In questa guida spieghiamo come rispondere a un sollecito di pagamento fattura.
Come scrivere una risposta a sollecito di pagamento fattura
Il primo passo è mettere in ordine i dati essenziali prima di scrivere: controlla numero e data della fattura, scadenza, importo con evidenza di imponibile e IVA, eventuali ordini, DDT o SAL collegati, note di credito già emesse e pagamenti svolti con il relativo CRO o ID transazione. Individua con precisione in quale situazione ti trovi, perché il contenuto della risposta cambia molto se il pagamento è già stato eseguito, se il debito è dovuto ma ti occorre un breve differimento, se una parte è corretta e una parte è contestata, oppure se ritieni la pretesa non dovuta per errore, prestazione incompleta, importo errato o prescrizione.
La risposta deve viaggiare su un canale tracciabile e coerente con quello usato dal mittente. In ambito italiano, la PEC è la soluzione più solida; in alternativa è accettabile un’e-mail che consenta di conservare prova di invio e ricezione, e nei casi più formali la raccomandata con avviso di ricevimento. Mantieni un tono professionale e collaborativo, riconoscendo ciò che è corretto e contestando in modo puntuale ciò che non lo è, e proponi sempre un esito concreto: se hai già pagato, indica data, importo, mezzo e allega la ricevuta chiedendo l’archiviazione della pratica; se pagherai a breve, comunica una data certa di valuta e, se serve, offri la quietanza non appena disponibile; se la fattura è solo in parte corretta, effettua subito il pagamento della quota indiscussa dichiarando espressamente la riserva sul residuo e spiegando in poche righe perché lo contesti; se la pretesa non è dovuta, spiega il motivo con riferimento a documenti oggettivi e chiedi la sospensione delle attività di recupero finché non ti verrà trasmesso il titolo del credito e la giustificazione degli addebiti.
Nella stessa comunicazione chiarisci come intendi gestire interessi, penali e spese. Nei rapporti tra imprese la regola generale prevede l’applicazione di interessi moratori di legge e dell’indennizzo forfettario per i costi di recupero, salvo patti diversi; nei rapporti con consumatori, se manca un tasso convenzionale, si applicano gli interessi legali. Se il sollecito contiene voci ulteriori non pattuite, come penali o “spese amministrative” generiche, chiedine il dettaglio e contesta quelle prive di base contrattuale o documentale. Evita di versare piccoli acconti “per quieto vivere” quando ritieni il credito inesistente, perché il versamento potrebbe essere interpretato come riconoscimento del debito; se invece paghi la parte non contestata, indica chiaramente che lo fai con riserva e allega la motivazione della contestazione.
È importante anche mettere in sicurezza la gestione delle comunicazioni e dei dati personali. Chiedi che ogni ulteriore scambio avvenga per iscritto all’indirizzo che indichi, diffida da contatti telefonici ripetuti mentre è in corso la verifica, e se interviene una società di recupero pretendi l’esibizione del mandato o dell’atto di cessione e la documentazione del credito. Se la controparte ipotizza segnalazioni a sistemi informativi, precisa che qualunque segnalazione senza titolo sarà contestata e potrà determinare responsabilità.
Nel caso in cui, nonostante la tua risposta circostanziata, arrivi un ricorso per decreto ingiuntivo, non restare inerte: i termini per opporsi sono stringenti e decorrono dalla notifica. Prepara subito un fascicolo ordinato con contratto, ordini, DDT o SAL, fattura, solleciti ricevuti e inviati, prove di pagamento, note di credito e le tue contestazioni, perché saranno gli strumenti con cui far valere che il credito è già estinto, non dovuto, parzialmente inesatto o prescritto.
Esempi di Risposta a sollecito di pagamento fattura
Ecco alcuni modelli di risposta a sollecito di pagamento fattura da utilizzare come esempio.
Modello 1 — Pagamento già effettuato (richiesta archiviazione)
Oggetto: Riscontro al sollecito su fattura n. ____________ del ____________ – pagamento eseguito
Spett.le ____________,
in riferimento al vostro sollecito del ____________ relativo alla fattura n. ____________ di € ____________, comunico che il pagamento è stato eseguito in data ____________ tramite ____________ (CRO/ID: ____________, IBAN beneficiario: ____________).
