Una lettera di sollecito risposta a una mail è essenzialmente una comunicazione che si invia a seguito di un messaggio elettronico precedentemente mandato, con il quale si intende richiamare l’attenzione del destinatario sull’importanza di rispondere. Spesso ci si trova nella situazione di dovere sollecitare una risposta quando il messaggio originario contiene richieste, domande o informazioni importanti che necessitano di un feedback o di un’azione da parte del ricevente, ma che non hanno ancora ricevuto risposta dopo un intervallo di tempo ritenuto sufficiente.
La delicatezza nello scrivere tale lettera consiste nel bilanciare tra la cortesia e la necessità di pressing. È importante mantenere un tono professionale e rispettoso, evitando di apparire aggressivi o impazienti. Si inizia di solito con un saluto formale, per poi proseguire con un cenno al messaggio inviato in precedenza, riaffermando l’importanza della materia trattata e esprimendo la volontà di ricevere una risposta. Si può, in questa occasione, offrire ulteriore assistenza o chiarimenti nel caso in cui questi fossero necessari per facilitare la risposta del destinatario.
Spesso, chi scrive include anche una giustificazione per il sollecito, ad esempio la necessità di rispettare determinate scadenze o l’urgenza di procedere con decisioni che dipendono dalla risposta attesa. È altresì comune accentuare la disponibilità al dialogo e a rispondere a eventuali domande o dubbi che abbiano impedito al destinatario di rispondere tempestivamente.
Nonostante la lettera di sollecito sia, per sua natura, un promemoria dell’esigenza di una comunicazione mancante o incompleta, il tono dovrebbe essere sempre gentile e incoraggiante, per mantenere positive le relazioni tra le parti ed evitare malintesi che potrebbero insorgere da una comunicazione percepita come troppo diretta o indisponente.
In conclusione, la lettera di sollecito risposta a una mail è un utilizzo strategico della corrispondenza per stimolare una pronta interazione, senza alterare i rapporti professionali o personali fra mittente e destinatario.
Come scrivere Sollecito risposta a una mail
Una lettera di sollecito è un documento formale inviato per richiedere una risposta o un’azione a seguito di una comunicazione precedente, che potrebbe essere stata trascurata o non ricevuta. In questo caso, sollecitiamo una risposta a una mail precedente. Vediamo in dettaglio quali informazioni una tale lettera dovrebbe includere:
1. Intestazione e Data:
– La lettera dovrebbe iniziare con l’intestazione completa del mittente (nome, indirizzo, numero di telefono, email) seguita dalla data in cui la lettera viene inviata.
2. Riferimento al destinatario:
– Includere il nome e l’indirizzo del destinatario. Se possibile, includere anche il titolo o il dipartimento per assicurarsi che la lettera arrivi alla persona corretta.
3. Oggetto:
– Sotto l’indirizzo del destinatario, dovrebbe essere indicato l’oggetto, che è una breve dichiarazione che sintetizza il motivo della lettera, come “Sollecito risposta alla mia email del [data]”.
4. Saluto iniziale:
– La lettera deve iniziare con un saluto formale appropriato, come “Gentile [Nome del destinatario]”, seguito da una virgola o due punti.
5. Paragrafo di apertura:
– Qui deve essere esplicitata cortesemente la richiesta di attenzione alla comunicazione inviata in precedenza, menzionando la data dell’email originale e il metodo di contatto (esempio: indirizzo email). Se la mail aveva un oggetto specifico, è utile ripeterlo qui per rinfrescare la memoria del destinatario.
6. Contesto:
– Fornire un breve riassunto del contenuto della comunicazione originale, delineando il motivo per cui la risposta è importante o urgente. Questo può includere dettagli del progetto, scadenze imminenti, o questioni che richiedono chiarimenti.
7. Richiesta di azione specifica:
– Indicare chiaramente quale azione si attende dal destinatario. Se si richiede una risposta via email, conferma di un appuntamento o completamento di un compito, questo deve essere espresso in modo diretto ma cortese. È possibile anche stabilire un termine entro il quale la risposta è attesa.
8. Offerta di assistenza:
– Proporre assistenza nel caso il destinatario abbia bisogno di ulteriori informazioni per rispondere. Fornire un recapito diretto può incoraggiare il destinatario a contattarvi per chiarimenti.
9. Conclusione:
– Concludere con una nota di ringraziamento anticipato per la risposta e la cooperazione, esprimendo apprezzamento per il tempo dedicato dal destinatario.
10. Saluto finale:
– Un saluto formale come “Cordiali saluti,” o “Distinti saluti,” seguito dalla firma.
11. Firma e Cognome:
– Al termine della lettera, includere la firma manuale (se inviata per posta) o scritta (se in formato digitale) seguita dal nome completo. Aggiungere eventualmente il titolo o la posizione occupata nell’azienda.
12. Allegati:
– Se necessario, indicare che è inclusa una copia dell’email originale come allegato alla lettera di sollecito.
Nell’invio di una lettera di sollecito è importante mantenere un tono professionale e rispettoso, anche se la mancata risposta può aver causato frustrazione o disagio. Il tono e le parole scelte devono sempre rispecchiare cortesia e professionalità.
Esempi di Sollecito risposta a una mail
Ecco alcuni modelli di Sollecito risposta a una mail da utilizzare come esempio.
