In questa guida spieghiamo come rispondere a un sollecito di pagamento non dovuto.
Come scrivere Risposta a sollecito di pagamento non dovuto
In qualità di esperto di scrittura, è importante capire che una lettera di risposta a sollecito di pagamento non dovuto è un documento formale attraverso il quale una parte comunica all’altra che il pagamento che sta sollecitando non è legittimo o dovuto. Per scrivere una lettera efficace e professionale, è necessario includere diverse informazioni fondamentali:
-Intestazione e Dati Mittente: La lettera dovrebbe iniziare con il nome e l’indirizzo del mittente, seguiti dalla data in cui la lettera viene inviata. Questo aiuta a formalizzare la comunicazione e fornisce un riferimento cronologico.
-Riferimenti Sollecito Ricevuto: È importante includere i dettagli del sollecito ricevuto, come il numero della fattura, la data del sollecito e l’importo richiesto. Questo aiuterà il destinatario a identificare rapidamente il caso in questione.
-Oggetto: L’oggetto della lettera serve a chiarire fin da subito lo scopo della comunicazione. Ad esempio: “Oggetto: Risposta a Sollecito di Pagamento – Fattura n. 12345 – Pagamento non Dovuto”.
-Corpo della Lettera:
Saluto iniziale: Ad esempio, “Gentile Signor/a [Cognome],” se si conosce il destinatario, o “Gentili Signori,” se non si conosce il nome esatto del destinatario.
Introduzione: Inizia spiegando il motivo della lettera, facendo riferimento al sollecito di pagamento che hai ricevuto.
Spiegazione del Disaccordo: Fornisci i dettagli chiari e concisi su perché ritieni che il pagamento non sia dovuto. Questo potrebbe includere errori sui prodotti o servizi fatturati, già pagati in precedenza, o forse si contesta una fattura non dovuta perchè attribuita in errore alla tua persona/azienda.
Prove di Supporto: Se possibile, include prove a sostegno della tua posizione. Ad esempio, copie di documentazione (precedenti pagamenti, comunicazioni, contratti, ecc.) che supportano il tuo caso.
Richiesta di Azione: Specificate esattamente cosa vi aspettate dal destinatario in seguito alla ricezione della lettera. Ad esempio, l’annullamento del sollecito di pagamento o un confronto per discutere la situazione.
-Conclusione e Saluto: Concludi con un tono professionale, esprimendo la volontà di risolvere la questione in modo soddisfacente per entrambe le parti. Ad esempio: “Resto in attesa di vostri riscontri e disponibile per qualsiasi chiarimento. Cordiali saluti,” seguito dalla tua firma e nome completo.
-Allegati: Se stai allegando documenti che supportano la tua tesi, ricordati di menzionarli nella lettera (ad esempio, “Allego copia dei pagamenti effettuati”).
-Informazioni di Contatto: Fornisci le informazioni di contatto, come numero di telefono o indirizzo e-mail, per facilitare una risposta rapida da parte del destinatario.
Esempi di Risposta a sollecito di pagamento non dovuto
Ecco alcuni modelli di Risposta a sollecito di pagamento non dovuto da utilizzare come esempio.
Primo esempio di Risposta a sollecito di pagamento non dovuto
Oggetto: Risposta a Sollecito di Pagamento non Dovuto – [Riferimento Fattura/Sollecito]
Egregi Signori,
mi riferisco al Vs. sollecito di pagamento datato [inserire data], relativo alla fattura n° [inserire numero fattura], nella quale si richiede il saldo di un importo pari a [inserire importo].
Con la presente siamo a comunicarvi che, dopo attenta verifica dei nostri documenti contabili, abbiamo riscontrato che il suddetto pagamento non risulta dovuto per le seguenti ragioni: [dettagliare le ragioni specifiche per cui il pagamento non è dovuto, ad esempio: il prodotto/servizio non è stato ricevuto, la fattura è già stata saldata in data [inserire data di pagamento], la fattura presenta degli errori, ecc.].
Vi allego la documentazione a supporto della mia posizione, che include [elencare i documenti allegati, come ricevute di pagamento, contratti, comunicazioni precedenti, etc.], che dimostrano l’inesistenza di un debito a nostro carico relativo alla fattura in oggetto.
Inoltre, desidero segnalarvi che nessun preavviso o avviso di mancato pagamento è stato precedentemente ricevuto, e questo sollecito risulta, pertanto, non solo ingiustificato ma anche inaspettato.
Invito quindi la vostra amministrazione a riesaminare la situazione e a fornire un chiarimento, rettificando ogni addebito erroneo e aggiornando i vostri registri per riflettere uno stato corretto delle transazioni intercorse tra le nostre parti.
In attesa di una Vostra pronta risoluzione della questione e di una conferma scritta che il sollecito è stato revocato, Vi porgo i miei distinti saluti.
In caso di ulteriori questioni o discussioni in merito a questo argomento, sono disponibile a un incontro o a ulteriori scambi di comunicazione per risolvere ogni malinteso.
Certi della Vostra comprensione e collaborazione, ringraziamo e porgiamo distinti saluti.
