Una lettera di sollecito di pagamento per la fornitura di merci è una comunicazione formale attraverso la quale un creditore si rivolge al proprio debitore per richiamarlo al dovere di pagare una somma di denaro che gli è dovuta a seguito di una transazione commerciale precedentemente avvenuta. Il sollecito è un’esortazione scritta che serve per esplicitare la richiesta di pagamento in modo chiaro e definito, delineando un termine preciso entro il quale il debitore è tenuto a saldare il debito.
In questo contesto, il creditore, spesso un fornitore di beni, fa appello alla propria posizione di parte lesa per la mancata ricezione del pagamento pattuito. L’intento è duplice: da un lato si cerca di indurre il debitore a compiere il pagamento, dall’altro si persegue una formalizzazione dello stato di morosità del soggetto inadempiente.
Indirizzando al debitore questa comunicazione, il creditore insiste sul fatto che se il pagamento non dovesse essere effettuato entro la tempistica stabilita, intraprenderà azioni giuridicamente più impegnative, come il ricorso alle vie legali.
L’avviso scaturisce i suoi effetti giuridici dal momento della ricezione da parte del debitore. La sua efficacia consiste nell’attivazione di un meccanismo giuridico che stabilisce la morosità del debitore e che, tra le altre cose, determina l’obbligo di risarcire eventuali danni causati dal ritardato o mancato pagamento, l’applicazione di interessi di mora da calcolarsi dal giorno dell’invito a regolarizzare la posizione debitoria, nonché l’interruzione dei termini che avrebbero potuto portare alla prescrizione del credito.
Pur non avendo la stessa enfasi intimidatoria di un atto proveniente da un legale, la lettera di sollecito redatta dal creditore stesso conserva in sé la stessa validità e può essere altrettanto efficace, evitando inizialmente il ricorso e le spese associate all’intervento legale. Questo tipo di comunicazione si basa sull’articolo 1219 del codice civile italiano che regola la costituzione in mora e i connaturati obblighi e conseguenze a carico del debitore moroso.
Come scrivere un sollecito di pagamento fornitura merci
Una lettera di sollecito per pagamento di una fornitura di merci è uno strumento formale che l’azienda o il fornitore utilizza per richiedere al cliente il pagamento di fatture scadute o di merci fornite e non ancora pagate. Per essere efficace e allo stesso tempo mantenere un tono professionale, la lettera deve contenere diverse informazioni importanti e specifiche. Ecco i punti principali che dovrebbe includere:
1. Intestazione e Dati Aziendali:
– Il logo dell’azienda, se presente.
– Nome dell’azienda o del fornitore.
– Indirizzo completo (via, numero civico, città, CAP, paese).
– Recapiti (numero di telefono, fax, e-mail, ecc.).
– Dati fiscali dell’azienda.
2. Data:
– Data in cui la lettera viene scritta e inviata.
3. Dati del Destinatario:
– Nome o ragione sociale del cliente inadempiente.
– Indirizzo del destinatario (via, numero civico, città, CAP, paese).
4. Oggetto:
– Una breve dichiarazione che anticipi l’argomento come “Sollecito di pagamento fattura n. XYZ”.
5. Corpo della Lettera:
a) Riferimento alla Fornitura/Merci e Fattura:
– Descrizione della fornitura o delle merci fornite.
– Numero della/e fattura/e in questione.
– Data della/e fattura/e.
– Importo esatto della/e fattura/e.
b) Storico dei Solleciti (se precedentemente inviati):
– Eventuali comunicazioni o solleciti precedenti relativi alla stessa questione.
c) Richiesta di Pagamento e Condizioni:
– Evidenziare il fatto che la fattura è scaduta e il pagamento è dovuto.
– Specificare l’importo da pagare e eventuali interessi di mora, qualora fossero previsti dai termini di contratto o dalla legge.
– Indicare una data precisa o un termine entro cui ci si aspetta il pagamento.
– Fornire dettagli su come il pagamento dovrebbe essere effettuato (bonifico bancario, assegno, ecc.), includendo i dati bancari necessari.
d) Conclusione e Ulteriori Azioni:
– Informare il destinatario delle possibili azioni che verranno intraprese in caso di mancato pagamento entro il termine indicato (es. azioni legali, segnalazione a sistemi di informazioni creditizie, interruzione delle forniture future).
– Una dichiarazione di disponibilità a discutere la situazione, per trovare un accordo o una soluzione praticabile.
6. Chiusura:
– Una formula di cortesia, come “Cordiali saluti” o “In attesa di un Vostro riscontro, porgiamo distinti saluti.”
– Firma dell’incaricato o del responsabile con il nome in stampatello, titolo e contatti diretti per eventuali chiarimenti.
7. Allegati (se necessari):
– Copia delle fatture non pagate.
– Precedenti comunicazioni o solleciti inviati.
È importante mantenere un tono professionale e rispettoso in tutto il testo della lettera, anche se si sta sollecitando un pagamento scaduto. Il fine è incoraggiare il destinatario a saldare il debito senza danneggiare la relazione commerciale.
Infine, è consuetudine inviare questi solleciti per mezzo di posta elettronica con ricevuta di lettura o, in alcuni casi, per raccomandata con ricevuta di ritorno per avere una prova dell’avvenuta comunicazione.
Esempi di solleciti di pagamento fornitura merci
Ecco alcuni modelli di fornitura merci da utilizzare come esempio.
