Sollecito Invio Documenti – Esempi E Guida Alla Scrittura

La  lettera di sollecito per l’invio di documenti è una comunicazione formale che serve a richiedere, con un tono tipicamente più incisivo rispetto alle comunicazioni precedenti, l’invio di documenti o informazioni precedentemente richiesti ma non ancora ricevuti. Questo tipo di lettera viene spesso utilizzato in contesti professionali o burocratici dove il flusso di documentazione è cruciale per il proseguimento delle attività o delle pratiche in corso.

Caratteristica saliente di una lettera di sollecito è la chiarezza nel riportare la situazione attuale, ovvero si fa riferimento alla precedente comunicazione o richiesta che è rimasta inevasa, specificando quali documenti mancano e perché sono necessari. L’obiettivo è di ricordare al destinatario l’importanza di rispettare la tempistica prevista per le consegne e sottolineare le possibili conseguenze derivanti dal ritardo, che possono variare da ritardi nei processi a possibili sanzioni o oneri aggiuntivi.

Come scrivere un sollecito di invio documenti

Il presupposto è capire perché quei documenti sono dovuti. Nella maggior parte dei casi l’obbligo nasce da un contratto: il fornitore deve consegnare DDT, certificazioni, manuali, polizze o il DURC; il professionista deve rilasciare relazioni, elaborati o il fascicolo completo dell’incarico; il committente deve fornire progetti, autorizzazioni o informazioni necessarie a eseguire la prestazione; il datore di lavoro deve consegnare buste paga, CU, prospetti TFR; il cliente deve inviare materiali e contenuti per permettere la consegna dell’opera. Altre volte la base è legale: l’interessato può chiedere copia dei propri dati personali ai sensi dell’art. 15 GDPR; il contraente può esigere documenti ai sensi dei doveri di buona fede e cooperazione nell’esecuzione del contratto (artt. 1175, 1375 c.c.); la parte di un giudizio può richiedere esibizione ex art. 210 c.p.c.; il privato può accedere agli atti amministrativi ai sensi della legge n. 241/1990 o formulare istanze FOIA. Chiarire il titolo dell’obbligo è fondamentale perché orienta tono, termini e rimedi: se l’invio dei documenti è condizione per pagare o proseguire i lavori, il sollecito lo deve dire; se si tratta di diritto di accesso ai dati personali, vanno richiamati i termini di risposta e le cautele sul riconoscimento dell’identità.

Il sollecito funziona quando ricostruisce i fatti con precisione e mette l’altra parte nelle condizioni di adempiere subito. Nel testo conviene indicare il rapporto o la pratica a cui i documenti si riferiscono, elencare con esattezza i file o gli atti richiesti, richiamare il titolo giuridico che ne impone la trasmissione, fissare una scadenza ragionevole e proporre modalità sicure di invio (PEC, area riservata, SFTP, consegna fisica in busta sigillata), specificando eventuali formati e requisiti di integrità o firma digitale. È utile anticipare l’uso che ne verrà fatto, ad esempio per la fatturazione, per il collaudo, per la due diligence o per adempiere a un obbligo di legge, perché questo rafforza la necessità e riduce il margine di contestazione. Se i documenti contengono dati personali o segreti commerciali, il sollecito deve ricordare che la trasmissione avverrà nel rispetto dell’accordo di riservatezza e del GDPR, con canali cifrati e limitazione degli accessi, ed eventualmente richiedere l’uso di password separate o di sistemi di condivisione con tracciamento.

La forma e il canale incidono sulla prova e sui tempi. Per rapporti tra imprese e professionisti la PEC è lo standard, perché attribuisce data certa e opponibilità; in mancanza, la raccomandata A/R è una valida alternativa. Un primo promemoria via e-mail può essere utile, ma se il ritardo persiste è prudente formalizzare: un sollecito “formale” costituisce in mora il debitore dell’obbligo di consegna (art. 1219 c.c.) e interrompe la prescrizione con effetti anche economici, ad esempio sul decorso degli interessi legali per il ritardo quando la consegna è presupposto del pagamento. Se si agisce come titolare del trattamento, le richieste di accesso ai dati personali impongono risposta “senza ingiustificato ritardo” e comunque entro un mese, prorogabile di altri due in casi complessi, con obbligo di motivare l’eventuale diniego; ricordarlo nel sollecito aiuta a scandire correttamente i tempi.

