Una lettera di sollecito invio materiale è un tipo di comunicazione formale che viene utilizzata principalmente nel contesto professionale o commerciale. Questa lettera viene spedita allo scopo di richiedere la spedizione o la consegna di materiali o documenti che sono stati precedentemente accordati ma che non sono stati ancora forniti entro i termini concordati.
Nella stesura di una lettera di sollecito, l’accento viene posto sull’importanza dell’oggetto mancante per il processo o l’attività in corso del richiedente. Si tratta di un promemoria, spesso cortese e diretto, che serve a ricordare al destinatario dell’impegno preso e delle possibili conseguenze causate dal ritardo. Tradizionalmente, questo tipo di lettera segue una o più comunicazioni precedenti, come ordini di acquisto o contratti, che dettagliano l’accordo originale riguardo la fornitura del materiale in questione.
Nella lettera, si stabilisce un contesto chiaro ed educato, evidenziando la situazione e sottolineando l’urgenza o l’importanza del ricevimento del materiale. È inoltre prassi comune, quando si scrive un sollecito, proporre una nuova data di consegna o un termine entro il quale ci si aspetta che l’impegno venga adempiuto, offrendo così al destinatario un chiaro timeframe per agire.
Lo scopo finale di questa comunicazione è incoraggiare il destinatario a compiere l’azione necessaria senza dover ricorrere a misure più drastiche, come azioni legali o penali. Essa funge da promemoria e invito alla collaborazione, mantenendo allo stesso tempo le relazioni commerciali su un piano professionale e rispettoso.
Come scrivere un sollecito di invio materiale
Una lettera di sollecito per l’invio di materiale è un documento formale che viene inviato quando si è in attesa di materiale, che può essere documentazione, prodotti o qualsiasi altro tipo di risorsa, che non è stata ricevuta entro il tempo stabilito. Una lettera di sollecito deve essere chiara, diretta e soprattutto cortese, evidenziando l’importanza del materiale atteso e l’urgenza della sua ricezione.
Ecco i punti chiave e le informazioni che devono essere incluse in una lettera di sollecito per l’invio di materiale:
1. Informazioni del Mittente:
– Nome e cognome o ragione sociale;
– Indirizzo completo;
– Numeri di telefono, indirizzo e-mail e altri dati di contatto;
– Posizione o ruolo all’interno dell’azienda o dell’organizzazione, se applicabile.
2. Data:
– La data di scrittura della lettera.
3. Informazioni del Destinatario:
– Nome e cognome o ragione sociale;
– Indirizzo completo del destinatario;
– Specificare il reparto o l’individuo di riferimento, se noto.
4. Oggetto:
– Una breve frase che riassume il contenuto della lettera, come “Sollecito invio materiale del [data ordine]”.
5. Saluti Iniziali:
– Un saluto formale, ad esempio “Gentile [Nome]” o “Spettabile [Nome Azienda]”.
6. Corpo della Lettera:
– Menzione dell’Ordine Originale: Ricorda al destinatario dell’ordine o della richiesta precedente, includendo dettagli come il numero d’ordine, la data e la descrizione precisa del materiale richiesto.
– Motivo del Sollecito: Spiega il motivo del sollecito e l’importanza di ricevere il materiale entro un determinato lasso di tempo. È importante rimanere cortesi e professionali, evitando toni accusatori o impazienti.
– Conseguenze della Mancata Ricezione: Se applicabile, spiega le eventuali conseguenze per la tua attività della mancata ricezione del materiale in tempo utile.
– Richiesta di Aggiornamento: Chiedi un aggiornamento sullo stato dell’ordine e se ci sono motivi per il ritardo, sollecitando una risposta o un’azione entro una certa data.
– Contatti per il Follow-up: Offri al destinatario i tuoi dati di contatto per qualsiasi chiarimento o aggiornamento, esprimendo la tua disponibilità a discutere eventuali problemi.
7. Chiusura:
– Una frase di chiusura che ringrazia il destinatario per l’attenzione e la collaborazione, ad esempio “Confidando in una vostra celere risposta, porgo distinti saluti.”
8. Saluti Finali:
– Frasi di cortesia come “Cordiali saluti” o “Distinti saluti”, seguite dalla firma.
9. Firma:
– Firma manoscritta (se inviata via posta tradizionale);
– Nome completo del mittente e sua posizione o ruolo se inviata in formato elettronico.
10. Allegati:
– Elenco di eventuali allegati, quali copie dell’ordine originale, precedenti comunicazioni o altri documenti pertinenti.
Ricorda che il tono di una lettera di sollecito deve essere professionale e collaborativo. Il tuo obiettivo è ottenere quanto richiesto, mantenendo buone relazioni commerciali o professionali con il destinatario.
Esempi di solleciti di invio materiale
Ecco alcuni modelli di invio materiale da utilizzare come esempio.
Esempio primo sollecito di invio materiale
Oggetto: Sollecito per l’invio del materiale in sospeso
Gentile [Nome del destinatario],
mi permetto di contattarLa in riferimento al nostro precedente accordo, in cui si è stabilito l’invio di [specificare il materiale] entro la data concordata di [inserire data]. Fino ad oggi, non abbiamo ancora ricevuto il materiale richiesto.
