Una lettera di sollecito di pagamento canoni locazione è uno strumento di comunicazione formale utilizzato da un proprietario di immobile, il quale agisce in qualità di creditore, per chiedere a un inquilino, che in questo contesto è il debitore, di adempiere agli obblighi finanziari scaturiti dal contratto di affitto stipulato tra le parti. Attraverso questo documento, il locatore esprime in maniera chiara e giuridicamente fondata la necessità che il locatario regolarizzi la propria posizione, provvedendo al pagamento degli importi arretrati per i canoni di locazione, entro una specifica scadenza.
Nel redigere il sollecito, il locatore avverte il locatario che il mancato pagamento comporterà non solo la necessità di corrispondere gli interessi moratori a decorrere dalla data di notifica del sollecito, ma anche l’eventuale avvio di azioni legali. Il sollecito, pur essendo un mezzo pressante di richiesta di adempimento, in realtà ha anche la funzione di prevenire una più dispendiosa e complessa procedura giudiziaria, dandogli la possibilità di porre rimedio alla situazione senza aggravare ulteriormente il proprio debito.
Il sollecito di pagamento non necessita di essere redatto o trasmesso da un avvocato per essere effettivo: la sua validità è sancita dal codice civile italiano all’articolo 1219, e la stesura può essere curata direttamente dal locatore. Tuttavia, affinché la lettera sia giuridicamente vincolante e capace di costituire il debitore in mora, deve essere formulata in maniera chiara e precisa, specificando la natura, l’entità del debito e il relativo termine ultimo per il pagamento.
Il fatto stesso di inviare un sollecito può avere una serie di ripercussioni legali. La notifica della lettera interrompe il corso della prescrizione del debito e obbliga il locatario a risarcire eventuali danni derivanti da questo ritardato o mancato pagamento, indipendentemente dalla successiva impossibilità di adempiere alla prestazione dovuta per cause esterne al suo controllo. In altre parole, la lettera segnala l’importanza di agire in tempi brevi e l’intenzione del locatore di adottare tutte le misure necessarie per tutelare i propri diritti economici e legali.
Come scrivere un sollecito di pagamento canoni locazione
Se sei tenuto a redigere una lettera di sollecito per il pagamento dei canoni di locazione, è importante che il documento sia chiaro, preciso e professionale. Eccone gli elementi essenziali:
1. Intestazione e dati del mittente: Include il tuo nome completo o quello della società di gestione dell’immobile, l’indirizzo, il numero di telefono e l’indirizzo email.
2. Data: È l’elemento che conferisce valore temporale al documento e potrebbe avere importanza in caso di azioni legali future. Usa il formato appropriato secondo la norma del tuo paese (ad esempio, in Italia si usa il formato GG/MM/AAAA).
3. Riferimenti del destinatario: Nome completo dell’inquilino e indirizzo del bene locato. Se necessario, aggiungi anche altri dati pertinenti come il numero di contratto di locazione.
4. Oggetto: Usa una frase chiara come “Sollecito pagamento canone di locazione – Contratto N. [numero contratto]”. Questo consente al destinatario di sapere immediatamente il motivo della lettera.
5. Corpo della lettera:
– Introduzione e riferimenti al contratto: Inizia con una frase gentile e diretta, facendo riferimento al contratto di locazione e alla specifica clausola che regola i tempi e le modalità di pagamento dei canoni.
– Dettagli del mancato pagamento: Specifica i dettagli dei canoni non pagati, includendo periodi di riferimento (es: “Si rileva la mancata ricezione del pagamento del canone di locazione per il periodo di…”) e l’importo dovuto.
– Sollecito: Evidenzia che con la presente stai sollecitando formalmente il pagamento delle somme in arretrato, specificando eventualmente una data entro cui si aspetta il saldo, in conformità a quanto stabilito dal contratto.
– Conseguenze: Indica le possibili conseguenze in caso di mancato pagamento, facendo riferimento a eventuali penali contrattuali, inclusi gli interessi di mora o la procedura di sfratto come ultima istanza.
6. Modalità di pagamento consigliate: Ricordagli le modalità di pagamento preferibili o previste dal contratto e fornisce dettagli per effettuare il pagamento (come il numero di conto bancario, le coordinate IBAN, etc.).
7. Rispetto dei termini legali: Se ci sono termini legali specifici che regolano la notifica dei solleciti pagamento, assicurati di rispettarli.
8. Richiesta di conferma di pagamento: Richiedi di essere contattato una volta che il pagamento è stato effettuato.
9. Chiusura e firma: Concludi la lettera con una frase cortese ma ferma, ringraziando anticipatamente per la collaborazione e sottolineando l’importanza di una rapida risoluzione della questione. Aggiungi “Distinti saluti,” o “Cordiali saluti,” seguiti dalla tua firma (se in versione cartacea) o dal tuo nome completo (se in versione digitale).
10. Allegati: Se in passato sono state inviate altre comunicazioni per lo stesso motivo, è bene citarle e, se possibile, allegare copie.
Ricorda di mantenere un tono professionale e cortese. La lettera di sollecito è un promemoria formale ma può anche essere un tentativo di mantenere buone relazioni con l’inquilino. Nel caso in cui non si dovesse giungere a una soluzione, questa documentazione sarà fondamentale in eventuali procedimenti legali.assicurarsi che la lettera venga inviata tramite un mezzo che permetta di tracciare la consegna (posta raccomandata, posta elettronica certificata, ecc.) per avere una prova della sua ricezione.
Esempi di solleciti di pagamento canoni locazione
Ecco alcuni modelli di canoni locazione da utilizzare come esempio.
