Una lettera di sollecito di pagamento provvigioni si configura come un formale avviso attraverso il quale un creditore, nel caso specifico, colui che ha diritto al pagamento delle provvigioni, comunica al suo debitore, la parte che deve effettuare il pagamento, l’esigenza di adempiere al proprio obbligo. Il nucleo di questa comunicazione risiede nell’ammonizione: è un richiamo che avverte il debitore sull’importanza di saldare il proprio debito entro un determinato periodo di tempo, ponendo l’accento sulla necessità di risolvere tale inadempienza nel rispetto dei termini concordati.
Il tono della lettera di sollecito assume un carattere imperativo e chiarisce le intenzioni del creditore di attuare azioni legali qualora il pagamento non avvenga nei tempi richiesti. È un passo che precede l’eventuale ricorso a vie giudiziarie, offrendo al debitore una possibilità per sanare la situazione senza incorrere in ulteriori spiacevoli conseguenze legali.
Questo documento non necessita di essere redatto o inviato da un professionista legale per essere efficace. Anche se un avvocato potrebbe imprimere una maggior severità al messaggio, la lettera spedita direttamente dal creditore ha comunque un valore legittimo e può stimolare il debitore a rispettare gli accordi presi, nel timore di affrontare un contenzioso.
La lettera di sollecito, perciò, serve a stabilire formalmente che il debitore è in mora, ossia che è consapevole di dovere una prestazione non ancora adempiuta e che persistere in questa situazione comporterà delle conseguenze. In particolar modo, la mora porta con sé obblighi di risarcimento per danni causati dal ritardo o dall’inadempienza, il dovuto pagamento degli interessi di mora calcolati sull’interesse legale e l’interruzione dei termini di prescrizione. Il creditore, con questa azione, si tutela quindi sia rispetto al mancato guadagno che all’eventuale svantaggio economico derivante dalla mancata fruizione del denaro nelle tempistiche previste.
Come scrivere un sollecito di pagamento provvigioni
Una lettera di sollecito per il pagamento di provvigioni è un documento formale attraverso il quale si richiede ad un cliente o a una parte terza il pagamento di somme di denaro precedentemente concordate come compensazione per servizi resi o vendite completate per conto della parte terza. Affinché la lettera sia efficace ed elenchi tutte le informazioni pertinenti, essa dovrebbe idealmente contenere i seguenti elementi:
1. Intestazione e dati dell’emittente:
– Nome o ragione sociale della società o dell’individuo che emette il sollecito.
– Indirizzo completo, comprensivo di numero civico, via, città, CAP e, se rilevante, paese.
– Recapiti telefonici, indirizzo email e altre informazioni di contatto.
– Se possibile, il logo dell’azienda per una miglior riconoscibilità.
2. Data di emissione della lettera:
– La data in cui la lettera viene inviata.
3. Riferimenti al destinatario:
– Nome completo o ragione sociale del destinatario del sollecito.
– Indirizzo completo e dettagli di contatto del destinatario.
4. Oggetto:
– Una frase chiara che indichi lo scopo della lettera, es. “Sollecito pagamento provvigioni”.
5. Riferimento al contratto o all’accordo:
– Dettagli del contratto o dell’accordo originario che ha dato luogo alle provvigioni in questione, inclusi i termini esatti relativi al pagamento.
– Numero di contratto o di riferimento, se presente.
– Data di stipula del contratto.
6. Dettaglio delle provvigioni dovute:
– Importo esatto delle provvigioni da saldare.
– Breve descrizione del servizio o dei servizi che hanno generato tale provvigione.
– Periodo di tempo o vendite a cui le provvigioni si riferiscono.
7. Riepilogo dei pagamenti ricevuti (se presenti):
– Elenco di eventuali pagamenti parziali già ricevuti, con date e importi.
8. Sollecito del saldo:
– Affermazione chiara che il pagamento non è stato ricevuto o è stato ricevuto solo parzialmente e richiesta del saldo dei pagamenti dovuti entro un certo termine.
9. Dettaglio delle tempistiche e modalità di pagamento:
– Data entro la quale si aspetta il pagamento (termine di pagamento).
– Modalità di pagamento accettate e eventuali istruzioni per il versamento (es. bonifico bancario, assegno, ecc.).
– Dettagli dei conti bancari o delle modalità di pagamento se ritenuto necessario.
10. Conseguenze del mancato pagamento:
– Esplicitare le azioni che verranno intraprese in caso di ulteriore mancato pagamento, inclusi interessi di mora, azioni legali o affidamento a società di recupero crediti.
11. Chiara apertura al dialogo:
– Incoraggiare il destinatario a contattare l’emittente in caso di dubbi, dispute o difficoltà di pagamento.
12. Formule di cortesia:
– Congedi con una frase cordiale per preservare il rapporto professionale.
13. Firma e nome stampato:
– Firma manuale o digitale del responsabile che emette il sollecito.
– Nome stampato e titolo del firmatario.
14. Allegati:
– Documenti di supporto, copie di contratti, fatture, precedenti lettere o comunicazioni che possono rafforzare la richiesta.
Ricordati di utilizzare un tono formale e rispettoso, evitando una comunicazione aggressiva o minacciosa, in quanto ciò potrebbe danneggiare le relazioni commerciali e potenzialmente infrangere normative relative alla gestione dei crediti.
Esempi di solleciti di pagamento provvigioni
Ecco alcuni modelli di provvigioni da utilizzare come esempio.
Esempio primo sollecito di pagamento provvigioni
Oggetto: Primo sollecito per il pagamento delle provvigioni
Gentili Signori,
da nostre informazioni risulta che la remunerazione relativa alle provvigioni per gli affari conclusi, come da accordo contrattuale in essere, e fatturati con numero n._______ del _________ scaduta il _____ non è ancora stata da voi liquidata.
