Una lettera di sollecito consegna merce è un documento formale inviato da un acquirente a un fornitore o a un venditore per richiedere l’esecuzione di una consegna di prodotti o merci che tarda ad arrivare. Generalmente, questo tipo di lettera viene redatto quando ci sono stati ritardi che superano i termini concordati per la consegna, e il cliente desidera sollecitare il venditore a completare l’ordine nei tempi più brevi possibili.
La missiva è spesso un passo intermedio e cortese prima di intraprendere azioni più severe o legali. Solitamente, riporta i dettagli dell’ordine, inclusi la data dell’acquisto, i riferimenti al contratto o all’ordine di acquisto, la descrizione della merce e la data di consegna originariamente prevista.
La lettera di sollecito viene scritta in tono professionale e mira a comunicare l’urgenza della situazione senza essere aggressiva. L’obiettivo è stabilire un dialogo costruttivo per risolvere il disagio, mantenendo un rapporto commerciale positivo.
Nel testo può essere espresso anche un certo livello di comprensione per eventuali imprevisti che abbiano potuto causare il ritardo, ma allo stesso tempo si sottolinea l’importanza di ricevere la merce per far fronte a proprie necessità operative o a impegno presi a sua volta con clienti terzi.
La finalità della lettera di sollecito è quindi doppia: spingere il fornitore a compiere l’azione desiderata, ovvero la consegna delle merci, e mantenere una traccia scritta della comunicazione che potrebbe servire in un secondo tempo come prova in caso di ulteriore contenzioso.
Come scrivere Sollecito consegna merce
Una lettera di sollecito per la consegna della merce è un documento formale che viene inviato da un acquirente a un fornitore al fine di richiedere la consegna di prodotti che non sono stati ancora ricevuti secondo i termini precedentemente accordati. Questa comunicazione dovrebbe essere chiara, professionale e contenere tutte le informazioni necessarie per permettere al fornitore di capire la situazione e agire di conseguenza. Ecco come potrebbe essere strutturata:
1. Intestazione della lettera:
– Nome e cognome o denominazione sociale del mittente.
– Indirizzo del mittente, inclusi città, provincia e CAP.
– Data di spedizione della lettera.
– Nome e cognome o denominazione sociale del destinatario.
– Indirizzo del destinatario, inclusi città, provincia e CAP.
2. Oggetto: una breve frase che indichi chiaramente il motivo della lettera, come “Sollecito per consegna merce in ritardo” o “Richiesta di aggiornamento su consegna ordine n. XXXX”.
3. Saluto iniziale: una formula di cortesia adeguata al grado di formalità richiesto dalla relazione tra le parti, come “Gentile Sig./Sig.ra” o “Egregio/a Dott./Dott.ssa”.
4. Corpo della lettera: può essere suddiviso in vari paragrafi.
– Introduzione e contesto: Inizia con una frase che riassume la situazione, specificando, ad esempio, la data dell’ordine e il termine di consegna concordato.
– Dettaglio dei prodotti non consegnati: Fornisci una lista dettagliata degli articoli che sono mancanti, includendo, se possibile, codici prodotto, descrizioni, quantità e qualsiasi altro riferimento utile.
– Sollecito di consegna: Esplicita la tua richiesta di ricevere la merce mancante, esprimendo la necessità di avere un riscontro in tempi brevi.
– Riferimento a termini e condizioni precedentemente accordati: Riporta eventuali accordi specifici previsti nel contratto d’acquisto o nella conferma d’ordine, come le penali in caso di ritardo o le condizioni di pagamento.
– Conseguenze del ritardo: Se il ritardo nella consegna ha causato o potrebbe causare danni per la tua attività, menziona (in maniera professionale e non minacciosa) queste implicazioni, come perdite economiche o danni all’immagine aziendale.
5. Chiusura:
– Richiesta di azione immediata: Sollecita una risposta rapida e una soluzione immediata da parte del fornitore. Puoi richiedere anche una nuova data di consegna o un piano per risolvere il problema.
– Apertura al dialogo: Lascia aperta la possibilità di discutere la questione telefonicamente o tramite un incontro, fornendo i tuoi contatti diretti (telefono, email).
6. Firma:
– Formula di cortesia conclusiva: Come “Cordiali saluti,” o “In attesa di una Vostra celere risposta, porgiamo distinti saluti,”
– Firma manuale (se invii la lettera in forma cartacea).
– Nome e cognome del mittente, se la firma non è chiaramente leggibile.
– Posizione o titolo del mittente all’interno dell’azienda, se pertinente.
– Recapiti aggiuntivi, come numero di telefono e indirizzo email per contatti immediati.
7. Allegati: Elenco dei documenti allegati, come copia dell’ordine o della conferma, e qualsiasi altra documentazione rilevante che supporti il sollecito.
Ricorda che, anche se la situazione potrebbe essere frustrante, mantenere un tono cortese e professionale è cruciale per mantenere una buona relazione commerciale con il fornitore e per ottenere una risposta positiva.
Esempi di Sollecito consegna merce
Ecco alcuni modelli di Sollecito consegna merce da utilizzare come esempio.
Primo esempio di Sollecito consegna merce
Oggetto: Sollecito di Consegna Merce – Ordine N. [Inserire Numero dell’Ordine]
Gentile [Nome del Fornitore],
con la presente desideriamo portare alla Vostra attenzione una situazione relativa all’ordine sopra citato, effettuato in data [inserire la data dell’ordine]. Al momento della conferma dell’ordine, ci è stata data assicurazione che la consegna della merce sarebbe avvenuta entro il termine massimo di [inserire i giorni di consegna stabiliti] giorni lavorativi.
