Sollecito Di Pagamento Fattura Proforma – Esempi E Guida Alla Scrittura

La proforma non è una fattura in senso fiscale e non transita nel Sistema di Interscambio: è un preventivo/avviso di parcella che riepiloga prestazioni, importi e termini, utile per chiedere il pagamento senza far scattare gli effetti IVA o contabili legati all’emissione della fattura elettronica. Civilisticamente, però, il diritto al corrispettivo discende dal contratto e dalla prestazione eseguita, oppure dall’obbligazione di versare un acconto se pattuito: il credito esiste anche se non hai ancora emesso la fattura “vera”, e può essere sollecitato richiamando la proforma come mero riferimento contabile. Nei rapporti tra imprese o verso professionisti, gli interessi moratori decorrono dal giorno successivo alla scadenza concordata a prescindere dall’emissione della fattura, mentre con i consumatori, in mancanza di un tasso pattuito, maturano gli interessi legali per il ritardo. Per le prestazioni di servizi l’IVA, di regola, diventa esigibile al pagamento o all’eventuale emissione anticipata della fattura; per questo molti professionisti utilizzano la proforma per evitare di anticipare l’imposta prima dell’incasso, ma questa scelta non incide sulla debenza contrattuale né sulle conseguenze dell’inadempimento.

Come scrivere un sollecito di pagamento fattura proforma

Un sollecito efficace deve chiarire in modo lineare il titolo del credito. È opportuno indicare l’incarico o l’ordine da cui nasce la pretesa, specificare che hai già inviato la proforma con numero e data, ribadire la scadenza pattuita e l’importo dovuto distinguendo compensi, rimborsi e imposte potenziali, e fissare un termine breve per il pagamento su coordinate tracciabili con una causale univoca. Quando parli con un cliente business, ha senso ricordare l’applicazione degli interessi di mora e dell’indennizzo forfettario per i costi di recupero previsti dalla normativa sulle transazioni commerciali; con un cliente consumatore, mantieni un tono più informativo, segnala gli interessi legali in difetto di tasso convenzionale e offri la disponibilità a condividere i giustificativi delle voci. Se hai emesso una proforma per richiedere un acconto, chiarisci che il pagamento dell’anticipo è condizione di prosecuzione o consegna, se così previsto, evitando espressioni che possano apparire come penali non pattuite. La forma di invio conta: puoi iniziare con un promemoria via e-mail, ma se il ritardo persiste è prudente usare PEC o raccomandata per dare data certa e preservare la prova, conservando testo, ricevute e ogni eventuale riscontro.

Quando l’inadempimento continua, la messa in mora formale è il passo naturale perché costituisce il debitore in mora, interrompe la prescrizione e apre alla richiesta di interessi e danni da ritardo. Se il rapporto è sinallagmatico e ancora in corso, la diffida ad adempiere con un termine non inferiore a quindici giorni consente di preannunciare la risoluzione in caso di ulteriore mancato pagamento. Ai fini del recupero monitorio, la sola proforma, di regola, non basta come prova scritta del credito; è opportuno emettere la fattura elettronica se la prestazione è stata resa o se l’incasso è comunque dovuto in base ai patti, oppure allegare alla domanda di decreto ingiuntivo l’insieme documentale che dimostra l’obbligazione: lettera d’incarico o contratto, ordini, consegne, rapportini, scambi e-mail, eventuali stati di avanzamento, e naturalmente la proforma come riepilogo. Per i professionisti iscritti ad albi, il parere di congruità dell’Ordine può rafforzare la tua posizione probatoria. Una volta ottenuto il decreto, potrai chiedere, se ne ricorrono i presupposti, la provvisoria esecutività e passare all’esecuzione forzata in caso di ulteriore inerzia.

