Sollecito Di Pagamento Generico – Esempi E Guida Alla Scrittura

La lettera di sollecito di pagamento è una comunicazione formale inviata da un creditore al proprio debitore con lo scopo di esortarlo a saldare il debito scaduto. In tale lettera, il creditore sottolinea la necessità che il debitore adempia al suo obbligo di pagamento entro un certo periodo preciso, stabilito nella missiva stessa.

Come scrivere un sollecito di pagamento generico

Il sollecito di pagamento è una comunicazione con cui il creditore ricorda al debitore la scadenza di un’obbligazione e invita a pagare entro un termine breve. Non è necessariamente una messa in mora formale, ma ha valore organizzativo e probatorio: rende chiara la pretesa, fissa una data, documenta i contatti e prepara eventuali step successivi (messa in mora, diffida ad adempiere, decreto ingiuntivo). Nei rapporti tra imprese e verso la PA si applica il D.Lgs. 231/2002 in attuazione della direttiva UE sui ritardi di pagamento; con i consumatori si applicano le norme del codice civile e, se rilevante, del Codice del Consumo.

Nei rapporti commerciali, gli interessi moratori decorrono automaticamente dal giorno successivo alla scadenza convenuta, con indennizzo forfettario per costi di recupero. Nei rapporti non commerciali, in mancanza di tasso convenuto, si applicano gli interessi legali per il ritardo ex art. 1224 c.c. La vera “messa in mora” ex art. 1219 c.c. è un’intimazione formale ad adempiere che costituisce il debitore in mora e interrompe la prescrizione; la “diffida ad adempiere” ex art. 1454 c.c. è utile nei contratti a prestazioni corrispettive per preannunciare la risoluzione se il pagamento non arriva entro un termine non inferiore a quindici giorni. Per il recupero giudiziale, il rimedio tipico è il decreto ingiuntivo ex artt. 633 ss. c.p.c., fondato su prova scritta del credito.

Conviene inviare un primo sollecito subito dopo la scadenza, con tono cordiale e un termine di pagamento breve ma realistico (per esempio 5–10 giorni). Se non arriva riscontro, un secondo sollecito più fermo può seguire dopo altri 7–10 giorni, indicando chiaramente interessi e indennizzi dovuti. In assenza di pagamento o se emergono contestazioni pretestuose, è prudente passare a una messa in mora formale, così da interrompere la prescrizione e predisporre il fascicolo per l’ingiuntivo.

La PEC è il canale preferibile per imprese e professionisti perché garantisce data certa, integrità e opponibilità. In alternativa, la raccomandata A/R offre tutela probatoria analoga. L’e-mail ordinaria e i messaggi su piattaforme aziendali possono essere usati come primo promemoria, ma è consigliabile un mezzo tracciabile se il ritardo persiste. Per amministrazioni pubbliche e professionisti dotati di PEC, l’uso della PEC è fortemente raccomandato.

Un sollecito efficace indica il creditore e i recapiti, i dati della fattura o dell’obbligazione (numero, data, scadenza, oggetto), l’importo dovuto e l’eventuale ripartizione imponibile/IVA, i pagamenti parziali già ricevuti, il termine ultimo per il saldo, le coordinate di pagamento e la causale da usare. Se il rapporto è commerciale, va richiamata la maturazione degli interessi moratori e dell’indennizzo forfettario; se il debitore è un consumatore, si richiama l’art. 1224 c.c. e, se pattuito, il tasso convenzionale. È utile chiedere di segnalare per iscritto eventuali contestazioni entro il termine fissato, così da cristallizzare l’oggetto del dissenso.

Il tono deve essere professionale, fermo e rispettoso. Evita frasi intimidatorie o allusioni a “segnalazioni” non pertinenti, che possono generare responsabilità. Mostrare disponibilità a chiarimenti e, nei B2B, ad accordare un piano di rientro ragionevole può facilitare l’incasso e preservare il rapporto commerciale.

