La lettera di sollecito per mancata risposta è un richiamo, un promemoria delicato che raggiunge il destinatario per attirare la sua attenzione sulla tua precedente missiva che è rimasta senza riscontro.
Questo tipo di documento nasce da una necessità: quella di riavviare un dialogo che sembra essersi interrotto, di solito non per scelta di chi invia la lettera di sollecito, ma a causa del silenzio o della dimenticanza di chi deve rispondere. Quindi, ci si trova nella posizione di dover ripetere una richiesta o un’avvertenza, pur mantenendo un tono cortese e professionale, in modo da non inimicarsi il destinatario.
Nel corpo del testo, è importante riprendere brevemente l’oggetto della comunicazione originale, eventualmente ricordando le date e fornendo i dettagli di riferimento per facilitare il destinatario nel ritrovare la comunicazione originaria o nello svolgimento dell’azione che è stata richiesta. Inoltre, si può esprimere la propria disponibilità a discutere o a fornire ulteriori chiarimenti, qualora fossero necessari per invogliare una risposta.
La finalità della lettera di sollecito per mancata risposta è duplice: da un lato c’è la speranza che il destinatario semplicemente si scusi e risponda prontamente, dall’altro ci può essere il sottinteso che il tempo per agire si sta esaurendo e che, senza una risposta, si potrebbero prendere ulteriori azioni che potrebbero non essere nel suo interesse. In ogni caso, l’intenzione resta quella di mantenere i rapporti il più amichevoli possibili, mentre si cerca di ottenere la collaborazione necessaria a procedere.
Come scrivere Sollecito mancata risposta
Una lettera di sollecito per mancata risposta ha lo scopo di ricordare e richiedere cortesemente a un destinatario una risposta a una comunicazione precedente che non ha ricevuto riscontro. Questo tipo di lettera deve essere scritta in modo professionale, mantenendo un tono cortese e rispettoso. Di seguito troverai gli elementi principali che una lettera di sollecito dovrebbe contenere:
1. Intestazione e data:
– Inizio con le informazioni di contatto del mittente (nome, indirizzo, numero di telefono, indirizzo email).
– Data della lettera, posizionata in alto a destra o a sinistra.
2. Riferimenti al destinatario:
– Nome e indirizzo del destinatario.
– Eventuali informazioni professionali o di cortesia, se necessarie (es. titolo, posizione).
3. Oggetto:
– Una linea concisa che riassume lo scopo della lettera, come “Sollecito Risposta” seguito da un riferimento alla comunicazione precedente (es. “Rif: Offerta del [data]”).
4. Saluto:
– Un saluto formale indirizzato direttamente al destinatario (es. “Gentile Sig./Sig.ra [Cognome]”).
5. Corpo della lettera:
– Un paragrafo introduttivo che ricorda gentilmente la precedente comunicazione inviata e l’assenza di risposta (senza esprimere frustrazione o impazienza). Esprimiti con una frase come “Mi permetto di ricontattarLa in riferimento alla mia lettera/e-mail del [data], alla quale non ho ancora ricevuto risposta.”
– La descrizione del contesto e l’importanza della questione discusse nella comunicazione originale.
– Una richiesta chiara di una risposta o di un’azione da parte del destinatario, indicando se necessario eventuali termini o scadenze.
– Uno o più motivi per cui è importante ricevere una risposta tempestiva, con un tono cortese e professionale.
– Specifica eventuali allegati o documenti precedenti inviati che possono essere di riferimento al sollecito.
6. Chiusura:
– Una frase conclusiva che ringrazia il destinatario per l’attenzione e l’eventuale risposta (es. “La ringrazio per l’attenzione e resto in attesa di una Sua cortese risposta.”).
– Un saluto formale (es. “Cordiali saluti,” o “Distinti saluti,” seguito dalla firma).
7. Firma e allegati:
– Firma manuale se la lettera è inviata in formato cartaceo, oppure scritta in digitale se inviata come documento PDF/elettronico.
– Stampa del nome completo del mittente sotto la firma.
– L’indicazione di eventuali allegati (es. “Allegati: copia della lettera del [data]”).
Il tono della lettera deve rimanere professionale e non aggressivo o eccessivamente pressante. L’obiettivo è ricordare al destinatario la mancata risposta, senza creare tensioni o conflitti, mantenendo aperte le porte per una futura comunicazione costruttiva.
Esempi di Sollecito mancata risposta
Ecco alcuni modelli di Sollecito mancata risposta da utilizzare come esempio.
Primo esempio di Sollecito mancata risposta
Oggetto: Sollecito per mancata risposta alla corrispondenza del [inserire data]
Gentili Signori,
mi permetto di scrivervi per sollecitare una risposta alla mia precedente comunicazione inviata in data [inserire la data di invio della lettera/email originale], riguardante [breve descrizione del contenuto della corrispondenza originale: es. una richiesta d’informazioni, un reclamo, una proposta di collaborazione, ecc].
Non avendo ricevuto alcun riscontro da parte vostra, sono preoccupato/a che il mio messaggio possa non essere giunto a destinazione o che per qualche motivo non sia stato preso in considerazione.
