La lettera di sollecito intervento da parte di una ditta appaltatrice di servizi è una comunicazione formale che viene inviata quando c’è la necessità di esprimere un urgente bisogno di prestazioni o azioni che la ditta appaltatrice è stata incaricata di eseguire in virtù di un contratto di appalto. Questo tipo di lettera è di solito l’ultimo passo dopo precedenti tentativi di comunicazione, come avvisi via email o telefonate, che non hanno portato al risultato desiderato.
Come scrivere Sollecito intervento ditta appaltatrice di servizi
Il punto di partenza è sempre il contratto di appalto di servizi e gli eventuali allegati tecnici: capitolato, SLA/KPI, piani di servizio, cronoprogrammi, manuali operativi, matrice delle responsabilità, livelli di escalation e penali. Prima di scrivere il sollecito ricostruisci con precisione che cosa era dovuto, entro quando e con quale standard di qualità; individua se esistono clausole speciali come la messa in mora automatica al superamento di certe soglie, la clausola risolutiva espressa per specifiche inadempienze, la facoltà di approvvigionamento sostitutivo con addebito dei maggiori costi, la cauzione/garanzia da escutere in caso di grave o reiterato inadempimento. Inquadra anche gli obblighi di conformità esterni che gravano sulla ditta (sicurezza sul lavoro se c’è personale in sito, riservatezza e protezione dati se il servizio tratta informazioni, abilitazioni o certificazioni professionali): richiamarli nel sollecito aiuta a trasformare un disservizio in un obbligo concreto e immediatamente verificabile.
Il sollecito efficace è scritto, tracciabile e circostanziato. Deve identificare in modo univoco il contratto e l’ordine di servizio, descrivere il disservizio con dati e orari, indicare gli SLA superati e gli impatti operativi che si stanno producendo, chiedere un intervento entro un termine preciso e compatibile con il pregiudizio, e pretendere un piano di rientro con responsabilità, tempi e punti di controllo. È opportuno pretendere un referente unico e un canale di comunicazione di emergenza finché il servizio non torna nei livelli accettati. Se l’appaltatore eccepisce cause esimenti, chiedi che le specifichi e documenti tempestivamente; la semplice invocazione di forza maggiore o di problemi di filiera non basta senza una prova puntuale e senza misure di mitigazione.
Sul piano giuridico, il sollecito costituisce messa in mora e rafforza la responsabilità dell’appaltatore per l’inadempimento o il ritardo. Se il contratto non prevede già automatismi, puoi elevare il sollecito a diffida ad adempiere assegnando un termine ultimo decorso il quale il contratto si intenderà risolto di diritto; in alternativa, se è presente una clausola risolutiva espressa, richiamala e preannuncia che la farai valere se l’intervento non avviene nei tempi indicati. Quando il servizio è critico per la continuità aziendale, è legittimo preannunciare l’attivazione dell’approvvigionamento sostitutivo presso terzi, con addebito al fornitore dei maggiori costi ragionevoli e documentati; è altrettanto corretto collegare i pagamenti residui o le tranche mensili al ripristino degli SLA e alla chiusura delle non conformità aperte, secondo quanto consentito dal contratto. Se l’appalto è svolto in ambienti sotto la tua responsabilità, il sollecito può includere prescrizioni puntuali su sicurezza, accessi, DPI e permessi di lavoro, chiarendo che eventuali violazioni comportano sospensione dell’attività in sito e responsabilità dell’appaltatore.
La prova è decisiva. Conserva ordini di servizio, registri di chiamata, ticket del service desk, e-mail, log di sistema, report di monitoraggio, fotografie, verbali di ispezione e ogni altro riscontro che mostri il superamento delle soglie SLA e i tentativi di escalation già effettuati. Più il sollecito è ancorato a evidenze oggettive, più diventa difficile contestarne la fondatezza e più semplice attivare penali e rimedi. Se il servizio riguarda dati personali, ricorda che il ritardo che espone a rischi di violazione o di mancato adempimento normativo aumenta la gravità dell’inadempimento; se coinvolge impianti o persone in sito, richiama la necessità di ripristinare condizioni di sicurezza e documentare l’idoneità tecnico-professionale degli addetti.
Se il fornitore non interviene o risponde con promesse vaghe, la progressione naturale è trasformare il sollecito in diffida con termine ultimativo, mettere per iscritto le penali maturate fino a quel momento, attivare l’approvvigionamento sostitutivo ove previsto e, se necessario, dichiarare la risoluzione per inadempimento, fermo il diritto al risarcimento dei danni diretti e ragionevolmente prevedibili. Nei rapporti con la pubblica amministrazione valgono regole speciali sugli ordini di servizio, sulle penali e sulle risoluzioni contrattuali, ma l’impostazione del sollecito resta la stessa: fatti, termini, richieste puntuali e preavviso trasparente dei rimedi.
