Nell’ambito delle relazioni professionali e finanziarie, può capitarci di imbatterci nella necessità di esercitare un diritto al pagamento che tarda ad arrivare. In tali circostanze, la lettera di sollecito di pagamento assume un ruolo fondamentale come mezzo per esprimere questo bisogno in termini formali.
Come scrivere un sollecito di pagamento al datore di lavoro
La base giuridica del diritto al pagamento è duplice: da un lato l’articolo 36 della Costituzione, che impone una retribuzione proporzionata e sufficiente, dall’altro le regole del codice civile e del contratto collettivo applicato al rapporto (CCNL), che fissano importi, scadenze e voci accessorie. In termini pratici, il datore deve pagare alle scadenze pattuite, consegnare il prospetto paga e utilizzare strumenti tracciabili; il mancato pagamento integra inadempimento e legittima il lavoratore a chiedere subito l’adempimento con gli accessori di legge. Dal giorno della scadenza maturano comunque gli interessi legali; se la vicenda sfocia in giudizio, sui crediti di lavoro si applica il meccanismo combinato di rivalutazione e interessi previsto dall’articolo 429 del codice di procedura civile, concepito per preservare il potere d’acquisto della somma.
Un sollecito efficace è innanzitutto preciso e tracciabile. Nel testo vanno identificati datore e lavoratore, il rapporto (qualifica, data di assunzione, CCNL), i periodi non pagati con i relativi importi lordi e netti, le voci accessorie eventualmente dovute (straordinari, indennità, rimborsi), l’IBAN abituale e un termine breve per l’adempimento. È opportuno pretendere la consegna delle buste paga mancanti, perché quelle, insieme a contratto, comunicazioni di assunzione e calendario presenze, costituiscono la spina dorsale probatoria del credito. Per dare data certa e opponibilità, il canale preferibile è la PEC; in alternativa va bene la raccomandata con avviso di ricevimento. Una e-mail ordinaria può andar bene come primo promemoria, ma se il ritardo persiste è prudente formalizzare subito.
La gestione delle contestazioni del datore richiede metodo. Se vengono sollevati rilievi su ore, maggiorazioni o indennità, la richiesta di dettaglio deve essere specifica e documentata; a fronte di obiezioni generiche conviene ribadire gli importi dovuti allegando i giustificativi disponibili e offrendo un confronto tecnico rapido con l’ufficio paghe. Non è corretto compensare unilateralmente i crediti retributivi con presunti danni o sanzioni disciplinari: in questi casi il sollecito dovrebbe esplicitare la pretesa netta e diffidare dal trattenere somme fuori dai canali legittimi.
Se il sollecito non sortisce effetto, esistono strumenti amministrativi incisivi che spesso sbloccano la situazione senza arrivare a sentenza. Presso l’Ispettorato Territoriale del Lavoro si può chiedere la conciliazione monocratica, con convocazione del datore per un accordo immediato di pagamento, oppure la diffida accertativa per crediti patrimoniali: se l’ispettore accerta il dovuto, emette un provvedimento che intima il pagamento; se non viene impugnato, quel provvedimento diventa titolo esecutivo. In parallelo resta sempre percorribile la via giudiziale: il rito del lavoro consente di chiedere la condanna al pagamento delle mensilità arretrate e delle differenze retributive, mentre quando la prova è lineare e fondata su buste paga, CU/Certificazione unica, timbrature e prospetti firmati, è possibile il ricorso per decreto ingiuntivo con eventuale provvisoria esecutività. La scelta tra monitorio e giudizio ordinario dipende dall’urgenza, dalla qualità della prova e dall’atteggiamento del datore; il sollecito può già preannunciare, con tono misurato, quale strada si intende percorrere in difetto di pagamento.
La prescrizione dei crediti da lavoro è, in via generale, quinquennale. In concreto, per molti rapporti privati la giurisprudenza fa decorrere il termine dalla cessazione del rapporto, proprio per evitare che il timore di ritorsioni disincentivi la pretesa durante il rapporto; non è però una licenza ad attendere: la tempestività di solleciti e messe in mora aiuta a interrompere i termini e a mantenere fresca la prova. Nel frattempo è utile mantenere ordinato un fascicolo con contratto, lettere di assunzione, CCNL applicato, buste paga ricevute, eventuali prospetti di calcolo delle differenze, presenze, e ogni ricevuta o riscontro dei solleciti inviati.
Quando il datore è in crisi o già insolvente, entra in gioco una tutela ulteriore. Se è aperta una procedura concorsuale oppure un’esecuzione individuale si rivela infruttuosa, il Fondo di garanzia INPS può intervenire per il TFR e, a condizioni specifiche, per alcune mensilità mature a ridosso della cessazione, previa produzione del titolo idoneo e della documentazione richiesta. Il sollecito, in questo scenario, resta comunque utile per cristallizzare i crediti e mostrare la buona fede del lavoratore.
Esempi di solleciti di pagamento al datore di lavoro
Ecco alcuni modelli di solletico di pagamento al datore di lavoro da utilizzare come esempio.