Esempio primo sollecito di pagamento fornitura merci
Oggetto: Primo sollecito per mancato pagamento fattura n. XXXX relativa alla fornitura di merci
Gentili Signori,
con la presente desideriamo attirare la vostra attenzione sul fatto che la fattura n. _______ rilasciata in data __________ e con scadenza ______ non risulta ancora essere stata saldata.
Il mancato pagamento ha creato un disguido amministrativo e, al fine di mantenere inalterati i rapporti commerciali che fino ad oggi ci hanno gratamente legati, vi esortiamo a provvedere al saldo di quanto dovuto con la massima sollecitudine.
In caso il pagamento sia già stato effettuato e ci siano sfuggite le relative informazioni di ricevimento, vi preghiamo di ignorare questa comunicazione e, se possibile, di farci pervenire una conferma della transazione, così da aggiornare la nostra contabilità e chiudere la pratica.
Vi ricordiamo le coordinate bancarie per il bonifico:
IBAN: _________________________
Intestato a: ___________________
Filiale di: _____________________
Siamo fiduciosi che questa richiesta troverà in voi la giusta comprensione e che il disguido sarà risolto in breve tempo. Vi ringraziamo anticipatamente per la collaborazione e rimaniamo a disposizione per ogni ulteriore chiarimento.
Cordialmente,
[Il tuo nome/cognome]
[La tua posizione]
[Nome della tua azienda]
[Contatti della tua azienda]
Esempio secondo sollecito di pagamento fornitura merci
Oggetto: Secondo sollecito per il pagamento della fornitura merci
Gentili Signori,
in riferimento alla nostra lettera del ______________risulta che la fattura n._______ del _________scaduta il _____ non è ancora da Voi stata pagata.
Nonostante i precedenti solleciti e la disponibilità dimostrata nel concedere ulteriore tempo, ad oggi non abbiamo ricevuto alcun riscontro in termini di pagamento.
La mancata regolazione di tale debito sta influendo negativamente sul nostro flusso di cassa e, di conseguenza, sulla nostra capacità di erogare servizi in maniera efficiente ai nostri clienti.
In virtù di una sana e proficua collaborazione commerciale, vi esortiamo pertanto a provvedere quanto prima al saldo dell’importo dovuto di €__________, al fine di regolarizzare la Vostra posizione debitoria. Nel caso in cui abbiate già provveduto al pagamento, vi preghiamo di ritenere nulla questa richiesta e di fornirci una conferma della transazione, così da poter aggiornare i nostri registri.
Qualora il mancato pagamento fosse dovuto a problematiche o disguidi non ancora portati alla nostra attenzione, vi invitiamo a contattarci immediatamente per trovare una soluzione congiunta.
Il pagamento può essere eseguito tramite bonifico bancario utilizzando le seguenti coordinate:
IBAN: _________________________
Intestato a: ___________________
Filiale di: _____________________
Nel caso in cui il mancato pagamento persistesse oltre la data del _______________, ci vedremmo costretti ad adottare misure ulteriori, inclusa la possibile sospensione delle forniture future e l’avvio di procedure legali per il recupero del credito.
Confidiamo nella Vostra collaborazione e restiamo a disposizione per qualsiasi chiarimento o informazione aggiuntiva.
Cordiali saluti,
(Nome Mittente)
(Ruolo)
(Azienda)
(Contatti)
Esempio ultimo sollecito di pagamento fornitura merci
Oggetto: Ultimo sollecito per il pagamento di fornitura merci e costituzione in mora
Gent.li Signori,
con la presente desideriamo sottoporre alla Vostra attenzione la situazione relativa alla nostra fornitura di merci, per la quale persiste un mancato saldo.
In riferimento alla nostra lettera del ______________, risulta che la fattura n. _______ del _________, e con importo pari a ______________, scaduta il _____, non è ancora stata pagata.
Abbiamo già effettuato diversi solleciti amichevoli per il pagamento dell’importo dovuto, ma sino a questo momento non abbiamo ricevuto risposta. Pertanto, ci vediamo costretti a inviare questo ulteriore sollecito prima di intraprendere azioni legali.
Vi sollecitiamo al pagamento del Vs. debito al fine di regolare la vostra posizione debitoria entro 10 giorni dalla ricezione della presente. In caso di mancato riscontro entro tale termine, saremo costretti ad adire le vie legali per la tutela dei nostri interessi.
Per tanto, vi esortiamo a provvedere quanto prima al pagamento della somma dovuta al fine di regolare la Vs. posizione debitoria. Nel caso in cui abbiate già provveduto al pagamento, vi preghiamo di ritenere nulla questa richiesta e di inviarci conferma del pagamento effettuato.
Il pagamento può essere eseguito a mezzo bonifico bancario utilizzando le seguenti coordinate:
IBAN: _________________________
Intestato a: _____________________
Filiale di: ______________________
Si prega di indicare nella causale del bonifico il numero della fattura in sospeso, al fine di facilitare l’identificazione del pagamento ricevuto.
Cordiali saluti,
______________________________
(Timbro e Firma del responsabile amministrativo o dell’Amministratore Unico)
Nel caso abbiate già provveduto al pagamento, vi preghiamo di ritenere nulla questa richiesta e di informarci tempestivamente.
Ricordiamo infine che la presente ha validità come atto di costituzione in mora ad ogni effetto di legge e verrà utilizzata nel caso fosse necessario procedere legalmente per il recupero del credito.
In attesa di un Vostro sollecito riscontro, porgiamo distinti saluti.
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.