Una lettera di sollecito per l’invio della Certificazione Unica è un documento formale che viene redatto e inviato quando si verifica il mancato ricevimento di questa certificazione da parte di un soggetto che ne ha diritto. La Certificazione Unica, precedentemente nota come CUD, è un documento fiscale rilasciato dal datore di lavoro o dal committente ai propri dipendenti e collaboratori occasionali, e contiene tutte le informazioni relative ai redditi da lavoro dipendente, pensione, o redditi diversi percepiti durante l’anno fiscale precedente, utili per la dichiarazione dei redditi.
Il sollecito in questione ha l’obiettivo di ricordare e incitare chi di dovere all’adempimento di questa loro responsabilità. L’atto di sollecitare diventa necessario quando si avvicina o si è superata la scadenza prevista per legge per la consegna di tale certificazione, e chi ne ha bisogno non l’ha ancora ottenuta. Le ragioni della necessità di tale sollecito possono essere molteplici, ma al suo cuore vi è la necessità del destinatario di ottenere il documento per adempiere alle proprie obbligazioni fiscali.
Come scrivere un sollecito di invio Certificazione Unica
La legge impone due adempimenti distinti: l’invio telematico della CU all’Agenzia delle Entrate e la consegna della CU al percipiente. La consegna al lavoratore/percettore deve avvenire, di regola, entro metà marzo dell’anno successivo (salvo lievi slittamenti fissati annualmente), oppure entro dodici giorni dalla richiesta se il rapporto si chiude in corso d’anno e la CU serve per nuova assunzione o per la dichiarazione. La mancata consegna integra un inadempimento del sostituto e può essere sanzionata in sede ispettiva o fiscale, oltre a creare un pregiudizio pratico per chi deve presentare il 730/Redditi.
Un sollecito efficace deve fotografare i fatti in modo puntuale e lasciare al datore/committente una finestra breve per adempiere. È utile indicare il rapporto (datore/committente, qualifica o causale del reddito), l’anno d’imposta cui si riferisce la CU, l’indirizzo dove si chiede l’invio (PEC, e-mail personale, portale HR/NoiPA), l’uso immediato che se ne deve fare (dichiarazione, ISEE, mutuo), e un termine ragionevole di pochi giorni. Se l’azienda utilizza un portale, il sollecito dovrebbe chiedere il ripristino delle credenziali o la ripubblicazione del file. Il tono resta fermo e professionale: l’obiettivo è ottenere rapidamente il documento, non irrigidire il rapporto.
Il canale di invio del sollecito incide sulla prova. Una PEC garantisce data certa e opponibilità; in alternativa va bene la raccomandata A/R. Un’e-mail ordinaria può precedere la formalizzazione, ma quando la scadenza per la dichiarazione si avvicina è prudente usare un mezzo tracciabile. Nella stessa comunicazione conviene specificare che la CU contiene dati personali e chiedere l’invio tramite canali sicuri o con allegati protetti da password trasmessa separatamente, in linea con il GDPR. Per i dipendenti della PA gestiti da NoiPA la CU è di norma scaricabile dall’area riservata: in quel caso il sollecito può essere rivolto alla segreteria/ufficio stipendi per sbloccare l’accesso o caricare il documento mancante.
Se, nonostante il sollecito, la CU non arriva, i rimedi sono concreti. In via amministrativa ci si può rivolgere all’Ispettorato Territoriale del Lavoro per segnalare la mancata consegna dei documenti retributivi: l’ITL può verificare e sanzionare, e spesso una convocazione sblocca l’invio. In parallelo si può presentare un’istanza al Garante privacy o, più semplicemente, esercitare il diritto di accesso ai dati personali chiedendo copia dei dati contenuti nella CU: il titolare del trattamento deve rispondere senza ingiustificato ritardo e comunque entro un mese. Sul piano giudiziale, nel rito del lavoro è possibile chiedere un ordine di esibizione della documentazione; quando alla mancata CU si affiancano differenze retributive o ritenute non versate, la domanda può cumulare anche la condanna al pagamento. Ricorda che la dichiarazione dei redditi può comunque essere presentata usando buste paga, CUD/CU di altri periodi e certificazioni alternative; la mancanza della CU del datore inadempiente non preclude in assoluto l’adempimento fiscale, ma è buona prassi evidenziare al professionista/CAF il sollecito e gli elementi disponibili.
Ci sono casi particolari. Per i lavoratori domestici (colf, badanti), il datore non è sostituto d’imposta e quindi non emette CU: deve però rilasciare una dichiarazione delle retribuzioni corrisposte e dei contributi versati, utile per la dichiarazione. Per i professionisti o collaboratori con ritenuta d’acconto, la CU spetta dal committente che ha operato e versato le ritenute; se il committente ha pagato “al lordo” senza trattenere, la situazione va chiarita perché l’omessa ritenuta non esonera dagli obblighi dichiarativi e può comportare profili sanzionatori per il sostituto.
