Una lettera di sollecito di pagamento parcella professionale è essenzialmente una comunicazione scritta mediante la quale un creditore, come ad esempio un professionista che ha erogato un servizio, interpella direttamente il proprio cliente, che riveste il ruolo di debitore, per richiedere il saldo di un pagamento non ancora effettuato. In questa comunicazione, il creditore esorta esplicitamente il cliente a onorare il debito pendente, delineando con chiarezza che tale adempimento è atteso entro un termine preciso e non prorogabile. Attraverso il tono formale e assertivo del documento, il creditore mira a trasmettere l’urgenza e la serietà della situazione, con l’intento di incitare il debitore a porre rimedio alla sua inadempienza evitando conseguenze indesiderate.
Questa tipologia di lettera ha un ruolo non soltanto nella prassi amministrativa e nelle relazioni tra le parti, ma anche nel contesto legale. Infatti, essa funge da strumento di costituzione in mora, una condizione regolamentata dal codice civile, che stabilisce gli effetti giuridici che scaturiscono dall’inosservanza del debitore. Con l’invio di tale sollecito, il creditore formalizza la sua pretesa e la inadempienza del debitore, scatenando determinate conseguenze: il debitore diventa responsabile per i danni che il suo ritardo o mancato pagamento potrebbero causare al creditore, inclusi eventuali danni che potrebbero emergere anche se l’inadempienza non è direttamente ascrivibile a quest’ultimo. Inoltre, la lettera permette di attivare il conteggio degli interessi moratori, basati sull’interesse legale, e sta a significare che da quel momento il debitore è tenuto a risponderne. Anche la prospettiva della prescrizione del debito è toccata dalla lettera: con il suo recapito si genera l’interruzione del termine di prescrizione, rimettendo in moto il conteggio del tempo per il quale il creditore può legittimamente perseguire il proprio credito.
Nonostante l’impressione che possa dare, non è necessario che un avvocato rediga o invii la lettera per attribuirle efficacia. La scrittura di un professionista non aggiunge particolari poteri giuridici al documento; tuttavia, potrebbe influenzare la percezione del debitore sul livello di serietà dell’azione e potenzialmente spingerlo a regolarizzare il debito con maggiore celerità. La lettera di sollecito è quindi uno strumento di comunicazione, un avvertimento e un meccanismo difensivo a tutela del diritto al credito, e un’azione preparatoria per eventuali azioni legali nel caso in cui il debitore decida di ignorare gli inviti al pagamento.
Come scrivere un sollecito di pagamento parcella professionale
La lettera di sollecito di pagamento per una parcella professionale (fattura o nota di onorario emessa per servizi professionali quali quelli erogati da avvocati, commercialisti, architetti, etc.) deve essere redatta con attenzione perché rappresenta allo stesso tempo un documento commerciale e una comunicazione ufficiale tra professionista e cliente.
La comunicazione solitamente viene inviata nel caso in cui non via sia riscontro all’avviso di parcella, il cui contenuto è spiegato nel dettaglio nella guida indicata su Documentiutili.com.
Ecco gli elementi che dovrebbe contenere, in modo dettagliato
Intestazione e dati del mittente: Inclusione di tutti i dati del professionista o dello studio professionale che sta inviando il sollecito, quali nome, cognome, titolo professionale, indirizzo dello studio, numero di telefono, e-mail e, se presente, partita IVA o codice fiscale.
Data: La data di invio del sollecito, che serve per determinare i termini per eventuali azioni successive.
Riferimenti del destinatario: Nome completo, indirizzo e altri dettagli pertinenti (ad esempio il codice cliente, se utilizzato) della persona o dell’azienda a cui è indirizzata la lettera di sollecito.
Oggetto: Una breve dichiarazione dell’oggetto della lettera, come “Sollecito di pagamento parcella n. [numero fattura]”. Questo serve per indicare immediatamente al ricevente il contenuto e lo scopo della comunicazione.
Corpo della lettera:
– Riferimenti specifici alla fattura: Dettagli della fattura in sospeso, inclusi numero della fattura, data di emissione, descrizione dei servizi forniti, importo totale dovuto e termini di pagamento originari.
– Storico dei solleciti: Se questa non è la prima comunicazione, è utile riassumere brevemente la cronologia dei solleciti precedenti, includendo le date in cui sono stati inviati.
– Richiesta di pagamento: Una formulazione chiara e diretta che richieda il pagamento dell’importo dovuto. È importante mantenersi cortesi ma fermi.
– Modalità di pagamento: Ricordare al cliente le modalità accettate per effettuare il pagamento, fornendo, se necessario, dati bancari o istruzioni specifiche.
– Termine per il pagamento: Fissare una nuova scadenza ragionevole entro cui ci si attende il pagamento, considerando eventuali ritardi precedenti.
– Conseguenze mancato pagamento: Informare il cliente riguardo le possibili azioni che potranno essere intraprese in caso di ulteriore mancato pagamento, come ad esempio l’applicazione di interessi di mora o l’inoltro della pratica a un ufficio di recupero crediti.
Chiusura formale: Un paragrafo di chiusura che ringrazi il cliente per la sua attenzione e che esprima la disponibilità di discutere eventuali problemi relativi al pagamento o fornire ulteriori chiarimenti.
Firma: La lettera dovrebbe concludersi con una firma formale del professionista o di chi è autorizzato ad agire per conto dello studio.
Allegati: Attaccare una copia della fattura in sospeso e di eventuali comunicazioni precedenti relative al pagamento dovuto.
Esempi di solleciti di pagamento parcella professionale
Ecco alcuni modelli di parcella professionale da utilizzare come esempio.