Per essere pronti a un eventuale ricorso per decreto ingiuntivo è importante conservare la fattura, i contratti o ordini, i DDT e le prove di esecuzione o consegna, gli estratti contabili, le ricevute SdI per le e-fatture, i solleciti inviati e le relative ricevute (PEC o A/R), oltre a eventuali scambi e-mail. Più la catena documentale è completa, più rapido e agevole sarà ottenere un provvedimento esecutivo.

Nei rapporti commerciali, indichi che gli interessi moratori decorrono automaticamente dalla scadenza secondo il D.Lgs. 231/2002 e che è dovuto l’indennizzo forfettario per i costi di recupero (oltre a eventuali maggiori costi documentati). Con i consumatori, espliciti l’applicazione degli interessi legali o convenzionali e la possibilità di richiedere il risarcimento del danno ulteriore, se provato. Evita di indicare “penali” prive di base contrattuale.

Limita il contenuto del sollecito ai dati necessari per l’incasso (identificativi, importi, coordinate di pagamento). Non diffondere a terzi informazioni sullo stato di morosità senza base giuridica. Conserva la documentazione in sicurezza e per il tempo strettamente necessario, in linea con il GDPR e con gli obblighi fiscali.

Sono da evitare solleciti vaghi senza riferimenti alla fattura o alla scadenza, toni minacciosi o offensivi, richieste di somme non dovute o non dimostrate, e l’uso esclusivo di canali non tracciabili. È altresì un errore lasciare decorrere a lungo i termini senza inviare una messa in mora che interrompa la prescrizione, specie per crediti con prescrizioni brevi.

Dopo la scadenza invii un primo sollecito bonario con termine breve; se non arriva riscontro, invii un secondo sollecito formale con indicazione degli accessori; in caso di ulteriore inerzia procedi con messa in mora ex art. 1219 c.c. o, nei contratti sinallagmatici, con diffida ad adempiere ex art. 1454 c.c.; se permane l’inadempimento e la prova è solida, depositi ricorso per decreto ingiuntivo e, una volta esecutivo, attivi l’esecuzione forzata.

Puoi inserire una clausola che richiami espressamente la decorrenza degli interessi applicabili e l’indennizzo forfettario (se B2B), indicare che, in mancanza di riscontro entro il termine assegnato, si procederà senza ulteriore preavviso alla messa in mora e alle azioni di recupero, e invitare il debitore a comunicare eventuali contestazioni documentate entro la stessa data. È spesso utile prevedere in chiusura un recapito diretto per definire un piano di rientro sostenibile.

La regola generale è la prescrizione decennale dei crediti, ma alcune categorie hanno termini più brevi previsti dal codice civile (per esempio taluni compensi professionali, somministrazioni periodiche, ecc.). Per evitare decadenze, monitora le scadenze e, quando opportuno, invia un atto idoneo a costituire in mora che interrompa la prescrizione, facendo ripartire il termine.

Esempi di solleciti di pagamento generico

Ecco alcuni modelli di sollecito di pagamento generico da utilizzare come esempio. Nel caso in cui il debitore fosse straniero, è possibile utilizzare il modello di sollecito di pagamento in inglese presente sul sito Modulieditabili.com.

Modello 1 — Primo sollecito cordiale (promemoria bonario)

Oggetto: Sollecito pagamento fattura ____________ del ____________

Gentile ____________,
ti/Le scriviamo in merito alla fattura n. ____________ emessa il ____________ con scadenza al ____________, relativa a ____________. Alla data odierna risultano insoluti € ____________. Ti/La invitiamo a procedere al saldo entro il ____________ tramite bonifico su IBAN ____________ intestato a ____________, indicando in causale “Saldo fattura n. ____________ del ____________ – ____________”.
Qualora il pagamento sia già stato effettuato, La preghiamo di inviarci cortese conferma a ____________. Restiamo a disposizione per chiarimenti.

