La lettera di sollecito intervento di manutenzione è un documento formale che viene redatto e inviato da un soggetto, quale può essere un inquilino, un amministratore condominiale, un responsabile di un’azienda o un cliente, a una persona o entità responsabile della manutenzione o dei servizi, come una ditta di manutenzione, un locatore o un ente pubblico.
Lo scopo primario di questa lettera è sollecitare un’azione rapida riguardo a lavori di riparazione o interventi di manutenzione che sono stati precedentemente richiesti ma che non sono stati ancora effettuati, oppure non sono stati realizzati in modo soddisfacente. Tali manutenzioni possono riguardare infrastrutture, impianti, edifici, macchinari o attrezzature le cui condizioni attuali possono compromettere la sicurezza, l’efficienza o la fruibilità di questi beni.
Come scrivere Sollecito intervento di manutenzione
Il primo passo è inquadrare il rapporto. Se si tratta di un appalto o di un contratto di manutenzione programmata, contano capitolato, cronoprogramma, penali e clausole di forza maggiore: sono questi documenti a definire che cosa doveva essere fatto, entro quando e con quali livelli di servizio. Nei rapporti di locazione, la ripartizione degli oneri segue il codice civile: il locatore deve mantenere l’immobile in stato da servire all’uso convenuto e provvedere alle riparazioni necessarie, mentre al conduttore spettano le piccole manutenzioni dovute a uso ordinario; se la riparazione è urgente e il locatore non interviene, il conduttore può provvedere e chiederne il rimborso, purché l’urgenza sia reale e documentata. Nei condomìni l’amministratore ha il dovere di curare la manutenzione delle parti comuni e può intervenire senza delibera sulle urgenze, salvo riferire all’assemblea. Nei contesti aziendali con impianti o personale in sito, rientrano anche gli obblighi di sicurezza (idoneità tecnico-professionale, DPI, permessi di lavoro): richiamarli nel sollecito evita equivoci e accelera l’operatività.
Un sollecito efficace è scritto, preciso e circostanziato. Va indicato chi scrive e a che titolo, quali beni o impianti sono coinvolti, quando è stato segnalato il guasto, quali effetti produce su sicurezza, continuità dell’attività o salute degli occupanti, quali interventi sono stati già richiesti o tentati e quali livelli di servizio risultano superati. È utile ancorare la richiesta a doveri contrattuali e normativi: l’obbligo di corretta esecuzione e diligenza del manutentore, la responsabilità per ritardo o inadempimento, il dovere del locatore di mantenere la cosa locata in buono stato, l’obbligo dell’amministratore di compiere atti conservativi. Il sollecito deve contenere una domanda chiara e un termine certo: sopralluogo entro poche ore se la situazione è critica, ripristino entro una data compatibile con il pregiudizio, invio di un cronoprogramma che indichi attività, responsabili e punti di controllo, nominativo del referente reperibile fino a stabilizzazione del servizio. Quando il fornitore invoca cause esimenti, è legittimo chiedere subito che vengano specificate e documentate, chiarendo che la generica “forza maggiore” non basta senza prove e misure di mitigazione.
La scelta del canale dipende dall’urgenza e dalla fase. Una prima e-mail può sbloccare disguidi, ma se non arriva riscontro occorre passare a PEC o raccomandata per costituire formalmente in mora. In presenza di rischi per persone o cose è opportuno dichiarare l’urgenza, preannunciare la documentazione del danno e, se il contratto lo consente, sospendere o differire pagamenti e canoni legati a prestazioni non rese. Quando l’inerzia prosegue, la diffida ad adempiere con termine ultimativo è lo strumento che consente, allo spirare del termine, la risoluzione di diritto, lasciando impregiudicata la richiesta di penali e di danni. Nei servizi critici per la continuità operativa si può preannunciare l’attivazione di un manutentore sostitutivo con addebito dei maggiori costi, se previsto o comunque giustificato e documentato.
La prova è decisiva. Occorre conservare contratti, ordini di servizio, ticket, report di monitoraggio, foto e video, verbali, log impiantistici, scambi e-mail e ogni evidenza dei disservizi e delle escalation già fatte. Se la manutenzione riguarda impianti soggetti a sicurezza o prevenzione incendi, il sollecito può chiedere che l’intervento venga eseguito da personale qualificato e nel rispetto delle procedure HSE, con rilascio di verbale di ripristino e check-list delle non conformità chiuse. Nei rapporti con il locatore conviene allegare preventivi e, se si ipotizza un intervento urgente in autoprotezione, preavvisare per iscritto e fissare un termine minimo prima di procedere.
