Sollecito Risposta A Preventivo – Esempi E Guida Alla Scrittura

La lettera di sollecito risposta a preventivo è un documento formale scritto con l’intento di accelerare o ottenere una risposta riguardo a una proposta di lavoro, un’offerta di servizi o un listino prezzi che è stato precedentemente inviato ad un potenziale cliente o partner commerciale e al quale non si è ancora ricevuta risposta. La natura di questo tipo di lettera è incentivante piuttosto che coercitiva, mirando a mantenere aperti i canali di comunicazione e rafforzare la possibilità di una futura collaborazione.

Come scrivere un sollecito di risposta a preventivo

Il primo snodo è capire in che fase sei del rapporto. Un preventivo è, di regola, una proposta o invito a contrattare: finché il destinatario non lo accetta (ordine, firma, PO, accettazione per iscritto o comportamento concludente), non esiste un obbligo di acquisto né un credito esigibile. Per questo un sollecito a un preventivo non è una “diffida ad adempiere”: serve a ottenere un sì/no entro una certa data, a chiarire condizioni e a fissare gli effetti del silenzio. Se, invece, il cliente ha già accettato il preventivo o emesso ordine, sei nella fase contrattuale: in quel caso il sollecito può riguardare la conferma di dettagli (tempi, specifiche, documenti) o l’avvio dell’esecuzione, con regole diverse.

Conviene ancorare il sollecito ai principi della buona fede precontrattuale. L’articolo 1337 c.c. impone lealtà nelle trattative: puoi legittimamente chiedere un aggiornamento entro un termine ragionevole, spiegando che la tua offerta è ferma fino a quella data e che, scaduto il termine, potrà essere revocata o aggiornata per variazioni di costi, disponibilità o tempi. Questo non “forza” la controparte, ma mette in chiaro che il blocco di prezzi, materiale o capacità produttiva non può protrarsi indefinitamente. Se offri uno sconto o una priorità di consegna, il sollecito è anche lo strumento per collegare il beneficio alla conferma entro la data indicata.

La validità del preventivo va sempre gestita per iscritto. Se la tua offerta ha già una clausola di “validità fino al…”, richiamala nel sollecito e chiarisci se intendi prorogarla o meno. Se non l’avevi prevista, il sollecito è l’occasione per introdurla: specifica fino a quando mantieni prezzo, tempi e condizioni, e che oltre quel limite ti riservi di aggiornare il preventivo. Evita formule ambigue che possano essere lette come accettazione unilaterale di condizioni diverse o come rinuncia implicita a termini essenziali (tempi, quantità minime, condizioni di pagamento).

Sul piano probatorio è utile dare “data certa” e un canale univoco. Un primo follow-up può viaggiare via e-mail, ma quando stai per far scadere o prorogare la validità è prudente usare un mezzo tracciabile (PEC in B2B italiano; raccomandata A/R se la PEC non è praticabile) o, se operi su portali, chiedere risposta tramite il thread ufficiale dell’offerta. Nel testo richiama numero e data del preventivo, oggetto e condizioni principali, la scadenza di validità e il bottone/indirizzo per accettare, così elimini attriti operativi. Conserva sollecito e ricevute: se poi la controparte accetta oltre termine e tu decidi di non vincolarti, potrai dimostrare che l’offerta era scaduta.

Attenzione a che cosa puoi “pretendere” e a che cosa no. Fino all’accettazione non hai diritto al pagamento né puoi mettere in mora il potenziale cliente; puoi però disciplinare la tua disponibilità: ritiro della proposta, aggiornamento prezzi, rilascio di slot produttivi, revoca di sconti, richiesta di un “option fee” se ti impegni a bloccare capacità o merce (meglio con accordo scritto separato). Se hai sostenuto costi straordinari su richiesta dell’interlocutore (rilievi, prototipi, studi ad hoc) e li avevi pattuiti, il sollecito può ricordare la loro fatturabilità anche in caso di mancata conferma dell’ordine.

Privacy e correttezza nelle comunicazioni commerciali restano fondamentali. Invia il sollecito ai referenti che hanno richiesto il preventivo o con cui hai un rapporto in corso; prevedi sempre una via semplice per dire “non interessati” e per non ricevere ulteriori solleciti su quel dossier. In B2C evita invii multipli non richiesti: le regole su comunicazioni elettroniche promozionali e il GDPR impongono trasparenza, minimizzazione dei dati e possibilità di opt-out. Se alleghi documenti tecnici o prezzi riservati, usa canali sicuri (PEC, link con autenticazione, allegati protetti con password inviata separatamente).

Nei rapporti con consumatori è buona prassi ricordare nel sollecito ciò che succede dopo l’eventuale accettazione: in caso di servizi con data determinata (eventi, viaggi), non opera il diritto di recesso di 14 giorni; per altri contratti a distanza, invece, il recesso può spettare: chiarirlo evita fraintendimenti e contenziosi. Nei rapporti con PA o in gare, il “sollecito” assume un taglio diverso: si chiede lo stato del procedimento e il rispetto dei termini di bando, non una risposta commerciale; usa PEC e riferimenti di protocollo.

Se la controparte ti chiede più tempo, cristallizza l’impegno. Una breve proroga della validità, concessa “senza variazione di prezzo fino al…”, tutela entrambi; se i costi sono volatili, puoi condizionare la proroga a clausole di adeguamento (listini, indici) o limitare la garanzia a una quantità massima. Se il cliente tace oltre la nuova deadline, il passo corretto è prendere atto della decadenza dell’offerta e, se d’interesse, inviare un nuovo preventivo aggiornato: coerente, trasparente, difficilmente contestabile.

Esempi di Sollecito risposta a preventivo

Ecco alcuni modelli di lettera di sollecito risposta a preventivo da utilizzare come esempio.

