La lettera di sollecito consegna materiale è un documento formale attraverso il quale un soggetto, generalmente un’azienda o un professionista, richiede a un fornitore o a un collaboratore la consegna di materiali o beni che sono stati precedentemente ordinati ma che non sono stati forniti entro il termine concordato.
Questo tipo di comunicazione ha lo scopo di promemoria per l’obbligo non adempiuto, e allo stesso tempo, di sollecitazione affinché l’azione necessaria – nel caso specifico, la consegna del materiale – venga portata a compimento il più presto possibile. La lettera di sollecito è un passo formale che segnala l’inizio di un’azione più decisa per garantire che l’accordo venga rispettato.
Come scrivere Sollecito consegna materiale
Il punto di partenza è sempre il contratto o la conferma d’ordine: occorre verificare come è stato definito il termine di consegna, se si trattava di una data fissa, di un “entro il…” oppure di una finestra indicativa, e se nella pattuizione sono inclusi aspetti come imballi, documentazione tecnica, certificazioni, collaudi, resa commerciale e luogo preciso di destinazione. È importante distinguere tra consegna semplice e consegna con posa in opera o installazione, perché nei secondi casi la prestazione non è completa finché l’attività accessoria non è terminata a regola d’arte. Bisogna anche verificare la natura delle somme versate, se caparra confirmatoria o acconto, l’eventuale presenza di penali per ritardo, la clausola di forza maggiore e l’uso di Incoterms, poiché, ad esempio, una resa che trasferisce la consegna al momento della rimessa al vettore incide sul momento in cui scattano i rischi e sulla valutazione del ritardo.
Sul piano giuridico, il ritardo integra inadempimento salvo prova dell’impossibilità non imputabile al debitore secondo l’articolo 1218 del codice civile; i danni risarcibili sono quelli immediati e diretti ai sensi dell’articolo 1223, quindi costi di fermo linea, noleggi sostitutivi, penali verso i tuoi clienti, perdita di profitti ragionevolmente prevedibili e maggiori spese logistiche. Se il termine contrattuale non era essenziale oppure non era determinato, la strategia corretta è inviare un sollecito che assegni un termine congruo e verificabile; quando serve attribuire un effetto risolutivo automatico, si ricorre alla diffida ad adempiere prevista dall’articolo 1454 del codice civile, dichiarando che decorso quel termine il contratto si intenderà risolto di diritto. Nelle vendite con spedizione è utile ricordare l’articolo 1510 del codice civile e l’eventuale Incoterm concordato, per chiarire se la consegna dovesse ritenersi eseguita alla partenza o all’arrivo e se il ritardo è riferibile al venditore, al vettore o a un rischio a tuo carico. Se l’acquisto è effettuato come consumatore, si sommano le tutele del Codice del Consumo, che impongono la consegna senza ingiustificato ritardo e, di regola, entro trenta giorni, consentendo di fissare un termine supplementare e di sciogliere il contratto con rimborso integrale se anche quello viene violato, con eccezione dei casi in cui la data fosse essenziale per natura o accordo, nei quali è possibile risolvere subito al primo ritardo.
Operativamente conviene procedere con gradualità ma con tracciabilità. Un primo sollecito “bonario”, inviato via e-mail ai referenti commerciali e logistici, serve a chiedere una data certa, una conferma scritta del vettore, una finestra oraria e un cronoprogramma credibile con i passaggi ancora mancanti. Se la risposta è vaga o contraddittoria, è opportuno passare a un sollecito formale tramite PEC o raccomandata A/R, in cui si richiamano contratto e scambi precedenti, si fotografa il ritardo, si indica un termine finale secco e si preannunciano i rimedi in caso di ulteriore inadempimento. Quando il ritardo compromette la filiera o scadenze verso i tuoi clienti, è legittimo segnalare che i saldi di prezzo o le tranche residue di pagamento verranno liberate solo all’avvenuta consegna conforme, con eventuale collaudo se previsto; se il contratto contempla penali giornaliere o settimanali, è utile specificarne il calcolo, l’ammontare maturato alla data del sollecito e il tetto massimo contrattuale. Qualora il fornitore invochi la forza maggiore, puoi chiedere di documentarne le cause, la durata prevedibile e le misure di mitigazione, chiarendo che l’onere della prova resta a suo carico e che l’effetto sospensivo non copre ritardi genericamente imputati alla filiera senza riscontri.
La prova è il cuore del sollecito efficace. Bisogna conservare l’ordine firmato, la conferma d’ordine, gli allegati tecnici, le eventuali specifiche di qualità, gli scambi e-mail e i messaggi che riportano promesse di data, numeri di spedizione, DDT, booking di vettori e ogni documento che renda verificabile il cronoprogramma. Se è stata effettuata una consegna parziale che non consente l’utilizzo del materiale per lo scopo convenuto, va evidenziato che la prestazione è ancora incompleta e che la mancata integrazione manterrà in vita i rimedi per inadempimento. In caso di urgenza puoi anche chiedere formalmente una consegna parziale immediata dei lotti già pronti, accompagnata da un calendario vincolante per i residui, così da ridurre il danno e dimostrare la tua diligenza nel contenerlo.