Esempi di Sollecito intervento di manutenzione
Ecco alcuni modelli di Sollecito intervento di manutenzione da utilizzare come esempio.
Primo sollecito bonario di intervento
Oggetto: Sollecito intervento di manutenzione su [impianto/beni] – Ticket/Ordine [___]
Spett.le [Ditta],
in data ____________ è stato segnalato il guasto/disservizio su [impianto/area/beni: descrizione sintetica] presso [sito/indirizzo]. Alla data odierna il ripristino non risulta eseguito e permane un impatto su [sicurezza/continuità/comfort].
Vi invito a programmare sopralluogo e intervento entro ____________, indicando per iscritto cronoprogramma, nominativi tecnici e finestra oraria di accesso.
Luogo e data: ____________
Firma: ______________________
Allegati: ticket/ordini di servizio; foto/rapporti; estratto contratto (se presente).
Secondo sollecito con termine perentorio
Oggetto: Secondo sollecito intervento – Assegnazione termine perentorio
Spett.le [Ditta],
faccio seguito al sollecito del ____________ rimasto senza esito utile in relazione a [oggetto]. Risulta superato il termine previsto all’allegato [] del contratto n. [].
Assegno termine perentorio sino al ____________ per il ripristino completo con invio, entro ____________, di piano di rientro (attività, responsabilità, tempistiche) e referente di escalation.
In difetto, saranno applicate le penali contrattuali e attivate le ulteriori tutele previste.
Luogo e data: ____________
Firma: ______________________
Allegati: estratto termini; registro eventi/log; precedente sollecito.
Diffida ripristino manutentivo
Oggetto: Diffida ad adempiere – Intervento su [impianto/area] – Contratto n. [___]
Spett.le [Ditta],
nonostante i solleciti del ____________ e del ____________, permane il disservizio relativo a [descrizione], in violazione del contratto n. [].
Vi invito e diffido ad adempiere, eseguendo intervento risolutivo e ripristino integrale entro e non oltre **_________**, con verbale di ripristino e report tecnico a chiusura.
Decorso inutilmente il termine, il contratto si intenderà risolto di diritto, ferme le penali maturate e la richiesta danni.
Luogo e data: ____________
Firma: ______________________
Allegati: cronologia ticket/comunicazioni; estratto clausole contrattuali.
Sollecito intervento in sito con prescrizioni HSE/Privacy
Oggetto: Sollecito intervento in sito su [impianto] – Prescrizioni HSE e trattamento dati
Spett.le [Ditta],
per il ripristino del servizio [descrizione] presso [sito], siete convocati entro ____________. L’accesso è subordinato a: DPI conformi, permessi di lavoro, idoneità tecnico-professionale e rispetto delle misure di protezione dati con eventuale NDA allegato.
A fine attività richiediamo check-list non conformità chiuse, verbale di ripristino e nominativo del referente reperibile fino a stabilizzazione.
In mancanza di intervento nei termini indicati, si applicheranno penali e si valuterà la sospensione/risoluzione per inadempimento.
Luogo e data: ____________
Firma: ______________________
Allegati: ordine di servizio; istruzioni HSE; informativa accessi/NDA.
Sollecito con preavviso di fornitore sostitutivo e addebito costi
Oggetto: Sollecito immediato intervento – Preavviso attivazione manutentore sostitutivo
Spett.le [Ditta],
il protrarsi del disservizio su [impianto/area] incide sulla continuità operativa/sicurezza. Si richiede presenza in sito entro ____________ e ripristino non oltre ____________.
In assenza di ripristino nei termini, attiveremo manutentore sostitutivo per garantire il servizio, con addebito dei maggiori costi, oltre all’applicazione delle penali e alla richiesta di ristoro dei danni documentati.
Si richiede riscontro scritto entro ____________ con piano e nominativi degli addetti.
Luogo e data: ____________
Firma: ______________________
Allegati: calcolo penali maturate; stima maggiori costi; piano minimo di continuità.
Fac Simile Lettera di Sollecito Intervento di Manutenzione Word
Di seguito è possibile scaricare il fac simile lettera di sollecito intervento di manutenzione Word.
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.