Desidero dunque rassicurarmi della corretta ricezione di questa nuova comunicazione e sottolineo l’importanza che una risposta al contenuto della mia precedente lettera/email riveste per me/la mia organizzazione [specificare il nome se si scrive a nome di un’entità]. La risoluzione di tale questione è per noi prioritaria, necessaria per [spiegare brevemente perché la risposta è importante: es. proseguire in una trattativa, ultimare una procedura, ottenere informazioni cruciali, ecc.].
Qualora ci fossero delle difficoltà o necessitaste di informazioni aggiuntive da parte mia per poter elaborare una risposta, Vi prego di non esitare a contattarmi. Sono disponibile per fornirVi tutto il supporto necessario al recapito delle informazioni richieste o per qualsiasi chiarimento che possa essere di ausilio nella gestione della mia richiesta.
Con la speranza di ricevere un Vostro sollecito riscontro, cogliamo l’occasione per ricordarVi i miei recapiti:
[Inserire recapiti telefonici, fax, e-mail]
In attesa di Vostro cortese riscontro, Vi porgo i miei più cordiali saluti.
Distinti saluti,
[Firma (se su carta)]
[Nome e Cognome]
[Posizione/Ruolo, se applicabile]
[Nome dell’Entità, se si scrive a nome di un’organizzazione]
[Recapiti telefonici]
[Email di risposta]
Secondo esempio di Sollecito mancata risposta
Oggetto: Sollecito di risposta a precedente comunicazione del [inserire data]
Gentile [Nome del Destinatario],
mi permetto di scrivervi per la seconda volta poiché non ho ricevuto una risposta alla mia precedente e-mail del [inserire data].
Sono consapevole del fatto che possiate essere impegnati con numerose responsabilità, tuttavia l’oggetto della mia comunicazione precedente riveste un’importanza significativa per il progresso delle nostre attività comuni. Per questo motivo, mi trovo a sollecitare una vostra risposta al fine di poter procedere come previsto.
In sintesi, richiamando la precedente comunicazione, si ribadisce brevemente il focus dell’attenzione:
[Inserire un breve sommario dei punti chiave della comunicazione precedente, ad esempio: la discussione di termini contrattuali, la richiesta di fornire informazioni necessarie, o la necessità di definire dettagli organizzativi di un evento o progetto in comune.]
Sono disponibile per qualsiasi chiarimento aggiuntivo e mi rendo disponibile anche per un incontro telefonico o una videoconferenza, qualora preferiste discutere la questione più dettagliatamente. La vostra tempestiva risposta è essenziale per mantenere i tempi prestabiliti e assicurare la continuità delle operazioni pianificate.
Per convenienza, riallego la mia comunicazione originale e vi prego cortesemente di considerare questa come un promemoria cordiale, fiducioso nella vostra comprensione e collaborazione.
In attesa di un vostro celere riscontro, colgo l’occasione per porgervi i miei migliori saluti.
Cordiali saluti,
[Nome Mittente]
[Titolo/Posizione]
[Dettagli di contatto]
[Azienda/Organizzazione]
Terzo esempio di Sollecito mancata risposta
Oggetto: Sollecito per Mancata Risposta alla Comunicazione del [Inserire Data]
Gentile [Nome della Persona di Contatto/Società],
con la presente desidero richiamare la Vostra attenzione in merito alla comunicazione inviata in data [inserire la data della comunicazione originale] alla quale, al momento, non abbiamo ancora ricevuto riscontro.
Riassumendo brevemente il contenuto della nostra precedente missiva, abbiamo esposto la nostra richiesta/concernente [descrivere brevemente lo scopo della comunicazione passata, es. dettagli di un pagamento, una richiesta di informazioni, un reclamo per un servizio].
Il ritardo nella risposta sta causando un disagio significativo nell’andamento dei nostri affari [aggiungere se ciò è applicabile: es. per l’attesa di un componente essenziale al nostro processo produttivo, per il mancato accredito di un pagamento dovuto, ecc.] e saremmo grati se poteste dare priorità a questa questione con un’azione tempestiva.
Vi preghiamo quindi di fornirci una risposta entro e non oltre [inserire una data ragionevole, ad esempio 7 giorni dalla data della lettera] al fine di poter procedere in maniera adeguata. In assenza di una vostra comunicazione entro il termine suddetto, siamo spiacenti di dover considerare ulteriori azioni [descrivere eventuali azioni che sarà necessario intraprendere, es. ricorso a vie legali, passaggio del caso all’ufficio recupero crediti, ecc.].
Confidando in una Vostra pronta ed esaustiva risposta, ci rendiamo disponibili per eventuali chiarimenti che potrete richiedere contattandoci al numero di telefono [inserire il numero di telefono] o via e-mail all’indirizzo [inserire indirizzo e-mail].
Ringraziandovi per la Vostra attenzione, porgiamo distinti saluti.
Cordiali saluti,
[Firma manoscritta se la lettera è cartacea]
[Nome e Cognome]
[Qualifica/Ruolo all’interno dell’azienda]
[Ragione Sociale della propria azienda]
[Indirizzo della propria azienda]
[Città, CAP]
[Contatti telefonici]
[Indirizzo e-mail]
Allegati: Copia della comunicazione datata [inserire la data della comunicazione originale].
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.