Una lettera di sollecito di pagamento fattura è un documento scritto e formale che viene inviato da un creditore al proprio debitore allo scopo di esigere il saldo di una somma di denaro, solitamente relativa a una prestazione o a un prodotto fornito. Nella sua essenza, il sollecito di pagamento opera come un promemoria formale e una pressione affinché il debitore assolva al proprio obbligo di effettuare il pagamento concordato, ormai diventato ritardato o completamente omesso.
Queste comunicazioni sono caratterizzate da un tono esplicito e diretto, in cui il creditore comunica la propria aspettativa che il pagamento avvenga entro una data precisa, spesso specificando un ultimatum. Il sollecito chiarisce inoltre le conseguenze che potranno derivare op qualora il debitore non adempia entro i tempi indicati, che includono la possibilità di intraprendere azioni legali come ultimo strumento coercitivo per la riscossione del credito.
Il documento assume anche una funzione giuridica ben precisa: quella di costituire il debitore in mora. Quando la mora sia formalmente dichiarata, il creditore può rivendicare non solo l’ammontare del debito, ma anche eventuali danni derivanti dall’inadempienza stessa, come interessi moratori sulle somme dovute e un risarcimento nel caso in cui il ritardo abbia impedito di ottenere il dovuto in maniera permanente e indipendentemente dalla responsabilità del debitore.
Il rilievo che una lettera redatta da un legale possa sembrare di maggiore gravità è un fatto psicologico. Tuttavia, sotto l’aspetto giuridico e pratico, un sollecito emesso direttamente dal creditore è perfettamente valido e produce gli stessi effetti di un documento analogo preparato da un avvocato. Il motivo principale di questa comunicazione è dunque quello di mettere formalmente in evidenza che la pazienza del creditore ha trovato limite e che è sua intenzione esercitare tutti i diritti a sua disposizione per ottenere il soddisfacimento del credito, incluso l’appello alla legittima tutela giuridica. Si sottintende che il mantenimento dei rapporti commerciali corretti sia sospeso fino alla risoluzione della pendenza e che questa richiesta costituisca un passo necessario prima di adire le vie legali.
Come scrivere un sollecito di pagamento fattura
La lettera di sollecito pagamento per una fattura non pagata deve essere chiara, professionale e contenere tutte le informazioni necessarie per permettere al destinatario di comprendere la situazione e agire di conseguenza. Ecco gli elementi fondamentali che non dovrebbero mai mancare in una tale lettera:
-Intestazione dell’azienda mittente: I dettagli dell’azienda o della persona che invia il sollecito dovrebbero essere chiaramente visibili all’inizio della lettera. Questi includono il nome dell’azienda, l’indirizzo, il numero di telefono e, se applicabile, l’indirizzo mail e il sito web.
-Data: La data in cui la lettera viene inviata dovrebbe essere indicata.
-Riferimenti del destinatario: È essenziale includere il nome completo o la denominazione sociale del destinatario, l’indirizzo e altri riferimenti di contatto come numero di telefono o indirizzo email, se noti.
-Oggetto: Questa sezione dovrebbe essere concisa e chiara. Un esempio potrebbe essere “Sollecito di Pagamento – Fattura N. [numero fattura]”.
-Saluto iniziale: Un saluto formale, ad esempio, “Gentile [Nome Cognome]” o “Gentile [Denominazione della Società]” è importante per mantenere un tono professionale.
-Corpo della lettera:
Richiamo della fattura originale: Si dovrebbe fare riferimento alla fattura che si sta sollecitando, compresi numero della fattura, data di emissione, descrizione dell’oggetto o dei servizi forniti e l’ammontare totale dovuto.
Storia dei precedenti comunicati: Breve riepilogo delle precedenti comunicazioni in merito alla fattura in questione, comprese eventuali precedenti lettere di sollecito.
Stato del pagamento: Menzionare lo stato attuale del pagamento, ad esempio, se è totalmente o parzialmente insoddisfatto.
Invito a risolvere la situazione: Invito corretto e professionale affinché il destinatario provveda al pagamento dell’importo dovuto. E’ gentile offrire assistenza o chiarimenti qualora ci fossero dei dubbi o problemi.
Conseguenze del mancato pagamento: Quali azioni saranno intraprese se il pagamento non verrà effettuato entro un certo termine, come interessi di mora o procedimenti legali.
-Termini per il pagamento: Specificare chiaramente entro quale data il pagamento dovrebbe essere ricevuto.
-Metodi di pagamento accettati: Riassumere i metodi con cui il pagamento può essere effettuato, per esempio bonifico bancario o assegno, e fornire i dati necessari per completarlo.
-Disponibilità per ulteriori informazioni: Offrire la disponibilità per qualsiasi domanda o chiarimento e come il destinatario può mettersi in contatto con voi.
-Conclusione e firma: Chiudere la lettera con una formula di cortesia come “Cordiali saluti,” o “In attesa di un vostro sollecito riscontro,” seguita dal nome, il titolo/rango di chi invia la lettera e la sua firma.
