In questa guida spieghiamo come rispondere a un sollecito di pagamento fattura.
Come scrivere Risposta a sollecito di pagamento fattura
Essere esperti di scrittura implica una conoscenza approfondita delle forme e dei contenuti appropriati per diversi tipi di comunicazione scritta. Una lettera di risposta a un sollecito di pagamento di fattura è un documento importante che richiede attenzione e precisione. Di seguito sono indicati i vari elementi che una lettera del genere dovrebbe contenere, elencati in modo strutturato e specifico.
1. Intestazione e Data
Comincia la lettera con l’intestazione, se ne hai una, che include il tuo nome o il nome dell’azienda, l’indirizzo, il numero di telefono, l’indirizzo email e la data di scrittura della lettera.
2. Riferimento alla Fattura
Include un chiaro riferimento alla fattura in questione. Questo dovrebbe includere il numero della fattura, la data di emissione e l’importo specifico della fattura. Queste informazioni aiutano chi riceve la lettera a identificare immediatamente quale pagamento viene discusso.
3. Risposta al Sollecito
Inizia il corpo della lettera con un riferimento diretto al sollecito di pagamento che hai ricevuto. Riconosci che hai ricevuto la comunicazione precedente del fornitore e che sei conscio del sollecito di pagamento.
4. Spiegazione
Fornisci una spiegazione del perché il pagamento non è stato ancora effettuato. Sii onesto e diretto. Se ci sono stati problemi di flusso di cassa, disguidi amministrativi o contestazioni sulla fattura, questo è il momento di discuterne. Se vi è stata un’incomprensione o un errore, ammettilo e fornisci dettagli sufficienti.
5. Proposta di Risoluzione
Dopo aver spiegato il motivo del ritardo, proponi una soluzione. Questo potrebbe essere un piano di pagamento, un pagamento immediato, una data precisa di quando il pagamento sarà inviato o una richiesta di ulteriori discussioni per arrivare a un accordo.
6. Assicurazione sul Futuro
È sempre una buona idea dare rassicurazioni che stai prendendo misure per prevenire ritardi nei futuri pagamenti. Questo può includere l’impegno ad una migliore comunicazione o cambiamenti nei processi interni.
7. Chiusura Formale
Chiudi la tua lettera con un tono professionale e cortese. Esprimi apprezzamento per la pazienza del fornitore e il desiderio di continuare una collaborazione positiva. Includi un saluto formale come “Cordiali saluti” o “Distinti saluti”, seguito dal tuo nome, titolo e firma.
8. Allegati
Se fai riferimento a documenti nell’ambito della tua spiegazione o del piano di risoluzione, è fondamentale allegarli o, almeno, menzionarli in fondo alla lettera con l’apposito termine “Allegati:”, seguito da un elenco di tali documenti.
La lettera dovrebbe essere scritta con un tono positivo e professionale. Mentre è importante essere trasparenti sul motivo del ritardo, l’obiettivo è mantenere delle buone relazioni commerciali e trovare una soluzione accettabile per entrambe le parti. Ecco un esempio riassunto:
Esempi di Risposta a sollecito di pagamento fattura
Ecco alcuni modelli di Risposta a sollecito di pagamento fattura da utilizzare come esempio.
Primo esempio di Risposta a sollecito di pagamento fattura
Oggetto: Risposta a Sollecito di Pagamento – Fattura N° [Inserire Numero Fattura]
Gentile [Nome del Creditore],
Siamo a ricevuta della vostra comunicazione in data [inserire data di ricevimento del sollecito], con la quale ci sollecitate il pagamento della fattura N° [inserire numero fattura], relativa a [inserire descrizione servizi/prodotti forniti].
Innanzitutto, desidero esprimere le mie scuse per il ritardo nel pagamento che, come da voi sollecitato, avrebbe dovuto essere effettuato entro il [inserire data di scadenza originaria]. Il ritardo è dovuto a [inserire il motivo del ritardo: esempio “difficoltà temporanee di liquidità”, “disguidi amministrativi”, “attesa di approvazione di fondi interni”, ecc.].
Vi informo che abbiamo attivato immediatamente le procedure necessarie per garantire che il pagamento della somma dovuta di [inserire importo] venga effettuato al più presto. Prevediamo che il saldo sarà onorato entro e non oltre [inserire una nuova data di pagamento realistica], e vi chiediamo di accogliere le nostre scuse per l’accaduto e per eventuali disagi che questa nostra negligenza abbia potuto causare.
Ci teniamo a sottolineare l’importanza che rappresenta per la nostra azienda mantenere un buon rapporto commerciale con i propri fornitori, ed è nostra premura assicurarci che situazioni simili non si ripetano in futuro.
Vi pregheremo di comunicarci eventuali interessi passivi o costi aggiuntivi derivanti da questo ritardo, affinché possiamo procedere anche con quello stanziamento.
Vi ringraziamo per la vostra comprensione e pazienza, e restiamo a vostra completa disposizione per ogni ulteriore chiarimento o informazione possiate richiedere.