Cordiali saluti

Ruolo ____________ – ____________
Email ____________ | Tel. ____________ | PEC ____________

Modello 2 — Sollecito formale (tono professionale e fermo)

Oggetto: Sollecito formale pagamento fattura n. ____________ scaduta il ____________

Spett.le ____________,
con la presente segnaliamo che la fattura n. ____________ del ____________, scaduta il ____________, relativa a ____________, risulta ancora insoluta per € ____________. Vi invitiamo a provvedere al pagamento entro e non oltre il ____________, con bonifico su IBAN ____________ intestato a ____________, causale “Fattura n. ____________ – ____________”.
Decorso infruttuosamente il termine indicato, ci riserviamo di procedere con formale messa in mora e attivare le iniziative di recupero consentite. Eventuali rilievi sulla fattura dovranno pervenirci per iscritto entro la data sopra indicata.

Distinti saluti

Ufficio Amministrazione – ____________
PEC ____________ | Tel. ____________

Modello 3 — Sollecito a privato/consumatore (chiaro e garbato)

Oggetto: Promemoria pagamento fattura n. ____________ del ____________

Gentile Sig./Sig.ra ____________,
La contattiamo in riferimento alla fattura n. ____________ emessa il ____________, scaduta il ____________, per un importo di € ____________. La invitiamo a regolarizzare entro il ____________ mediante bonifico su IBAN ____________ intestato a ____________, indicando in causale “Saldo fattura n. ____________ – ____________”.
Qualora avesse già provveduto, La preghiamo di ignorare la presente e di inviarci cortese riscontro a ____________. Per eventuali chiarimenti o contestazioni può scrivere a ____________ o chiamare ____________.

Cordialmente

Email ____________ | Tel. ____________

Modello 4 — Sollecito con proposta di piano di rientro (opzione rate)

Oggetto: Sollecito pagamento e proposta piano di rientro – fattura n. ____________

Spett.le ____________,
alla data odierna risulta ancora da saldare la fattura n. ____________ del ____________, scaduta il ____________, per € ____________. Per favorire una rapida definizione, proponiamo il seguente piano di rientro: acconto di € ____________ entro il ____________ e n. ___ rate mensili da € ____________ ciascuna con scadenza il giorno ___ di ogni mese a partire da ____________, oltre agli eventuali interessi di legge/contratto.
Vi invitiamo a confermare per iscritto entro il ____________ e a versare l’acconto su IBAN ____________ intestato a ____________, causale “Acconto piano rientro – fattura n. ____________”. In assenza di riscontro, resterà fermo l’invito a saldare integralmente entro la stessa data.

Cordiali saluti

Responsabile Crediti – ____________
PEC ____________ | Tel. ____________

Modello 5 — Ultimo sollecito con preavviso di messa in mora

Oggetto: Ultimo sollecito prima di messa in mora – fattura n. ____________ scaduta il ____________

Spett.le ____________,
nonostante i precedenti solleciti, permane l’insoluto relativo alla fattura n. ____________ del ____________, scaduta il ____________, per € ____________ oltre accessori se dovuti. Vi invitiamo a corrispondere il dovuto entro il ____________ mediante bonifico su IBAN ____________ intestato a ____________, causale “Saldo fattura n. ____________ – ____________”.
In difetto, procederemo senza ulteriore preavviso all’invio di formale messa in mora e alle azioni di recupero previste dalla legge, con aggravio di interessi e spese. Eventuali contestazioni dovranno essere comunicate per iscritto entro il termine sopra indicato, allegando la relativa documentazione.

Distinti saluti

Legale Rappresentante/Proc. ____________
PEC ____________ | Tel. ____________

Fac Simile Lettera di Sollecito di Pagamento Generico Word

Di seguito è possibile scaricare il fac simile lettera di sollecito di pagamento generico Word.