Tale ritardo ci mette in una posizione di disagio finanziario, pregiudicando il nostro flusso di cassa e, conseguentemente, il nostro rapporto commerciale. Per tanto, vi esortiamo a provvedere quanto prima al saldo della somma dovuta per regolare la Vostra posizione debitoria.
Vi ricordiamo che, ai sensi del contratto vigente, avete l’obbligo di adempiere puntualmente ai pagamenti delle provvigioni dovute per le prestazioni da noi fornite.
Nel caso in cui abbiate già provveduto al pagamento, vi preghiamo di ritenere nulla questa richiesta e di inviarci una conferma del pagamento effettuato, così da poter aggiornare i nostri sistemi contabili.
Se necessitate di ulteriori informazioni o documentazione a supporto per il pagamento, non esitate a contattarci alla nostra email [inserire email] o al numero di telefono [inserire numero di telefono].
Il pagamento può essere eseguito a mezzo bonifico bancario alle seguenti coordinate:
IBAN: [Inserire IBAN]
Intestato a: [Inserire Nome del Beneficiario]
Filiale di: [Inserire Informazioni sulla Filiale Bancaria]
Confidiamo in un Vostro sollecito riscontro e rimaniamo a disposizione per ogni eventuale chiarimento.
Cordiali saluti,
[Il Tuo Nome]
[La Tua Posizione]
[Il Nome della Tua Azienda]
[Contatti Aziendali]
Esempio secondo sollecito di pagamento provvigioni
Oggetto: Secondo sollecito per il pagamento delle provvigioni dovute
Gentili Signori,
in riferimento alla nostra lettera del [data della prima comunicazione di sollecito], risultano ancora insolute le provvigioni relativa/e alla/e fattura/e n. [numero della/e fattura/e] del [data della/e fattura/e], scaduta/e il [data di scadenza].
Malgrado i precedenti solleciti, ad oggi non abbiamo ancora ricevuto il pagamento che ci spetta, sottolineando che la regolarità di tali rapporti è fondamentale per il mantenimento di un corretto e continuativo rapporto lavorativo.
Vi sollecitiamo quindi con urgenza a saldare il dovuto o, nel caso in cui ci siano stati disguidi o incomprensioni, di prendere contatto con il nostro ufficio crediti per trovare una rapida soluzione al disservizio.
Vi ricordiamo che il ritardo nel pagamento può comportare l’applicazione degli interessi di mora, come previsto dalla legge e dalle condizioni contrattuali concordate.
Per facilitare il saldo, riportiamo di seguito le coordinate bancarie utili al bonifico:
IBAN: [IBAN completo]
Intestato a: [Nome dell’azienda o del professionista titolare]
Filiale di: [Nome e indirizzo della filiale bancaria]
Confidando in una vostra tempestiva risposta e nel pagamento del mancato saldare, ribadiamo che rimaniamo a disposizione per ogni eventuale chiarimento e per assistervi nella risoluzione.
Nel caso in cui il pagamento sia già stato effettuato, si prega di ignorare la presente comunicazione e di accettare le nostre scuse per il disguido.
Restiamo in attesa di un vostro riscontro e vi porgiamo cordiali saluti.
[Nome e Cognome]
[Posizione nell’azienda]
[Nome Azienda o Studio Professionale]
[Recapiti Telefonici]
[Indirizzo E-mail]
Esempio ultimo sollecito di pagamento provvigioni
Oggetto: Ultimo sollecito per il pagamento delle provvigioni e costituzione in mora
Gent.li Signori,
in seguito ai nostri precedenti solleciti e in particolare alla nostra lettera del ________________, constatiamo con disappunto che la fattura n._______ del _________, relativa alle provvigioni spettanteci e con importo pari a ______________€, scaduta il _____, non è ancora stata onorata.
La presente costituisce dunque ultimo sollecito prima di procedere con azioni legali, e serve altresì a costituirvi formalmente in mora.
Vi sollecitiamo pertanto al pagamento del Vs. debito per regolarizzare la vostra posizione debitoria entro e non oltre 10 giorni dalla ricezione della presente. Oltrepassato tale termine senza un vostro adeguato riscontro, saremo costretti a intraprendere le azioni legali del caso per la tutela dei nostri diritti.
Per evitare spiacevoli conseguenze ed ulteriori oneri a Vostro carico, vi esortiamo ad adempiere quanto prima al pagamento della somma dovuta. Nel caso foste già intervenuti con il pagamento, Vi preghiamo di contattarci tempestivamente per annullare la presente comunicazione.
Il saldo potrà essere effettuato mediante bonifico bancario, utilizzando le seguenti coordinate:
IBAN: _________________________
Intestato a: ___________________
Filiale di: _____________________
Vi preghiamo di inserire nelle causali del bonifico il riferimento alla fattura n._______ per agevolare la riconciliazione dei pagamenti.
In attesa di un vostro sollecito riscontro, ci permettiamo di sottolineare l’importanza di una conclusione positiva e tempestiva di questa vicenda.
Cordiali saluti,
Timbro e Firma del responsabile amministrativo o dell’Amministratore Unico.
PS: Nel caso abbiate già provveduto al pagamento, vi preghiamo di ignorare il presente sollecito e di fornirci una conferma del pagamento effettuato.
Si ribadisce che la presente lettera vale come formale costituzione in mora ad ogni effetto di legge.
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(nome e cognome del responsabile)
(funzione aziendale)
(telefono/e-mail di riferimento)
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.