La lettera di sollecito evasione pratica è un documento formale utilizzato per richiamare l’attenzione di un individuo o di un ente sui ritardi nell’esecuzione di una determinata pratica o procedura amministrativa, contrattuale o burocratica. Si tratta di una comunicazione scritta inviata da una parte che attende un’azione o una risposta, solitamente entro un termine precedentemente concordato, alla parte che ha trascurato di svolgere l’azione attesa o di fornire la risposta dovuta.
L’intento della lettera è quello di motivare la controparte a completare l’operazione richiesta, sollecitandone l’evasione in modo più tempestivo. Essa serve a sottolineare l’importanza assegnata alla pratica in sospeso e a ricordare eventuali accordi, termini o scadenze che sono stati concordati. Pur rimanendo in un ambito di formalità, il tono della lettera può variare da cortese e diplomatico a più severo e insistente, a seconda del contesto e del rapporto tra le parti.
Come scrivere Sollecito evasione pratica
Il primo passaggio è inquadrare chi hai davanti e quali regole scandiscono i tempi. Con la Pubblica Amministrazione vale la legge sul procedimento amministrativo: esiste un termine di conclusione (stabilito per legge o dal regolamento dell’ente), un responsabile del procedimento, l’obbligo di provvedere e di motivare, il diritto di accesso agli atti e i poteri sostitutivi del dirigente in caso di inerzia. Il “silenzio” oltre termine non è neutro: apre ai rimedi per l’inerzia (istanza ai poteri sostitutivi, diffida a provvedere, ricorso per silenzio-inadempimento). Nei rapporti privati (banche, assicurazioni, utility, telco, e-commerce, professionisti) operano gli obblighi contrattuali di correttezza e buona fede, le condizioni generali, le carte dei servizi e, se sei consumatore, le tutele del Codice del Consumo e gli organismi di risoluzione alternativa (per esempio ABF/ACF in finanza, conciliazioni ARERA per energia e acqua, ConciliaWeb AGCOM per TLC). Chiarire il “quadro” prima di scrivere ti consente di richiamare regole precise nel testo del sollecito.
Un sollecito efficace è scritto, tracciabile e puntuale. Indica chi sei e a che titolo agisci; identifica la pratica con numero, data d’avvio, canale usato e oggetto; riepiloga che cosa hai chiesto e quali allegati hai già fornito; marca il tempo trascorso rispetto al termine applicabile. Se scrivi alla PA, richiama il termine di conclusione del procedimento, il nominativo del responsabile (se noto) e l’obbligo di provvedere; se scrivi a un privato, agganciati alla policy di gestione reclami o ai termini indicati in contratto/carta dei servizi. La domanda deve essere chiara: chiedi evasione espressa della pratica entro una data certa oppure, se davvero mancano pezzi, una richiesta integrativa unica, completa e motivata entro lo stesso termine, precisando che rinvii generici non sono accettabili. Mantieni un tono fermo ma collaborativo e dichiara subito la tua disponibilità a produrre integrazioni immediate e definitive.
La scelta del canale incide sulla forza giuridica. Se il tempo è già scaduto o serve formalità, usa PEC o raccomandata A/R; in parallelo, carica il sollecito anche sul portale dell’ente/azienda così da ottenere un numero di ticket e una ricevuta. Conserva sempre prova di invio e ricezione, insieme all’elenco degli allegati. Se sospetti che la pratica sia ferma perché qualcuno attende “qualcosa” non dichiarato, chiedi espressamente di indicare quali documenti specifici mancano e diffida dall’invio di richieste frammentarie.
L’inerzia va gestita con una progressione ordinata. Se entro il termine assegnato non arriva risposta, trasforma il sollecito in diffida con termine ultimativo e preannuncia i rimedi successivi. Con la PA significa attivare i poteri sostitutivi e, se necessario, il ricorso per silenzio; con i privati vuol dire aprire un reclamo formale se non l’hai già fatto e poi avviare la conciliazione/ADR competente, che spesso accelera la chiusura senza giudizio. Se il ritardo ti sta causando pregiudizi (perdita di un beneficio, fermo lavori, costi extra, interessi), anticipa che li documenterai e ne chiederai il ristoro se l’inerzia risulterà imputabile al destinatario.
Esempi di Sollecito evasione pratica
Ecco alcuni modelli di Sollecito evasione pratica da utilizzare come esempio.