La presente costituisce un sollecito formale affinché Lei provveda ad inviare quanto pattuito senza ulteriori ritardi. La mancata ricezione del materiale sta infatti causando un impatto sul nostro flusso di lavoro e potrebbe compromettere il rispetto delle nostre scadenze lavorative.
Le saremmo grati se potesse confermare la spedizione del materiale sospeso entro [specificare una nuova data limite], assicurando che questa corrisponderà con le specifiche e gli standard qualitativi precedentemente concordati.
In caso di problemi o ritardi ulteriori, La preghiamo di contattarci al più presto, in modo da discutere insieme come procedere per risolvere la situazione, evitando così possibili incomprensioni o misure contrattuali.
Confidando nella Sua collaborazione e attenzione, siamo disponibili per ogni ulteriore chiarimento e assistenza che possano essere necessari.
La ringraziamo anticipatamente per la Sua pronta risposta e ci auguriamo di ricevere il materiale richiesto nel minor tempo possibile.
Cordiali saluti,
[Firma Digitale se via email]
[Nome del mittente]
[Posizione/Ruolo nell’azienda]
[Dettagli di contatto] – [Numero di telefono, Email, Indirizzo dell’ufficio se necessario]
Esempio secondo sollecito di invio materiale
Oggetto: Sollecito invio materiale entro [Data]
Gentile [Nome del destinatario],
Spero questa lettera la trovi bene. Mi rivolgo a Lei in qualità di [La tua posizione o titolo] per la [Tua Organizzazione o Azienda]. In data [Data della richiesta originale], abbiamo inoltrato a Lei/alla Vostra attenzione una richiesta per la consegna di [elencare specificamente il materiale richiesto], necessario per [descrivere l’uso o il motivo della richiesta, ad esempio “per procedere all’elaborazione del nostro progetto X” o “per concludere la fase di revisione del lavoro…”].
Ad oggi, purtroppo, non abbiamo ancora ricevuto il suddetto materiale. Tale ritardo sta influendo negativamente sul nostro programma di lavoro, causando un rallentamento che potrebbe compromettere [menzionare l’impatto del ritardo, ad esempio, “i tempi di consegna stabiliti coi clienti”, “la fase di test delle apparecchiature”, ecc.].
La preghiamo cortesemente di considerare questo nostro sollecito con la dovuta urgenza e di provvedere alla spedizione dei materiali mancanti entro e non oltre la data di [Data limite]. È fondamentale che il materiale ci pervenga entro la scadenza indicata per poter [menzionare l’azione che sarà possibile grazie al materiale, ad esempio “mantenere gli impegni presi”, “rispettare le scadenze progettuali”, ecc.].
Qualora vi fossero stati ostacoli o questioni non ancora comunicate che hanno contribuito a questo ritardo, vi invitiamo a mettervi in contatto con noi il prima possibile al numero [numero di telefono] o per e-mail all’indirizzo [e-mail] per trovare insieme una soluzione e prevenire ulteriori disagi.
Ci teniamo a mantenere un rapporto di collaborazione costruttivo e affidabile, pertanto restiamo fiduciosi che questa situazione sarà risolta con la Vostra solita professionalità e nel breve termine.
Nel ringraziarLa anticipatamente per la Sua celere risposta e azione in merito, ci permettiamo di ricordarLe che la Vostra tempestiva collaborazione è di fondamentale importanza.
Cordiali saluti,
[Tuo Nome]
[Tua Posizione]
[Tua Organizzazione o Azienda]
[Tuo indirizzo e-mail]
[Tuo numero di telefono]
Esempio ultimo sollecito di invio materiale
Oggetto: Sollecito Invio Materiale Convenuto
Gentile [Titolo e Nome del destinatario, se noti],
Con la presente, desideriamo richiamare la Vostra attenzione riguardo l’ordine n. [XXXXX], effettuato in data [XX/XX/XXXX], per il quale avevamo concordato la consegna del seguente materiale: [elencare brevemente il materiale].
Ad oggi, non abbiamo ancora ricevuto il suddetto materiale, nonostante la data di consegna prevista fosse il [XX/XX/XXXX]. Tale ritardo sta causando un disagio nell’andamento dei nostri processi lavorativi, con possibili ripercussioni sulla nostra operatività e sul servizio al cliente.
Pertanto, la invitiamo a fornirci urgentemente un aggiornamento sulla situazione e a procedere con l’invio del materiale mancante entro e non oltre [una nuova data ragionevole], per evitare ulteriori inconvenienti e possibili azioni per il recupero dei danni.
Siamo, ovviamente, a disposizione per discutere qualsiasi problema possa aver causato il ritardo, e per trovare insieme una soluzione che tuteli gli interessi di entrambe le parti.
Vi preghiamo di considerare questa comunicazione come un sollecito formale e di darci un riscontro in merito al più presto, preferibilmente entro [48 ore dalla ricezione della presente lettera].
Confidando in una Vostra celere risposta, cogliamo l’occasione per inviarVi cordiali saluti.
Distinti saluti,
[Firma]
[Nome e Cognome]
[Posizione nella Società]
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.