Una lettera di sollecito consegna fornitura è una comunicazione formale che viene inviata dal destinatario di un prodotto o servizio al fornitore, allo scopo di richiamare l’attenzione su un ritardo nella consegna o su mancato rispetto di un accordo prestabilito. Questa tipologia di lettera assume una particolare rilevanza nel contesto dei rapporti commerciali o professionali, in cui il tempo e l’affidabilità rivestono un’importanza critica per il mantenimento di un buon rapporto di lavoro e per la continuità operativa dell’attività del destinatario.
In termini di tono e contenuto, una lettera di sollecito deve mantenersi equilibrata, esprimendo preoccupazione o urgenza senza tuttavia sfociare in toni aggressivi o minacciosi. L’obiettivo è sollecitare una risposta o un’azione immediata in merito alla fornitura in ritardo, ricordando gentilmente al fornitore i termini dell’accordo e l’importanza del rispetto delle scadenze per la propria attività.
L’efficacia di tale comunicazione dipende quindi dalla chiarezza con cui vengono esposte le circostanze, la delusione per il ritardo e le aspettative rispetto alle modalità e tempi di consegna attesi. Di solito, l’auspicio è che tale sollecito possa velocizzare l’evasione dell’ordine e mitigare i potenziali disagi che ne derivano, preservando al contempo la relazione d’affari tra le due parti.
Come scrivere Sollecito consegna fornitura
Una lettera di sollecito per la consegna di una fornitura è un documento formale attraverso il quale si richiede a un fornitore di adempiere agli obblighi contrattuali relativi alla fornitura di beni o servizi che sono in ritardo. Una comunicazione efficace e dettagliata è fondamentale per accelerare il processo e risolvere la questione in modo soddisfacente. Ecco le informazioni che una tale lettera dovrebbe contenere:
1. Intestazione e Coordinate del Mittente: La lettera dovrebbe iniziare con il nome della tua ditta, indirizzo, numero di telefono, e-mail e qualsiasi altra informazione di contatto. Se la lettera è scritta su carta intestata, queste informazioni sono generalmente già incluse.
2. Data: La data di scrittura della lettera è un elemento essenziale per documentare quando il sollecito è stato inviato.
3. Riferimenti al Destinatario: Seguire con le informazioni del destinatario, includendo il nome della società, l’indirizzo, e possibilmente il nome specifico della persona responsabile della gestione della vostra fornitura.
4. Oggetto: Spesso in grassetto o sottolineato, per evidenziare di cosa si tratta (es. “Sollecito consegna fornitura – Ordine n. 12345”).
5. Corpo della Lettera:
a. Saluto iniziale: Ad esempio, “Gentile [Nome del Responsabile o dell’Azienda],”
b. Introduzione:
– Presentazione breve del problema (ritardo nella consegna) e riferimento al precedente ordine o accordo contrattuale.
– Indicare chiaramente che si tratta di un sollecito.
c. Dettagli Specifici:
– Specificare i dettagli della fornitura: descrizione dei beni/servizi, quantità, e altri dettagli pertinenti.
– Data dell’ordine e data di consegna prevista secondo l’accordo.
– Storico dei solleciti precedenti, se presenti.
d. Impatto del Ritardo:
– Descrivere come il ritardo sta influenzando la vostra attività e un eventuale richiamo a penali contrattuali se previsto dall’accordo.
e. Richiesta di Azione:
– Richiesta specifica per una data di consegna immediata o una tempistica riveduta.
– Sollecitare una risposta o conferma scritta riguardo alla nuova data di consegna.
f. Azione Legale (se necessario):
– Menzionare che potreste intraprendere azioni legali se la fornitura non verrà effettuata entro un certo periodo. Questo è da considerare solo se le altre comunicazioni hanno fallito.
6. Chiusura:
– Una chiusura cordiale, esprimendo la speranza di una pronta risoluzione del problema, ad esempio “Confidando in una vostra celere risposta, porgo distinti saluti.”
– La vostra firma, nome e ruolo all’interno dell’azienda.
7. Allegati: Se si includono copie di ordini precedenti, comunicazioni, contratti o altri documenti pertinenti, occorre elencarli nella sezione degli allegati per informare il destinatario.
Esempi di Sollecito consegna fornitura
Ecco alcuni modelli di Sollecito consegna fornitura da utilizzare come esempio.
Primo esempio di Sollecito consegna fornitura
Oggetto: Sollecito Consegna Fornitura – Ordine Nr. [Numero Ordine]
Egregi Signori,
con la presente desideriamo richiamare la Vostra attenzione in merito all’ordine nr. [Numero Ordine], emesso in data [Data Ordine] e accettato da Voi come confermato tramite comunicazione/email in data [Data Conferma Ordine].
Al momento della conferma, ci era stato garantito che la consegna della fornitura di [Descrizione dettagliata della merce o del servizio fornito], sarebbe avvenuta entro il [Data Consegna Prevista], termine che, allo stato attuale, risulta non essere stato rispettato.
Siamo costretti a notare che ad oggi, [Data attuale], la fornitura non è ancora stata ricevuta, risultando quindi un ritardo di [Numero Giorni di Ritardo] giorni dalla data prestabilita. Tale ritardo sta causando notevoli disagi alla nostra operatività e potrebbe comportare danni economici, per i quali ci vedremmo obbligati a chiedere il risarcimento, come previsto dalle condizioni concordate.
