Una lettera di sollecito consegna ordine è un documento formale utilizzato da un individuo o un’azienda per richiamare l’attenzione di un fornitore o di una parte terza sulla tardanza nella consegna di un prodotto o servizio che è stato precedentemente ordinato e per cui si hanno aspettative di ricezione entro un certo lasso di tempo. Questo genere di lettera viene tipicamente impiegato in situazioni in cui vi sono ritardi che superano le condizioni pattuite o le aspettative ragionevoli di attesa.
Il suo scopo principale è di sollecitare un’azione da parte del fornitore, solitamente chiedendo una spiegazione per il ritardo e richiedendo la definizione di una nuova data di consegna, rendendo esplicito che l’attesa ha superato i termini concordati e che ciò sta causando disagi o anche potenziali danni economici.
La lettera dovrebbe essere scritta con un tono professionale e cortese, evitando espressioni emotive o aggressive, pur esprimendo chiaramente la propria insoddisfazione per il servizio. È importante includere i dettagli specifici dell’ordine come il numero di riferimento, la descrizione dei prodotti o servizi ordinati, nonché la data originale di consegna prevista e qualsiasi altro dettaglio rilevante che possa aiutare il fornitore a capire la situazione e a risolverla efficacemente.
Come scrivere Sollecito consegna ordine
Una lettera di sollecito per la consegna di un ordine è un documento formale che viene inviato da una parte (il cliente o acquirente) all’altra (il fornitore o venditore) per richiamare l’attenzione su un ritardo nella consegna di prodotti o servizi che sono stati ordinati e per cui si è generalmente già stabilito un accordo o contratto. Questa lettera dovrebbe essere chiara, concisa e cortese, pur esprimendo la necessità urgente di ricevere i prodotti o servizi ordinati.
Ecco le informazioni essenziali che una tale lettera dovrebbe contenere:
1. Intestazione:
– Data di spedizione della lettera.
– Nome e indirizzo del destinatario (fornitore), che potrebbe includere la specifica di un reparto o di una persona responsabile per il maggiore impatto.
– Nome, indirizzo e dettagli di contatto dell’azienda o della persona che scrive il sollecito (cliente).
– Riferimento o numero dell’ordine associato alla consegna ritardata.
2. Oggetto:
– Un breve riassunto dell’intento della lettera, come “Sollecito consegna ordine n. [numero ordine]”.
3. Saluto:
– Un saluto formale, come “Gentile [Nome del Contatto o Azienda fornitrice],” o “Egregi Sig.ri,” se il destinatario specifico non è noto.
4. Corpo della lettera:
– Una breve introduzione che ricorda al fornitore il contesto dell’ordine, data di effettuazione e di consegna concordata.
– La menzione esplicita del ritardo con l’indicazione delle eventuali date di consegna già superate.
– Un riferimento a qualsiasi corrispondenza precedente o tentativi di comunicazione in merito al ritardo.
– L’impatto che il ritardo sta avendo sul vostro business o necessità personali, sottolineando l’urgenza della consegna.
– Una richiesta chiara e specifica di un aggiornamento immediato sullo stato della consegna e una nuova data di consegna stimata.
– Se applicabile, la citazione di termini contrattuali, penali, o patti concordati in caso di ritardo.
5. Conclusione:
– Una frase di chiusura che esprime l’attesa di una rapida risposta, mantenendo un tono professionale ma fermezza nella necessità di una soluzione.
– Un ringraziamento anticipato per l’attenzione e la risoluzione della problematica.
6. Firma:
– Una chiusura formale come “Distinti saluti,” seguita dal nome, la posizione del mittente e una firma (se il documento è stampato).
– Se la lettera è inviata per email, includere una firma digitale con i medesimi dati.
7. Allegati:
– Qualsiasi documento di supporto, come una copia dell’ordine originale, precedente corrispondenza, condizioni contrattuali, ecc.
Non dimenticare di mantenere un tono professionale e di cortesia durante tutta la lettera, anche se il ritardo sta causando notevoli disagi. Il sollecito deve rimanere un mezzo costruttivo per risolvere il problema, senza danneggiare il rapporto commerciale tra le due parti.
Esempi di Sollecito consegna ordine
Ecco alcuni modelli di Sollecito consegna ordine da utilizzare come esempio.
Primo esempio di Sollecito consegna ordine
Oggetto: Sollecito Consegna Ordine – [Numero dell’Ordine] – [Data Ordine]
Gentile [Nome del destinatario o dell’azienda fornitrice],
Mi permetto di contattarvi in qualità di [tuo ruolo/posizione] della ditta [Nome della tua ditta], con riferimento all’ordine in oggetto, numerato [Inserisci il numero dell’ordine] e confermato in data [Inserisci la data dell’ordine].
Sulla base degli accordi contrattuali stipulati al momento dell’ordine, ci attendevamo la consegna della merce entro il giorno [Inserisci la data concordata per la consegna]. Ad oggi, constatiamo un ritardo di [Inserisci il numero di giorni lavorativi di ritardo] giorni lavorativi rispetto alla data di consegna prevista, senza avere ricevuto comunicazioni in merito a eventuali cause di ritardo o aggiornamenti sulla nuova data di consegna.