Sul piano fiscale conviene tenere insieme la tempistica del sollecito e quella di fatturazione. Nelle prestazioni di servizi, l’emissione anticipata della fattura fa sorgere l’esigibilità dell’IVA, quindi molti preferiscono attendere l’incasso e lavorare con la proforma; ciò non impedisce di sollecitare e, se necessario, di formalizzare la mora. Se temi che il debitore non paghi ma la prova della prestazione è già solida, valuta se emettere comunque la fattura per allineare contabilità e azioni di recupero, tenendo conto degli effetti finanziari dell’IVA. Nei rapporti con Pubbliche Amministrazioni, la proforma non ha alcun valore ai fini del pagamento: l’ente liquida solo su fattura elettronica correttamente emessa secondo i riferimenti dell’ordine o della determinazione; il sollecito in questo caso dovrebbe più correttamente richiamare la fattura, i termini di legge e gli interessi moratori di settore.

La gestione delle contestazioni merita attenzione. Se il cliente eccepisce voci o quantità, chiedi rilievi specifici e documentati, fornisci i giustificativi e correggi eventuali errori; se la contestazione è strumentale, ribadisci la debenza e conferma gli accessori maturati. Evita toni intimidatori o minacce di segnalazioni improprie, che possono esporre a responsabilità. Quanto alla privacy, limita il sollecito alle informazioni necessarie per l’incasso e tratta i dati secondo l’informativa; se incarichi un legale o un’agenzia, formalizza l’incarico e regola il trattamento come responsabile esterno.

I termini di prescrizione non vanno trascurati. Per molti compensi professionali opera la prescrizione breve triennale, che in linea di massima decorre dal compimento della prestazione o dalla cessazione del rapporto, mentre per altre forniture periodiche il termine può essere quinquennale; la messa in mora interrompe il decorso e fa ripartire il termine, ma non è un alibi per rinviare: quanto più rapido e tracciabile è il tuo percorso, tanto maggiore è la probabilità di incassare senza giudizio. In definitiva, un sollecito su proforma funziona quando collega con chiarezza il documento contabile al titolo contrattuale, usa il canale giusto, quantifica correttamente importi e accessori, e prepara, senza ambiguità, gli eventuali passi successivi dalla messa in mora al monitorio. Se vuoi, posso trasformare questi criteri in un testo personalizzato che richiami la tua proforma, i patti con il cliente e il termine operativo entro cui versare.

Esempi di solleciti di pagamento fattura proforma

Ecco alcuni modelli di sollecito di pagamento fattura proforma da utilizzare come esempio.

Modello 1 — Primo sollecito cordiale (promemoria bonario)

Oggetto: Sollecito pagamento proforma n. ____________ del ____________

Spett.le ____________,
con riferimento all’incarico/fornitura ____________, Vi ricordiamo che la fattura proforma n. ____________ emessa in data ____________ con scadenza al ____________ per l’importo di € ____________ risulta ad oggi non saldata. La proforma, in quanto documento non fiscale, anticipa i dati della futura fattura elettronica, che sarà emessa alla ricezione del pagamento.
Vi invitiamo cortesemente a procedere al versamento entro il ____________ mediante bonifico su IBAN ____________ intestato a ____________, indicando in causale “Saldo proforma n. ____________ del ____________ – ____________”. In caso di pagamento già effettuato, Vi chiediamo di inviare cortese CRO/ricevuta a ____________ per l’allineamento contabile. Restiamo a disposizione per ogni chiarimento.

Cordiali saluti

Ruolo ____________ – ____________
PEC/E-mail: ____________ | Tel.: ____________

Modello 2 — Sollecito formale B2B con interessi ex D.Lgs. 231/2002

Oggetto: Sollecito formale pagamento proforma n. ____________ – interessi moratori

Spett.le ____________,
faccio seguito ai precedenti riscontri per sollecitare il pagamento della proforma n. ____________ del ____________, scadenza ____________, relativa a ____________, per complessivi € ____________ (imponibile € ____________ + IVA stimata/da applicare € ____________ + spese € ____________).
Nei rapporti tra imprese, ai sensi del D.Lgs. 231/2002, dal giorno successivo alla scadenza maturano automaticamente interessi moratori e l’indennizzo forfettario di € 40,00, fatti salvi eventuali maggiori costi documentati. Alla data odierna gli interessi ammontano a € ____________, per un dovuto complessivo di € ____________.
Vi invito a saldare entro e non oltre il ____________ su IBAN ____________ intestato a ____________, causale “Saldo proforma n. ____________ – ____________”. Alla ricezione dell’accredito emetteremo fattura elettronica con i dati indicati. In difetto di riscontro, procederemo con messa in mora e successivo monitorio.

