La lettera di sollecito intervento amministratore è un documento che viene redatto e inviato normalmente da un condomino o un gruppo di condomini all’amministratore del proprio edificio o complesso residenziale per esigere attenzione e azione riguardo una questione specifica che richiede un intervento amministrativo urgente.
Questo tipo di lettera assume una forma formale e cortese, pur comunicando la necessità di un’azione tempestiva. Al suo interno, il mittente illustra dettagliatamente il problema incontrato, che potrebbe essere legato a manutenzioni necessarie delle parti comuni, a questioni di sicurezza, alla gestione finanziaria o ad altre problematiche che rientrano nelle responsabilità dell’amministratore.
Come scrivere Sollecito intervento amministratore
Il punto di partenza è capire se la questione rientra nei poteri e nei doveri gestori dell’amministratore. Per legge l’amministratore cura l’osservanza del regolamento, esegue le delibere, gestisce manutenzione e servizi delle parti comuni e compie gli atti conservativi dei diritti del condominio. Davanti a situazioni urgenti o pericolose – infiltrazioni su colonne comuni, ascensore bloccato, impianti che presentano rischi – deve attivarsi senza attendere l’assemblea, salvo poi riferire e far ratificare le spese. Quando il tema non è un’emergenza ma richiede decisioni d’assemblea (opere non urgenti, scelte che impegnano il bilancio, modifiche regolamentari), il suo dovere è convocare l’assemblea nei tempi corretti o, se già deliberato un intervento, attuarlo con diligenza e rendere conto dello stato di avanzamento.
Un sollecito efficace è scritto, cortese ma fermo, e individua con precisione il problema. Nella prima parte conviene indicare chi scrive, in quale unità abita e in che qualità interviene (proprietario, usufruttuario, conduttore delegato), quindi descrivere i fatti con dati verificabili: quando è stato segnalato il guasto, quali danni o rischi produce, quali locali o impianti coinvolge, quali interventi tecnici sono stati suggeriti o già tentati. È utile ancorare la richiesta a doveri specifici: la tutela e manutenzione delle parti comuni, l’osservanza del regolamento, la gestione della sicurezza e, se c’è urgenza, l’obbligo di adottare atti conservativi. Nella seconda parte si domanda esplicitamente che cosa si vuole ottenere e entro quando: sopralluogo con tecnico incaricato, ordine di intervento alla ditta manutentrice, attivazione della polizza, convocazione dell’assemblea se occorre una delibera, messa a disposizione di documenti o giustificativi di spesa. Un termine preciso, proporzionato alla gravità, trasforma la mail in un atto che costituisce in mora se rimane senza risposta.
La forma e il canale fanno la differenza. Un primo contatto via e-mail può accelerare se il condominio usa un indirizzo dedicato o un gestionale con ticket; se non arriva riscontro, è opportuno inviare PEC o raccomandata così da avere prova dell’invio e della ricezione. Quando ci sono profili di sicurezza o danni in corso, va scritto chiaramente che la situazione è urgente, che si chiede un intervento immediato e che ogni aggravamento sarà documentato per la successiva ripetizione delle spese; se l’amministratore non interviene e l’urgenza lo impone, la legge riconosce il rimborso delle spese urgenti sostenute dal singolo per parti comuni, purché realmente indifferibili e documentate, ma è sempre meglio preavvisare per iscritto prima di muoversi.
Se il problema richiede una delibera, per esempio un lavoro non urgente o una scelta gestionale, il sollecito può includere la richiesta formale di convocare l’assemblea con all’ordine del giorno un punto chiaro e un preventivo minimo di alternative, in modo da evitare rinvii per vizi di convocazione o per carenza di documenti. Se invece la questione è documentale (estratti conto, giustificativi di spesa, contratti di manutenzione, verbali), la richiesta va formulata come accesso agli atti condominiali, con indicazione di dove e quando visionarli o come riceverne copia, ricordando che la trasparenza è un obbligo e che le spese vive di riproduzione possono essere addebitate ma non usate come ostacolo.
La prova è fondamentale. Prima di scrivere, raccogli fotografie, video, relazioni o preventivi, messaggi già inviati, segnalazioni di altri condomini, e allegali. Dopo l’invio, conserva ricevute e risposte. In caso di inerzia, il passo successivo è una diffida formale con termine ultimativo, preannunciando l’applicazione delle tutele previste: richiesta di convocazione dell’assemblea per revoca dell’amministratore, azione giudiziale per ottenere l’adempimento di atti dovuti, attivazione della mediazione nelle controversie condominiali e, se ci sono danni imputabili alla mancata gestione, domanda risarcitoria. Nei casi in cui il pericolo sia attuale, è corretto chiedere simultaneamente un intervento tampone immediato e la pianificazione della soluzione definitiva nella prima assemblea utile.
