Una lettera di risposta a un sollecito di pagamento per una fattura già pagata è un documento formale tramite il quale l’emittente informa il destinatario che la contestazione riguardo al mancato pagamento della fattura è infondata in quanto la fattura in questione è stata già regolarmente saldata.
Questa tipologia di comunicazione si rende necessaria quando, per errore o disguido amministrativo, un’azienda o un individuo riceve una richiesta di pagamento nonostante abbia già provveduto a eseguire la transazione finanziaria richiesta. Di solito, il tono della lettera è cortese e collaborativo, dato che l’intento è quello di chiarire un malinteso piuttosto che instigare un conflitto.
Nella lettera, l’emittente solitamente include i riferimenti necessari alla fattura originale, come il numero della fattura, la data di emissione, e la descrizione dei servizi o dei beni forniti. Inoltre, si forniscono prove del pagamento effettuato, come la data del pagamento, la modalità di trasferimento dei fondi (bonifico bancario, assegno, pagamenti elettronici etc.), e se disponibili, si allegano copie di documentazione che attestano il pagamento, come ricevute bancarie o conferme di transazione.
L’obiettivo principale della lettera è la risoluzione del disguido con efficienza, evitando ulteriori incomprensioni. In caso di continui errori o disguidi da parte del destinatario, la lettera potrebbe anche mettere in evidenza la necessità di verificare e aggiornare i propri processi amministrativi o di contabilità, per assicurare che tali equivoci non si ripetano in futuro.
Come scrivere Risposta sollecito pagamento fattura già pagata
Una lettera di risposta a un sollecito di pagamento per una fattura già pagata deve essere redatta con attenzione, in modo da chiarire l’errore e confermare il pagamento già effettuato, mantenendo al contempo un tono professionale e collaborativo. Di seguito ti elenco le informazioni che una tale lettera dovrebbe contenere:
1. Intestazione e dati del mittente:
– Nome completo o ragione sociale del mittente (ovvero chi sta scrivendo la lettera)
– Indirizzo del mittente
– Recapiti del mittente (numero di telefono, e-mail)
2. Data:
– La data in cui la lettera viene scritta e inviata
3. Riferimenti al destinatario:
– Nome completo o ragione sociale del destinatario (ovvero chi ha inviato il sollecito)
– Indirizzo del destinatario
4. Oggetto:
– Indica l’oggetto della lettera in modo chiaro, ad esempio “Risposta a sollecito pagamento – Fattura n. XYZ già saldata”
5. Saluto formale:
– Ad esempio, “Spettabile [Nome della ditta/organizzazione destinataria]”
6. Corpo della lettera:
a. Introduzione:
– Una frase di apertura che esprime la ragione della lettera e fa riferimento al sollecito ricevuto.
b. Specificazione del problema:
– Descrizione chiara e precisa del motivo della lettera: si sta rispondendo a un sollecito di pagamento per una fattura che si afferma essere stata già pagata. È utile citare il numero della fattura in questione, la data di emissione e la data del presunto pagamento.
c. Prova di pagamento:
– Fornire dettagli sul pagamento effettuato, come la data del pagamento, l’importo, il metodo di pagamento utilizzato (bonifico bancario, assegno, ecc.), e se possibile includere una copia della ricevuta o dell’estratto conto come prova dell’avvenuta transazione.
d. Richiesta di verifica:
– Chiedere al destinatario di verificare i propri registri contabili al fine di confermare il ricevimento del pagamento. Sottolineare l’importanza di risolvere la questione prontamente per evitare eventuali incomprensioni o azioni ingiustificate.
e. Disponibilità a collaborare:
– Esplicitare la disponibilità a fornire ulteriori informazioni o a collaborare per risolvere eventuali incomprensioni.
7. Chiusura formale:
– Una frase di chiusura che riassume la richiesta di correzione del disguido, esprime i saluti e anticipa le future interazioni, ad esempio “Confidando in una vostra rapida risoluzione dell’equivoco, porgo distinti saluti.”
8. Firma:
– La firma del mittente con annesso nome e cognome e, se appropriato, posizione o titolo all’interno dell’azienda o entità che rappresenta.
9. Allegati:
– Elenco dei documenti allegati (se ne sono stati inviati), quali copie di ricevute, estratti conto, conferme di transazione, ecc., per facilitare la verifica del pagamento da parte del destinatario.
Esempi di Risposta sollecito pagamento fattura già pagata
Ecco alcuni modelli di Risposta sollecito pagamento fattura già pagata da utilizzare come esempio.
Primo esempio di Risposta sollecito pagamento fattura già pagata
Oggetto: Riscontro a Sollecito di Pagamento – Riferimento Fattura N. [Numero Fattura]
Gentili Signori,
con la presente si fa riferimento al vostro sollecito di pagamento datato [Data del Sollecito], relativo alla fattura numero [Numero Fattura] emessa in data [Data di Emissione della Fattura] per l’importo di [Importo della Fattura].
Desideriamo portare alla vostra attenzione che il pagamento di tale fattura è stato effettuato regolarmente in data [Data di Pagamento], tramite [Modalità di Pagamento: bonifico bancario, assegno, etc.], e che questo dovrebbe essere già stato registrato nei vostri sistemi contabili.
In allegato a questa lettera, troverete una copia del nostro estratto conto / ricevuta di pagamento che dimostra l’avvenuto assolvimento del debito in questione. Inoltre, vi forniamo i dettagli fondamentali per la verifica del pagamento:
– Data di Pagamento: [Data di Pagamento]
– Importo: [Importo Pagato]
– Modalità di Pagamento: [Modalità di Pagamento]
– Riferimento Operazione / CRO: [Riferimento dell’Operazione o Codice di Riferimento dell’Ordine]
Vi preghiamo cortesemente di esaminare la vostra documentazione e di aggiornare i vostri registri per riflettere il pagamento ricevuto. Confidiamo che questo disguido sia soltanto frutto di un malinteso o di un ritardo nella conciliazione bancaria.