Distinti saluti

Ufficio Amministrazione – ____________
PEC: ____________ | Tel.: ____________

Modello 3 — Sollecito a cliente consumatore (tono trasparente)

Oggetto: Promemoria pagamento proforma n. ____________ del ____________

Gentile ____________,
La contattiamo in merito alla proforma n. ____________ emessa il ____________ per le prestazioni/beni ____________, con scadenza al ____________, per € ____________. La proforma non è fattura fiscale: alla ricezione del pagamento Le invieremo regolare fattura elettronica/quietanza.
La invitiamo a effettuare il pagamento entro il ____________ tramite bonifico su IBAN ____________ intestato a ____________, causale “Saldo proforma n. ____________ – ____________”. In assenza di tasso convenzionale, sul ritardo maturano gli interessi legali. Se avesse già provveduto, La preghiamo di inviare cortese conferma a ____________. Per qualsiasi chiarimento sulle voci indicate restiamo disponibili a ____________.

Cordialmente

Studio/Impresa ____________
E-mail/PEC: ____________ | Tel.: ____________

Modello 4 — Sollecito con proposta di acconto/piano di rientro

Oggetto: Sollecito pagamento proforma n. ____________ – proposta di rientro

Spett.le ____________,
alla data odierna la proforma n. ____________ del ____________, scaduta il ____________, per € ____________ risulta insoluta. Per agevolare la definizione, proponiamo il seguente schema: acconto di € ____________ entro il ____________ e n. ___ rate da € ____________ ciascuna con scadenza il giorno ___ di ogni mese a partire da ____________, oltre agli eventuali accessori contrattuali/di legge maturandi.
A ogni incasso emetteremo la corrispondente fattura elettronica. Restano ferme le condizioni contrattuali e, in caso di mancato pagamento anche di una sola rata, la decadenza dal beneficio del termine con richiesta dell’intero residuo. Vi chiediamo cortese conferma scritta entro il ____________; in mancanza, resta l’invito a saldare integralmente entro la medesima data su IBAN ____________, causale “Piano rientro proforma n. ____________ – ____________”.

Cordiali saluti

Responsabile Crediti – ____________
PEC/E-mail: ____________ | Tel.: ____________

Modello 5 — Ultimo sollecito con preavviso di messa in mora/azioni

Oggetto: Ultimo sollecito proforma n. ____________ – preavviso messa in mora

Spett.le ____________,
nonostante i precedenti solleciti del ____________ e del ____________, permane insoluto l’importo di € ____________ relativo alla proforma n. ____________ del ____________, scadenza ____________. Con la presente Vi intimiamo di provvedere entro e non oltre il ____________ mediante bonifico su IBAN ____________ intestato a ____________, causale “Saldo proforma n. ____________ – ____________”. Ricevuto il pagamento, provvederemo all’emissione della fattura elettronica conforme.
Decorso infruttuosamente il termine, procederemo alla messa in mora ex art. 1219 c.c. e all’attivazione delle azioni di recupero, con richiesta degli interessi dovuti e delle spese, applicando, se rapporto tra imprese, la disciplina del D.Lgs. 231/2002. Restiamo disponibili, entro il termine indicato, a un ultimo confronto operativo.

Distinti saluti

Legale Rappresentante/Proc. ____________
PEC: ____________ | Tel.: ____________

Fac Simile Lettera di Sollecito di Pagamento Fattura Proforma Word

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