La lettera di sollecito per l’invio di una nota di credito emerge in un contesto commerciale dove due entità hanno precedentemente interagito attraverso operazioni che prevedono scambi finanziari o di beni e servizi. Quando una di queste operazioni non si è conclusa secondo gli accordi, per esempio se sono stati identificati errori in una fattura o se il prodotto o servizio fornito non era conforme alle aspettative, viene emessa la nota di credito. Questo documento ha lo scopo di correggere l’errore finanziario o compensare il cliente per la discrepanza verificatasi. La lettera di sollecito si rende necessaria quando il cliente, che dovrebbe ricevere questa nota di credito come forma di rimborso o rettifica, non la riceve nell’arco temporale previsto o pattuito. Tale lettera rappresenta quindi una comunicazione formale attraverso la quale il cliente ragguaglia il fornitore circa la mancata ricezione della nota di credito e richiede che questa gli venga inviata senza ulteriori ritardi.
Come scrivere un sollecito di invio nota credito
La nota di credito è il documento fiscale con cui il cedente/prestatore rettifica in diminuzione una fattura già emessa. Nella fatturazione elettronica si emette e si trasmette tramite SdI come “TD04 – Nota di credito” con riferimento puntuale alla fattura originaria; un PDF via e-mail non ha valore se non viene veicolato attraverso lo SdI. La base giuridica è l’articolo 26 del DPR 633/1972: la variazione in diminuzione è consentita quando, dopo l’emissione, l’operazione viene meno in tutto o in parte (nullità, annullamento, risoluzione, rescissione, revoca), quando il corrispettivo si riduce per sconti, abbuoni o resi, o quando occorre correggere errori che hanno determinato l’addebito di un’imposta o di un imponibile superiore al dovuto. Per i resi/sconti “contrattuali” la nota di credito si emette quando sorge il diritto alla riduzione; per errori materiali e di calcolo è lo strumento fisiologico di storno della fattura sbagliata, spesso accompagnato da nuova fattura corretta. Nei casi di mancato incasso non basta l’insoluto: la nota di credito “per credito inesigibile” è ammessa solo al ricorrere dei presupposti specifici di legge (ad esempio apertura di procedura concorsuale del cliente o esito negativo di un’esecuzione), ma in questi scenari è normalmente il fornitore ad attivarsi senza bisogno di solleciti del cliente.
Un sollecito ben costruito deve chiarire il titolo della richiesta e rendere semplice per il fornitore l’emissione corretta. Conviene richiamare il contratto o l’ordine, identificare con precisione la fattura da rettificare (numero, data, importo, CIG/CUP o riferimenti d’ordine se PA), descrivere la causa concreta della variazione (errore di imponibile o aliquota, doppia fatturazione, sconto maturato, reso merce, parte di servizio non eseguita, storno per penali, errata intestazione), indicare l’importo da stornare distinguendo imponibile e IVA e specificare se occorre la riemissione di una fattura correttiva in sostituzione. È utile fissare un termine breve e ragionevole per la trasmissione via SdI, riportare i dati di instradamento (Codice Destinatario o PEC SdI) e offrire supporto operativo per evitare scarti tecnici. Il tono deve essere fermo e professionale: l’obiettivo è ottenere rapidamente un TD04 valido, non “discutere” la fornitura; per questo è preferibile allegare ciò che prova la causa di storno (documento di reso, verbale di collaudo con riserve, e-mail di conferma sconto, nota prezzi corretta, ordine rettificato), così da limitare i margini di contestazione.
Il canale di invio incide sulla forza e sui tempi. Per rapporti B2B e con la PA la PEC è lo standard perché attribuisce data certa e opponibilità; in alternativa va bene la raccomandata A/R. Una semplice e-mail può precedere la formalizzazione, ma se la scadenza contabile o la liquidazione IVA sono vicine è prudente “mettere in fila” la pratica con un sollecito formale. Nella stessa comunicazione è utile ricordare che la mancata emissione della nota di credito impedisce la corretta contabilizzazione, può ritardare il pagamento della parte pacificamente dovuta e, nella PA, blocca i flussi di liquidazione. Se la fattura originaria contiene errori sostanziali, è legittimo sospendere il pagamento della quota contestata fino alla regolarizzazione, versando nel frattempo l’eventuale parte non controversa per buona fede esecutiva.
Quando il fornitore non emette la nota di credito entro il termine assegnato, ha senso un secondo passaggio con messa in mora, che ribadisca la causa di storno, quantifichi l’eccedenza e preannunci i passi successivi. Nei contratti a prestazioni corrispettive si può utilizzare la diffida ad adempiere per vincolare la prosecuzione del rapporto alla regolarizzazione documentale. Se l’errore è evidente e il danno è attuale (ad esempio doppia fatturazione o addebito IVA su operazione non imponibile), è possibile agire giudizialmente per l’accertamento e la condanna alla rettifica, richiedendo anche il risarcimento del danno da ritardo se provato. In ambito PA l’assenza di TD04 impedisce lo “match” con l’ordine e il pagamento: il sollecito dovrebbe chiarire che la fattura residua non sarà liquidabile fino alla ricezione della nota correttiva conforme alle specifiche FatturaPA.
Sul piano fiscale e contabile conviene coordinare tempi e registrazioni. Per il cessionario/committente la detrazione dell’IVA segue la fattura ricevuta e registrata; una nota di credito ricevuta riduce l’imposta detratta nel periodo di competenza. Per il fornitore la nota di credito riduce l’IVA a debito nell’esercizio/periodo in cui sorge la causa di variazione o, per gli errori, secondo le regole ordinarie di rettifica. Il sollecito può dunque richiamare, senza toni ultimativi, che una regolarizzazione tempestiva tutela entrambi i lati e previene sanzioni.