Abbiamo constatato, tuttavia, che, ad oggi – [inserire la data odierna] – non abbiamo ancora ricevuto la merce richiesta, nonostante siano trascorsi [inserire il numero di giorni di ritardo] giorni lavorativi dalla data prevista per la consegna.
Vogliamo quindi sottoscrivere la necessità urgente di ricevere gli articoli ordinati in quanto la mancata consegna sta provocando disagi all’interno della nostra attività, causando un impatto negativo sulla nostra capacità di servire i nostri clienti in modo efficiente.
Vi sollecitiamo pertanto a comunicarci uno stato dell’ordine dettagliato e un’immediata tempistica di consegna. Saremmo grati se poteste confermare la spedizione dei prodotti entro e non oltre [inserire la nuova data ultimativa] e fornirci un numero di tracking per monitorare la spedizione.
In assenza di una pronta risposta da parte Vostra, saremo costretti a valutare misure alternative, inclusa la possibilità di annullare l’ordine e/o richiedere un risarcimento per le conseguenze economiche subite a causa del ritardo.
Apprezziamo la Vostra immediata attenzione a questa importante questione e confidiamo nella Vostra collaborazione per risolverla nel modo più veloce e soddisfacente per entrambe le parti.
Cordiali saluti,
[Firma]
[Nome e Cognome]
[Posizione nella società]
[Denominazione Aziendale]
[Indirizzo Aziendale]
[Dettagli per il contatto – numero di telefono, e-mail, ecc.]
Secondo esempio di Sollecito consegna merce
Oggetto: Urgente – Sollecito per Ritardo nella Consegna Merce Ordine n. [Numero Ordine]
Gentile [Nome del Responsabile/ dell’Azienda Fornitrice],
La presente serve come sollecito formale riguardante il ritardo nella consegna degli articoli ordinati con l’ordine n. [Numero Ordine] datato [Data Ordine].
Come specificato nei termini di contratto, l’arrivo previsto della merce era per il giorno [Data di Consegna Prevista]. La consegna puntuale era essenziale per il mantenimento delle nostre operazioni aziendali e per rispettare gli impegni presi con i nostri clienti. Ad oggi, tuttavia, non abbiamo ancora ricevuto la merce, né comunicazioni che motivassero questo ritardo.
Ecco un riepilogo degli articoli ordinati che non sono stati ancora consegnati:
– [Elenco dettagliato degli articoli con eventuali numeri di parte e quantità]
La mancata consegna nei tempi pattuiti sta causando notevoli disagi alla nostra azienda, incluso il rischio di danneggiare la fiducia e la soddisfazione della nostra clientela. Questo, senza dubbio, potrebbe portare a conseguenze negative anche per la buona reputazione e collaborazione tra le nostre aziende.
Desideriamo risolvere questa situazione nel più breve tempo possibile; pertanto, vi chiediamo cortesemente di fornirci immediatamente un aggiornamento dettagliato sullo stato della spedizione e una data certa per quando possiamo aspettarci la consegna della merce mancante.
In mancanza di una rapida soluzione, saremo forzati a valutare azioni alternative, come ad esempio la ricerca di altri fornitori e/o l’attivazione di eventuali penali o indennizzi come previsto dal nostro accordo.
La vostra immediata attenzione a questa importante questione è essenziale. Siamo fiduciosi che potrete effettuare la consegna della merce mancante nel più breve tempo possibile o fornirci una soluzione accettabile entro [n° di giorni] giorni dalla ricezione di questa lettera.
In attesa di una vostra pronta risposta, vi ringraziamo per la cooperazione e vi esprimiamo la nostra migliore considerazione.
Cordiali saluti,
[Firma]
[Nome e Cognome]
[Titolo/Ruolo]
[Nome della Tua Azienda]
[Indirizzo della Tua Azienda]
[Email]
[Numero di Telefono]
Terzo esempio di Sollecito consegna merce
Oggetto: Sollecito consegna merce – Ordine Nr. [Numero Ordine]
Gentile [Nome del Destinatario],
ci rivolgiamo a Lei relativamente all’ordine nr. [Numero Ordine], inoltrato in data [Data dell’Ordine], per il quale, secondo le condizioni contrattuali concordate, la consegna della merce doveva avvenire entro e non oltre il [Data di Consegna Prevista].
Constatare che, ad oggi, la consegna non è ancora stata effettuata costituisce motivo di notevole disappunto per la nostra azienda, influendo negativamente sulla nostra programmazione e potenzialmente sul servizio che offriamo ai nostri clienti.
Abbiamo compreso che ritardi possono verificarsi per un’ampia gamma di motivazioni, tuttavia la mancanza di una comunicazione preventiva da parte Vostra riguardo il ritardo non fa che aggravare la situazione.
Pertanto, chiediamo con la presente di essere immediatamente informati circa lo stato dell’ordine e la prevista data di consegna. Vi sollecitiamo ad adempiere agli obblighi contrattuali entro e non oltre [Nuova Data Limite], per evitare ulteriori interruzioni nel nostro ciclo produttivo e per scongiurare l’adozione di eventuali misure compensative o di tutela (ad es. applicazione di penali contrattuali, richiesta di danni, recesso dal contratto, ecc.).
In caso non ricevessimo riscontro entro 48 ore dalla presente comunicazione, saremo costretti a valutare tutte le opzioni legali a nostra disposizione.
Confidando in una Vostra celere risposta e collaborazione, per evitare ulteriori incomprensioni e per continuare la nostra relazione commerciale con reciproca soddisfazione, porgiamo cordiali saluti.
In attesa di un Vostro sollecito riscontro, siamo disponibili per qualsiasi chiarimento.
Distinti saluti,
[Firma (se su carta)]
[Il tuo Nome/Cognome o Nome del Responsabile del Reparto]
[Denominazione Aziendale]
[Posizione nell’Azienda – se applicabile]
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.