La lettera di sollecito per mancata risposta è un richiamo, un promemoria delicato che raggiunge il destinatario per attirare la sua attenzione sulla tua precedente missiva che è rimasta senza riscontro.
Questo tipo di documento deriva da una necessità, quella di riavviare un dialogo che sembra essersi interrotto, di solito non per scelta di chi invia la lettera di sollecito, ma a causa del silenzio o della dimenticanza di chi deve rispondere. Quindi, ci si trova nella posizione di dover ripetere una richiesta o un’avvertenza, pur mantenendo un tono cortese e professionale, in modo da non inimicarsi il destinatario.
Come scrivere Sollecito mancata risposta
Il primo passaggio è capire che cosa stai sollecitando e su quale base lo fai. Se la tua richiesta origina da un contratto, da un ordine, da un obbligo legale o da una precedente comunicazione che impegnava l’altra parte a risponderti entro un certo termine, il sollecito non è un semplice promemoria ma l’intimazione a riprendere un dialogo dovuto. Chiarire il titolo ti aiuta a calibrare toni, tempi e contenuti: un fornitore che deve confermare una consegna, un cliente che deve approvare un preventivo, un datore di lavoro che deve inviare documenti, un’amministrazione che deve rispondere a un’istanza, richiedono messaggi diversi, ma tutti hanno bisogno di tre elementi fermi, cioè richiamo preciso di ciò che hai già chiesto, scansione temporale del silenzio, e indicazione concreta del passo immediatamente successivo che attendi.
Il testo funziona quando ricostruisce i fatti in modo lineare e verificabile. È utile richiamare la data e il canale della tua richiesta originaria, descrivere con una frase secca che cosa chiedi e perché è necessario ora, indicare se nel frattempo sono maturati effetti pregiudizievoli, e fissare un termine ragionevole e specifico entro cui rispondere, non una formula vaga. Conviene offrire il binario di risposta più semplice possibile, per esempio un indirizzo unico, una finestra oraria per una call, un link di caricamento documenti, e togliere alibi operativi confermando che eventuali prerequisiti da parte tua sono già soddisfatti. Il tono deve essere fermo, professionale e misurato, evitando giudizi o minacce: ciò che persuade è la chiarezza dell’aspettativa e la coerenza con ciò che farai dopo, non l’enfasi.
La forma di invio incide direttamente sulla forza del sollecito. Puoi partire da un’e-mail o da un messaggio sul canale normalmente usato con la controparte, ma quando i tempi sono stretti o hai già atteso oltre il ragionevole, è prudente usare un mezzo che attribuisca data certa e opponibilità, come la PEC nei rapporti professionali o la raccomandata con avviso di ricevimento nei contesti in cui la PEC non è disponibile. Nei procedimenti amministrativi è determinante inviare all’indirizzo ufficiale pubblicato dall’ente e chiedere la protocollazione. Se la richiesta contiene dati personali o materiali riservati, chiedi espressamente che la risposta avvenga su canali idonei alla sicurezza, anticipando se occorre l’uso di allegati protetti con password su canale separato, nel rispetto del GDPR e degli accordi di riservatezza.
Quando il silenzio prosegue, il sollecito diventa anche uno strumento di tutela. Se la tua richiesta riguarda un inadempimento contrattuale o documentale, il sollecito tracciabile può assumere il valore sostanziale di costituzione in mora, soprattutto se contiene un’intimazione chiara a rispondere o ad adempiere entro un termine preciso; in questo modo interrompe la prescrizione e fa decorrere gli accessori dovuti, come gli interessi nel caso di somme. Nei rapporti a prestazioni corrispettive, quando l’assenza di risposta impedisce il proseguimento del rapporto, puoi preannunciare che, in difetto di riscontro entro la data indicata, invierai una diffida ad adempiere con l’avvertenza che il contratto si intenderà risolto se l’altra parte manterrà il silenzio. Con le pubbliche amministrazioni è utile ricordare i tempi massimi del procedimento e, se scaduti, chiedere l’intervento del responsabile del procedimento o attivare i rimedi interni, come il riesame o il difensore civico, segnalando che la mancata risposta incide su diritti o interessi legittimi.