Esempi di Sollecito intervento ditta appaltatrice di servizi
Ecco alcuni modelli di Sollecito intervento ditta appaltatrice di servizi da utilizzare come esempio.
Primo sollecito bonario di intervento
Oggetto: Sollecito intervento su servizio [descrizione] – Contratto n. [] – Ticket/Ordine di servizio []
Spett.le [Ditta],
in riferimento al contratto n. [] del __________ e all’ordine di servizio/ticket [] aperto in data __________ per [descrizione disservizio], segnaliamo il mancato ripristino del servizio entro i tempi previsti. Vi invitiamo a intervenire e a riportare il servizio ai livelli contrattuali entro __________, indicando per iscritto cronoprogramma, referente operativo e finestra di lavoro.
Rimaniamo in attesa di cortese riscontro scritto.
Luogo e data: __________
Firma: ______________________
Allegati: copia contratto; ticket/ordini di servizio; evidenze del disservizio.
Secondo sollecito con termine perentorio e SLA/KPI
Oggetto: Secondo sollecito intervento – Assegnazione termine perentorio – SLA/KPI superati
Spett.le [Ditta],
facendo seguito al sollecito del __________ rimasto senza esito utile, rileviamo il superamento degli SLA/KPI previsti all’allegato [] del contratto n. [] per il servizio [descrizione]. Assegniamo termine perentorio sino al __________ per il completo ripristino, con invio entro __________ di un piano di rientro contenente attività, responsabilità e tempi.
In difetto, daremo corso all’applicazione delle penali maturate e alle ulteriori tutele contrattuali.
Luogo e data: __________
Firma: ______________________
Allegati: estratto SLA/KPI; registro eventi/log; precedente sollecito.
Diffida all’intervento (art. 1454 c.c.)
Oggetto: Diffida ad adempiere – Ripristino servizio [descrizione] – Contratto n. [___]
Spett.le [Ditta],
nonostante i solleciti del __________ e del ________, permane il disservizio relativo a [descrizione], in violazione del contratto n. [_]. Vi invitiamo e diffidiamo ad adempiere, con intervento risolutivo e ripristino integrale del servizio, entro e non oltre il __________, trasmettendo contestualmente verbale di ripristino e report tecnico.
Decorso inutilmente il termine, il contratto si intenderà risolto di diritto, ferme restando le penali maturate e la richiesta dei danni.
Luogo e data: __________
Firma: ______________________
Allegati: cronologia ticket/comunicazioni; estratto clausole contrattuali.
Sollecito con preavviso di approvvigionamento sostitutivo e penali
Oggetto: Sollecito intervento immediato – Preavviso attivazione fornitore sostitutivo
Spett.le [Ditta],
il protrarsi del disservizio su [servizio/impianto/area] incide sulla continuità operativa e sulla sicurezza. Vi intimiamo l’intervento immediato e, in ogni caso, il ripristino entro __________, con presenza in sito alle ore [__]. In assenza di ripristino nei termini, attiveremo fornitore sostitutivo per garantire il servizio, con addebito dei maggiori costi a vostro carico, oltre all’applicazione delle penali contrattuali e alla richiesta di ristoro dei danni documentati.
Si richiede riscontro scritto entro __________ con piano e nominativi degli addetti.
Luogo e data: __________
Firma: ______________________
Allegati: calcolo penali maturate; stima maggiori costi; piano minimo di continuità.
Sollecito su intervento in sito con prescrizioni di sicurezza e privacy
Oggetto: Sollecito intervento in sito – Prescrizioni HSE e protezione dati – Ordine di servizio [___]
Spett.le [Ditta],
per il ripristino del servizio [descrizione] presso [sito/impianto], siete convocati per intervento entro __________. L’accesso è subordinato al rispetto delle prescrizioni HSE (DPI, permessi di lavoro, idoneità tecnico-professionale) e delle misure di protezione dati applicabili al trattamento effettuato in sede di attività.
Al termine dell’intervento chiediamo verbale di ripristino, check-list delle non conformità chiuse e nominativo del referente di reperibilità fino a stabilizzazione del servizio. In mancanza di intervento nei termini, si applicheranno penali e si valuterà la sospensione/risoluzione dell’appalto per inadempimento.
Luogo e data: __________
Firma: ______________________
Allegati: ordine di servizio; istruzioni HSE e piano sicurezza; informativa accessi e NDA.
Fac Simile Lettera di Sollecito Intervento Ditta Appaltatrice di Servizi Word
Di seguito è possibile scaricare il fac simile lettera di sollecito intervento ditta appaltatrice di servizi Word.
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.