Sollecito Di Pagamento Quota Associativa – Esempi E Guida Alla Scrittura

La lettera di sollecito di pagamento quota associativa è un documento formale attraverso il quale un’associazione segnala l’inadempimento di un proprio associato nel versare la quota annuale o periodica a cui si è obbligati come membri di tale entità. La lettera agisce come una comunicazione diretta che esprime con chiarezza la richiesta di adempiere a tale obbligazione finanziaria.

Come scrivere un sollecito di pagamento quota associativa

La base del rapporto è lo statuto dell’associazione, integrato dalle delibere degli organi competenti e dalle norme del codice civile sulle associazioni riconosciute e non riconosciute. L’adesione comporta l’obbligo di versare la quota associativa nelle misure e nei termini fissati dallo statuto o annualmente dall’assemblea. La natura della quota è tipicamente non corrispettiva: non paga “un servizio” ma sostiene la vita dell’ente e dà titolo all’esercizio dei diritti sociali, come voto e partecipazione. Proprio perché l’obbligo nasce dall’adesione, il debitore è il socio, non terzi, e il sollecito va indirizzato a lui ai recapiti risultanti dal libro soci. Il decreto sulle transazioni commerciali non si applica normalmente a queste entrate, perché non si tratta di scambi tra imprese per forniture o servizi; in mancanza di un tasso convenzionale previsto dallo statuto o dalla delibera, sul ritardo trovano applicazione gli interessi legali previsti dall’articolo 1224 del codice civile. Quando lo statuto fissa interessi di mora o spese di sollecito, è opportuno richiamarli espressamente, verificandone la chiarezza e la congruità.

La costruzione del sollecito deve essere precisa nei fatti e corretta nella forma. Occorre identificare l’associazione e il socio, richiamare lo statuto e la delibera che hanno determinato misura e scadenza della quota, indicare l’annualità o il periodo di riferimento, specificare l’importo dovuto e l’eventuale parziale già corrisposto, fissare un termine breve ma realistico per il pagamento, indicare le modalità corrette di versamento e la causale da utilizzare. È prudente invitare il socio a segnalare per iscritto eventuali contestazioni circostanziate sul presupposto dell’obbligo o sulla misura della quota, chiarendo che l’assenza di riscontro sarà interpretata come mera mora nel pagamento. Il tono deve rimanere istituzionale e misurato, coerente con lo scopo non lucrativo dell’ente, evitando formule intimidatorie o riferimenti impropri. Quanto al canale, la PEC è preferibile quando disponibile perché assicura data certa e opponibilità; in alternativa, la raccomandata con avviso di ricevimento garantisce una prova robusta. Un primo promemoria può transitare per e-mail ordinaria o messaggistica interna se il socio ha accettato quel canale nelle informative, ma in caso di inerzia conviene passare a un mezzo tracciabile. È essenziale conservare nel fascicolo lo statuto vigente, la delibera che ha approvato la quota e la scadenza, il modulo di adesione, l’estratto del libro soci, i precedenti avvisi o promemoria, il testo del sollecito e le ricevute di consegna.

Gli effetti associativi del mancato pagamento dipendono dal testo statutario. Di regola lo statuto prevede la sospensione dall’esercizio dei diritti sociali fino alla regolarizzazione, oppure la decadenza o l’esclusione in caso di morosità protratta, spesso dopo un congruo preavviso e con garanzia di contraddittorio. Il sollecito può e dovrebbe anticipare, se pertinenti, le conseguenze interne previste dallo statuto, ad esempio la perdita del diritto di voto in assemblea o l’avvio del procedimento di esclusione, precisando che la misura non estingue il debito pregresso. Quando l’associazione eroga attività riservate ai soci in regola, la sospensione dell’accesso fino al pagamento è legittima se prevista dagli atti interni e applicata in modo non discriminatorio.

Sul piano del recupero, se il socio non paga e non si dimette, l’associazione può inviare una messa in mora formale che costituisce il debitore in mora e interrompe la prescrizione. Per la riscossione giudiziale la via tipica è il ricorso per decreto ingiuntivo, fondato su prova scritta dell’obbligo: statuto, delibera assembleare o consiliare che determina importo e scadenza, domanda di ammissione o annotazione nel libro soci, avvisi di pagamento e solleciti bastano normalmente a dimostrare il credito. Una volta ottenuto il decreto ed esperiti gli eventuali rimedi, si potrà procedere a esecuzione forzata. In alternativa, per mantenere un rapporto potenzialmente recuperabile, è possibile concordare un piano di rientro breve e tracciabile, da formalizzare per iscritto, chiarendo che l’omesso pagamento anche di una sola rata riattiva integralmente i diritti dell’associazione sul residuo. Le quote associative, in quanto obbligazioni periodiche, sono soggette in via generale alla prescrizione quinquennale, con decorrenza dalla singola scadenza: la tempestività di solleciti e messe in mora evita dispersioni del credito.

La gestione dei dati personali deve restare aderente al GDPR e all’informativa resa al momento dell’adesione. Il sollecito deve contenere solo le informazioni strettamente necessarie al recupero della quota e non deve essere diffuso a terzi; se l’associazione si avvale di un professionista o di una società di servizi per l’invio o la gestione degli incassi, occorre formalizzare l’incarico e, se operano per conto dell’ente, stipulare un accordo di nomina a responsabile del trattamento, assicurando canali sicuri per lo scambio di documenti. È buona prassi, inoltre, evitare di esporre nominativi di morosi in bacheche o canali accessibili a non autorizzati, limitando ogni comunicazione alla persona interessata.