La gestione della prova è tanto importante quanto il merito. Conserva copia della richiesta originaria, del sollecito e delle relative ricevute di invio e consegna, insieme a ogni eventuale ritorno di mail, avvisi automatici o log di portale: questa catena documentale spesso bastano da soli a sbloccare una risposta e, se necessario, sostengono adeguatamente un ricorso, un’azione monitoria o la richiesta di danni da ritardo quando il pregiudizio è dimostrabile. Se il tempo è parte dell’equilibrio economico del contratto, per esempio perché hai penali a valle con i tuoi clienti, dichiararlo nel sollecito in modo sobrio ma esplicito aiuta a far percepire l’urgenza e rende prevedibili le conseguenze.
Esempi di Sollecito mancata risposta
Ecco alcuni modelli di lettera di sollecito mancata risposta da utilizzare come esempio.
Modello 1 — Primo sollecito cordiale
Oggetto: Follow-up sulla comunicazione del ____________
Gentile ____________,
scrivo in riferimento al mio messaggio del ____________ relativo a ____________. Non avendo ancora ricevuto riscontro, chiedo cortesemente un aggiornamento o un’indicazione sui prossimi passi. Se preferisci, posso inviarti un riepilogo sintetico o fissare una breve call nei seguenti slot: ____________. Resto a disposizione e ti ringrazio in anticipo per il riscontro entro il ____________.
Cordiali saluti
Recapiti: ____________
Modello 2 — Sollecito formale con termine e canale univoco
Oggetto: Sollecito per mancata risposta – pratica/oggetto ____________
Spett.le ________,
in data ____________ ho inviato la richiesta relativa a ____________ tramite __________, senza ricevere riscontro. Per consentire la regolare prosecuzione delle attività, Vi chiedo di rispondere entro e non oltre il ____________ indicando a quale indirizzo/contatto preferite proseguire (____). Qualora vi occorrano informazioni integrative, sono disponibile a inviarle immediatamente.
Distinti saluti
PEC/E-mail: ____________ | Tel.: ____________
Modello 3 — Sollecito verso Pubblica Amministrazione/Ente
Oggetto: Sollecito riscontro istanza del ____________ – protocollo n. ____________
Spett.le __________,
con riferimento all’istanza presentata in data ____________ (protocollo n. ________), avente ad oggetto __________, chiedo cortese riscontro sullo stato del procedimento e sull’eventuale necessità di integrazioni. Considerati i termini di conclusione previsti, domando aggiornamento entro il ____________ e l’indicazione del responsabile del procedimento e del canale per le comunicazioni (__). Allego copia dell’istanza/invio precedente.
Cordiali saluti
CF ____________ – Recapiti: ____________
Modello 4 — Sollecito commerciale con preavviso di passo successivo
Oggetto: Sollecito risposta su ordine/contratto ____________ – richiesta conferma entro il ____________
Spett.le ____________,
non avendo ricevuto riscontro alla comunicazione del ____________ relativa a ____________, Vi chiediamo di confermare entro il ____________ la Vostra posizione e i prossimi passi operativi (consegna/approvazione/preventivo). In mancanza di risposta entro il termine indicato, procederemo come da contratto con ____________ (es. sospensione attività/ri-programmazione/attivazione diffida), restando disponibili a un confronto rapido per definire la soluzione.
Distinti saluti
Ufficio ____________ – ____________
Contatti: ____________
Modello 5 — Ultimo sollecito con messa in mora comunicativa
Oggetto: Ultimo sollecito per mancata risposta – costituzione in mora
Spett.le ____________,
faccio seguito ai miei invii del ____________ e del ____________ rimasti senza riscontro in merito a ____________. Con la presente Vi invito a fornire risposta completa entro il ____________, avvertendo che, in difetto, mi riterrò libero/a di attivare i rimedi previsti, ivi compresa la diffida ad adempiere e la tutela presso le sedi competenti. Resto disponibile a fornire ogni elemento utile e a definire un appuntamento immediato.
Distinti saluti
PEC/E-mail: ____________ | Tel.: ____________
Fac Simile Lettera di Sollecito Mancata Risposta Word
Di seguito è possibile scaricare il fac simile lettera di sollecito mancata risposta Word.
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.