Esempio primo sollecito di pagamento canoni locazione
Oggetto: Primo sollecito per mancato pagamento canoni di locazione
Gentili Signori,
con la presente intendiamo segnalarvi che, secondo i nostri registri contabili, il pagamento relativo al canone di locazione dell’immobile sito in (indirizzo completo dell’immobile), contratto di locazione n.__________, di cui siete locatari, non è stato ancora ricevuto. Il mancato pagamento si riferisce al canone del ___________, scaduto in data _____.
Teniamo a sottolineare l’importanza di mantenere una regolare condotta di pagamento, così come concordato nel contratto di locazione stipulato in data (data stipula contratto), al fine di evitare spiacevoli inconvenienti per entrambe le parti.
Vi esortiamo pertanto a provvedere al saldo del canone in questione quanto prima possibile, al fine di regolare la Vostra posizione debitoria e mantenere un rapporto contrattuale sereno e costruttivo.
Per facilitare il pagamento, di seguito vi forniamo le nostre coordinate bancarie:
IBAN: _________________________
Intestato a: ___________________
Filiale di: _____________________
Si prega di indicare come causale del bonifico il numero e la data della fattura in sospeso, nonché il vostro nome o la ragione sociale per una facile identificazione del pagamento.
Nel caso in cui il pagamento fosse stato già effettuato ma non ancora registrato a causa di eventuali tempi bancari, vi invitiamo a comunicarci gli estremi del pagamento (data, importo e copia della ricevuta) per procedere con le opportune verifiche e conciliare la Vostra posizione.
Restiamo a disposizione per ogni ulteriore chiarimento e confidiamo in una Vostra pronta risoluzione di tale disguido. In assenza di un Vostro riscontro entro i prossimi giorni, saremo purtroppo costretti ad adottare le misure necessarie previste dal contratto e dalla legge.
Cordiali saluti,
(Nome e Cognome del mittente)
(Indirizzo)
(Recapito telefonico)
(Indirizzo e-mail)
(Firma)
Esempio secondo sollecito di pagamento canoni locazione
Oggetto: Secondo sollecito per il pagamento dei canoni di locazione arretrati
Gentili Signori,
in riferimento alla nostra lettera del ______________, risulta che i canoni di locazione relativi al periodo ______________ non sono ancora stati da Voi saldati.
Desideriamo sottolineare l’importanza dell’adempimento puntuale degli obblighi contrattuali e ci troviamo, pertanto, nella sgradevole posizione di dovervi sollecitare nuovamente il versamento dell’importo dovuto pari a €_____________.
La puntualità dei pagamenti è essenziale per mantenere un rapporto di locazione sereno e costruttivo, come da sempre è stato tra le nostre parti. Confidiamo nella Vostra collaborazione e sollecitudine nella risoluzione di questo disguido.
Vi invitiamo quindi a provvedere al saldo dei canoni arretrati entro e non oltre ______________ giorni dalla ricezione della presente lettera, al fine di regolarizzare la Vostra posizione e di evitare il ricorso ad altre azioni che potrebbero compromettere il proseguimento del nostro rapporto di locazione.
Nel caso in cui abbiate già effettuato il pagamento dopo la data di nostra ultima verifica, Vi preghiamo di comunicarcelo con una breve notifica, allegando se possibile la copia della ricevuta di avvenuto pagamento, in modo da poter aggiornare i nostri sistemi contabili.
Qualora incontraste difficoltà nel pagamento immediato della somma dovuta, Vi esortiamo a contattarci tempestivamente per cercare insieme una soluzione a questa situazione.
Il pagamento può essere effettuato mediante bonifico bancario utilizzando le seguenti coordinate:
IBAN: ___________________________
Intestato a: ______________________
Banca: __________________________
Filiale di: ________________________
Confidando in una Vostra pronta risoluzione, Vi porgiamo cordiali saluti.
[Il Tuo Nome]
[Intestazione o Nome della Società Gestore della Locazione]
[Contatti – telefono, e-mail]
Esempio ultimo sollecito di pagamento canoni locazione
Oggetto: Ultimo sollecito per il pagamento dei canoni di locazione e costituzione in mora
Gentili Signori,
con la presente vi comunichiamo che, nonostante i precedenti solleciti e in riferimento alla nostra lettera del _______________, il pagamento del canone di locazione del _________ e con importo pari a ______________, scaduto il _____, risulta ancora insoluto.
Siamo spiacenti di constatare che, a distanza di tempo dalla scadenza, non abbiamo ricevuto nessun pagamento o comunicazione da parte Vostra. La situazione, pertanto, ci obbliga ad inoltrare l’ultimo sollecito prima di procedere con azioni legali.
Siete pertanto sollecitati a saldare l’importo dovuto entro i prossimi 10 giorni dalla ricezione della presente. In caso contrario, ci vedremo costretti a tutelare i nostri diritti legali attraverso la competente autorità giudiziaria.
Affinché la situazione possa essere risolta senza necessità di ulteriori azioni, vi invitiamo a eseguire il pagamento tramite le coordinate bancarie qui di seguito riportate:
IBAN: _________________________
Intestato a: _____________________
Filiale di: ______________________
Vi richiediamo di effettuare il versamento senza ulteriori indugi e di comunicarci l’avvenuto pagamento, allegando copia della transazione bancaria.
Vi preghiamo inoltre di ignorare la presente comunicazione qualora abbiate già provveduto al saldo del debito in oggetto, e in questo caso vi chiediamo di comunicarci quanto prima il pagamento già eseguito, onde evitare inutili incomprensioni.
Cordiali saluti,
_________________________
(Timbro e Firma del responsabile amministrativo o dell’Amministratore Unico)
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.