Esempi di solleciti di pagamento quota associativa

Ecco alcuni modelli di sollecito di pagamento quota associativa da utilizzare come esempio.

Modello 1 — Primo sollecito cordiale (promemoria bonario)

Oggetto: Sollecito quota associativa ____________ (annualità ____________)

Gentile Socio/a ____________,
ti scriviamo per ricordarti che la quota associativa per l’anno ____________, deliberata dall’Assemblea/Consiglio in data ____________, pari a € ____________, risulta ad oggi non pervenuta. Ti invitiamo a procedere al versamento entro il ____________ tramite ____________ (bonifico/PayPal/portale), utilizzando le seguenti coordinate: IBAN ____________ intestato a ____________, causale “Quota associativa ____________ – anno ____________ – socio ____________”.
Se avessi già effettuato il pagamento, ti chiediamo di inviare cortese conferma a ____________. Per qualsiasi chiarimento amministrativo siamo a disposizione all’indirizzo ____________ o al numero ____________.

Cordialmente

Ruolo ____________ – Associazione ____________
PEC/E-mail: ____________ | Tel.: ____________

Modello 2 — Sollecito formale con riferimenti statutari

Oggetto: Sollecito formale pagamento quota associativa – socio ____________ – anno ____________

Spett.le ____________,
ai sensi dello Statuto dell’Associazione ____________ (art. ____________) e della delibera del ____________, la quota associativa per l’annualità ____________ di € ____________ è scaduta in data ____________ e risulta insoluta. La invitiamo a regolarizzare entro e non oltre il ____________ mediante bonifico su IBAN ____________ intestato a ____________, causale “Quota anno ____________ – socio ____________”.
In difetto di riscontro, verranno applicate le conseguenze previste dallo Statuto, ivi inclusa la sospensione dei diritti sociali fino a regolarizzazione, fermo restando l’obbligo di pagamento della quota dovuta. Eventuali osservazioni possono essere inviate per iscritto a ____________ entro il termine sopra indicato.

Distinti saluti

Segreteria/Amministrazione – Associazione ____________
PEC/E-mail: ____________ | Tel.: ____________

Modello 3 — Sollecito con rendiconto e trasparenza (associazioni che offrono servizi ai soci)

Oggetto: Promemoria quota associativa ____________ – scadenza ____________

Gentile __________,
ti segnaliamo che la quota associativa per l’anno ____________ (€ ________) risulta non ancora saldata alla data odierna, nonostante l’avviso del __________. La quota sostiene le attività istituzionali e l’accesso ai servizi per i soci (__). Puoi versare entro il ____________ tramite bonifico su IBAN ____________ intestato a ____________, causale “Quota ____________ anno ____________ – ____________”, oppure con pagamento online al link ____________.
Se nutri dubbi su importi o scadenze, scrivici a ____________ per ricevere il prospetto personale. In caso di pagamento già effettuato, inviaci ricevuta o CRO a ____________ per l’allineamento dei registri.

Un saluto

Tesoreria – Associazione ____________
E-mail: ____________ | Tel.: ____________

Modello 4 — Sollecito con proposta di rientro (quote arretrate multiple)

Oggetto: Regolarizzazione quote associative arretrate – proposta piano

Spett.le ____,
dalla verifica del libro soci risulta un saldo in sospeso relativo alle quote associative degli anni __________//__, per un totale di € ____________. Al fine di agevolare la regolarizzazione, proponiamo il seguente piano: versamento immediato di € ____________ entro il ____________ e n. ___ rate mensili da € ____________ ciascuna, con scadenza il giorno ___ di ogni mese a partire da ____________, da corrispondere su IBAN ____________ intestato a ____________, causale “Piano rientro quote socio ____________”.
Resta inteso che, fino alla regolarizzazione secondo Statuto, l’esercizio dei diritti sociali potrà essere sospeso. La preghiamo di confermare per iscritto entro il ____________; in mancanza, resta l’invito a saldare integralmente entro la medesima data.

Cordiali saluti

Tesoriere/Segretario – Associazione ____________
PEC/E-mail: ____________ | Tel.: ____________

Modello 5 — Ultimo sollecito con preavviso di provvedimenti interni

Oggetto: Ultimo sollecito pagamento quota associativa – preavviso provvedimenti statutari

Spett.le ____________,
malgrado i precedenti avvisi del ____________ e del ____________, la quota associativa per l’anno ____________, di € ____________, non risulta ancora versata. Con la presente La invitiamo a provvedere entro e non oltre il ____________ a mezzo bonifico su IBAN ____________ intestato a ____________, causale “Quota associativa anno ____________ – socio ____________”, ovvero mediante ____________.
Decorso inutilmente il termine, il Consiglio Direttivo, ai sensi dell’art. ____________ dello Statuto, potrà deliberare la sospensione dei diritti sociali e l’avvio del procedimento di esclusione per morosità, ferma restando l’esigibilità della quota dovuta. Eventuali comunicazioni e ricevute possono essere inviate a ____________.

Distinti saluti

Presidente/Segreteria – Associazione ____________
PEC/E-mail: ____________ | Tel.: ____________

Fac Simile Lettera di Sollecito di Pagamento Quota Associativa Word

Di seguito è possibile scaricare il fac simile lettera di sollecito di pagamento quota associativa Word.