Modello 1 — Primo sollecito bonario (collaborativo)
Oggetto: Sollecito pagamento retribuzione mese di ____________
Alla cortese attenzione di ____________
Datore/Società: ____________ – Sede: ____________ – PEC/E-mail: ____________
Io sottoscritto/a ____________, assunto/a dal ____________ con qualifica ____________ e CCNL ____________, segnalo che alla data odierna non ho ricevuto la retribuzione relativa al mese di ____________, con scadenza ordinaria al ____________. L’importo netto atteso è pari a € ____________ (lordo stimato € ____________), da accreditare su IBAN ____________ intestato a ____________.
Vi chiedo cortesemente di procedere al saldo entro il ____________; qualora il pagamento sia già stato disposto, vi prego di inviarmi conferma/CRO a ____________. Resto a disposizione per ogni chiarimento.
Data ____________ – Firma ____________ – Recapiti: ____________
Modello 2 — Sollecito formale con richiamo a interessi e cedolino
Oggetto: Sollecito formale pagamento stipendio mese di ____________ – richiesta cedolino
Spett.le ____________
Alla c.a. Ufficio Paghe/HR – PEC: ____________
Il/La sottoscritto/a ____________ (matricola/ID ____________), rappresenta il mancato pagamento della retribuzione relativa al mese di ____________, esigibile il ____________. L’importo dovuto è € ____________ netti (€ ____________ lordi).
Con la presente invito a provvedere entro e non oltre il ____________, ricordando che sul ritardo maturano gli interessi legali e che in sede giudiziale si applicano rivalutazione e interessi ex art. 429 c.p.c. Chiedo altresì l’immediata trasmissione del cedolino del mese indicato.
Pagamento su IBAN ____________ intestato a ____________, causale “Retribuzione mese ____________ – ____________”.
Data ____________ – Firma ____________
Modello 3 — Sollecito per competenze specifiche (straordinari/indennità/arretrati)
Oggetto: Sollecito pagamento competenze maturate – periodo ____________
Spett.le ____________
Ufficio Paghe/HR – E-mail/PEC: ____________
Faccio seguito ai precedenti riscontri per richiedere il pagamento delle competenze maturate nel periodo ____________, così sintetizzate: straordinari n. ___ ore € ____________, maggiorazioni turni/feriali/festivi € ____________, indennità ____________ € ____________, rimborsi ____________ € ____________, per un totale netto di € ____________ (lordo € ____________).
Vi invito a corrispondere entro il ____________ su IBAN ____________ intestato a ____________, causale “Competenze periodo ____________ – ____________”, trasmettendo contestualmente i cedolini rettificati. In caso di rilievi contabili, resto disponibile a un confronto tecnico entro la stessa data.
Data ____________ – Firma ____________
Modello 4 — Ultimo sollecito con preavviso Ispettorato del Lavoro
Oggetto: Ultimo sollecito pagamento mensilità ____________ – preavviso attivazione ITL
Spett.le ____________
Alla c.a. Legale Rappresentante e Ufficio Paghe – PEC: ____________
A tutt’oggi non risulta accreditata la retribuzione relativa a ____________, scaduta il ____________, pari a € ____________ netti (€ ____________ lordi). Vi assegno il termine perentorio del ____________ per l’integrale pagamento e l’invio del cedolino.
In difetto, presenterò istanza all’Ispettorato Territoriale del Lavoro competente per l’adozione di diffida accertativa per crediti patrimoniali e/o conciliazione monocratica, riservandomi le ulteriori azioni a tutela dei miei diritti.
Pagamento su IBAN ____________ – Causale: “Retribuzione mese ____________ – ____________”.
Data ____________ – Firma ____________
Modello 5 — Messa in mora con preavviso azione giudiziale/decreto ingiuntivo
Oggetto: Messa in mora per mancato pagamento retribuzione – mese/i ____________
Spett.le ____________
PEC: ____________
Io sottoscritto/a ____________, dipendente dal ____________, Vi costituisco formalmente in mora per il mancato pagamento della/e mensilità di ____________, esigibile/i il ____________, per complessivi € ____________ netti (€ ____________ lordi), oltre interessi legali e accessori di legge.
Vi intimo di corrispondere entro e non oltre il ____________, con contestuale invio dei cedolini; in difetto, senza ulteriore avviso adirò l’Autorità Giudiziaria per ottenere decreto ingiuntivo e/o proporre ricorso ex rito lavoro, con richiesta di rivalutazione, interessi e spese.
Coordinate: IBAN ____________ intestato a ____________ – Causale “Retribuzione ____________ – ____________”.
Data ____________ – Firma ____________ – Allegati (se disponibili): solleciti precedenti, estratto conto, comunicazioni HR.
Fac Simile Lettera di Sollecito di Pagamento al Datore di Lavoro Word
Di seguito è possibile scaricare il fac simile lettera di sollecito di pagamento al datore di lavoro Word.
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.