Distinti saluti,
[Firma]
[Nome e Cognome del Debitore]
[Carica – esempio: Responsabile Amministrativo]
[Nome della Società Debitrice]
[Indirizzo della Società]
[Contatti Telefonici e di Posta Elettronica]
Allegato: Copia della Fattura N° [Inserire Numero Fattura]
Secondo esempio di Risposta a sollecito di pagamento fattura
Oggetto: Risposta a sollecito di pagamento – Fattura n° [Numero Fattura] del [Data Fattura]
Spett.le [Nome dell’azienda creditrice],
Via [Indirizzo azienda creditrice],
[Città, CAP]
[Città], [Data]
Gentilissimi,
con riferimento alla Vostra comunicazione del [data del sollecito] in cui sollecitate il pagamento della fattura n° [Numero Fattura] del [Data Fattura], abbiamo proceduto a verificare i nostri registri contabili al fine di individuare la causa del ritardo.
Dopo un attento esame, ci preme informarVi che il mancato saldo della fattura in oggetto è dovuto a un disguido amministrativo interno, che siamo adesso a conoscenza e per il quale ci scusiamo sinceramente. Siamo solitamente molto attenti al rispetto delle scadenze e comprendiamo l’importanza del tempestivo pagamento per la salute finanziaria dei nostri fornitori.
Per rimediare alla situazione, abbiamo provveduto ad emettere l’ordine di pagamento in data odierna. Il pagamento della somma dovuta di [importo della fattura] € sarà effettuato tramite [metodo di pagamento, es.: bonifico bancario] e dovrebbe pervenirVi entro i prossimi [numero dei giorni per la transazione] giorni lavorativi, ovvero entro e non oltre il [data approssimativa di accredito].
Desideriamo inoltre assicurarVi che sono state prese le opportune misure per evitare che simili disguidi si verifichino in futuro, mostrando con questo impegno concreto la fiducia e il valore che la Vostra azienda rappresenta per noi.
Ci teniamo a mantenere un rapporto professionale e collaborativo con tutti i nostri fornitori e pertanto Vi invitiamo a segnalarci tempestivamente ogni eventuale discrepanza che possa verificarsi in futuro per poter reagire con la stessa sollecitudine.
In caso di necessità di ulteriori chiarimenti o per qualsiasi altra informazione, non esitare a contattarci all’indirizzo email [email aziendale] o al numero telefonico [numero azienda].
Ringraziando per la pazienza e la comprensione dimostrata, porgiamo i nostri migliori saluti e auguriamo un continuo e proficuo rapporto commerciale.
Distinti saluti,
[Firma digitale se via email, oppure firma autografa se inviata per posta]
[Nome del debitore]
[Ruolo in azienda]
[Nome dell’azienda debitrice]
Via [Indirizzo azienda debitrice]
[Città, CAP]
[Contatti aziendale: telefono, email, ecc.]
Terzo esempio di Risposta a sollecito di pagamento fattura
Spettabile [Nome del Destinatario],
[Indirizzo del Destinatario]
[Città, CAP]
[Luogo], [Data]
Oggetto: Risposta a sollecito di pagamento fattura n. [Numero Fattura]
Gentili Signori,
ci riferiamo al vostro sollecito di pagamento in data [data sollecito], relativo alla fattura n. [Numero Fattura] emessa in data [Data Emissione Fattura], per il servizio fornito/merce consegnata il [Data Servizio/Merce].
Desideriamo innanzitutto scusarci per il ritardo nel pagamento e ringraziarvi per la pazienza dimostrata. La mancata regolazione del debito è derivata da [spiegazione del motivo del ritardo, es.: un disguido amministrativo, un ritardo nei pagamenti da parte di nostri clienti, problemi di liquidità temporanei, etc.].
Siamo consapevoli dell’importanza del rispetto dei termini di pagamento per il mantenimento di rapporti commerciali solidi e proficui. Pertanto, ci teniamo a comunicarvi che abbiamo già proceduto/adotteremo immediatamente le seguenti misure:
1. [Azione intrapresa o che verrà intrapresa, es.: Bonifico dell’importo dovuto, emissione di un assegno, ecc.]
2. [Dettaglio dell’azione, es.: Il pagamento del totale fattura, pari a [Importo Totale], è stato effettuato tramite bonifico bancario in data [Data Pagamento], con valuta [Data Valuta]. Troverete in allegato la copia dell’operazione effettuata.]
3. [Ulteriori azioni previste per assicurare che tale ritardo non si verifichi più in futuro, se pertinente.]
Certi della vostra comprensione e della risoluzione positiva della situazione, restiamo a disposizione per qualunque ulteriore chiarimento e in attesa di una vostra conferma della ricezione del pagamento.
Confidando in un continuativo e proficuo rapporto commerciale, porgiamo distinti saluti.
[Il Tuo Nome]
[La Tua Posizione]
[Nome della Tua Azienda]
[Indirizzo della Tua Azienda]
[Città, CAP]
[Numero di Telefono]
[E-mail]
[Eventuale Indirizzo PEC]
Allegato: Copia operazione di pagamento
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Si noti che la lettera è stata redatta in modo formale, cercando di essere cortese e professionale. È importante in questi casi stabilire un dialogo aperto e costruttivo con il creditore, dimostrando disponibilità e volontà di risolvere la situazione nel modo più veloce e meno problematico possibile.
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.