Allego ricevuta/contabile ed estratto conto a conferma. Chiedo di aggiornare gli archivi e confermare per iscritto l’archiviazione della pratica, astenendovi da ulteriori addebiti o solleciti.
Cordiali saluti
PEC/E-mail: ____________ | Tel. ____________
Allegati: ricevuta pagamento del ____________ (ed eventuale estratto)
Modello 2 — Importo dovuto ma richiesta breve differimento (data certa)
Oggetto: Riscontro al sollecito – fattura n. ____________ del ____________ – pagamento programmato
Spett.le ____________,
ho ricevuto il vostro sollecito relativo alla fattura n. ____________ (importo € ____________, scadenza ____________). Confermo la debenza e vi informo che il pagamento sarà disposto con valuta ____________. Non appena disponibile invierò quietanza.
Vi ringrazio per la cortese comprensione e resto a disposizione per ogni chiarimento.
Distinti saluti
PEC/E-mail: ____________ | Tel. ____________
Modello 3 — Pagamento parziale della quota non contestata e contestazione del residuo
Oggetto: Riscontro al sollecito – pagamento quota non contestata e richiesta chiarimenti
Spett.le ____________,
relativamente alla fattura n. ____________ del ____________ (totale € ____________), provvedo oggi al pagamento della quota non contestata pari a € ____________ (CRO/ID: ____________). Contesto il residuo di € ____________ per i seguenti motivi: ____________ (es.: prestazioni non eseguite/quantità difforme/prezzo diverso da ordine/duplicazione voci).
Vi chiedo di trasmettere il dettaglio analitico degli addebiti e, se del caso, di emettere nota di credito per l’importo non dovuto. Fino a riscontro, vi invito a sospendere iniziative di recupero sulla quota contestata.
Cordiali saluti
PEC/E-mail: ____________ | Tel. ____________
Allegati: documenti a supporto (ordine/contratto/rapporti intervento, ecc.)
Modello 4 — Contestazione integrale della pretesa (errore, prestazione incompleta, importo non dovuto)
Oggetto: Formale contestazione al sollecito – fattura n. ____________ del ____________
Spett.le ____________,
in riferimento al sollecito del ____________ per la fattura n. ____________ (€ ____________), contesto integralmente la pretesa per le seguenti ragioni: ____________ (es.: prestazione non eseguita/inadempienze riscontrate/importi difformi da contratto/servizio non ordinato).
Vi invito a sospendere ogni attività di recupero e a inviarmi entro ____________ giorni copia del titolo del credito, del contratto/ordine di riferimento e il dettaglio di tutte le voci, inclusi eventuali interessi o spese. In difetto, riterrò la richiesta priva di fondamento e mi riservo ogni tutela.
Distinti saluti
PEC/E-mail: ____________ | Tel. ____________
Allegati: documentazione di supporto (reclami, verbali, corrispondenza)
Modello 5 — Richiesta di documentazione/riconciliazione amministrativa (fattura non pervenuta o dati errati)
Oggetto: Riscontro al sollecito – richiesta documentazione per riconciliazione fattura n. ____________
Spett.le ____________,
ho ricevuto il vostro sollecito relativo alla fattura n. ____________, ma non risulta agli atti/risulta priva dei riferimenti necessari (ordine/PO n. ____________, DDT/SAL n. ____________). Per procedere alla riconciliazione vi chiedo di trasmettere copia della fattura, DDT/SAL collegati, estratto conto partitario e, se presenti, note di credito/debito.
Provvederò al pagamento immediatamente dopo la verifica contabile. Per future emissioni, vi prego di indicare in fattura i seguenti riferimenti obbligatori: ____________.
Cordiali saluti
PEC/E-mail: ____________ | Tel. ____________
Fac Simile Lettera di Risposta a Sollecito di Pagamento Fattura Word
Di seguito è possibile scaricare il fac simile lettera di risposta a sollecito di pagamento fattura Word.
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.