La documentazione è la chiave per un esito rapido. Tenere a portata di mano ordine/contratto, fattura, DDT o verbali, scambi e-mail che confermano sconti o errori, e indicazioni tecniche per l’emissione aiuta il fornitore e riduce la frizione. È altrettanto importante trattare correttamente i dati: si condividano solo informazioni pertinenti, si usino canali sicuri e, se transitano dati personali o segreti tecnici, si richiami l’NDA o l’informativa privacy applicabile.
Esempi di solleciti di invio nota credito
Ecco alcuni modelli di sollecito invio nota di credito da utilizzare come esempio.
Modello 1 — Errore di imponibile/aliquota (rettifica fattura errata)
Oggetto: Sollecito invio nota di credito per rettifica fattura n. ____________ del ____________
Spett.le ____________,
in relazione alla fattura n. ____________ del ____________, relativa a ____________, si segnala un errore di imponibile/aliquota IVA/natura che ha determinato un addebito superiore al dovuto. L’importo da stornare è pari a € ____________ imponibile + € ____________ IVA, come da documentazione allegata.
Vi invitiamo a emettere e trasmettere tramite SdI la TD04 – Nota di credito con riferimento alla fattura indicata entro il ____________, ai nostri dati di instradamento: Codice Destinatario ____________ / PEC SdI ____________. In caso di necessità, contattate ____________ a ____________ per l’allineamento tecnico.
Distinti saluti
Ruolo ____________ – ____________
PEC/E-mail: ____________ | Tel.: ____________
Modello 2 — Reso merce/servizio non eseguito (storno totale o parziale)
Oggetto: Sollecito nota di credito per reso/servizio non eseguito – fattura n. ____________
Spett.le ____________,
a seguito di reso merce/servizio non eseguito del ____________ (DDT/verbale n. ____________), chiediamo la rettifica della fattura n. ____________ del ____________ per lo storno ____________% pari a € ____________ imponibile + € ____________ IVA.
Vi preghiamo di inviare tramite SdI la nota di credito TD04 con riferimento puntuale alla fattura originaria entro il ____________. Dati ricezione: Codice Destinatario ____________ / PEC SdI ____________. Alleghiamo prova del reso/verbale a supporto.
Cordiali saluti
Ufficio Amministrazione – ____________
PEC/E-mail: ____________ | Tel.: ____________
Modello 3 — Sconto/abbuono maturato da contratto o listino
Oggetto: Sollecito TD04 per sconto/abbuono contrattuale – fattura n. ____________
Spett.le ____________,
come da contratto/ordine n. ____________ del ____________, è maturato lo sconto/abbuono del ___% sull’importo fatturato con fattura n. ____________ del ____________. La riduzione ammonta a € ____________ imponibile + € ____________ IVA.
Vi invitiamo a emettere la nota di credito TD04 con riferimento alla fattura originaria e causale “sconto contrattuale” entro il ____________, trasmettendola via SdI ai nostri riferimenti: Codice Destinatario ____________ / PEC SdI ____________. Restiamo disponibili per qualsiasi verifica.
Cordiali saluti
Responsabile Amministrazione – ____________
PEC/E-mail: ____________ | Tel.: ____________
Modello 4 — Pubblica Amministrazione (requisiti FatturaPA e blocco liquidazione)
Oggetto: Sollecito nota di credito FatturaPA – CIG ____________ / CUP ____________ – fattura n. ____________
Spett.le ____________,
ai fini della corretta liquidazione della prestazione relativa a ____________, è necessaria l’emissione di nota di credito FatturaPA (TD04) a storno parziale/totale della fattura n. ____________ del ____________, per € ____________ imponibile + € ____________ IVA, con riferimento a CIG ____________ / CUP ____________ / Codice Ufficio ____________ / RDO/ODA n. ____________.
Vi chiediamo di trasmettere la TD04 tramite SdI entro il ____________. Fino alla regolare ricezione, la liquidazione della quota residua resterà sospesa secondo capitolato. Per supporto tecnico: ____________ – ____________.
Distinti saluti
Ufficio Ragioneria/Contratti – ____________
PEC: ____________ | Tel.: ____________
Modello 5 — Doppia fatturazione/importo indebitamente addebitato (ultimo sollecito con messa in mora)
Oggetto: Ultimo sollecito nota di credito per doppia fatturazione – messa in mora (art. 1219 c.c.)
Spett.le ____________,
nonostante i precedenti solleciti del ____________ e del ____________, non avete ancora emesso la nota di credito a storno della doppia fatturazione/importo indebitamente addebitato relativamente alla fattura n. ____________ del ____________, per € ____________ imponibile + € ____________ IVA.
Con la presente Vi costituiamo in mora e Vi intimiamo di trasmettere tramite SdI la TD04 riferita alla fattura indicata entro e non oltre il ____________ ai nostri riferimenti: Codice Destinatario ____________ / PEC SdI ____________. In difetto, sospenderemo/compensando i pagamenti connessi e attiveremo i rimedi previsti per la rettifica e il risarcimento degli eventuali danni da ritardo, fermo ogni ulteriore diritto. Per l’allineamento tecnico potete contattare ____________.
Distinti saluti
Legale Rappresentante/Proc. ____________
PEC: ____________ | Tel.: ____________
Fac Simile Lettera di Sollecito Invio Nota di Credito Word
Di seguito è possibile scaricare il fac simile lettera di sollecito invio nota di credito Word.
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.