Una lettera di sollecito evasione pratica è un documento formale utilizzato per richiamare l’attenzione di un individuo o di un ente sui ritardi nell’esecuzione di una determinata pratica o procedura amministrativa, contrattuale o burocratica. Si tratta di una comunicazione scritta inviata da una parte che attende un’azione o una risposta, solitamente entro un termine precedentemente concordato, alla parte che ha trascurato di svolgere l’azione attesa o di fornire la risposta dovuta.
L’intento della lettera è quello di motivare la controparte a completare l’operazione richiesta, sollecitandone l’evasione in modo più tempestivo. Essa serve a sottolineare l’importanza assegnata alla pratica in sospeso e a ricordare eventuali accordi, termini o scadenze che sono stati concordati. Pur rimanendo in un ambito di formalità, il tono della lettera può variare da cortese e diplomatico a più severo e insistente, a seconda del contesto e del rapporto tra le parti.
La lettera di sollecito può citare specifiche clausole contrattuali, precedenti comunicazioni, possibili disagi o perdite causati dal ritardo, e può anche delineare le potenziali conseguenze dell’ulteriore mancata evasione, come ad esempio azioni legali o penali. Nei casi in cui sia previsto, può anche menzionare interessi di mora o penali applicabili a causa del ritardo.
Inoltre, spesso si usa la lettera di sollecito come prova del tentativo di sollecitare l’avanzamento di una pratica, in modo che nel caso in cui la situazione dovesse escalare verso un contenzioso, ci sia documentazione ufficiale del tentativo di risoluzione amichevole da parte del mittente. È comune, nella pratica commerciale o giuridica, inviare lettere di sollecito come precursore di ulteriori azioni legali.
Come scrivere Sollecito evasione pratica
Una lettera di sollecito per l’evasione di una pratica è un documento formale attraverso il quale un mittente (che può essere un privato, un professionista o un’azienda) richiede ad un’entità (spesso un’organizzazione, un ente pubblico o un’azienda) un aggiornamento o l’attuazione di azioni per l’evoluzione di una pratica che sembra essere in stato di stallo o ritardo. Il tono della lettera dovrebbe essere professionale e cortese, pur esprimendo chiaramente la necessità di una risposta tempestiva.
Ecco gli elementi che una lettera di sollecito evasione pratica dovrebbe idealmente contenere:
1. Intestazione: Se si sta scrivendo su carta intestata, ci saranno le informazioni del mittente in alto. In alternativa, va inserito l’indirizzo del mittente in alto a destra e quello del destinatario poco sotto, a sinistra, seguito dalla data.
2. Oggetto: Specificare brevemente e in modo chiaro il motivo della lettera (es. “Sollecito evasione pratica n.12345”).
3. Saluto iniziale: Utilizzare una forma di saluto formale (es. “Gentile Sig.ra Rossi,” o “Egregio Dott. Bianchi,”).
4. Corpo della lettera:
– Introduzione: Una breve introduzione dove si descrive il motivo del sollecito e si riferisce alla pratica in questione con dettagli specifici come il numero di riferimento, la data di presentazione e qualunque altra informazione che identifichi senza equivoci la pratica.
– Storico delle comunicazioni: Se pertinente, menzionare tentativi precedenti di comunicazione o solleciti già effettuati riguardanti la medesima pratica.
– Motivo del sollecito: Esprimere in termini chiari ed educati l’importanza dell’avanzamento o della conclusione della pratica per il mittente, e i potenziali disagi o conseguenze derivanti dal ritardo.
– Richiesta specifica: Indicare chiaramente ciò che si aspetta dalla controparte, sia esso un aggiornamento sullo stato della pratica o l’attuazione di specifiche azioni.
– Termine: Se applicabile, indicare una data entro la quale ci si aspetta una risposta o la risoluzione della pratica.
5. Conclusione: Chiudere con una frase che sottolinei l’attesa di una risposta e la disponibilità a fornire ulteriori informazioni se necessario.
6. Chiusura formale: Utilizzare una chiusura cortese ma formale (es. “In attesa di un Vostro riscontro, porgo distinti saluti,”).
7. Firma: Firmare la lettera se è inviata in formato cartaceo. Se la lettera è in formato elettronico, includere il nome completo del mittente e eventualmente la qualifica o la posizione occupata.
8. Allegati: Se presente, indicare “Allegato:” seguito dalla descrizione del documento allegato.
Esempi di Sollecito evasione pratica
Ecco alcuni modelli di Sollecito evasione pratica da utilizzare come esempio.
Primo esempio di Sollecito evasione pratica
Oggetto: Sollecito per evasione pratica n. [NumeroPratica]
Gentili Signore/i,
con la presente siamo a sollecitare l’evasione della pratica n. [NumeroPratica] riguardante [Descrizione breve della pratica o del servizio], inoltrata in data [Data di invio pratica].
Nonostante l’attesa del tempo di lavorazione precedentemente comunicatoci al momento dell’invio della pratica stessa, siamo ad oggi senza riscontro.
Data l’importanza e l’urgenza della pratica per le attività da noi svolte, ci troviamo a richiedere un vostro celere intervento al fine di evitare eventuali disagi e pregiudizi che un ulteriore indugio potrebbe comportare.
