Una lettera di sollecito di pagamento insoluto è un documento formale in cui chi ha prestato un servizio o venduto un bene, noto come creditore, avvisa la parte debitrice, ossia colui che non ha ancora saldato il suo debito, che è necessario provvedere al pagamento dell’importo dovuto entro un termine stabilito. Questo genere di comunicazione serve a richiamare l’attenzione del debitore sulla situazione di inadempienza, dandogli un’ultima opportunità per regolarizzare la posizione prima che il creditore intraprenda azioni legali.
La lettera sottolinea la serietà dell’intento del creditore di ottenere ciò che gli spetta, conducendo spesso a una riflessione e possibilmente a una risoluzione del debito da parte del debitore. In tale missiva si precisa generalmente che il mancato pagamento entro i termini indicati comporterà delle conseguenze legali specifiche.
Il creditore, nel suo sollecito, non solo richiede il pagamento, ma avvisa anche il debitore degli effetti che ne derivano dalla mancata ottemperanza agli obblighi contrattuali. Questi effetti riguardano il dovere del debitore di risarcire danni causati dal ritardo o dalla mancata prestazione, l’eventuale decorrenza degli interessi moratori e, aspetto non trascurabile, l’interruzione del termine di prescrizione, il che significa che il tempo entro il quale il creditore può esigere legalmente il pagamento viene azzerato dalla data del sollecito, dando così avvio a un nuovo termine prescrittivo.
L’invio di tale lettera è un passo legittimo e regolamentato dall’ordinamento giuridico, e compie quindi un’azione concreta nell’ambito legale senza necessariamente affidarsi ai servizi di un avvocato. Il creditore stesso può dunque redigere ed inviare il sollecito, mantenendo validità e forza legale equiparabile a quella di un sollecito inviato da uno studio legale, ma con il vantaggio di non dover sostenere i costi legali in questa fase iniziale del tentativo di recupero del credito. Inoltre, la lettera di sollecito è spesso l’ultimo tentativo del creditore di risolvere la faccenda in maniera amichevole e diretta, prima di dover ricorrere a vie legali più impegnative e talvolta dispendiose.
Come scrivere un sollecito di pagamento insoluto
Una lettera di sollecito per un pagamento insoluto è un documento ufficiale che viene inviato ad un cliente o a un’entità che non ha saldato un debito entro i termini di pagamento concordati. Scrivere una lettera di sollecito richiede un equilibrio tra fermezza e professionalità, mantenendo sempre un tono rispettoso. Di seguito troverai le informazioni essenziali e la struttura di base che una tale lettera dovrebbe contenere:
1. Intestazione e Informazioni di Contatto: La lettera dovrebbe iniziare con l’intestazione dell’azienda o dell’individuo che sta inviando la lettera. Questo include il nome, l’indirizzo, il numero di telefono, l’indirizzo e-mail e qualsiasi altro mezzo di contatto.
2. Data: La data di invio della lettera dovrebbe essere chiaramente indicata all’inizio della lettera.
3. Informazioni del Destinatario: Qui si inseriscono il nome completo del destinatario, l’indirizzo e, se appropriato, altri dati come il numero di conto o il numero del cliente.
4. Oggetto: Una breve frase che descrive chiaramente il motivo della lettera, ad esempio “Sollecito di Pagamento Insoluto” o “Primo Sollecito per Fattura N. XXX”.
5. Riferimento alla Fattura Originale: È importante fare riferimento alla fattura originale per cui si richiede il pagamento. Si dovrebbe includere il numero della fattura, la data, l’ammontare totale e la scadenza del pagamento.
6. Descrizione dello Stato di Pagamento: Se ci sono stati parziali accordi o pagamenti, questi devono essere menzionati. È importante essere chiari e dettagliati nell’elencare i fatti.
7. Importo Dovuto con eventuale interesse per ritardo: Indicare l’importo esatto che è dovuto, comprensivo di eventuali interessi di mora se il contratto originale li prevede per i pagamenti in ritardo.
8. Invito alla Risoluzione: Sollecitare il destinatario a regolare il pagamento, fornendo possibili modalità di pagamento (bonifico bancario, assegno, pagamento online, ecc.) e eventualmente un termine entro cui questo dovrebbe essere effettuato.
9. Conseguenze del Mancato Pagamento: Informare il destinatario delle possibili azioni che saranno intraprese in caso di mancato adempimento, come ad esempio l’invio di ulteriori solleciti, l’aggiunta di ulteriori costi per interessi di mora, o il passaggio del caso ad un’agenzia di recupero crediti.
10. Chiusura Cordiale: Esprimere la propria disponibilità a risolvere la situazione e invitare il destinatario al dialogo in caso di problemi nel pagamento. Si può chiudere con frasi del tipo “Restiamo a disposizione per qualsiasi chiarimento” o “Confidiamo in una vostra rapida risoluzione della questione”.
11. Firma: La lettera dovrebbe essere firmata manualmente da una persona con l’autorità necessaria, o digitalmente se inviata per via elettronica.
12. Allegati: Se ci sono documenti che supportano la richiesta, come copie della/e fattura/e originale/i o comunicazioni precedenti in merito all’insolvenza, devono essere allegati alla lettera.