Cordiali Saluti,
[Firma (se su carta)]
[Nome e Cognome del destinatario]
[Posizione/Ruolo nel caso di comunicazione aziendale]
[Nome della ditta/società]
[Recapito Telefonico]
[Indirizzo email]
[Indirizzo di residenza o sede aziendale]
Allegati: [Elenco dei documenti allegati]
Secondo esempio di Risposta a sollecito di pagamento non dovuto
Oggetto: Risposta a Sollecito di Pagamento non Dovuto – [Inserire il Numero Fattura/Sollecito]
Gentile [Nome del Destinatario],
con riferimento al vostro sollecito di pagamento relativo alla [Fattura/Sollecito Numero], inviato in data [Inserire Data], dopo un’attenta verifica dei nostri registri contabili, desidero informarvi che tale pagamento risulta essere non dovuto. Troverete di seguito i dettagli delle mie contestazioni:
1. In data [Inserisci la Data del Pagamento] è stato effettuato il pagamento relativo alla [Indicare la Specifica Fattura o il Servizio] per un importo di [Inserisci l’Importo Pagato], come documentato dall’estratto conto bancario allegato alla presente lettera.
2. Non risulta nessun servizio addizionale che possa giustificare il pagamento richiesto nel sollecito, e non sono state ricevute ulteriori comunicazioni o fatture successive alla data del pagamento originale che potrebbero aver causato una discrepanza tra i nostri conti.
3. Secondo le condizioni contrattuali concordate in data [Inserire Data del Contratto o Accordo], tutti i servizi fino a quella data sono stati saldati per intero, senza che ci fosse alcuna voce in sospeso.
Pertanto, vi prego di rivedere la vostra richiesta e, nel caso siate giunti a conclusioni differenti, vi chiediamo cortesemente di fornirci ulteriori dettagli o documentazioni specifiche che possano supportare la vostra richiesta di pagamento aggiuntivo.
Nel frattempo, rimango a vostra completa disposizione per discutere di questa situazione e trovare una soluzione a beneficio di entrambe le parti. Potete contattarmi tramite [Inserisci il Metodo di Comunicazione Preferito, es. Email, Telefono, ecc.] per qualsiasi chiarimento.
In attesa di un cortese riscontro, cogliete l’occasione per esprimere la mia massima considerazione.
Cordiali saluti,
[Firma]
[Il tuo Nome e Cognome]
[La tua Posizione/Ruolo]
[Nome della Tua Azienda o Entità]
[Indirizzo della Tua Azienda]
[Contatti Telefonici]
[Indirizzo Email]
Terzo esempio di Risposta a sollecito di pagamento non dovuto
Oggetto: Risposta a Sollecito di Pagamento Non Dovuto – Rif. Fattura [Numero Fattura]
Egregio/a [Cognome del Destinario],
con la presente siamo a far seguito al vostro sollecito di pagamento in data [inserire data del sollecito], relativo alla fattura n. [numero fattura], emessa il [data emissione] ed avente scadenza [data scadenza], per un importo di € [importo].
A seguito di un’attenta revisione dei nostri documenti contabili e degli accordi commerciali intercorrenti tra la nostra azienda e la vostra, possiamo confermare che il pagamento da voi sollecitato non risulta dovuto per le seguenti motivazioni:
– [Descrivere la prima motivazione, ad esempio: La merce oggetto della fattura n. [numero fattura] è stata restituita in data [data di reso] a seguito delle non conformità riscontrate, come da nostra comunicazione del [data comunicazione] e vostro successivo accettazione dell’avvenuto reso.]
– [Descrivere un’eventuale seconda motivazione, ad esempio: Il servizio/fornitura non è stato realizzato in conformità agli accordi contrattuali stabiliti, impedendo il dovuto utilizzo e giustificando la nostra decisione di non procedere al saldo della predetta fattura.]
– [Elencare eventuali ulteriori motivazioni pertinenti e aggiungere le prove documentali necessarie, ad esempio: Abbiamo allegato copia della nota di credito n. [numero nota di credito], emessa in data [data emissione nota di credito] che annulla l’importo della suddetta fattura.]
Trovate in allegato alla presente i documenti che attestano quanto da noi affermato, incluse eventuali corrispondenze precedenti, accordi, note di credito, ricevute di reso o altre evidenze necessarie.
Restiamo naturalmente a disposizione per qualsiasi chiarimento in merito, confidando che quanto espresso possa chiarire l’equivoco e annullare il sollecito di pagamento erroneamente inviatoci.
Vi preghiamo, pertanto, di considerare il nostro debito saldato e di cessare ogni ulteriore azione di recupero crediti nei nostri confronti in relazione alla fattura indicata.
In attesa di una vostra conferma in merito, vi porgiamo cordiali saluti.
Distinti saluti,
[Firma]
[Nome e Cognome]
[Carica]
[Nome dell’Azienda]
[Indirizzo dell’Azienda]
[Numero di telefono dell’Azienda]
[Email dell’Azienda]
Allegati: [Elencare gli allegati, ad esempio:
– Copia della Nota di Credito n. [numero]
– Corrispondenza relativa all’accettazione del reso
– Prova di spedizione e consegna della merce resa
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.