Per quanto sopra esposto, ci vediamo costretti a sollecitarVi con urgenza affinché provvediate alla spedizione della merce ordinata entro e non oltre [Nuova Data Limite], onde evitare ulteriori incomprensioni e per mantenere inalterati i buoni rapporti commerciali.
Confidando in una Vostra celere risposta che possa chiarire le ragioni di questo ritardo e nella comunicazione di una nuova data di spedizione, ci teniamo comunque a disposizione per qualsiasi chiarimento doveste ritenere necessario fornire.
Restando in attesa di un Vostro sollecito riscontro, ci è doveroso ricordare che, in mancanza di un’immediata soluzione a questa problematica, saremo costretti ad adottare le misure che riterremo più opportune per tutelare i nostri interessi, come previsto dal contratto e dalle normative vigenti in materia di inadempimento contrattuale.
Vi preghiamo di considerare la presente come un sollecito formale e di dare priorità alla risoluzione di questo inconveniente.
Cordiali Saluti,
[Firma (se cartacea)]
[Nome e Cognome del Richiedente]
[Nome della Vostra Ditta]
Via [Indirizzo della Vostra Ditta]
[CAP] [Città della Vostra Ditta]
[Telefono]
[Email]
Secondo esempio di Sollecito consegna fornitura
Oggetto: Sollecito Consegna Fornitura – Ordine n° [Inserire Numero Ordine] del [Inserire Data Ordine]
Gentili Signori,
con la presente desideriamo richiamare la Vostra attenzione in merito all’ordine n° [Inserire Numero Ordine] effettuato in data [Inserire Data Ordine] e relativo alla fornitura dei seguenti articoli:
[Elencare gli articoli ordinati]
Secondo i termini concordati al momento dell’ordine, la consegna doveva avvenire entro e non oltre il [Inserire Data Consegna Prevista]. Tuttavia, ad oggi, non abbiamo ancora ricevuto la merce richiesta né comunicazioni in merito a eventuali ritardi.
La mancanza della suddetta fornitura sta causando significativi disagi alla nostra attività, poiché ci troviamo nell’impossibilità di rispettare gli impegni presi con i nostri clienti. Ciò, come comprenderete, sta arrecando danni all’immagine e alla reputazione della nostra azienda, nonché potenziali perdite economiche.
Pertanto, vi sollecitiamo a fornirci, con urgenza, un aggiornamento sullo stato dell’ordine e una data certa per la consegna. In assenza di una pronta risposta, ci vedremmo costretti a valutare azioni alternative, inclusa la richiesta di un indennizzo per i danni subiti e/o l’annullamento dell’ordine con il relativo risarcimento.
Confidiamo nella Vostra professionalità e nella comprensione della serietà della situazione, auspicando una rapida soluzione del disguido.
In attesa di un Vostro sollecito riscontro, inviamo cordiali saluti.
Distinti Saluti,
[Firma]
[Nome e Cognome]
[Ruolo nell’Azienda Cliente]
[Nome Azienda Cliente]
Via [Indirizzo Cliente],
[CAP] [Città Cliente],
[Paese]
Email: [Email di Contatto]
Tel: [Numero di Telefono]
Terzo esempio di Sollecito consegna fornitura
Oggetto: Sollecito consegna fornitura – [Descrizione della fornitura] – Ordine n. [Numero ordine]
Gentile [Nome del referente del fornitore],
con la presente siamo a ricordarVi che, in data [data dell’ordine], abbiamo effettuato un ordine di acquisto per la fornitura di [descrizione esatta della merce o del servizio ordinato] come da Vostra conferma d’ordine n. [numero della conferma d’ordine], che prevedeva una consegna entro il [data ultima per la consegna].
Ad oggi, [data attuale], constatiamo con disappunto che la predetta fornitura non è stata ancora ricevuta, né abbiamo avuto comunicazioni in merito a eventuali ritardi o problemi connessi alla spedizione o alla produzione degli articoli.
La consegna tempestiva degli articoli in questione è essenziale per il mantenimento del nostro flusso di lavoro e per onorare gli impegni assunti nei confronti dei nostri clienti.
Pertanto, desideriamo ricevere un’immediata conferma della data di spedizione dei beni e vi sollecitiamo al rispetto degli accordi contrattuali, evitando così eventuali azioni per il recupero dei danni che il protrarsi di questa situazione potrebbe comportare.
Vi preghiamo di prendere in seria considerazione la questione e di comunicarci al più presto una data certa di consegna, affinché possiamo programmare di conseguenza le nostre attività.
Restiamo in attesa di un Vostro cortese e sollecito riscontro e, fiduciosi in un Vs. senso di responsabilità, Vi ringraziamo anticipatamente per la collaborazione.
Distinti saluti,
[Firma manuale se la lettera è inviata in formato cartaceo]
[Tuo nome e cognome]
[Tua posizione / Ruolo nell’azienda]
[Nome della tua azienda]
Allegati: copia dell’ordine di acquisto n. [Numero ordine], conferma d’ordine n. [Numero della conferma d’ordine].
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.