Primo esempio di Sollecito risposta a una mail
Oggetto: Sollecito risposta alla mail del [inserire la data precedente]
Gentile [Nome del destinatario],
Spero questa mail la trovi bene.
Mi permetto di scrivere per richiamare la Sua attenzione in merito alla comunicazione inviata in data [inserire la data della mail originale], la cui risposta attendo con interesse. Capisco pienamente che possiate essere impegnati con numerose priorità e che il mio messaggio possa non stare in cima alla lista. Tuttavia, la questione trattata nella precedente mail è di una certa urgenza/importanza per le attività/progetti in corso e lo scopo di questo sollecito è di assicurarmi che tale comunicazione non sia sfuggita alla Vostra attenzione.
Il contenuto della mail riguardava [breve riepilogo del contenuto della mail precedente], e ho allegato nuovamente il documento/email originale per facilitare il Vostro riferimento.
Capisco che il tempo è un bene prezioso e desidero pertanto evitarvi ulteriori ricerche o ritardi. La pregherei, quindi, qualora non fosse ancora stato possibile, di dedicarmi alcuni istanti per una risposta anche breve, così da poter procedere secondo le necessità e le tempistiche condivise.
In attesa di un Vostro riscontro, resto a disposizione per qualsiasi chiarimento o per fornire ulteriori informazioni che possano essere di supporto per una Vostra rapida risposta.
La ringrazio anticipatamente per l’attenzione e per la cortese collaborazione.
Cordiali saluti,
[Tuo Nome]
[Tua Posizione]
[Tuo Contatto – Telefono ed email]
[Nome della Tua Organizzazione o Azienda]
Secondo esempio di Sollecito risposta a una mail
Oggetto: Sollecito: Attesa Risposta alla Mail del [Inserire Data]
Gentile [Nome del Destinatario],
Mi permetto di far seguito alla mia e-mail in data [inserire la data della e-mail originale], riguardante [breve riassunto del contenuto della e-mail], alla quale non ho ancora avuto il piacere di ricevere risposta.
Capisco pienamente che possiate essere impegnati con altre urgenze o che la mia comunicazione precedente possa essere sfuggita alla Vostra attenzione. Pertanto, con la presente desidero gentilmente sollecitare una risposta da parte Vostra.
La questione è di rilevante importanza per [motivazione dell’importanza della risposta, ad esempio: noi, la nostra organizzazione, il proseguimento del progetto in corso, ecc.] e una celere risposta sarebbe grandemente apprezzata. Qualora ci fossero stati dei fraintendimenti o necessitaste di ulteriori informazioni per fornire una risposta adeguata, sono più che disponibile a fornire chiarimenti tramite e-mail o in una call, a seconda di quello che Vi è più comodo.
Vi ringrazio anticipatamente per l’attenzione e rimango in attesa di un Vostro cortese riscontro entro la prossima settimana/entro [inserire il termine richiesto], affinché possiamo procedere come previsto.
Per facilitare il riferimento, allego di seguito/riporto qui la mail alla quale si richiede riscontro:
[Inserire qui la copia della mail precedente o un link se si tratta di una comunicazione online]
In caso di ulteriori indugi o comprensioni, vi prego di non esitare a contattarmi.
Vi ringrazio per l’attenzione e confido in una Vostra pronta risposta.
Cordiali saluti,
[Il Tuo Nome]
[La Tua Posizione]
[Tua Società/Organizzazione]
[Tuo Indirizzo e-mail]
[Tuo Numero di Telefono]
Terzo esempio di Sollecito risposta a una mail
Oggetto: Sollecito Risposta alla Mail del [inserire data originale della mail]
Gentile [Nome del destinatario],
Sperando che questa mail la trovi in buona salute, mi permetto di ricontattarLa in merito alla corrispondenza elettronica che Le avevo inviato in data [inserire data originale della mail], cui non ho ancora ricevuto alcun riscontro.
Certo di non essere invadente, Le scrivo per sollecitare una Sua gentile risposta in quanto le informazioni richieste sono di importanza cruciale per [specificare la motivazione, es: il continuo di un lavoro/progetto, la conclusione di una pratica, la presa di decisioni aziendali importanti].
Comprendo senza dubbio che possa essere impegnato/a o che qualche contrattempo possa aver impedito una Sua tempestiva risposta. Tuttavia, vista la rilevanza della questione trattata, apprezzerei se potesse dedicare un momento a fornire un aggiornamento o a comunicare eventuali ostacoli che stanno impedendo la normale prosecuzione della nostra interazione.
Nel caso in cui la mia precedente mail non Le fosse pervenuta, sono disponibile a inoltrarLe nuovamente le informazioni richieste o a fornire ulteriori chiarimenti qualora necessario.
La ringrazio anticipatamente per la Sua attenzione e collaborazione, confidando in una Sua celere risposta, rimango in attesa di un feedback che spero possa arrivare entro e non oltre [inserire una data ragionevole secondo la propria urgenza].
Nel frattempo, per qualsiasi necessità può contattarmi al numero [inserire numero di telefono] o replicare a questa stessa mail.
Cordialmente,
[Firma]
[Nome e Cognome]
[Posizione nell’azienda/organizzazione]
[Dettagli del contatto: numero di telefono, indirizzo e-mail]
[Eventuale logo dell’azienda se si tratta di una comunicazione ufficiale]
P.S. Allego nuovamente il documento/informazioni precedentemente inviato per Sua comodità.
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.