Per qualsiasi ulteriore chiarimento o per fornirVi assistenza aggiuntiva, restiamo a Vostra completa disposizione. Potete contattare il nostro ufficio amministrativo al [Numero di Telefono] o scrivere all’indirizzo email [Indirizzo Email].
Confidiamo in una vostra pronta risoluzione della questione e in una conferma della ricezione di questo messaggio, così da evitare potenziali malintesi futuri.
Vi ringraziamo per l’attenzione e cogliamo l’occasione per porgere i nostri migliori saluti.
Distinti saluti,
[Firma Elettronica o Manuale]
[Nome del Mittente]
[Posizione/Ruolo nel’azienda]
[Azienda del Mittente]
[Indirizzo dell’Azienda del Mittente]
[Città, CAP]
[Contatti Telefonici]
[Email]
Allegati:
– Copia della Ricevuta di Pagamento / Estratto Conto (se disponibile)
– Copia della Fattura N. [Numero Fattura] (opzionale)
Secondo esempio di Risposta sollecito pagamento fattura già pagata
Oggetto: Risposta a sollecito di pagamento – Fattura n. [XXXX] già regolata
Gentile [Nome del Responsabile/Creditore],
mi riferisco al Vostro sollecito di pagamento relativo alla fattura numero [XXXX], datata [Data della Fattura], ricevuto in data [Data di ricezione della comunicazione].
Desidero portarvi all’attenzione che la predetta fattura è stata già saldata tramite [Modalità di Pagamento, es. bonifico bancario, carta di credito, ecc.], il cui trasferimento è stato effettuato in data [Data del Pagamento]. In allegato a questa comunicazione, troverete una copia del comprovante di tale transazione (Riferimento Operazione: [Numero di Riferimento/TxID]), che conferma il versamento dell’importo dovuto pari a [Importo Pagato].
Sarebbe dunque gradito se potesse verificare nuovamente i Vostri registri contabili al fine di accertare la ricezione del pagamento in oggetto e aggiornare lo stato della fattura presso il Vostro sistema di gestione.
Confido che il disguido sia facilmente risolvibile e rimango a Vostra completa disposizione per qualsiasi ulteriore chiarimento o documentazione aggiuntiva doveste necessitare per risolvere la questione.
Per evitare situazioni simili in futuro, vi suggerisco di contattarmi direttamente in caso di discrepanze nei pagamenti o di altri dubbi che potrebbero insorgere prima di procedere con comunicazioni di sollecito.
La prego di accettare le mie scuse per eventuali inconvenienti che questa situazione potrebbe averVi causato e Vi ringrazio anticipatamente per la Vostra collaborazione nell’indirizzare questo disguido amministrativo.
Aspetto una Vostra conferma sulla risoluzione della questione e sulla cancellazione del sollecito di pagamento dai Vostri registri.
RingraziandoVi per la Vostra attenzione, colgo l’occasione per inviarVi cordiali saluti.
In fede,
[Firma Digitale o Scansionata se inviata in formato cartaceo]
[Nome e Cognome]
[Posizione/Ruolo nell’azienda]
[Nome della Tua Azienda]
[Indirizzo della Tua Azienda]
[Numero di Telefono]
[Indirizzo E-mail]
[Altra Eventuale Informazione di Contatto]
Allegati: [Descrizione degli Allegati; es. Copia della Ricevuta di Pagamento, Estratto Conto, ecc.]
Terzo esempio di Risposta sollecito pagamento fattura già pagata
Oggetto: Risposta a Sollecito di Pagamento – Fattura N. [Inserire Numero Fattura] già Saldata
Gentili Signori,
facendo seguito al Vostro sollecito di pagamento relativamente alla Fattura n. [Numero Fattura], datata [Data della Fattura], desideriamo informarVi che tale importo è stato già saldato in data [Data del Pagamento Effettuato].
Al fine di evitare qualsiasi possibile disguido, Vi allego copia del bonifico bancario / ricevuta di pagamento che attesta l’avvenuto saldo dell’importo dovuto, con indicazione del CRO / codice della transazione bancaria.
Confidando che il Vostro sollecito sia frutto di un mero disguido amministrativo e che la presente possa risolvere qualsiasi incomprensione, Vi preghiamo di aggiornare i Vostri registri contabili ed evitare l’invio di ulteriori solleciti in merito alla fattura in oggetto.
Restiamo a disposizione per qualsivoglia chiarimento e per fornirVi ulteriori informazioni o documentazioni qualora ne necessitaste. Potete contattarci al numero di telefono [Inserire numero di telefono] o all’indirizzo e-mail [Inserire indirizzo e-mail].
Confidando in una rapida risoluzione della questione, porgiamo distinti saluti.
Cordiali saluti,
[Firma]
[Il Tuo Nome]
[La Tua Posizione/Qualifica]
[Nome della Tua Azienda/Società]
[Indirizzo della Tua Azienda/Società]
[CAP, Città della Tua Azienda/Società]
[Email della Tua Azienda/Società]
[Pec della Tua Azienda/Società – se disponibile]
[Telefono della Tua Azienda/Società]
Allegati:
– Copia del bonifico bancario / Ricevuta di pagamento della Fattura n. [Numero Fattura]
– Copia della Fattura n. [Numero Fattura]
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.