Il ritardo nella fornitura sta avendo notevoli ripercussioni sull’andamento della nostra produzione/distribuzione e sta causando disagi che potrebbero riflettersi sui servizi che offriamo ai nostri clienti.
Vi chiediamo quindi di fornirci, al più presto, una spiegazione in merito al ritardo verificatosi e di comunicarci una nuova data di consegna, certi della vostra comprensione e della vostra collaborazione per risolvere quest’impasse nel minor tempo possibile.
In caso di mancata risposta entro [Inserisci un termine, ad esempio, 48 ore], saremo, nostro malgrado, costretti a valutare ulteriori azioni, compresa la possibilità di richiedere un risarcimento per i danni subiti a causa del ritardo o di avvalerci della facoltà di recedere dal contratto di acquisto, come da accordi pre-concordati e/o termini e condizioni generali di vendita.
In attesa di un vostro cortese e sollecito riscontro, porgiamo i nostri migliori saluti.
Distinti saluti,
[Firma]
[Nome e Cognome]
[Tuo ruolo/posizione]
[Nome della tua ditta]
[Indirizzo della tua ditta]
[Numero telefonico]
[Indirizzo e-mail]
Allegati: Copia dell’ordine [Numero dell’ordine] del [Data Ordine]
Secondo esempio di Sollecito consegna ordine
Oggetto: Sollecito Consegna Ordine N. [Inserire Numero Ordine]
Egregi Signori,
con la presente desideriamo soffermare la vostra attenzione sull’ordine n. [Inserire Numero Ordine], effettuato in data [Inserire Data Ordine] e avente come oggetto la fornitura di [Inserire Descrizione Merce].
Come da accordi contrattuali stipulati al momento dell’ordine, il termine di consegna previsto era per il giorno [Inserire Data Consegna Pattuita]. Tuttavia, al momento non abbiamo ancora ricevuto la merce suddetta né alcuna comunicazione da parte Vostra che giustifichi tale ritardo.
La consegna puntuale dei prodotti è essenziale per mantenere la continuità delle nostre operazioni/produzioni e per rispettare gli impegni presi con la nostra clientela. Il ritardo nella fornitura sta causando disagi significativi e potrebbe portare a conseguenze negative sia per la nostra attività che per il rapporto commerciale con la vostra azienda.
Vi chiediamo pertanto di informarci immediatamente sullo stato dell’ordine e di comunicarci una nuova data di consegna che sia realistica e definitiva, in modo da permetterci di organizzare i nostri piani operativi di conseguenza.
Sperando in una Vostra rapida risposta e nella soluzione del presente disguido, ci riserviamo di valutare eventuali azioni per il recupero dei danni subiti a causa di questo ritardo, come previsto dalle clausole concordate nel nostro contratto/acquisto.
In attesa di un vostro cortese e sollecito riscontro, porgiamo distinti saluti.
[Cognome e Nome]
[Ruolo nell’Azienda]
[Nome della Tua Azienda / Dipartimento]
[Indirizzo della Tua Azienda]
[CAP], [Città]
[Paese]
[Contatti Telefonici]
[Indirizzo Email]
[Se necessario, allegare copia dell’ordine, della conferma di ricezione dell’ordine e di ogni eventuale precedente corrispondenza relativa al ritardo nella consegna]
Terzo esempio di Sollecito consegna ordine
Oggetto: Sollecito Consegna Ordine n. [Inserire Numero Ordine]
Gentili Sig./Sig.ra [Inserire Cognome del destinatario o nome dell’azienda],
mi permetto di contattarVi in qualità di [Inserire posizione/Ruolo/Responsabile Acquisti] della società [Inserire il nome della propria azienda], in riferimento all’Ordine n. [Inserire Numero Ordine] emesso in data [Inserire Data dell’Ordine] relativo agli articoli [breve descrizione degli articoli ordinati] che avrebbero dovuto essere consegnati entro il [Inserire Data di Consegna Prevista] secondo i termini concordati al momento dell’ordine.
Ad oggi, purtroppo, non abbiamo ancora ricevuto la merce in oggetto e non ci sono state fornite comunicazioni in merito a un possibile ritardo nella consegna.
Tale ritardo sta causando dei disagi alla nostra operatività, compromettendo gli impegni presi con la nostra clientela e potrebbe portare a conseguenze anche in termini economici.
Vi preghiamo quindi di volerci fornire al più presto un aggiornamento sulla situazione, specificando una nuova data di consegna che ci auguriamo possa essere confermata entro i prossimi giorni. In assenza di un riscontro immediato, ci vedremo costretti a valutare azioni alternative per garantire il rispetto dei nostri impegni.
Comprendiamo che imprevisti possono accadere e ribadiamo la nostra preferenza verso una soluzione costruttiva del problema. Tuttavia, è essenziale per noi poter contare sulla affidabilità dei nostri fornitori e sul rispetto dei termini di consegna.
In attesa di un Vostro celere riscontro, colgo l’occasione per porgere cordiali saluti,
[Firma]
[Nome e Cognome del mittente]
[Ruolo aziendale]
[Azienda Mittente]
[Indirizzo Azienda]
[Email]
[Numero di telefono]
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.