ove necessario, seguiranno le azioni esecutive. In alternativa o in parallelo, mediazione e negoziazione assistita possono offrire soluzioni rapide quando il rapporto commerciale meriti di essere salvaguardato.

Sotto il profilo economico, è legittimo richiedere con il sollecito gli interessi di mora maturati, l’indennizzo forfettario per i costi di recupero previsto dal D.Lgs. 231/2002 nei rapporti tra imprese e PA, e l’eventuale rimborso dei maggiori costi documentati; con i consumatori si resta nell’alveo degli interessi legali o convenzionali e del risarcimento del danno da ritardo dimostrato. È prudente specificare nel testo come e dove effettuare il pagamento, prevedere un termine finale decorso il quale si procederà senza ulteriori avvisi, e invitare la controparte a segnalare tempestivamente eventuali contestazioni sulla fattura, così da circoscrivere il perimetro del contenzioso.

Conviene infine tenere d’occhio i termini di prescrizione del credito. La regola generale è la prescrizione decennale ex articolo 2946 c.c., ma molti crediti professionali e commerciali sono assoggettati a termini più brevi previsti dal codice civile per specifiche categorie. In caso di dubbi è utile un controllo puntuale, perché l’invio di un sollecito idoneo a costituire in mora interrompe la prescrizione e ricolloca in avanti il dies a quo. È bene anche trattare i dati personali del debitore in modo conforme al GDPR, limitando le informazioni allo stretto necessario per il recupero del credito e custodendo la documentazione in modo sicuro.

Esempi di solleciti di pagamento fattura

Ecco alcuni modelli di sollecito di pagamento fattura da utilizzare come esempio.

Modello 1 — Primo sollecito cordiale (promemoria bonario)

Oggetto: Sollecito pagamento fattura ____________ del ____________

Gentile ____________,
ti/Le scriviamo in merito alla fattura n. ____________ emessa in data ____________ con scadenza al ____________, relativa a ____________. Alla data odierna il pagamento risulta non ancora pervenuto per l’importo di € ____________ (oltre/iva compresa).
Ti/La invitiamo cortesemente a procedere al saldo entro e non oltre il ____________ mediante bonifico alle seguenti coordinate: intestatario ____________, IBAN ____________, banca ____________, causale “Saldo fattura n. ____________ del ____________ – ____________”.
Qualora il pagamento sia già stato disposto, ti/La preghiamo di inviarci contabile o CRO a ____________. In caso di eventuali rilievi sulla fattura, restiamo a disposizione per chiarimenti a ____________ o al numero ____________.
Ringraziando per l’attenzione, confidiamo in un sollecito riscontro.

Cordiali saluti

Ruolo ____________ – ____________
PEC ____________ | Tel. ____________

Modello 2 — Sollecito formale B2B con interessi D.Lgs. 231/2002

Oggetto: Sollecito formale pagamento fattura n. ____________ scaduta il ____________

Spett.le ____________,
facciamo seguito ai precedenti contatti per segnalare che la fattura n. ____________ del ____________, scaduta il ____________, per la fornitura/servizio ____________, risulta ancora insoluta per € ____________ (imponibile € ____________ + IVA € ____________).
Ai sensi del D.Lgs. 231/2002, dal giorno successivo alla scadenza maturano automaticamente gli interessi moratori al tasso legale di riferimento, oltre all’indennizzo forfettario per i costi di recupero pari a € 40,00. Alla data odierna gli interessi maturati ammontano a € ____________ e l’importo complessivo esigibile è pari a € ____________.
Vi invitiamo a provvedere entro il ____________ mediante bonifico alle coordinate: IBAN ____________, intestato a ____________, causale “Fattura n. ____________ del ____________ – ____________”. In difetto, procederemo senza ulteriore preavviso all’invio di messa in mora e, occorrendo, al ricorso per decreto ingiuntivo, con aggravio di spese e competenze.
Restiamo disponibili per concordare eventuali verifiche contabili entro la data sopra indicata.