Esempi di Sollecito intervento amministratore
Ecco alcuni modelli di Sollecito intervento amministratore da utilizzare come esempio.
Primo sollecito bonario di intervento
Oggetto: Sollecito intervento su parti comuni – [descrizione sintetica]
Spett.le [Amministratore],
in data __________ ho segnalato un problema riguardante le parti comuni: [descrizione chiara del guasto/pericolo: es. infiltrazioni su vano scala al piano ___, ascensore fermo, luci scale non funzionanti]. Alla data odierna la situazione persiste e crea disagio ai condomini.
Chiedo di disporre un sopralluogo tecnico e l’intervento risolutivo entro __________, indicando per iscritto cronoprogramma e ditta incaricata. Resto in attesa di un vostro riscontro.
Luogo e data: __________
Firma: ______________________
Allegati: foto/video; copia della precedente segnalazione del __________.
Secondo sollecito con termine perentorio
Oggetto: Secondo sollecito intervento – Assegnazione termine
Gentile [Amministratore],
faccio seguito al sollecito del __________ rimasto senza esito utile in merito a [oggetto]. Considerata la persistenza del disservizio e i rischi/ disagi che comporta, assegno termine perentorio sino al __________ per l’avvio dei lavori e il ripristino della funzionalità, con comunicazione scritta di calendario e referenti.
In difetto, mi riservo di attivare le tutele previste dalla legge e dal regolamento condominiale.
Luogo e data: __________
Firma: ______________________
Allegati: precedente corrispondenza; eventuali preventivi/relazioni tecniche.
Diffida ad adempiere per intervento urgente
Oggetto: Diffida ad adempiere – Intervento urgente su [oggetto]
Spett.le [Amministratore],
nonostante i solleciti del __________ e del __________, permane la situazione di [descrizione: es. infiltrazione attiva, cancelli guasti, impianto elettrico scale non funzionante] che incide su sicurezza e conservazione delle parti comuni.
Vi invito e diffido pertanto ad adempiere, disponendo immediato sopralluogo e intervento risolutivo entro e non oltre il __________, con riscontro scritto e indicazione di ditta incaricata e tempi. In mancanza, mi vedrò costretto a promuovere le azioni necessarie per la tutela dei diritti condominiali e al rimborso di eventuali spese urgenti documentate.
Luogo e data: __________
Firma: ______________________
Allegati: documentazione fotografica; segnalazioni pregresse.
Sollecito con richiesta di convocazione assemblea
Oggetto: Sollecito intervento e richiesta convocazione assemblea su [tema]
Gentile [Amministratore],
in relazione a [oggetto: es. rifacimento copertura, adeguamento impianto], chiedo di procedere agli adempimenti necessari e, ove occorra delibera, a convocare l’assemblea entro __________ inserendo all’ordine del giorno “Interventi su [tema] – approvazione lavori e spesa – scelta ditta”, allegando almeno [n] preventivi e la relazione tecnica.
Resto in attesa di conferma con le tempistiche proposte e i documenti che saranno messi a disposizione dei condomini.
Luogo e data: __________
Firma: ______________________
Allegati: eventuali preventivi raccolti; note tecniche di supporto.
Sollecito intervento e accesso a documenti/giustificativi
Oggetto: Sollecito intervento su [oggetto] e richiesta documenti
Spett.le [Amministratore],
con riferimento al disservizio relativo a [oggetto], sollecito l’immediata attivazione della ditta manutentrice con comunicazione del calendario lavori entro __________. Contesto inoltre l’assenza di aggiornamenti documentali e chiedo di poter visionare/ottenere copia di: contratto di manutenzione, ultimi ordini di servizio, rapporti d’intervento e giustificativi di spesa, con fissazione di appuntamento o invio digitale entro __________.
Confido in un sollecito riscontro.
Luogo e data: __________
Firma: ______________________
Allegati: elenco documenti richiesti; recapiti per la consegna.
Fac Simile Lettera di Sollecito Intervento Amministratore Word
Di seguito è possibile scaricare il fac simile lettera di sollecito intervento amministratore Word.
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.