La lettera di sollecito consegna merce è un documento formale inviato da un acquirente a un fornitore o a un venditore per richiedere l’esecuzione di una consegna di prodotti o merci che tarda ad arrivare. Generalmente, questo tipo di lettera viene redatto quando ci sono stati ritardi che superano i termini concordati per la consegna, e il cliente desidera sollecitare il venditore a completare l’ordine nei tempi più brevi possibili.
La missiva è spesso un passo intermedio e cortese prima di intraprendere azioni più severe o legali. Solitamente, riporta i dettagli dell’ordine, inclusi la data dell’acquisto, i riferimenti al contratto o all’ordine di acquisto, la descrizione della merce e la data di consegna originariamente prevista. La lettera di sollecito viene scritta in tono professionale e mira a comunicare l’urgenza della situazione senza essere aggressiva. L’obiettivo è stabilire un dialogo costruttivo per risolvere il disagio, mantenendo un rapporto commerciale positivo.
Come scrivere un sollecito di consegna merce
Il primo passaggio è rileggere con attenzione il contratto o la conferma d’ordine per capire che cosa avete realmente fissato: data precisa, formula “entro il…”, finestra indicativa, eventuale essenzialità del termine, condizioni di resa commerciale (Incoterms), luogo esatto di consegna, presenza di montaggi o collaudi, documenti da allegare al DDT e clausole su penali e forza maggiore. La qualificazione della resa influenza la valutazione del ritardo: una resa alla partenza sposta il momento della consegna alla rimessa al vettore, mentre una resa a destino la aggancia all’arrivo; in mancanza di patti diversi, le regole del codice civile sulla vendita con spedizione aiutano a collocare correttamente responsabilità e rischi.
Sotto il profilo giuridico, il ritardo è un inadempimento salvo prova dell’impossibilità non imputabile al venditore; i danni risarcibili sono quelli che discendono in modo immediato e diretto, perciò conviene documentare con cura costi di fermo, penali verso i propri clienti, noleggi o acquisti sostitutivi, spese extra di logistica e perdita di margini ragionevolmente prevedibili. Se il termine non era essenziale o era solo indicativo, il sollecito scritto che assegna un termine congruo e verificabile è il passo corretto; se occorre un effetto “ultimativo”, la diffida ad adempiere con un termine finale espresso consente, allo spirare, la risoluzione di diritto, lasciando impregiudicata la domanda di danni.
Operativamente conviene muoversi con progressione ma sempre in modo tracciabile. Un primo richiamo bonario via e-mail serve a chiedere una data certa, il vettore, la finestra oraria e lo stato effettivo della spedizione, con impegno a condividere numero di spedizione, packing list e certificazioni. Se la risposta è vaga o non arriva, il sollecito formale tramite PEC o raccomandata A/R fotografa il ritardo, richiama gli accordi, fissa un termine secco per la consegna integrale presso il luogo convenuto e preannuncia i rimedi in difetto. Nel B2B è utile precisare che il saldo di prezzo o le tranche residue verranno liberate solo all’esito della consegna conforme; se il contratto prevede penali per ritardo, vanno richiamate con indicazione del calcolo maturato alla data del sollecito e del massimale previsto.
Quando l’acquirente è un consumatore, si aggiunge la tutela del Codice del Consumo: il professionista deve consegnare senza ingiustificato ritardo e comunque, salvo diverso accordo, entro trenta giorni dalla conclusione del contratto; superata la scadenza, si può assegnare un termine supplementare adeguato e, se anche quello scade invano, sciogliere il contratto con rimborso integrale delle somme versate. Se la data è essenziale per natura o per accordo, la risoluzione può essere chiesta già al primo ritardo senza ulteriori proroghe, ma è prudente ribadire per iscritto l’essenzialità nel sollecito per evitare contestazioni.
La gestione della forza maggiore richiede rigore. Se il fornitore la invoca, è legittimo chiedere che specifichi le cause, la durata prevedibile e le misure di mitigazione, ricordando che l’onere della prova è suo e che un generico “problema di filiera” non basta a escludere responsabilità se non è circostanziato e documentato. In scenari critici, per ridurre il danno e mostrare diligenza, si può pretendere una consegna parziale immediata dei lotti pronti, accompagnata da un calendario vincolante per i residui; qualora la fornitura parziale non consenta l’uso per lo scopo pattuito, è importante dichiararlo esplicitamente, chiarendo che la prestazione resta incompleta.
La prova è il centro del sollecito. Occorre conservare l’ordine firmato, la conferma d’ordine, gli allegati tecnici e qualitativi, gli scambi e-mail, le promesse di data, i numeri di booking, i DDT e ogni elemento che renda oggettivo il cronoprogramma. È buona pratica allegare al sollecito una breve checklist dei colli e dei documenti attesi, chiedendo che il fornitore restituisca un riscontro scritto; questo riduce le zone grigie su “che cosa” fosse dovuto e “quando”.