È importante mantenere un tono rispettoso e professionale in tutta la lettera, nonostante si stia trattando il mancato pagamento di un debito. Ciò arrecherà maggiori probabilità di un riscontro positivo e manterrà aperta la via al dialogo per future interazioni commerciali.
Esempi di solleciti di pagamento fattura
Ecco alcuni modelli di fattura da utilizzare come esempio.
Esempio primo sollecito di pagamento fattura
Oggetto: Primo sollecito per mancato pagamento fattura n. XXXX
Gent.li Signori,
da nostre informazioni risulta che la fattura n. XXXX del [data di emissione] scaduta il [data di scadenza] non è ancora stata da voi pagata.
Per tanto, vi esortiamo a provvedere quanto prima al pagamento della stessa, al fine di regolare la Vs. posizione debitoria. Nel caso in cui abbiate già provveduto al pagamento, vi preghiamo di ritenere nulla questa richiesta.
Il pagamento può essere eseguito a mezzo bonifico alle seguenti coordinate:
IBAN: [inserire IBAN]
Intestato a: [nome della vostra azienda]
Filiale di: [nome della banca e filiale]
In attesa di un vostro sollecito riscontro, rimaniamo a disposizione per qualsiasi chiarimento e vi invitiamo a contattarci per qualsiasi questione inerente al pagamento in sospeso.
Rimarcando l’importanza di un tempestivo regolamento, confidiamo nella vostra collaborazione e vi porgiamo i nostri migliori saluti.
[nome del mittente]
[ruolo all’interno dell’azienda]
[dati di contatto aziendale]
[firmatario per conto dell’azienda emittente]
[logo o timbro dell’azienda, se disponibile]
Esempio secondo sollecito di pagamento fattura
Oggetto: Secondo sollecito per il pagamento della fattura n.___________
Gentili Signori,
con rammarico ci troviamo a dovervi sollecitare per la seconda volta in merito al mancato pagamento della fattura n._______ datata ________, la quale risulta scaduta in data _____.
Rilevata l’assenza di accredito sul nostro conto, riteniamo necessario richiamare la Vostra attenzione sulla risoluzione di tale inadempienza entro termini brevi, così da evitare ulteriori ritardi che potrebbero portare a conseguenze quali l’applicazione di interessi per mora o l’avvio di pratiche legali per il recupero credito.
Apprezzando la Vostra consueta collaborazione, vi invitiamo a provvedere al saldo del debito in oggetto. In caso vi fossero state difficoltà tecniche o disguidi amministrativi che hanno ostacolato il regolare pagamento, vi preghiamo di contattarci al più presto per trovare una soluzione congiunta.
Allegato a questa lettera troverete una copia della fattura in questione a titolo di promemoria.
Di seguito, riportiamo le coordinate bancarie per il pagamento:
IBAN: _________________________
Intestato a: ___________________
Filiale di: _____________________
Confidiamo in un Vostro sollecito riscontro e resto a disposizione per qualunque chiarimento o informazione aggiuntiva.
In assenza di riscontro entro __ giorni dalla data di questa comunicazione, ci vedremo costretti ad intraprendere azioni più incisive di recupero credito.
RingraziandoVi anticipatamente per la Vostra attenzione a questa pratica, ci auguriamo di poter continuare il rapporto di collaborazione commerciale senza ulteriori difficoltà.
Cordiali saluti,
________________ [Il Tuo Nome]
________________ [La tua Posizione]
________________ [Il tuo Numero di Telefono]
________________ [La Tua Email]
________________ [Nome della Tua Azienda]
Esempio ultimo sollecito di pagamento fattura
Oggetto: Ultimo sollecito per il pagamento della fattura n. __________ e costituzione in mora
Gentili Signori,
in riferimento alla nostra precedente comunicazione del _______________, vi informiamo che ad oggi non risulta ancora regolato il saldo relativo alla fattura n.________ del _____, dell’importo complessivo di _________________, giunta a scadenza il giorno ____.
Vi sollecitiamo pertanto al pagamento immediato dell’importo dovuto, al fine di sanare il vostro debito nei nostri confronti entro e non oltre 10 giorni dalla ricezione del presente sollecito. Oltre tale termine, saremo costretti ad intraprendere le adeguate azioni legali per tutelare i nostri interessi.
Vi invitiamo pertanto a effettuare il pagamento del dovuto secondo i dati bancari di seguito indicati:
IBAN: _________________________
Intestato a: ____________________
Filiale di: ______________________
Vi sottolineiamo l’importanza di regolarizzare la Vostra posizione per evitare possibili disagi e per mantenere un rapporto lavorativo sereno e produttivo. In caso il pagamento fosse già stato effettuato, La preghiamo di trascurare la presente lettera e, se possibile, di inviarci una prova dell’avvenuto pagamento per aggiornare i nostri archivi.
In attesa di un Vostro sollecito riscontro, cogliamo l’occasione per porgere
Cordiali saluti.
________________________
(Timbro e Firma)
Responsabile amministrativo/Amministratore Unico
N.B.: Si prega di tenere in debita considerazione che questo atto costituisce formale messa in mora ai sensi e per gli effetti di legge.
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.