Ricorda che il tono deve rimanere professionale, e dal momento che potrebbe trattarsi del primo avviso ufficiale, è consigliabile adottare un approccio meno aggressivo, che lasci spazio al dialogo e alla risoluzione amichevole del disguido. Nel caso in cui le comunicazioni precedenti non abbiano avuto effetto, le lettere successive possono assumere un tono decisamente più deciso e formale.
Esempi di solleciti di pagamento insoluto
Ecco alcuni modelli di insoluto da utilizzare come esempio.
Esempio primo sollecito di pagamento insoluto
Oggetto: Primo sollecito per pagamento fattura n. [numero della fattura]
Gentili Signori,
da nostre informazioni risulta che la fattura n. [numero della fattura] del [data di emissione della fattura] scaduta il [data di scadenza della fattura] non è ancora stata da voi pagata.
Pertanto, vi esortiamo a provvedere quanto prima al pagamento della stessa, al fine di regolare la Vs. posizione debitoria. Nel caso in cui abbiate già provveduto al pagamento, vi preghiamo di ritenere nulla questa richiesta.
Il pagamento può essere eseguito a mezzo bonifico alle seguenti coordinate:
IBAN: [Inserire l’IBAN]
Intestato a: [Inserire il nome dell’intestatario]
Filiale di: [Inserire la filiale della banca]
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
[Il tuo ruolo]
[Nome della tua azienda]
[Contatti aziendali]
Esempio secondo sollecito di pagamento insoluto
Oggetto: Secondo sollecito per il pagamento di [importo e/o servizio/prodotto]
Gentili Signori,
con la presente lettera desideriamo richiamare la Vostra attenzione in merito ai mancati pagamenti della fattura n.___________, emessa in data _________, la quale è risultata scaduta in data _________.
Nonostante il precedente sollecito inviato in data ______________, non abbiamo ancora ricevuto alcun riscontro né, tanto meno, il pagamento dovuto. Pertanto, con rammarico, siamo costretti ad esortarvi nuovamente ad adempiere ai Vostri obblighi contrattuali, procedendo al saldo del dovuto entro e non oltre ________ giorni dalla ricezione della presente.
Vi ricordiamo che il mancato pagamento entro i termini indicati potrebbe dar luogo a delle conseguenze ulteriori, tra cui l’applicazione di interessi di mora o l’avvio di procedure legali volte al recupero del credito.
Invitiamo quindi a regolarizzare la Vostra posizione con la massima celerità. Nel caso in cui il pagamento sia già stato effettuato, Vi preghiamo di comunicarcelo tempestivamente, fornendoci, se possibile, una copia dell’ordine di trasferimento o del ricevuto di pagamento, affinché possiamo aggiornare i nostri registri e considerare chiuso l’incarico.
Di seguito le coordinate bancarie per effettuare il pagamento:
IBAN: _________________________
Intestatario: __________________
Banco/Banca: __________________
Causale: Pagamento Fattura n. ________ del __/__/____
Confidiamo in una Vostra pronta risoluzione della questione e restiamo a disposizione per ogni eventuale chiarimento, sperando di poter continuare la nostra collaborazione in un clima di reciproca fiducia e rispetto degli accordi presi.
Cordiali saluti,
[Nome e Cognome]
[Posizione/Ruolo]
[Nome della Società/Creditor]
[Contatti]
[Data]
Esempio ultimo sollecito di pagamento insoluto
Oggetto: Ultimo sollecito per il pagamento della fattura n. ________ e costituzione in mora
Gentili Signori,
con presente scrittura, intendiamo attirare la Vostra attenzione sulla fattura n. ______ emessa in data _______ a fronte dei beni/servizi forniti, del valore di ________ euro, la cui data di pagamento era fissata il giorno ________.
Nonostante precedenti solleciti, ad oggi non risulta ancora essere stato effettuato alcun pagamento relativo alla suddetta fattura, motivo per il quale la Vostra società risulta essere in stato di morosità nei confronti della nostra.
Pertanto, questa comunicazione è da considerarsi un sollecito finale prima di procedere con ulteriori azioni che potrebbero includere il coinvolgimento di un’agenzia di recupero crediti o l’azione legale attraverso i canali giudiziari.
Si sollecita quindi il Vs. pagamento entro e non oltre i prossimi 10 giorni dalla data di ricezione della presente lettera. A mancare il pagamento entro il termine suindicato, non esiteremo a intraprendere tutte le iniziative legali necessarie a tutelare i nostri diritti, comportando per la Vostra società ulteriori spese e disagi.
Le ricordiamo che il mancato pagamento può comportare l’applicazione di interessi di mora e spese legali che graveranno esclusivamente sulla Vostra società.
Di seguito le informazioni bancarie per effettuare il versamento:
IBAN: __________________________
Intestato a: _____________________
Banca: _________________________
Filiale di: _______________________
Confidando in un Vostro celere riscontro, siamo disponibili per qualsiasi chiarimento al seguente recapito: [Telefono/Email].
In caso abbiate già effettuato il pagamento della fattura sopra citata, Vi preghiamo di inviarci una copia della ricevuta di bonifico che attesti la transazione, affinché possiamo aggiornare i nostri registri e considerare chiuso l’insoluto.
La presente lettera vale quale formale costituzione in mora, ai sensi e per gli effetti degli artt. 1219 e seguenti del Codice Civile.
Cordiali saluti,
______________________________
[Nome e Cognome]
[Qualifica]
[Azienda]
[Timbro e Firma del responsabile amministrativo o dell’Amministratore Unico]
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.