Distinti saluti

Ufficio Amministrazione – ____________
PEC ____________ | Tel. ____________

Modello 3 — Sollecito a consumatore/privato con tono assertivo ma non intimidatorio

Oggetto: Promemoria pagamento fattura n. ____________ del ____________

Gentile Sig./Sig.ra ____________,
la contattiamo in riferimento alla fattura n. ____________ emessa il ____________ per ____________, scaduta il ____________, per un importo di € ____________. Non avendo ricevuto il relativo pagamento, La invitiamo a regolarizzare entro il ____________.
In mancanza di diversa pattuizione, sul ritardato pagamento decorrono gli interessi ai sensi dell’art. 1224 c.c. Le chiediamo pertanto di procedere al saldo tramite bonifico su IBAN ____________ intestato a ____________, indicando in causale “Saldo fattura n. ____________ – ____________”. Qualora avesse già provveduto, La preghiamo di ignorare la presente e di inviarci cortese riscontro della disposizione a ____________.
Per qualsiasi chiarimento o per segnalare eventuali contestazioni, può contattarci a ____________ o al numero ____________.

Cordialmente

Email ____________ | Tel. ____________

Modello 4 — Sollecito con proposta di piano di rientro

Oggetto: Sollecito pagamento e proposta piano rientro – fattura n. ____________

Spett.le ____________,
con la presente evidenziamo l’insoluto relativo alla fattura n. ____________ del ____________, scaduta il ____________, per € ____________ riferita a ____________. Comprendiamo possibili esigenze di cassa e, nell’ottica di preservare il rapporto commerciale, proponiamo un piano di rientro così articolato: acconto immediato di € ____________ entro il ____________ e n. ___ rate mensili da € ____________ ciascuna con scadenza il giorno ___ di ogni mese a partire da ____________, oltre agli interessi di mora maturandi ai sensi di legge/contratto.
Qualora accettiate, vi invitiamo a confermare per iscritto entro il ____________ e a corrispondere l’acconto sul seguente IBAN ____________ (intestato a ____________), causale “Acconto piano rientro – fattura n. ____________”. In mancanza di riscontro, resterà fermo l’invito a saldare integralmente l’importo entro il medesimo termine, con riserva di intraprendere le azioni di tutela.
Restiamo disponibili per adeguare il piano alle vostre esigenze entro limiti ragionevoli. Attendiamo un vostro cortese riscontro.

Cordiali saluti

Responsabile Crediti – ____________
PEC ____________ | Tel. ____________

Modello 5 — Preavviso di messa in mora e azioni legali

Oggetto: Ultimo sollecito prima di messa in mora – fattura n. ____________ scaduta il ____________

Spett.le ____________,
nonostante i precedenti solleciti, alla data odierna permane l’insoluto relativo alla fattura n. ____________ del ____________, scaduta il ____________, per € ____________ oltre accessori. Vi invitiamo a corrispondere quanto dovuto entro e non oltre il ____________, precisando che, decorso inutilmente tale termine, provvederemo a inoltrare formale messa in mora ex art. 1219 c.c. e ad adire l’Autorità Giudiziaria per l’emissione di decreto ingiuntivo, con aggravio di interessi, spese e competenze professionali.
L’importo aggiornato, comprensivo di interessi di mora ai sensi del D.Lgs. 231/2002/ovvero art. 1224 c.c. e dell’indennizzo per costi di recupero ove dovuto, ammonta a € ____________ alla data ____________. Il pagamento potrà avvenire mediante bonifico su IBAN ____________ intestato a ____________, riportando in causale “Saldo fattura n. ____________ – ____________”.
Qualora riteniate sussistano contestazioni sul credito, vi invitiamo a comunicarle per iscritto entro il termine sopra indicato, allegando la documentazione di supporto.

Distinti saluti

Legale Rappresentante/Proc. ____________
PEC ____________ | Tel. ____________

Fac Simile Lettera di Sollecito Pagamento Fattura Word

Di seguito è possibile scaricare il fac simile lettera di sollecito pagamento fattura Word.