Se il ritardo supera la soglia tollerabile o impatta su contratti a valle, il sollecito può preannunciare l’approvvigionamento sostitutivo presso terzi con addebito dei maggiori costi, purché giustificato e compatibile con gli accordi. In alternativa alla risoluzione, si può accettare una consegna tardiva ma utile negoziando uno sconto o l’applicazione delle penali maturate, legando il pagamento finale all’esito positivo dei controlli di conformità e, se previsti, del collaudo.
Esempi di Sollecito consegna merce
Ecco alcuni modelli di Sollecito consegna merce da utilizzare come esempio.
Primo sollecito bonario di consegna
Oggetto: Sollecito consegna merce – Ordine n. [____] del __________
Spett.le [Fornitore],
con riferimento all’ordine n. [____] del __________ relativo a [descrizione merce: tipologia, quantità, specifiche], la consegna prevista per il __________ non risulta ancora effettuata. Vi invito a comunicare per iscritto una data certa e ravvicinata di consegna presso [luogo], indicando vettore, numero spedizione e fascia oraria, e a confermare la disponibilità di DDT, packing list e certificazioni concordate.
Resto in attesa di vostro riscontro entro __________.
Luogo e data: __________
Firma: ______________________
Allegati: copia ordine/contratto; conferma d’ordine.
Secondo sollecito con termine perentorio
Oggetto: Secondo sollecito consegna merce – Assegnazione termine
Spett.le [Fornitore],
facendo seguito al sollecito del __________ rimasto privo di esito, si rinnova la richiesta di consegna dell’ordine n. [____] relativo a [descrizione]. Con la presente si assegna termine perentorio sino al __________ per la consegna integrale presso [luogo], completa di documentazione di trasporto e certificazioni richieste.
Decorso inutilmente il termine indicato, ci riserviamo di attivare i rimedi previsti dal contratto e dalla legge, inclusa l’applicazione di penali e la richiesta dei danni da ritardo.
Luogo e data: __________
Firma: ______________________
Allegati: copia precedente sollecito; estratto clausole su tempi/penali.
Diffida alla consegna (art. 1454 c.c.)
Oggetto: Diffida ad adempiere – Consegna merce ordine n. [____]
Spett.le [Fornitore],
poiché la consegna della merce oggetto dell’ordine n. [____] del __________ non è avvenuta entro il termine del __________, Vi invitiamo e diffidiamo ad adempiere entro e non oltre il __________, con consegna presso [luogo] e completa di DDT, packing list e certificazioni concordate.
In difetto, il contratto si intenderà risolto di diritto, con richiesta di restituzione di quanto eventualmente versato e di risarcimento dei danni subiti, fermo ogni ulteriore diritto.
Luogo e data: __________
Firma: ______________________
Allegati: ordine/contratto; ricevute pagamenti; cronologia comunicazioni.
Sollecito per consegna parziale o non conforme
Oggetto: Integrazione e ripristino conformità – Ordine n. [____]
Spett.le [Fornitore],
in data __________ avete effettuato una consegna parziale/non conforme relativa all’ordine n. [____]; risultano mancanti o difformi i seguenti articoli [elenco sintetico]. Nelle condizioni attuali, la fornitura non è idonea allo scopo pattuito.
Vi invitiamo a completare la consegna e a ripristinare la conformità entro il __________ presso [luogo], allegando DDT di integrazione ed eventuali nuove certificazioni. In mancanza, ci riserviamo i rimedi previsti, inclusa la risoluzione e l’addebito dei maggiori costi.
Luogo e data: __________
Firma: ______________________
Allegati: verbale ricezione del __________; foto e rilievi tecnici.
Sollecito B2B con resa Incoterms e preavviso approvvigionamento sostitutivo
Oggetto: Sollecito consegna merce – Resa [Incoterm] – Preavviso sostitutivo
Spett.le [Fornitore],
in relazione all’ordine n. [____] del __________ con resa [Incoterm e luogo], la consegna prevista per il __________ non è stata eseguita. Vi invitiamo a consegnare integralmente presso [luogo] entro il __________, indicando vettore, numero spedizione e finestra oraria, con documentazione di trasporto e certificazioni concordate.
In difetto, procederemo all’approvvigionamento sostitutivo presso terzi con addebito dei maggiori costi e valuteremo la risoluzione per inadempimento, salvo penali e ulteriori danni. Restiamo in attesa di vostro cronoprogramma scritto entro __________.
Luogo e data: __________
Firma: ______________________
Allegati: estratto clausole su tempi/resa/penali; specifiche tecniche.
Fac Simile Lettera di Sollecito Consegna Merce Word
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Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.