Sul piano pratico, la strategia migliore è ordinata: invia un primo promemoria gentile, poi un sollecito formale con termine breve e canale tracciabile, quindi — se serve — una messa in mora che preannunci l’attivazione dell’ITL o la richiesta giudiziale di esibizione. Nel frattempo tieni in ordine il fascicolo: contratti, cedolini, CU di altri soggetti, ricevute dei solleciti e ogni prova dei contatti. Questa disciplina aumenta la pressione “buona” sull’adempimento e ti tutela se dovrai dimostrare che il ritardo non dipende da te.
Esempi di solleciti di invio Certificazione Unica
Ecco alcuni modelli di lettera di sollecito invio Certificazione Unica da utilizzare come esempio.
Modello 1 — Primo sollecito bonario (dipendente in servizio)
Oggetto: Sollecito invio Certificazione Unica anno d’imposta ____________
Spett.le ____________
Ufficio Paghe/HR – PEC/E-mail: ____________
Il/La sottoscritto/a ____________, dipendente dal ____________ con qualifica ____________, chiede cortesemente l’invio della Certificazione Unica relativa all’anno d’imposta ____________. Il documento è necessario per la dichiarazione dei redditi/ISEE entro le prossime scadenze.
Vi prego di trasmettere la CU entro il ____________ al seguente recapito: ____________ (PEC/e-mail/portale HR). In caso di pubblicazione su portale, vi chiedo conferma dell’avvenuto caricamento e/o il ripristino delle credenziali.
Resto a disposizione per ogni chiarimento.
Data ____________ – Firma ____________ – Recapiti: ____________
Modello 2 — Sollecito formale con termine perentorio
Oggetto: Sollecito formale invio CU ____________ – termine al ____________
Spett.le ____________
Alla c.a. Ufficio Paghe/HR – PEC: ____________
Io sottoscritto/a ____________ (matricola/ID ____________), non ho ancora ricevuto la Certificazione Unica relativa all’anno d’imposta ____________.
Vi invito a trasmettere il documento entro e non oltre il ____________ via PEC a ____________ oppure a renderlo disponibile su portale ____________ con conferma di pubblicazione.
La mancata consegna ostacola l’adempimento degli obblighi fiscali. In attesa di cortese riscontro, porgo saluti.
Data ____________ – Firma ____________
Modello 3 — Ex dipendente (cessazione rapporto)
Oggetto: Sollecito invio CU anno d’imposta ____________ – cessazione in data ____________
Spett.le ____________
Ufficio Paghe/HR – PEC: ____________
Il/La sottoscritto/a ____________, già dipendente dal ____________ al ____________ con qualifica ____________, richiede l’invio della Certificazione Unica per l’anno d’imposta ____________.
Vi chiedo di trasmettere la CU entro il ____________ alla PEC/e-mail ____________, poiché necessaria per nuova assunzione/dichiarazione dei redditi. In caso di problemi di recapito, potete contattarmi al ____________.
In difetto, mi riservo di rivolgermi alle sedi competenti.
Data ____________ – Firma ____________
Modello 4 — Lavoro autonomo con ritenuta (committente/sostituto d’imposta)
Oggetto: Sollecito invio CU compensi con ritenuta – anno d’imposta ____________
Spett.le ____________
Ufficio Amministrazione – PEC: ____________
Il/La sottoscritto/a , CF ________, ha emesso nei Vostri confronti fatture con ritenuta d’acconto in data __________/__/ (n. ____________).
Non avendo ricevuto la CU relativa all’anno d’imposta ____________, Vi chiedo di trasmetterla entro il ____________ alla PEC/e-mail ____________. Il documento è necessario per la corretta dichiarazione dei redditi.
Resto a disposizione per eventuali verifiche dei dati anagrafici e fiscali.
Data ____________ – Firma ____________
Modello 5 — Ultimo sollecito con preavviso ITL/ordine di esibizione
Oggetto: Ultimo sollecito invio CU ____________ – preavviso attivazione tutele
Spett.le ____________
Alla c.a. Legale Rappresentante e Ufficio Paghe – PEC: ____________
Nonostante i precedenti solleciti del ____________ e del ________, non ho ricevuto la Certificazione Unica relativa all’anno d’imposta __________.
Vi assegno il termine perentorio del **____** per la trasmissione alla PEC/e-mail ____________ o per la pubblicazione su portale ____________ con conferma.
Decorso inutilmente il termine, mi rivolgerò all’Ispettorato Territoriale del Lavoro e valuterò istanza giudiziale per ordine di esibizione, fermo ogni ulteriore diritto.
Data ____________ – Firma ____________
Fac Simile Lettera di Sollecito Invio Certificazione Unica Word
Di seguito è possibile scaricare il fac simile lettera di sollecito invio Certificazione Unica Word.
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.