Esempio primo sollecito di pagamento parcella professionale
Oggetto: Primo sollecito per il pagamento della parcella professionale
Gentili Signori,
con la presente siamo a sollecitare la Vostra attenzione verso il mancato pagamento della fattura n.__________ del ____________, relativa ai servizi professionali da noi erogati, la quale risulta scaduta in data __________ senza che sia stato registrato alcun versamento da parte Vostra.
Si evidenzia che il ritardo nel pagamento può influire negativamente sugli accordi contrattuali e, di conseguenza, incorrere in eventuali interessi di mora come previsto dalla normativa vigente in materia di ritardato pagamento nelle transazioni commerciali.
Vi invitiamo pertanto a regolarizzare la posizione debitoria, provvedendo al saldo della fattura entro e non oltre i prossimi ______ giorni lavorativi. Nel caso in cui la fattura fosse già stata saldata e la presente comunicazione vi giungesse per errore, non esitate a contattarci fornendo i dettagli del pagamento effettuato, così da consentirci di aggiornare i nostri sistemi e archiviare la pratica.
Di seguito trovate le coordinate bancarie per eseguire il bonifico:
IBAN: _________________________
Intestato a: _____________________
Filiale di: _______________________
Siamo certi del Vostro sollecito riscontro e restiamo a disposizione per ogni ulteriore chiarimento che dovesse essere necessario. Vi preghiamo di considerare questa richiesta con la massima urgenza e serietà.
Cordiali saluti,
[Firma]
[Nome dello Studio o del Professionista]
[Recapiti Telefonici]
[Email]
[Indirizzo dello Studio]
Esempio secondo sollecito di pagamento parcella professionale
Oggetto: Secondo sollecito per il pagamento della parcella professionale n.___________
Gentili Signori,
con la presente desideriamo ricordarvi che, nonostante la comunicazione precedente in data _________________, non abbiamo ancora ricevuto il pagamento relativo alla parcella professionale n. ___________ emessa in data _________ con scadenza pagamento _________.
Siamo consapevoli che dimenticanze o disguidi possono accadere, ma attualmente riscontriamo un ritardo notevole nella regolazione del dovuto che incide sulla nostra pianificazione finanziaria e contabile.
Pertanto, ci vediamo costretti a sollecitarvi nuovamente per un rapido saldo del debito. Il mancato pagamento, oltre che ad essere fonte di disguidi amministrativi, potrebbe portarci ad adottare provvedimenti ulteriori, comprese azioni legali per il recupero del credito, azione che vorremmo evitare per il rispetto della consolidata relazione che ci lega.
Vi esortiamo quindi a provvedere quanto prima al pagamento del suddetto importo, al fine di regolarizzare la Vostra posizione contabile nei nostri confronti.
Per Vostra comodità, di seguito riportiamo le coordinate bancarie per effettuare il pagamento:
IBAN: _________________________
Intestato a: ___________________
Filiale di: _____________________
Qualora aveste già provveduto al pagamento della fattura in questione, Vi preghiamo di inviarci una conferma della transazione, cosicché possiamo aggiornare i nostri registri e considerare saldata la Vostra posizione.
In attesa di una Vostra celere risposta, restiamo a disposizione per qualsiasi chiarimento e confidiamo in un Vostro senso di responsabilità per risolvere questa situazione nel minor tempo possibile.
Cordiali saluti,
_______________________
(Nome e Cognome)
(Qualifica o Titolo Professionale)
(Nome Studio o Società)
(Contatti telefonici)
(Email di riferimento)
Esempio ultimo sollecito di pagamento parcella professionale
Oggetto: Ultimo sollecito per il pagamento di parcella professionale n. ________ e costituzione in mora
Gentili Signori,
con la presente vogliamo richiamare la Sua attenzione sulla nostra precedente comunicazione datata _______________, relativa alla fattura n. ________ emessa in data ____________, per un importo pari a ______________, con scadenza al ____________. Non avendo ricevuto il pagamento di cui sopra, ci troviamo costretti a inviare il presente sollecito.
A tutt’oggi non risultano pagamenti effettuati per saldare la vostra posizione debitoria. Pertanto, Vi sollecitiamo ad adempiere all’obbligo di pagamento entro 10 giorni dalla ricezione di questo sollecito. In mancanza di tale adempimento, ci vedremo, a malincuore, nella condizione di dover procedere attraverso le azioni legali appropriate.
Ci auguriamo sia possibile evitare ulteriori complicazioni e spiacevoli conseguenze per entrambe le parti. Vi invitiamo quindi a provvedere urgentemente al saldo della parcella dovuta. In caso di avvenuto pagamento, Vi preghiamo di comunicarcelo al più presto possibile, così da aggiornare i nostri registri e considerare nullo il presente sollecito.
Il pagamento può essere effettuato tramite bonifico bancario, utilizzando i seguenti dati:
– IBAN: _________________________
– Intestatario del Conto: _______________
– Banca: ____________ – Filiale di _____________________
Si prega di indicare nella causale del bonifico il riferimento della fattura in oggetto (Fattura n. ________).
In attesa di un suo sollecito riscontro, cogliamo l’occasione per porgere
Cordiali saluti.
___________________________ (Timbro e Firma del responsabile amministrativo o dell’Amministratore Unico)
Ricordiamo che la presente lettera costituisce formale costituzione in mora ai sensi e per gli effetti di legge. In mancanza di riscontro entro il termine indicato, si procederà senza ulteriore preavviso alla tutela dei nostri diritti nelle sedi competenti.
Distinti saluti.
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.