Modello 1 — Primo follow-up soft (tono collaborativo, chiarimenti e call)

Oggetto: Follow-up preventivo n. ____________ del ____________ – richiesta riscontro

Gentile/Spett.le ____________,
faccio seguito all’invio del preventivo n. ____________ del ____________ relativo a ____________. Resto a disposizione per qualunque chiarimento tecnico/economico e, se utile, posso fissare una breve call di ___ minuti nelle finestre / per illustrare le opzioni, tempi di consegna e garanzie.
Per semplificare la scelta, riassumo i punti chiave dell’offerta: oggetto ____________, importo complessivo € ____________ + IVA, tempi di esecuzione/consegna ____________, condizioni di pagamento ____________. In assenza di esigenze particolari, l’offerta può essere accettata rispondendo a questa e-mail con “Accetto preventivo n. ____________” oppure inviando ordine/PO a ____________.
Vi sarei grato di un riscontro (anche negativo) entro il ____________, così da programmare correttamente le attività.

Cordiali saluti

Ruolo ____________ – ____________
Recapiti: ____________ | PEC/E-mail: ____________

Modello 2 — Sollecito con validità dell’offerta e opzione di proroga

Oggetto: Sollecito riscontro e scadenza validità – preventivo n. ____________ (valido fino al ____________)

Spett.le ____________,
con riferimento al preventivo n. ____________ del ____________ per ____________, segnalo che la validità dell’offerta scade il ____________. Fino a tale data sono garantiti prezzo € ____________ + IVA, disponibilità materiali/slot produttivo e tempi di consegna indicati.
Se necessitate di tempo ulteriore per la decisione, possiamo prorogare la validità fino al ____________ mantenendo le condizioni, a condizione di ricevere un riscontro scritto entro il ____________. Diversamente, dal giorno successivo ci riserviamo di aggiornare prezzi e lead time in funzione dei listini e della capacità produttiva.
Per accettare: rispondete a questa e-mail con “Accetto preventivo n. ____________” o inviate ordine a ____________ allegando eventuale PO.

Resto a disposizione per chiarimenti.
Distinti saluti

Ruolo ____________ – ____________
Contatti: ____________

Modello 3 — Sollecito “tecnico” con alternative e matrice decisionale

Oggetto: Riscontro tecnico su preventivo n. ____________ – scelta configurazione/alternative

Gentile ____________,
in relazione al preventivo n. ____________ del ____________ per ____________, chiediamo un riscontro sulla configurazione preferita, così da bloccare componenti e pianificare la produzione. Le opzioni proposte sono:
• Configurazione A: ____________ – prezzo € ____________ – lead time ____________ – vantaggi ____________.
• Configurazione B: ____________ – prezzo € ____________ – lead time ____________ – vantaggi ____________.
• Configurazione C: ____________ – prezzo € ____________ – lead time ____________ – vantaggi ____________.
Possiamo garantire disponibilità per la configurazione prescelta se riceviamo conferma entro il ____________; oltre tale data alcuni componenti critici potrebbero richiedere nuovi tempi/prezzi. Per formalizzare l’ordine è sufficiente indicare “Scelgo opzione ___ del preventivo n. ____________” e il riferimento amministrativo (PO/ordine interno).
Se preferite, organizziamo una call tecnica con i nostri ingegneri/commerciali entro ____________.

Cordiali saluti

Responsabile Tecnico/Commerciale – ____________
Tel. ____________ | E-mail ____________

Modello 4 — B2C/servizi a distanza (informazioni su recesso/agenda e condizioni)

Oggetto: Conferma o rinvio preventivo n. ____________ per servizio ____________ – slot agenda

Gentile ____________,
La contatto in merito al preventivo n. ____________ del ____________ riguardante ____________. Abbiamo riservato lo slot operativo del ____________ alle ore ____________, con tariffa € ____________ (IVA inclusa/esclusa), condizioni di pagamento ____________ e eventuale diritto di recesso applicabile secondo normativa/condizioni contrattuali (per servizi con data determinata non è previsto recesso; per altri servizi è possibile entro ___ giorni come da condizioni inviate).
Per confermare l’intervento/servizio risponda con “Confermo preventivo n. ____________ e data ____________”. In caso di indisponibilità, indichi una delle alternative: /. Senza riscontro entro il ____________ lo slot sarà rilasciato e la quotazione potrà essere aggiornata in base alla nuova data.
Resto a disposizione per chiarimenti pratici e preparazione accessi/logistica.

Cordialmente

Studio/Azienda ____________
Contatti: ____________

Modello 5 — Ultimo sollecito con chiusura dossier e nuova offerta su richiesta

Oggetto: Ultimo sollecito riscontro – preventivo n. ____________ (rilascio slot dal ____________)

Spett.le/Gentile ____________,
non avendo ricevuto riscontro ai messaggi del ____________ e del ____________ relativi al preventivo n. ____________ per ____________, La/Vi informo che manteniamo l’offerta ferma fino al ____________. Trascorso tale termine, rilasceremo lo slot riservato e archivieremo il dossier; eventuale conferma successiva richiederà nuovo allineamento di tempi e prezzi.
Se l’interesse permane ma sono necessari adeguamenti tecnici/economici, siamo disponibili a emettere nuova offerta aggiornata: basta indicare esigenze e budget a ____________. In ogni caso, un cenno di riscontro (anche “non interessati”) ci consente di pianificare correttamente le attività.

Grazie per l’attenzione e resto a disposizione.
Distinti saluti

Ruolo ____________ – ____________
PEC/E-mail ____________ | Tel. ____________

Fac Simile Lettera di Sollecito Risposta a Preventivo Word

Di seguito è possibile scaricare il fac simile lettera di sollecito risposta a preventivo Word.