Per rendere subito utilizzabile questo approccio, puoi adottare una formulazione in prosa che tenga insieme fermezza e apertura a soluzioni pratiche. Una struttura efficace è quella che inizia con il richiamo all’ordine e alla data promessa, prosegue constatando che la consegna non è avvenuta, assegna un termine finale per la consegna integrale presso il luogo convenuto con indicazione di vettore, documenti e fascia oraria, richiede un aggiornamento scritto sullo stato della spedizione e anticipa che, in difetto, verranno azionati i rimedi contrattuali e legali, dalla penale alla risoluzione con richiesta di danni, lasciando comunque uno spazio per accettare una proposta alternativa immediatamente verificabile entro il termine assegnato. Se il rapporto è business-to-consumer puoi aggiungere che, scaduto il termine supplementare concesso, eserciterai il diritto alla risoluzione e al rimborso integrale di quanto pagato; se è business-to-business e l’approvvigionamento sostitutivo è previsto o giustificato, puoi preavvisare che, oltre la scadenza, procederai a rifornirti presso terzi con addebito dei maggiori costi.
Esempi di Sollecito consegna materiale
Ecco alcuni modelli di Sollecito consegna materiale da utilizzare come esempio.
Primo sollecito bonario di consegna
Oggetto: Sollecito consegna materiale – Ordine n. [____] del ____________
Spett.le [Fornitore],
con riferimento all’ordine n. [____] del ____________ relativo a [descrizione materiale: tipologia, quantità, specifiche], la consegna prevista per il ____________ non risulta effettuata. Vi invito a indicare per iscritto una data certa e ravvicinata di consegna presso [luogo di consegna], con recapito del vettore e fascia oraria, nonché a confermare i documenti di trasporto e le eventuali certificazioni allegate.
Resto in attesa di vostro cortese riscontro entro ____________.
Luogo e data: ____________
Firma: ______________________
Allegati: copia ordine/contratto; conferma d’ordine.
Secondo sollecito con termine perentorio
Oggetto: Secondo sollecito consegna materiale – Assegnazione termine
Spett.le [Fornitore],
facendo seguito al sollecito del ____________ rimasto privo di esito utile, si rinnova la richiesta di consegna dell’ordine n. [____] relativo a [descrizione]. Si assegna termine perentorio sino al ____________ per la consegna completa presso [luogo], con DDT, packing list e certificazioni conformi alle specifiche.
Decorso inutilmente il termine indicato, ci riserviamo di attivare i rimedi contrattuali e di legge, inclusa l’applicazione di penali e la richiesta di risarcimento dei danni da ritardo.
Luogo e data: ____________
Firma: ______________________
Allegati: copia precedente sollecito; estratto condizioni su tempi/penali.
Diffida alla consegna (art. 1454 c.c.)
Oggetto: Diffida ad adempiere – Consegna materiale ordine n. [____]
Spett.le [Fornitore],
poiché la consegna del materiale oggetto dell’ordine n. [____] del ____________ non è avvenuta entro il termine del ____________, Vi invitiamo e diffidiamo ad adempiere entro e non oltre il ____________, con consegna presso [luogo], completa di documentazione concordata e nel rispetto delle specifiche tecniche.
In difetto, il contratto si intenderà risolto di diritto, con richiesta di restituzione di quanto eventualmente versato e di risarcimento dei danni subiti per il ritardo, fermo ogni ulteriore diritto.
Luogo e data: ____________
Firma: ______________________
Allegati: ordine/contratto; ricevute pagamenti; cronologia comunicazioni.
Sollecito per consegna parziale / non conforme
Oggetto: Integrazione consegna e conformità materiale – Ordine n. [____]
Spett.le [Fornitore],
in data ____________ avete effettuato consegna parziale/non conforme relativa all’ordine n. [____]; risultano mancanti o difformi i seguenti articoli/modelli [elenco sintetico]. La fornitura, nelle condizioni attuali, non è idonea allo scopo pattuito.
Vi invitiamo a completare la consegna integrativa e a ripristinare la conformità entro il ____________ presso [luogo], allegando DDT di integrazione e, se del caso, nuove certificazioni. In mancanza, ci riserviamo i rimedi previsti, inclusa la risoluzione e l’addebito dei maggiori costi.
Luogo e data: ____________
Firma: ______________________
Allegati: verbale ricezione del ____________; foto e rilievi tecnici.
Sollecito B2B con resa Incoterms e preavviso approvvigionamento sostitutivo
Oggetto: Sollecito consegna materiale – Resa [Incoterm] – Preavviso sostitutivo
Spett.le [Fornitore],
con riferimento all’ordine n. [____] del ____________ con resa [Incoterm e luogo], la consegna prevista per il ____________ non è stata eseguita. Vi invitiamo a consegnare integralmente presso [luogo] entro il ____________, indicando vettore, numero spedizione e finestra oraria, con documentazione di trasporto e certificazioni concordate.
In difetto, procederemo all’approvvigionamento sostitutivo presso terzi con addebito dei maggiori costi e valuteremo la risoluzione per inadempimento, fatto salvo il diritto a penali e danni. Restiamo in attesa di cronoprogramma scritto entro ____________.
Luogo e data: ____________
Firma: ______________________
Allegati: estratto clausole su tempi/resa/penali; specifiche tecniche.
Fac Simile Lettera di Sollecito Consegna Materiale Word
Di seguito è possibile scaricare il fac simile lettera di sollecito consegna materiale Word.
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.