Siamo consapevoli dei numerosi impegni e delle responsabilità che il vostro lavoro comporta, tuttavia riteniamo fondamentale sottolineare l’importanza della pratica in oggetto per le nostre operazioni. La tempestiva conclusione della stessa rappresenta per noi un elemento critico, essenziale per il prosieguo delle attività secondo la programmazione aziendale.
Rimaniamo a disposizione per fornire qualsiasi informazione aggiuntiva di cui possiate necessitare per l’evasione della pratica e confidiamo in una vostra risposta entro e non oltre [specificare la data limite], termine oltre il quale saremo costretti a valutare altre azioni per tutelare i nostri interessi.
In attesa di un vostro sollecito riscontro e fiduciosi in una Vostra pronta risoluzione, porgiamo
Distinti saluti,
[Nome e Cognome],
[Qualifica o Ruolo nell’azienda/ente]
[Nome Azienda/Ente]
[Indirizzo Azienda/Ente]
[Codice Postale] [Città]
[Email]
[Telefono]
[Fax]
[Allegati: copia della pratica inviata, eventuali precedenti comunicazioni]
[Firma]
Secondo esempio di Sollecito evasione pratica
Oggetto: Sollecito evasione pratica n. [numero pratica]
Spett.le [Nome dell’Ente o della Società],
in riferimento alla pratica n. [numero pratica] presentata in data [data presentazione pratica] e avente oggetto [descrizione breve dell’oggetto della pratica], mi permetto di scrivere alla Vostra attenzione per sollecitare un riscontro circa lo stato di evasione della predetta pratica.
Non avendo ricevuto aggiornamenti o comunicazioni da parte Vostra nonostante il decorso di un termine considerevole dalla data di presentazione, e ravvisando l’importanza della tempestività nell’espletamento delle procedure per entrambe le parti coinvolte, ritengo necessario richiamare la Vostra attenzione in merito alla situazione in sospeso.
La sollecita evasione della pratica in questione è essenziale per il conseguimento di obiettivi importanti per la nostra attività [o per il privato, se si tratta di un cittadino] ed eventuali ritardi potrebbero comportare disagi non indifferenti, per i quali ci vedremmo costretti a valutare le azioni conseguenti.
Con la consapevolezza delle numerose incombenze che gravano sul Vostro operato quotidiano, e con l’obiettivo di mantenere un rapporto collaborativo e costruttivo, Vi chiediamo cortesemente di fornirci, a mezzo e-mail [o fax/telefono/posta, a seconda delle preferenze] ed entro e non oltre [specificare una data ragionevole], un riscontro dettagliato sullo stato di avanzamento della pratica e sui tempi previsti per la sua completa evasione.
Nel caso in cui vi fossero esigenze di documentazione aggiuntiva o chiarimenti da parte nostra, Vi preghiamo di non esitare a contattarci. Siamo a completa disposizione per collaborare attivamente affinché si possa giungere a una rapida conclusione dell’iter burocratico.
In attesa di un Vostro sollecito riscontro, colgo l’occasione per porgere distinti saluti.
Cordiali saluti,
[Firma]
[Nome e Cognome]
[Qualifica/Ruolo]
[Indirizzo]
[Recapiti Telefonici]
[Indirizzo e-mail]
[Eventuale Timbro dell’Azienda o Ente]
Terzo esempio di Sollecito evasione pratica
Oggetto: Sollecito Evasione Pratica N. [Numero della Pratica]
Gentile [Nome del Destinatario o Denominazione dell’Ente],
mi rivolgo a Lei in qualità di [tuo ruolo o qualifica] di [nome della tua azienda/organizzazione], con riferimento alla pratica n. [numero della pratica] riguardante [breve descrizione dell’oggetto della pratica, ad esempio “la richiesta di autorizzazione per…” oppure “la registrazione di…”] inviata in data [data di invio della pratica originale] e di cui alleghiamo copia per sua comodità.
Nonostante sia passato un considerevole lasso di tempo dalla data dell’invio e nonostante i termini previsti per l’evasione della pratica siano scaduti in data [data di scadenza termine], ad oggi, non abbiamo ancora ricevuto alcuna comunicazione ufficiale da parte della Vostra struttura in merito all’esito del procedimento.
La mancanza di riscontro sta causando disagi non indifferenti e ritardi nello svolgimento delle attività correlate alla presente pratica. Pertanto, sollecitiamo un Vostro celere riscontro che possa chiarire la situazione attuale e, eventualmente, fornirci indicazioni su ulteriori documentazioni o azioni necessarie da parte nostra per accelerare l’evasione della pratica.
Certi della Vostra comprensione e collaborazione, Vi chiediamo gentilmente di comunicarci lo stato della pratica al più presto possibile, preferibilmente entro [inserire una data realistica entro cui si desidera una risposta, ad esempio 10 giorni dalla ricezione di questa lettera].
Per qualsiasi chiarimento o informazione aggiuntiva, restiamo a Vostra disposizione ai recapiti sopra indicati. In attesa di un Vostro riscontro, porgiamo distinti saluti.
Cordialmente,
[Firma]
[Il tuo Nome]
[Il tuo Ruolo/Organizzazione]
[Allegati: Copia della pratica originale, eventuali altre comunicazioni rilevanti]
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.