Gli effetti della mancata consegna sono pratici oltre che giuridici. Se la controparte deve inviare documenti necessari all’esecuzione della prestazione, la sua inerzia può giustificare la sospensione dei lavori o dei termini di consegna senza responsabilità per il fornitore, oltre al diritto al rimborso dei maggiori costi causati dall’attesa documentata. Se l’invio dei documenti è condizione per il pagamento, il creditore può trattenere le somme finché riceve il set documentale pattuito, purché il requisito sia chiaro nel contratto e proporzionato alla tutela dell’interesse. Quando il rifiuto o il silenzio persiste, la diffida ad adempiere ex art. 1454 c.c., con un termine non inferiore a quindici giorni e l’avvertimento che, decorso inutilmente, il contratto si intenderà risolto, è uno strumento efficace nei rapporti sinallagmatici. In giudizio sono disponibili rimedi specifici: l’ordine di esibizione ex art. 210 c.p.c. per ottenere i documenti rilevanti; i provvedimenti d’urgenza ex art. 700 c.p.c. quando la mancata consegna crea un pregiudizio imminente e irreparabile; l’astreinte ex art. 614-bis c.p.c., cioè la condanna a una somma di denaro per ogni giorno di ritardo nell’esecuzione di un obbligo di fare, che può essere richiesta insieme alla condanna all’invio. Nelle relazioni di lavoro, oltre al giudizio ordinario, rimangono percorribili le vie amministrative presso l’Ispettorato del Lavoro per ottenere cedolini, CU o prospetti dovuti.

La gestione delle contestazioni richiede misura e metodo. Se l’altra parte eccepisce riservatezza, dati di terzi o eccessiva onerosità, il sollecito può offrire soluzioni: oscuramento selettivo, consegna parziale, deposito in busta chiusa a disposizione del perito o del giudice, o condivisione sotto NDA. Se il diniego è motivato e legittimo, si registrano i limiti e si chiede ciò che è strettamente necessario; se appare pretestuoso, si replica puntualmente richiamando la base giuridica e i tempi, preannunciando il ricorso ai rimedi indicati. In ogni caso è essenziale conservare nel fascicolo il contratto o la norma che fonda l’obbligo, la corrispondenza, le ricevute di invio e ricezione, eventuali allegati e un diario dei solleciti: questa catena documentale spesso basta a sbloccare la situazione o, se serve, a ottenere provvedimenti rapidi.

Due attenzioni finali evitano passi falsi. La prima riguarda la proporzionalità: si chieda solo ciò che serve davvero allo scopo dichiarato, perché richieste eccessive possono essere legittimamente ridimensionate o rifiutate e, in materia di dati personali, violare il principio di minimizzazione. La seconda riguarda la coerenza tra ciò che si annuncia e ciò che si fa: un sollecito che fissa un termine e preannuncia messa in mora, diffida o istanze al giudice va seguito, se il termine scade invano, dall’azione promessa; questa coerenza, più dei toni, costruisce credibilità e spesso induce la controparte a consegnare senza ulteriori attriti. Se vuoi, posso trasformare questi criteri in un testo su misura per il tuo caso specifico, richiamando il contratto o la base legale, indicando esattamente i documenti da inviare, il canale, i formati e il termine operativo entro cui adempiere.

Esempi di solleciti di invio documenti

Ecco alcuni modelli di sollecito di invio documenti da utilizzare come esempio.

Modello 1 — Cliente al Fornitore (DDT, certificazioni, manuali, collaudo)

Oggetto: Sollecito invio documenti per commessa ____________ (ordine n. ____________)

Spett.le ____________,
con riferimento alla fornitura/commessa ____________ (ordine n. ____________ del ____________), restano da ricevere i seguenti documenti necessari al collaudo/fatturazione: ____________. Tali atti risultavano dovuti entro il ____________ secondo contratto/ordine.
Vi invitiamo a trasmetterli entro il ____________ tramite PEC a ____________ oppure tramite area riservata/URL ____________, in formato ____________ con eventuale firma digitale ove previsto. In difetto, l’accettazione/collaudo e i pagamenti resteranno sospesi fino a regolare ricezione, fatti salvi i rimedi contrattuali. Per chiarimenti operativi potete contattare ____________ al ____________.