Sollecito evasione pratica verso Pubblica Amministrazione
Oggetto: Sollecito evasione pratica n. [__] – Istanza presentata il __________
Spett.le [Ente/Ufficio],
con riferimento all’istanza n. [____] presentata in data ____________ avente ad oggetto [descrizione sintetica], evidenzio che alla data odierna non ho ricevuto provvedimento espresso né richiesta integrativa. Considerato il termine di conclusione pari a [__] giorni, sollecito l’evasione espressa della pratica entro il ____________, ovvero, se ritenuto necessario, l’invio di unica richiesta integrativa puntuale e completa entro il medesimo termine.
In difetto, mi riservo di attivare i rimedi previsti (accesso agli atti, poteri sostitutivi, diffida a provvedere). Resto a disposizione.
Luogo e data: ____________
Firma: ______________________
Allegati: ricevuta/protocollo istanza; riepilogo documenti già trasmessi.
Sollecito evasione pratica sinistro/assicurazione
Oggetto: Sollecito evasione pratica sinistro n. [__] – Denuncia del __________
Spett.le Compagnia,
relativamente al sinistro n. [____] (polizza [n. polizza] – [ramo]), denunciato in data ____________, ho inviato la documentazione richiesta il ____________ senza riscontro conclusivo. Sollecito l’evasione della pratica con liquidazione/risposta motivata entro il ____________, indicando l’importo riconosciuto o le ragioni di eventuale diniego.
In assenza di esito, presenterò reclamo formale e attiverò i canali ADR di settore. Cordiali saluti.
Luogo e data: ____________
Firma: ______________________
Allegati: denuncia, perizia/foto, spese/quitanze, precedenti comunicazioni.
Sollecito evasione pratica reclamo bancario/finanziario
Oggetto: Sollecito evasione reclamo n. [__] – Presentato il __________
Spett.le [Intermediario],
in data ____________ ho presentato reclamo (protocollo [____]) in merito a [oggetto: addebito, operazione, spese]. Decorsi [__] giorni previsti dalle vostre policy, non ho ricevuto esito. Sollecito l’evasione con risposta motivata entro il ____________.
In mancanza, mi rivolgerò all’Arbitro Bancario Finanziario/ACF competente allegando la presente e la documentazione già inviata.
Luogo e data: ____________
Firma: ______________________
Allegati: copia reclamo; estratti/contabili; contratto/condizioni; corrispondenza.
Sollecito evasione pratica a gestore energia/TLC (Carta dei Servizi)
Oggetto: Sollecito evasione ticket/pratica n. [__] – Apertura __________
Gentili,
il ticket/pratica n. [____] relativo a [oggetto: voltura, rimborso, guasto, fatturazione], aperto il ____________, è tuttora privo di esito nonostante gli standard della Carta dei Servizi. Sollecito l’evasione o un riscontro motivato entro il ____________, con indicazione del referente e della data stimata di chiusura.
In difetto, attiverò la conciliazione paritetica/ConciliaWeb/Servizio Conciliazione competente. Grazie.
Luogo e data: ____________
Firma: ______________________
Allegati: numero pratica/ticket; contratto/ultima fattura; scambi precedenti.
Sollecito evasione pratica commerciale (ecommerce/assistenza clienti)
Oggetto: Sollecito evasione pratica n. [__] – Apertura*__________ – [reso/rimborso/sostituzione]
Spett.le [Azienda],
in riferimento alla pratica n. [____] aperta il ____________ per [oggetto: reso/rimborso/sostituzione/assistenza], confermo di aver trasmesso tutti i documenti richiesti in data ____________. Sollecito l’evasione entro il ____________, ovvero, se necessario, una richiesta integrativa unica e completa entro lo stesso termine.
In mancanza di esito, presenterò reclamo formale e accederò ai canali ADR previsti dalla normativa consumeristica. Resto disponibile.
Luogo e data: ____________
Firma: ______________________
Allegati: ordine/fattura; prova consegna/reso; schermate/chat; riepilogo documenti inviati.
Fac Simile Lettera di Sollecito Evasione Pratica Word
Di seguito è possibile scaricare il fac simile lettera di sollecito evasione pratica Word.
Marcello Massa
Marcello Massa, un nome ormai sinonimo di eccellenza nel campo della comunicazione scritta, è un autore e consulente esperto riconosciuto per le sue guide innovative su come scrivere lettere e mail efficaci.