Distinti saluti

Ruolo ____________ – ____________
PEC/E-mail: ____________ | Tel.: ____________

Modello 2 — Fornitore al Cliente/Committente (documenti necessari per eseguire i lavori)

Oggetto: Sollecito invio documentazione tecnica/amministrativa per avvio lavori ____________

Spett.le ____________,
per procedere con i lavori/servizi relativi a ____________ è indispensabile ricevere la documentazione indicata in offerta/contratto (pratica/progetto/autorizzazioni/permessi/indicazioni di accesso): ____________. Nonostante il nostro primo promemoria del ____________, non abbiamo ancora ricevuto quanto richiesto.
Vi chiediamo di inviare i documenti entro il ____________ via PEC a ____________ o consegna presso ____________. Fino alla ricezione, termini e attività restano sospesi senza responsabilità a nostro carico; eventuali costi/fermi imputabili al ritardo saranno oggetto di consuntivazione. Restiamo disponibili per un allineamento tecnico a ____________.

Cordiali saluti

Direzione Operativa/PM – ____________
PEC/E-mail: ____________ | Tel.: ____________

Modello 3 — Studio professionale al Cliente (documenti contabili/fiscali)

Oggetto: Sollecito invio documentazione per adempimenti fiscali/contabili – periodo ____________

Gentile/Spett.le ____________,
ai fini della corretta gestione degli adempimenti relativi a ____________ (periodo ____________), sollecitiamo l’invio dei seguenti documenti: ____________. La consegna era prevista entro il ____________; la mancata trasmissione può comportare ritardi o sanzioni a Vostro carico.
Vi preghiamo di inviare entro il ____________ tramite upload sicuro all’area ____________ oppure via PEC a ____________, mantenendo i formati ____________. I documenti con dati personali saranno trattati secondo l’informativa privacy già resa; su richiesta possiamo attivare cartelle cifrate/password separate. Per ogni dubbio scrivere a ____________.

Cordialmente

Dott./Rag. ____________ – Studio ____________
PEC/E-mail: ____________ | Tel.: ____________

Modello 4 — Amministratore di condominio al Condomino/Inquilino (anagrafe condominiale, art. 1130 c.c.)

Oggetto: Sollecito invio dati e documenti anagrafe condominiale – Condominio ____________

Gentile ____________,
ai sensi dell’art. 1130, n. 6, c.c., l’amministratore deve tenere l’anagrafe condominiale aggiornata. Risultano mancanti/da aggiornare i seguenti dati e documenti relativi all’unità sita in ____________: ____________.
La preghiamo di inviare entro il ____________ a mezzo e-mail/PEC ____________ oppure consegna presso lo studio ____________. In assenza di riscontro, saranno applicate le previsioni di legge e regolamento per l’aggiornamento d’ufficio e l’eventuale addebito delle spese. I dati saranno trattati per le sole finalità condominiali secondo l’informativa disponibile su ____________.

Cordiali saluti

Amministratore – ____________
PEC/E-mail: ____________ | Tel.: ____________

Modello 5 — Lavoratore al Datore di Lavoro (buste paga, CU, TFR/cedolino liquidazione)

Oggetto: Sollecito invio documentazione retributiva – buste paga/CU/TFR – periodo ____________

Spett.le ____________
Alla c.a. Ufficio Paghe/HR – PEC: ____________

Il/La sottoscritto/a ____________, dipendente dal ____________ al ____________ con qualifica ____________, sollecita l’invio dei seguenti documenti retributivi relativi al periodo ____________: buste paga, Certificazione Unica, prospetto TFR/cedolino liquidazione, eventuali Cassa Edile/ENASARCO/altro. La consegna risulta dovuta e richiesta con mia nota del ____________.
Vi invito a trasmettere entro il ____________ via PEC a ____________ o consegna presso ____________. In caso di ulteriore ritardo mi riservo di attivare le sedi amministrative e giudiziali competenti per l’ottenimento dei documenti e l’eventuale tutela dei crediti connessi. Per chiarimenti potete contattarmi al ____________.

Data ____________ – Firma ____________ – Recapiti: ____________

Fac Simile Lettera di Sollecito di Invio Documenti Word

Di seguito è possibile scaricare il fac simile lettera di sollecito di invio documenti Word.